ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAN LỘC _ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 07/HD -UBND Can Lộc, ngày 04 tháng 01 năm 2021 Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ HƯỚNG DẪN Thực quy trình gửi nhận văn điện tử lưu trữ hồ sơ điện tử năm 2021 Thực Nghị định số 30/2020/NĐ - CP ngày 05/03/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư; Quyết định số 1538/QĐ - UBND ngày 14/06/2016 UBND tỉnh Hà Tĩnh quy định loại hình gửi văn điện tử văn giấy quan Nhà nước địa bàn tỉnh Hà Tĩnh Quyết định số 1619/QĐ UBND ngày 01/07/2020 Ủy ban nhân dân huyện việc ban hành Quy chế làm việc ủy ban nhân dân huyện phân công nhiệm vụ thành viên ủy ban nhân dân nhiệm kỳ 2016 - 2021 Xét tình hình thực tế phịng, ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện địa phương thực quy trình văn điện tử lưu trữ hồ sơ điện tử, Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn thực quy trình gửi nhận văn điện tử lưu trữ hồ sơ điện tử năm 2021 phần mềm hồ sơ công việc cụ thể sau: I Quy trình xử lý văn đến Đối với quan UBND huyện 1.1 Tạo sổ công văn đến Văn thư UBND huyện tạo sổ văn đến “Công văn đến năm 2021” tạo sổ cá biệt “ sổ đến Đảng ủy 2021”, “ sổ văn đạo 2021” “ sổ cơng đồn 2021”… 1.2 Quy trình thực - Văn đến qua mạng, văn đến nội nơi nhận “ Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc”, Văn thư UBND huyện vào sổ gửi cho đồng chí Chánh Văn phịng Đồng chí Chánh Văn phịng phân công nhiệm vụ lãnh đạo để chuyển văn đến lãnh đạo Lãnh đạo chức năng, nhiệm vụ tham mưu thực đơn vị để chuyển cho trưởng phòng xử lý - Văn đến qua mạng, văn đến nội nơi gửi phòng, ban, đơn vị thuộc quan quyền huyện, Văn thư UBND huyện vào sổ gửi trực tiếp cho nơi nhận - Đối với văn đến gửi ban, nhóm chức danh cụ thể, Văn thư UBND huyện vào sổ gửi trực tiếp cho thành phần gửi - Đối với Giấy mời, Văn thư UBND huyện gửi đồng chí Chánh Văn phòng thành phần liên quan Giấy mời Đối với phòng, ban, quan, đơn vị địa phương địa bàn huyện 2.1 Tạo sổ cơng văn đến Văn thư phịng, ban, quan, đơn vị UBND xã, thị trấn tạo sổ công văn đến “Sổ công văn đến năm 2021” ” tạo sổ cá biệt “ sổ đến Đảng ủy 2021”, “ sổ văn đạo 2021” “ sổ cơng đồn 2021”… 2.2 Quy trình thực a Đối với phòng, ban đơn vị thuộc quan quyền huyện Văn đến Trưởng phịng phân nhiệm vụ cho chuyên môn gửi văn thư phòng để lưu trữ b Đối với UBND xã, trường học, Trạm y tế đơn vị cấp khóa Hồ sơ cơng việc - Văn thư UBND xã, thị trấn vào sổ văn đến năm 2021 gửi lãnh đạo địa phương Căn vào nội dung văn bản, lãnh đạo xác định loại văn sau: + Đối với văn thông thường, để biết, lãnh đạo gửi cho chuyên môn tham mưu xử lý tự cá nhân xử lý + Đối với văn đạo: Lãnh đạo xác định thời hạn văn nhập vào tiến hành theo dõi đôn đốc cán bộ, công chức thực - Đối với văn gửi trực tiếp cho thành phần liên quan (cơng đồn, đảng viên, cá nhân có văn bản) Văn thư phịng, ban, quan, đơn vị UBND xã, thị trấn vào sổ gửi gửi thành phần liên quan II Quy trình xử lý