Phân tích thiết kế hệ thống CHƯƠNG TRÌNH QUẢN lý cửa HÀNG HOA GIẢ

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG HOA GIẢ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com I.KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP THÔNG TIN Khảo sát trạng Cửa hàng hoa Anh Phong doanh nghiệp thành lập Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu cửa hàng bao gồm : hoa lụa , cảnh vật dụng phục vụ trang trí nội thất nhu cầu giải trí Là doanh nghiệp thành lập nên hoạt động chủ yếu mang tính thủ cơng, dựa vào kinh nghiệm hệ thống nhân viên Do đặc điểm lượng hàng hoá nhập xuất ngày lớn nên cơng tác quản lí , mua bán nhiều thời gian , công sức mà độ xác khơng cao , điều nhiều gây thiệt hại cho công ty Ngày cửa hàng bước đại hoá hệ thống máy tính đưa hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay cơng tác quản lí thủ cơng cơng ty Hoạt động quản lí hàng hố mua bán hàng cửa hàng hồn tồn thủ công nên bộc lộ hạn chế sau : - Tra cứu thơng tin hàng hố , khách hàng , lượng hàng tồn nhiều nhiều thời gian , thiếu xác - Việc lưu trữ thơng tin hàng hố , khách hàng , nhà cung cấp, tài … phải sử dụng nhiều loại giấy tờ , sổ sách nên cồng kềnh cho lưu trữ - Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo , thống kê - Không đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày mở rộng cửa hàng tương lai Trước tình hình , vấn đề đặt cần phải có hệ thống đáp ứng yêu cầu sau : - Giảm khối lượng ghi chép , đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ cập nhật kịp thời , thuận tiên - Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , xác LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Có thể thống kê loại hàng , mặt hàng lượng hàng dự chữ kho cách nhanh chóng xác - Tự động in hóa đơn , phiếu nhập xuất kho khách hàng - Có khả lưu trữ thơng tin lâu dài II.MƠ TẢ HỆ THỐNG Hoạt động kinh doanh cửa hàng hoa chủ yếu diễn trình : 1) Quá trình nhập hàng Cửa hàng cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với mặt hàng , chủng loại hàng khác nhau: hoa lụa, cảnh ,….Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng cửa hàng liên hệ với NCC yêu cầu NCC gửi thông tin chi tiết mặt hàng : Báo giá ……Sau thoả thuận cửa hàng tiến hành ký hợp đồng mua hàng với NCC Quá trình giao hàng thực theo thời gian thoả thuận cửa hàng NCC Khi nhận hàng, phận quản lý kho kiểm tra hàng,nếu khớp với hợp đồng mua hàng lập hố đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán viết phiếu chi để tốn tiền với NCC, ngược lại có thơng tin phản hồi với NCC Sau nhận hàng phận quản lý kho kiểm hàng nhận hàng đồng thời lập chứng từ nhập kho cập nhật danh mục hàng vào sổ nhập kho 2) Quá trình bán hàng Khi cửa hàng nhận yêu cầu cung cấp hàng khách hàng, nhân viên gửi báo giá mặt hàng cho khách hàng Sau thống , đồng ý khách hàng gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng ,Fax, telephole… Bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng, xác nhận cập nhật vào sổ khách hàng sau chuyển cho phận quản lí kho , đồng thời cập nhật danh sách khách hàng vào sổ khách hàng Dựa thông tin đơn đặt hàng, thủ kho kiểm tra số lượng hàng kho, đáp ứng đủ yêu cầu khách hàng thi lập chứng từ xuất kho cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho , LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com sau chuyển hàng cho phận bán hàng để tiến hành giao hàng cho khách Ngược lại trình lãnh đạo để có kế hoạch nhập hàng Bộ phận bán hàng, nhận hàng từ kho kiểm tra hàng lập hoá đơn bán hàng đồng thời thực giao hàng đến tận nơi cho khách hàng khách hàng có yêu cầu Bộ phận kế toán nhận yêu cầu toán lập phiếu thu để thực toán với khách hàng 3) Giải cố III MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ Biểu đồ ngữ cảnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LÃNH ĐẠO Yêu cầu báo cáo, tra cứu Thông tin báo cáo, tra cứu Thông tin hàng hố Y/c thơng tin hàng hố Đơn giá Mua hàng KHÁCH HÀNG Bán hàng Báo giá Cung cấp hàng HỆ THỐNG MUA BÁN HÀNG Y/c toán NHÀ CUNG CẤP Phiếu chi Y/c toán tiền Phiếu thu H1 Biểu đồ ngữ cảnh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Biểu đồ phân rã chức 2.1).Biểu đồ phân rã chức Quản lí bán hàng 1.Cung cấp hàng 2.Bán hàng 1.1Yêu cầu thông tin hàng hoá 2.1Tiếp nhận đơn đặt hàng 1.2 Lập hợp đồng mua hàng 2.2 Vào sổ khách hàng 3.Giải cố 3.1 Kiểm tra cố Báo cáo 4.1 Lập báo cáo 3.2 Lập biên cố 3.3 Thanh toán 1.3 Kiểm tra hàng 2.3 Kiểm tra kho 1.4 Lập hoá đơn mua hàng 2.4 Lập chứng từ xuất kho 1.5 Lập phiếu chi 2.5 Vào sổ xuất kho 1.6 Lập chứng từ nhập kho 2.6 Lập hoá đơn bán hàng 1.7 Vào sổ nhập kho 2.7 Lập phiếu thu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com H2 Biểu đồ phân rã chức 2.2).Miêu tả chi tiết chức 2.2.1)_Yêu cầu thông tin hàng hố : Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng từ NCC nhân viên cửa hàng yêu cầu nhà cung cấp gửi danh sách thông tin chi tiết loại mặt hàng, chủng loại hàng , giá mặt hàng …… để cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng 2.2.2)_Lập hợp đồng mua hàng : Sau thoả thuận, chủ cửa hàng tiến hành kí hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp, hợp đồng thống số lượng, giá , chủng loại hàng, phương thức toán , thời gian giao hàng ……và yêu cầu chất lượng hàng hoá 2.2.3)_Kiểm tra hàng : Khi nhà cung cấp giao hàng , phân quản lí kho có trách nhiệm kiểm tra hàng , đối chiếu hàng nhận với hợp đồng mua hàng , xác nhận hàng mặt chất lượng , số lượng , chủng loại hàng…… 2.2.4)_Lập hoá đơn mua hàng :Sau phận quản lí kho kiểm tra hàng , so sánh với hợp đồng mua hàng , khớp xác nhận lập hố đơn mua hàng chuyển cho phận kế toán để làm thủ tục toán với nhà cung cấp 2.2.5)_Lập phiếu chi : Khi nhận yêu cầu toán , thủ quỹ xác nhận sau lập phiếu chi để thực toán với NCC 2.2.6)_Lập chứng từ nhập kho :Sau kiểm tra hàng ,bộ phận quản lí kho lập chứng từ nhập kho để làm thủ tục nhập hàng vào kho 2.2.7)_Cập nhật vào sổ nhập kho : Khi nhập hàng vào kho đồng thơi phận quản lí kho cập nhật danh mục hàng hoá vào sổ nhập kho 2.2.8)_Tiếp nhận đơn đặt : Khách hàng có yêu cầu mua hàng, khách hàng tham khoả đơn giá, đơn mua hàng từ cửa hàng Sau gửi yêu cầu mua hàng cho cửa hàng thông LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com qua đơn đặt hàng Nhân viên cửa hàng có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng khách hàng , giải thích thắc mắc phản hồi từ khách hàng 2.2.9)_ Vào sổ khách hàng : Sau tiếp nhận đơn đặt hàng , nhân viên cửa hàng cập nhật đơn đặt hàng , thông tin khách hàng vào sổ khách hàng Để cửa hàng có phương án cung cấp hàng cho khách hàng 2.2.10)_Kiểm tra kho : Thông qua sổ khách hàng , phận quản lí kho phải thường xuyên kiểm tra , theo dõi thông tin mặt hàng kho để có kế hoạch cung cấp đủ hàng cho khách hàng lên kế hoạch gửi lãnh đạo để nhập hàng 2.2.11)_ Lập chứng từ xuất kho : Sau kiểm tra hàng , thấy đủ hàng , phận quản lí kho kiểm hàng lập chứng từ xuất kho để bàn giao hàng cho phận bán hàng 2.2.12)_Vào sổ xuất kho : Sau xuất hàng , phận quản lí kho phải cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho 2.2.13)_Lập hoá đơn bán hàng : Bộ phận phận bán hàng , nhân hàng từ kho đối chiếu hàng với đơn đặt hàng khách hàng, thấy khớp viết hố đơn bán hàng giao hàng cho khách hàng 2.2.14)_Lập phiếu thu : Bộ phận kế toán sau nhận hố đơn bán hàng từ khách hàng có nhiệm vụ tốn tiền với khách hàng sau viết phiếu thu gửi lại cho khách hàng 2.2.15)_Kiểm tra cố : Quá trình mua bán hàng diễn hàng loạt công việc , cố xảy điều tránh khỏi Khi xảy cố , nhân viên cửa hàng kiểm tra cố , xem xét mức độ cố để đưa giải pháp xử lí thích hợp 2.2.16)_Lập biên cố : Sau kiểm cố , nhân viên cửa lập biên cố Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế mà có mức độ bồi thường bắt bồi thường cụ thể 2.2.17)_Thanh toán : Để giải cố , phận kế toán tuỳ thuộc vào biên cố mà tiến hành toán tiền với khách hàng Bồi thường tiền yêu cầu khách hàng phải bồi thường tiền cho cửa hàng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2.2.18 )_Lập báo cáo : Lập báo cáo công việc diễn định kì theo tuần theo thàng , có nhu cầu lãnh đạo cơng ty , nhân viên cửa hàng phải đưa báo cáo theo yêu cầu lãnh đạo cách nhanh , đảm bảo xác LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3.Bảng phân tích xác định chức , tác nhân hồ sơ Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét Yêu cầu thơng tin hàng hố Nhà cung cấp Tác nhân Lập hợp đồng mua hàng Báo giá Tác nhân Kiểm tra hàng Nhà cung cấp Hồ sơ liệu Lập hoá đơn mua hàng Hợp đồng mua hàng Tác nhân Viết phiếu chi Bộ phận quản lý kho Tác nhân Lập chứng từ nhập kho Nhà cung cấp Hồ sơ liệu Vào sổ nhập kho Hợp đồng mua hàng Tác nhân Gửi báo giá Bộ phận quản lý kho Hồ sơ liệu Tiếp nhận đơn đặt hàng Hoá đơn mua hàng Tác nhân Vào sổ khách hàng Bộ phận kế toán Hồ sơ liệu Kiểm tra kho hàng Phiếu chi Hồ sơ liệu Lập chứng từ xuất kho Sổ thu chi Hồ sơ liệu Chứng từ nhập kho Tác nhân Bộ phận quản lí kho Tác nhân Vào sổ xuất kho 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3.0 giải cố Sự cố D15 Thông tin phản hồi Biên cố 4.0 Báo cáo Lãnh đạo Yêu cầu báo cáo Lập báo cáo Báo cáo 2)Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 1.0 _ Nhập hàng H5 Biểu đồ luồng liệu mức D1 Bảng báo giá 1.1 1.2 1.3 Yêu cầu thông tin hàng hóa Lập hợp đồng mua hàng Kiểm tra hàng Y/c thơng tin hàng hố Thơng tin hàng hố 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com D4 Phiếu chi D2 Hợp đồng mua hàng 1.5 1.4 Lập phiếu chi Lập hóa đơn mua hàng Nhà cung cấp Phiếu chi D14 Sổ thu chi D3 Hoá đơn mua hàng 1.7 1.6 Vào sổ nhập kho Lập chúng từ nhập kho D6 Sổ nhập kho D5 Chứng từ nhập kho H5 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 1.0 3)Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 2.0 _ Bán hàng D9 Sổ khách