Báo cáo toota nghiệp CNTT

Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 LỜI NÓI ĐẦU Ngày phát triển mạnh mẽ tin học làm cho máy tính khơng thể thiếu lĩnh vực sống với phát triển cuả công nghệ thông tin giúp cho việc quản lí hồ sơ, sổ sách quan, trường học trở nên tiện lợi Khác với việc quản lí hồ sơ sổ sách theo phương pháp thủ công truyền thống, việc quản lý máy tính khắc phục khó khăn yếu quản lí truyền thống, giảm số lượng người tham gia quản lí, vịng quy trình xử lí, tốc độ cập nhật lấy thông tin tăng lên nhiều, thông tin tập trung gọn nhẹ không cồng kềnh, việc tính tốn máy giảm thiểu sai sót Vì ứng dụng tin học quản lý văn mơ hình quản lí đem lại khả cơng tác quản lí văn Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar như: Cập nhập thơng tin nhanh chóng, thuận lợi, theo dõi công văn giải quyết, công văn chuyển Bài tốn phân tích thiết kế hệ thống quản lí cơng văn Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar đề tài em Nhằm giúp em tiến hành khảo sát phân tích thiết kế hệ thống có thực, giúp em nắm vững mơn học bước đầu làm quen với công việc phân tích thiết kế hệ thống tin học, có hiểu biết công việc quan Trong trình thực đề tài em nhận giúp đỡ nhiệt tình ban Lãnh đạo anh chị Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar hướng dẫn tận tình thầy giảng viên môn Hệ thống thông tin quản lý Em xin cảm ơn giúp đỡ, góp ý thầy trình làm đề tài Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG I.Phân tích hệ thống thơng tin quản lý 1.Lý chọn đề tài Để thực tốt việc quản lý văn nhằm đảm bảo cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng, xác thuận lợi Hệ thống quản lý văn phân tích thiết kế cho gần với công tác quản lý phương pháp thủ công ngày Các tiêu quản lý tra cứu thiết kế để giúp người làm công tác quản lý dễ dàng điều hành Bài toán quản lý văn thiết kế nhằm giảm bớt cồng kềnh phức tạp công tác quản lý Nó cho phép thực cơng tác quản lý nhanh chóng, xác tiết kiệm thời gian, an tồn liệu Qua thời gian cơng tác tìm hiểu hệ thống quản lý Hạt, đồng thời giúp đỡ hướng dẫn thầy Lê Văn Tùng “Hệ thống thông tin quản lý”, thầy hướng dẫn thực tập em chọn đề tài “ Quản lý văn Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar” Hệ thống hướng vào mục tiêu: - Phục vụ công tác quản lý cách thuận tiện máy tính, xem tìm kiếm thống kê - Đưa báo cáo Với hệ thống quản lý văn dễ dàng, lí em chọn đề tài Phân tích hệ thống quản lý quan niệm người làm quản lý Mỗi đơn vị có yêu cầu đặc điểm riêng Hệ thống quản lý phải đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị Nhà quản lý đơn vị phải người đề đạt định ứng dụng tin học vào công tác quản lý Như hệ thống thông tin quản lý cần phải nắm chiến lược phát triển chung đơn vị quản lý, không để thay đổi nhỏ tổ chức làm sai lệch thông tin tập hợp Trong trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đắn, tính khoa học, đồng thời hệ thống ln phải hồn thiện, điều chỉnh cho phù hợp Các Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 thông tin đầu phải đảm bảo mục tiêu rõ ràng, xác, đầy đủ đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Phân tích hệ thống quản lý quan niệm người làm Tin học Đây yêu cầu người sử dụng hệ thống không đơn thao tác máy Điều quan trọng hệ thống không đáp ứng cho người thơng thạo tin học mà cịn đáp ứng cho người hiểu biết máy tính Khi thiết kế phải đảm bảo yêu cầu sau: - Yêu cầu nhập liệu: Hệ thống phải có khả truy cập liệu từ xa, nhanh chóng thuận lợi, chuẩn xác, thao tác phải thuận lợi, đơn giản phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu truy cập liệu từ xa - Yêu cầu hệ thống thông tin: Hệ thống phải bảo mật, bảo trì có tính mở để phát triển, điều chỉnh Đặc biệt phải có khả kiểm tra đắn liệu khả phát lỗi xử lý lỗi - Yêu cầu giao diện: Giao diện người máy phải thiết kế khoa học, đẹp khơng cầu kì, phải có tính thống phương pháp làm việc, cách trình bày, khả trợ giúp tốt kịp thời giải thắc mắc người sử dụng - Yêu cầu đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả thực chế độ hội thoại mức nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu nhà quản lý Đây tính mở hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa mà hệ thống cung cấp PHẦN II: KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN Tổng quan hệ thống thông tin ứng dụng quản lý văn Trước bắt tay vào thiết kế xây dựng hệ thống quản lý văn cần có số khái niệm hệ thống thơng tin quản lý sau: I Đặc điểm hệ thống quản lý Phân cấp quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống tổ chức thống từ xuống dưới, có chức tổng hợp thông tin nhằm giúp nhà quản lý quản lý tốt Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 sở Một hệ thống quản lý phân cấp từ xuống Mọi thông tin tổng hợp từ lên chuyển từ xuống Các luồng thông tin vào: Luồng thông tin bao gồm thông tin định hướng hệ thống cấp thông tin liên hệ trao đổi với môi trường Mỗi phận có lượng thơng tin lớn đa dạng cần xử lý Các thơng tin cầ phải xử lý chia làm loại: - Các thông tin cập nhập: Là loại thông tin Công văn nhận hàng ngày hệ thống Khối lượng thơng tin lớn nên địi hỏi có xử lý nhanh kịp thời - Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là thông tin tổng hợp hoạt động công văn đến, công văn đi… Những thông tin thu thập thông tin ghi chép trực tiếp từ phận hệ thống thừa hành - Thông tin dùng để tra cứu: Là thông tin dùng chung hệ thống Các thông tin tồn thời gian dài hệ thống thay đổi Được dùng để tra cứu việc xử lý thông tin cập nhập thông tin tổng hợp, thông tin giải quyết, thông tin theo dõi… Luồng thông tin ra: Thông tin đầu tổng hợp từ thông tin đầu vào phụ thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể, đơn vị cụ thể Thông tin việc tra cứu nhanh đối tượng cần quan tâm Mỗi lần tra cứu yêu cầu thông tin hồn tồn khác điều quan trọng thơng tin phải xác, kịp thời Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo thông tin quan trọng tổng hợp trình xử lý Các biểu mẫu báo cáo thống kê phản ánh cụ thể, trực tiếp sát với đơn vị, đối tượng Mơ hình hệ thống thông tin quản lý văn Để tổ chức thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng modul liệu gồm: Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 Các modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp thông tin luân chuyển: Vì thơng tin lớn cần xử lý với tốc độ nhanh xác, xây dựng cần phải quan tâm đến yêu cầu sau: - Tổ chức hình hợp lý giảm thao tác người sử dụng - Nắm vững thông tin quan trọng thông tin cần cập nhật - Tự động nạp giá trị biết giá trị lặp lại - Kiểm tra, phát nhanh sai sót nhập liệu có thơng báo cho người sử dụng biết Các modul cập nhật thông tin tra cứu: Các thông tin tra cứu dùng chung cho hệ thống thời gian dài Nó cập nhật khơng thường xuyên, việc tổ chức modul đảm bảo dễ tra cứu Các modlu lập bảng biểu báo cáo: Các modul thiết kế dựa tìm hiểu biểu mẫu báo cáo theo quy định hệ thống II.Yêu cầu thông tin hệ thống quản lý 1.Yêu cầu đơn vị Mỗi đơn vị có yêu cầu đặc điểm riêng Hệ thống thông tin quản lý phải đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị Nhà quản lý phải người đề đạt ứng dụng tin học vào công tác quản lý Như hệ thông tin quản lý cần phải nắm chiến lược phát triển chung đơn vị quản lý, không để thay đổi nhỏ tổ chức quản lý làm sai lệnh thông tin tập hợp Trong trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng đắn, tính khoa học đồng thời hệ thống ln phải hồn thiện, điều chỉnh cho phù hợp Các thơng tin đầu cần đảm bảo tính mục tiêu rõ ràng, xác, đầy đủ đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Yêu cầu người sử dụng Đây yêu cầu người sử dụng hệ thống không đơn thao tác máy Điều quan trọng hệ thống không đáp ứng cho người thông Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 thạo tin học mà đáp ứng cho người hiểu biết máy tính Khi thiết kế phải đảm bảo yêu cầu sau: - Yêu cầu nhập liệu: Hệ thống phải có khả truy cập liệu từ xa, nhanh chóng thuận lợi, chuẩn xác, thao tác phải thuận lợi, đơn giản phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu truy cập liệu từ xa - Yêu cầu hẹ thống thông tin: Hệ thống phải bảo mật, bảo trì có tính mở để phát triển, điều chỉnh Đặc biệt phải có khả kiểm tra đắn liệu khả phát lỗi xử lý lỗi - Yêu cầu giao diện: Giao diện người máy phải thiết kế khoa học, đẹp khơng cầu kì, phải có tính thống phương pháp làm việc, cách trình bày, khả trợ giúp tốt kịp thời giải thắc mắc người sử dụng - Yêu cầu đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả thực chế độ hội thoại mức nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu nhà quản lý Đây tính mở hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối da mà hệ thống cung cấp Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý - Xác định vấn đề giải yêu cầu - Xác định mục tiêu ưu tiên-thiết kế vật lý-thiết kế logic - Cài đặt thí nghiệm chương trình - Khai thác bảo trì Tổng quan hệ thống thơng tin quản lý công văn Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 Hệ thống thông tin quản lý công văn Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar mang chức đơn cập nhật công văn mới, đồng thời đưa báo cáo thống kê công văn giải nhằm phục vụ cho mục đích cơng tác quản lý, đồng thời kèm theo chức tìm kiếm thơng tin cho hoạt động Sau tham khảo nhiều tài liệu khảo sát thực tế em có hiểu biết định hệ thống thông tin, hiểu biết công việc cần làm để thiết kế xây dựng hệ thống quản lý văn Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar Em tiến hành phân tích thiết kế hệ thống sử dụng ngơn ngữ lập trình để hồn thành tốn Trong toán em sử dụng hệ quản trị sở liệu Access để hoàn thành tốn Do thời gian có hạn, có cố gắng định khơng có điều kiện tham khảo thực tế nên đề tài không tránh khỏi sai sót định Em mong nhận góp ý thầy bạn để hoàn thành tốt đề tài PHẦN III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG I Phân tích chức hệ thống QUẢN LÝ VĂN BẢN Quản lý văn đến Quản lý văn Quản lý văn nội Theo dõi văn Quản lý danh mục quan Chức " Tìm kiếm - thống kê" Nhập văn Tìm kiếm văn Thốn g kê theo nơi gửi Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 Chức dùng để tìm kiếm cơng văn, thống kê loại cơng văn như: Thống kê số lượng công văn đến, số lượng cơng văn đi… Tìm kiếm – Thống kê Thơng tin quan Danh mục quan Chức “ Cập nhập” Chức dùng để cập nhập thông tin mà người quản lý muốn thêm vào hệ thống, cập nhập văn bản, cập nhập danh mục quan… Nó giúp cho việc quản lý văn nhanh chóng đầy đủ + Mở sở liệu + Cho phép người quản lý nhập thêm thông tin vào Quản lý văn Nhập văn Ngày văn Cơ quan Chức "Báo cáo” Chức nhân viên quản lý văn loại qua tháng, sẻ báo cáo kịp thời người quản lý muốn biết tổng số lượng văn đến tháng, số lượng văn đi, văn nội qua tháng khác + Cập nhật xem có văn không Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 + Tình trạng văn giải xong chưa? Hay giai đoạn theo dõi QUẢN LÝ VĂN BẢN VĂN Loại văn Số lượn g CV Tình trạng Chức "Quản lý danh mục" Người quản lý văn sử dụng để nhập, sửa, xóa, thay đổi, vài thơng tin văn như: Loại văn bản, số văn bản, kí hiệu văn bản, ngày tháng nhận văn bản, ngày ban hành văn bản, trích yếu, quan ban hành văn bản, hộp hồ sơ số, tình trạng văn Mở sở liệu Người quản lý nhập thông tin danh mục lưu vào sở liệu Đóng sở liệu Quản lý danh mục Loại VB II Số VB Kí hiệu VB Ngày VB Ngày nhận VB Trích yếu VB Cơ quan ban hành Lưu Hộp số Tình trạng VB Cấu trúc liệu bảng Cấu trúc bảng [TbCongvan] Tên trường SoTrang LoaiCV LoaiDD-NB Kiểu liệu Number Text Text Độ dài Integer 14 Mô tả Số trang( Khóa chính) Loại cơng văn Mã quan Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 Socongvan Kihieu Trichyeu Noidung Matencq Ngaygui Ngaynhan NgayCV Nguoiluu Chidao Tinhtrang Number Text Text OLE Object Text Date/time Date/time Date/time Text Text Text Integer 10 255 10 8 20 20 30 Loại – đến – Nội Kí hiệu Trích yếu Nội dung Mã tên quan Ngày gửi Ngày nhận Ngày cơng văn Người lưu Chỉ đạo Tình trang Cấu trúc bảng [TbNhanvien] Tên trường MaNV Kiểu liệu Text Độ dài 10 Tennhanvien Macq Text Text 20 10 Mơ tả Mã nhân viên ( Khóa ngoại) Tên nhân viên Mã quan Cấu trúc bảng [TbCơquan] Tên trường Macq Tencoquan Điachi Kiểu liệu Text Text Text Độ dài 10 50 100 Mô tả Mã quan (Khóa ngoại) Tên quan Mã quan Cấu trúc bảng [TbLoaicongvăn] Tên trường LoaiCV Kiểu liệu Text Độ dài 14 Ghi Text 50 III Cấu trúc