văn Văn tham mưu phòng, ban, quan, đơn vị UBND xã, thị trấn Văn thư phòng, ban, quan, đơn vị UBND xã, thị trấn tạo danh mục sổ công văn “Sổ công văn năm 2021” phân loại loại số “Báo cáo2021”, “ Thông báo 2021” … Quy trình xử lý thực tham mưu văn cấp huyện - Chuyên viên tham mưu văn kiểm tra loại văn tham mưu + Đối với văn thông thường, gửi lãnh đạo đơn vị duyệt nội dung, gửi lãnh đạo Văn phòng HĐND- UBND huyện phân công phụ trách để thẩm định thể thức trình ký duyệt + Đối với văn thực theo ý kiến đạo, đánh dấu kết thúc văn đạo thực gửi lãnh đạo đơn vị duyệt nội dung, gửi lãnh đạo Văn phòng UBND phân công phụ trách để thẩm định thể thức trình ký duyệt - Đối với số văn cần thẩm định nhiều phòng, gửi đến lãnh đạo phòng cần thẩm định xử lý yêu cầu đơn vị thẩm định gửi trả lại cho người tham mưu để thực quy trình gửi nhận theo quy định - Một số văn thông thường khác, lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm nội dung, thể thức trình ký lãnh đạo huyện khơng cần xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng UBND huyện - Lãnh đạo huyện kiểm duyệt nội dung văn bản, chuyển thành văn - Văn thư UBND huyện vào sổ lấy số ban hành văn Quy trình xử lý thực tham mưu văn quan, đơn vị, UBND xã, thị trấn Cán tham mưu văn gửi lãnh đạo quan, đơn vị UBND xã, thị trấn kiểm tra, duyệt; Lãnh đạo quan, đơn vị UBND xã, thị trấn sau thực kiểm tra, trả lại đồng ý ký duyệt chuyển thành văn - Văn thư vào sổ, ký số tiến hành gửi văn III Thực lưu trữ hồ sơ gốc - Văn thư in văn cuối định kỳ ký lãnh đạo để lưu trữ hồ sơ thực theo Nghị định số 30/2020/NĐ - CP ngày 05/03/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư - Đối với số văn khơng thực quy trình, u cầu quan tham mưu xin đủ chữ ký thẩm định, đánh dấu hồ sơ gốc ghi “SQT”, tiến hành ban hành văn gửi văn Trên hướng dẫn thực quy trình gửi nhận văn điện tử lưu trữ hồ sơ điện tử năm 2021, yêu cầu phòng, ban, quan, đơn vị UBND xã, thị trấn địa bàn huyện tổ chức thực nghiêm túc theo hướng dẫn này./ Nơi nhận: - Sở Thông tin Truyền thông; - Sở Nội vụ; - TT Huyện ủy - HĐND huyện; - Chủ tịch, PCT UBND huyện; - Các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND huyên; - UBND xã, thị trấn; - Các quan, đơn vị địa bàn huyện; - Lưu VT Gửi VB điện tử TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Tiến Dũng ... Truyền thông; - Sở Nội vụ; - TT Huyện ủy - HĐND huyện; - Chủ tịch, PCT UBND huyện; - Các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND huyên; - UBND xã, thị trấn; - Các quan, đơn vị địa bàn huyện; - Lưu VT Gửi... trình ký lãnh đạo huyện khơng cần xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng UBND huyện - Lãnh đạo huyện kiểm duyệt nội dung văn bản, chuyển thành văn - Văn thư UBND huyện vào sổ lấy số ban hành văn Quy trình... thuộc quan quyền huyện Văn đến Trưởng phòng phân nhiệm vụ cho chun mơn gửi văn thư phịng để lưu trữ b Đối với UBND xã, trường học, Trạm y tế đơn vị cấp khóa Hồ sơ công việc - Văn thư UBND xã, thị