hàng Khách hàng D6 Sổ nhập kho 2.2 Vào sổ khách hàng 21 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2.3 Y/c thông tin hàng hoá Kiểm tra kho Báo giá 2.1 D11 Sổ xuất kho Tiếp nhận đơn đặt hàng D8 Đơn đặt hàng 2.4 Lập chứng tử xuất kho Phiếu thu D7 Đơn giá D14 Sổ thu chi D10 Chứng từ xuất kho 2.5 2.7 2.6 Lập phiếu thu Lập hoá đơn mua hàng Vào sổ nhập kho 22 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com D12 D13 Hóa đơn bán hàng Phiếu thu H6 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 2.0 4)Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 3.0 _ Giải cố với nhà cung cấp 4.1 Nhà cung cấp Y/c giải cố Kiểm tra cố D3 Hoá đơn mua hàng D2 Hợp đồng mua hàng Thồng tin phản hồi 4.2 Lập biên cố 4.3 Phiếu chi D4 Phiếu thu D15 Biên cố D4 Phiếu chi Thanh toán D14 Sổ thu chi 23 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com H8 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 3.0 5)Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 3.0 _ Giải cố với khách hàng 4.1 Khách hàng Y/c giải cố D9 Sổ khách hàng Kiểm tra cố Thồng tin phản hồi 4.2 Lập biên cố Phiếu chi 4.3 D15 Biên cố D4 Phiếu chi Thanh toán D14 Sổ thu chi D4 Phiếu thu 24 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5) Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 4.0 _ Lập báo cáo D11 Sổ xuất kho D14 Sổ thu chi Lãnh đạo Y/c báo cáo 4.1 Báo cáo Lập báo cáo D6 Sổ nhập kho H8 Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 4.0 25 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com VI THIẾT KẾ CÁC GIAO DIỆN 1.Giao diện cập nhật hợp đồng mua hàng: 2.Giao diện cập nhật đơn đặt hàng: 26 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3.Giao diện cập nhật hoá đơn nhập kho : 4.Giao diện cập nhật hoá đơn xuất kho : 27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5.Giao diện cập nhật hoá đơn mua hàng : 6.Giao diện cập nhật hoá đơn bán hàng : 28 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 29 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7.Giao diện cập nhật phiếu thu : 8.Giao diện cập nhật phiếu chi : 30 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9.Giao diện cập nhật kho hàng : 31 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10.Giao diệncập nhật danh sách mặt hàng : 11.Giao diện cập nhật danh sách nhóm hàng : 32 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12.Giao diện cập nhật danh sách nhân viên : 13.Giao diện cập nhật danh sách khách hàng : 33 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 14.Giao diện cập nhật danh sách nhà cung cấp : 34 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... kinh doanh cửa hàng hoa chủ yếu diễn trình : 1) Quá trình nhập hàng Cửa hàng cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với mặt hàng , chủng loại hàng khác nhau: hoa lụa, cảnh ,….Khi cửa hàng có... nhận hàng phận quản lý kho kiểm hàng nhận hàng đồng thời lập chứng từ nhập kho cập nhật danh mục hàng vào sổ nhập kho 2) Quá trình bán hàng Khi cửa hàng nhận yêu cầu cung cấp hàng khách hàng, ... công ty Ngày cửa hàng bước đại hố hệ thống máy tính đưa hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay cơng tác quản lí thủ cơng cơng ty Hoạt động quản lí hàng hố mua bán hàng cửa hàng hồn tồn thủ