bảng liệu 10 Mơ tả Loại cơng văn(Khóa ngoại) Ghi Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 IV Mơ hình tổ chức liệu Mơ hình tổ chức liệu hệ thống lược đồ sở liệu hệ thống Đây bước trung gian chuyển đổi mơ hình quan niệm liệu (gần với người sử dụng) mơ hình vật lý liệu (mơ hình máy), chuẩn bị cho việc cài đặt hệ thống Các lược đồ quan hệ mơ hình tổ chức liệu có từ biến đổi mơ hình quan niệm liệu Áp dụng qui tắc biến đổi ta có lược đồ quan hệ toán: a TbCongvan (Sotrang, LoaiCV, LoaiDi-Den-Noibo, SoCV, Kihieu, Trichyeu, Noidung, Matencq, Ngaygui, Ngaynhan, NgayCV, MaNV, NguoiLuu, Chidao, Tinhtrang) b Tbcoquan (Macq, Tencoquan, Diachi) c TbLoaiCV (Tencongvan) d TbBpnhanvien (Manv, Tennhanvien, Macq) 11 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 V Mơ hình vật lý liệu Là mơ hình liệu cài đặt máy tính hệ quản trị sở liệu cài đặt thành tệp sử liệu gồm cột, tên trường, kiểu liệu, độ lớn, phần ràng buộc liệu Với tốn Quản lý văn mơ hình hố liệu cài đặt máy hệ quản trị sở liệu Access 2003 Ứng với lược đồ quan hệ mơ hình tổ chức liệu, liệu cài đặt dạng bảng Table sau: a Bảng [Tbcongvan]: Bảng bảng liệu chứa thông tin thông tin loại công văn quan 12 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 - Hoạt động bảng Văn bản: 13 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 a Bảng [TbLoaicongvan]: Là bảng chứa thông tin chi tiết loại văn bản, dựa vào mà người quản lý tìm thấy loại văn nhanh chóng - Hoạt động Bảng Loại văn bản: 14 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 b Bảng [TbCoquan]: Là bảng chứa danh mục quan địa quan gửi công văn đến ( Cơ quan ban hành văn bản) - Hoạt động Bảng quan: 15 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 c Bảng [TbBPnhanvien]: Là bảng chứa danh mục tên phận hay cá nhân chịu trách nhiệm giải văn - Hoạt động Bảng Bộ phận nhân viên: 16 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 PHẦN IV: THIẾT KẾ GIAO DIỆN Có lẽ khâu quan trọng lập trình thiết kế Sau thiết kế giao diện, bạn cần thiết kế cấu trúc chương trình Cách thiết kế khác dẫn đến hoạt động khác bảo trì theo khác Thiết lập form cập nhập thêm công văn - Cấu trúc form 17 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 18 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 - Hoạt động form” 19 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 Thiết kế form tìm kiếm cơng văn Thiết kế form báo cáo - Cấu trúc form 20 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 - Hoạt động báo cáo công văn nội - Hoạt động báo cáo công văn đi: 21 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 - Hoạt động báo cáo công văn đến PHẦN V: TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ 22 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 Ưu điểm: - Chương trình có giao diện thân thiện, thuận tiện cho người sử dụng - Hỗ trợ nhiều chức phù hợp với thực tế việc tìm kiếm thơng tin, trao đổi quản lý nhân - Dễ dàng sử dụng quản lý - Lưu trữ lượng văn lớn Khuyết điểm: - Do thời gian nghiên cứu có hạn khả cịn hạn chế nên số ý tưởng, chưa thực thi - Một số chức chưa hoạt động ổn định - Chương trình có tính chun nghiệp chưa cao - Chưa giải chọn vẹn vấn đề nảy sinh trình quản lý - Chương trình chưa có tính thẩm mỹ chưa cao Tóm lại phần mềm quản lý văn phần mềm hữu ích, giúp cho việc quản lý văn quan dễ dàng nhanh chóng thuận tiện hơn.Tuy nhiên trình độ kiến thức cịn hạn hẹp nên chương trình khơng tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận đựợc góp ý bổ sung thầy bạn để đề tài em hoàn thiện 23 ... kế form báo cáo - Cấu trúc form 20 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 - Hoạt động báo cáo công văn nội - Hoạt động báo cáo công văn đi: 21 Báo cáo thực... 17 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 18 Báo cáo thực tập: Xây dựng quản lý hệ thống văn phấn mềm microsoft access 2000 - Hoạt động form” 19 Báo cáo. .. điều quan trọng thông tin phải xác, kịp thời Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo thông tin quan trọng tổng hợp trình xử lý Các biểu mẫu báo cáo thống kê phản ánh cụ thể, trực tiếp sát với