Đang tải... (xem toàn văn)
ÔN TẬP CUỐI KÌ GTTKD Chương 1 Kỹ năng nói và viết cốt lõi Ba thành phần không thể thiếu trong giao tiếp người gửi, người nhận, thông tin Mô hình giao tiếp Nhu cầu giao tiếp – người gửi – thông điệp –.
ƠN TẬP CUỐI KÌ GTTKD Chương Kỹ nói viết: cốt lõi Ba thành phần thiếu giao tiếp: người gửi, người nhận, thông tin Mô hình giao tiếp: Nhu cầu giao tiếp – người gửi – thông điệp – độc giả - phản hồi (Nhu cầu giao tiếp: lý bắt đầu giao tiếp) Các hướng giao tiếp: Chính thức – Phi thức Chính thức: giao tiếp từ xuống, từ lên, ngang (khó nhất) Phi thức (tin đồn) Rào cản giao tiếp: Rào cản ngôn ngữ: Vốn từ vựng hạn chế hay hiểu biết không đầy đủ Những bất đồng cách hiểu (chủ yếu nghĩa bóng từ) Bất đồng ngơn ngữ (dịch dẫn đến thơng tin khơi hài) Sử dụng cách diễn đạt khơng thích hợp: o Tiếng lóng: diễn đạt thời gian ngắn, giao tiếp nhóm người xác định Giao tiếp ngắn gọn o Biệt ngữ: thuật ngữ chuyên môn sử dụng cho người nhóm ngành nghề “ văn từ nghề nghiệp” o Uyển ngữ: diễn đạt thay cho từ ngữ gây khó hiểu hay khơng thích hợp Ví dụ: “chết” - “qua đời” Sự trừu tượng mơ hồ Trạng thái cực đoan (phân cực) Rào cản phi ngôn ngữ Những dấu hiệu mâu thuẫn, khơng thích hợp Sự khác nhận thức Cảm xúc khơng thích hợp Sự xao lãng (yếu tố gây nhiễu, làm lúc nhiều nhiệm vụ) Gặp mặt trực tiếp: kiểu giao tiếp cá nhân tốt kinh doanh Phương tiện truyền thơng xã hội: Wikis: website, truy cập chỉnh sửa nội dung trực tiếp Dùng wikis, nhân viên nhận email hơn, giảm số lượng họp trực tiếp Intranet: dành cho nhân viên Extranet: hệ thống mạng riêng cho nhóm người ngồi cơng ty khách hàng, Microblog: dạng blog sử dụng thông điệp ngắn gọn, kịp thời Ví dụ: twitter Blog: văn bản, vlog: video (1 dạng blog) Bốn loại mashup tiêu biểu: Consumer mashup: trích xuất liệu khác từ nhiều nguồn tập hợp lại giao diện đồ họa đơn giản Data mashup: chọn liệu loại từ nhiều nguồn Business mashup: consumer mashup + data mashup Telecom mashup: ứng dụng viễn thông tổng hợp (kết hợp dịch vụ tin nhắn) Giao tiếp có đạo đức Đạo đức nghề nghiệp: tổ chức xác định Đạo đức xã hội: kiểu văn hóa bị lên án A chấp nhận B Đạo đức cá nhân: xác định cá nhân, dựa giá trị gia đình, kinh nghiệm, VD: trường ngăn chặn việc đạo văn Lý vi phạm đạo đức: Tìm đường dễ dàng Nếu theo nguyên tắc đạo đức khó thành cơng (làm thứ để chiến thắng) Hợp lý hóa lựa chọn Chương Những biến số giao tiếp Xung đột: tích tiêu cực Xung đột lành mạnh xung đột vấn đề xung đột cá tính Sự tuân theo (sự phù hợp): đưa nguyên tắc, luật lệ mà thành viên phải tuân thủ lịch trình, thời gian, kế hoạch, Tuy nhiên, không thiết phải tuân theo với vấn đề khác (tư nhóm) Đồng thuận: định tốt phản ánh suy nghĩ tất thành viên nhóm Bỏ phiếu Nhiệm vụ nhóm: hiểu biết thành viên Giải xung đột: Bỏ qua vấn đề khơng đáng Hãy suy nghĩ trục trặc với tư cách vấn đề nhóm Hãy tính đến hiệu suất nhóm Khuyến khích đóng góp, chí người ta không đồng ý Nhắm trực tiếp vào xung đột dai dẳng Những lời khuyên bình luận viết đồng nghiệp Đầu tiên đọc để hiểu ý nghĩa, bình luận vấn đề lớn trước (thông tin, cách tổ chức nội dung, mạch lạc, ) Đặt vào vai trị người đọc Chỉ phần mà bạn thích khơng thích Sử dụng từ “tơi” Bình luận cách hữu ích – Nhấn mạnh người viết ý kiến phản hồi tích cực, nhấn mạnh văn đưa phản hồi tiêu cực Tránh việc giành quyền kiểm sốt văn Truyền thơng cách rõ ràng (note thêm: sử dụng phương tiện truyền thông khác nhau, sử dụng hài hước cách tiết kiệm, ) Sự đa dạng: sức mạnh tập thể kinh nghiệm, kỹ năng, tài năng, quan điểm văn hóa mà nhân viên mang đến Sự hịa nhập: tơn trọng đánh giá cao khía cạnh độc đáo mà đại lý nhân viên đem lại cho tổ chức Note: truyền thông ngơn ngữ rõ ràng (sự hịa nhập) Khác thói quen giao tiếp nam nữ Nữ Nam - giao tiếp chủ yếu xây dựng mối quan hệ - thích khen kết cơng việc đồng nghiệp - thích nói giải pháp vấn đề với người khác - phụ nữ có xu hướng làm gián đoạn để ủng hộ người khác nói - nhấn mạnh lịch - có xu hướng phô diễn thành công nguyên nhân khách quan: “tơi may mắn thơi mà”, cịn thất bại ngun nhân chủ quan: “đó tơi chưa làm tốt” - giao tiếp chủ yếu để gìn giữ độc lập địa vị xã hội cách phô diễn kiến thức kĩ - thích tự giải vấn đề họ - thích cảm giác quan trọng - có xu hướng làm gián đoạn đối thoại để chiếm lĩnh vực đối thoại hay thay đổi chủ đề - chi phối nói chuyện - có xu hướng thống trị thảo luận họp - phô diễn thành công chủ quan thất bại khách quan (do không đủ thời gian kiểu ) Giao tiếp với người khuyết tật: Nếu người khuyết tật cần giúp đỡ, hỏi xem họ muốn trợ giúp hay khơng làm theo mong muốn người Nhưng khơng nên dành q nhiều chăm sóc cá nhân khuyết tật (khơng gây phiền nhiễu) Chương Gửi email hữu ích, tăng cường cơng việc qua nói chuyện trực tiếp Giao tiếp phi ngôn ngữ Cử (nét mặt, điệu bộ, dáng điệu thể, ) Ngoại hình Chất lượng giọng nói: lo lắng, nói nhanh tone giọng cao Nói q to bị coi tự cao hay khơng tự tin Nói nhỏ bị cắt ngang bị bỏ qua Thời gian Tiếp xúc xúc giác (bắt tay, ôm hôn, ) Khoảng cách phạm vi: o Vùng thân mật: tương tác thân mật, gần gũi, va chạm thể, tiếp xúc ngắn, không thương xuyên xảy kinh doanh VD: bắt tay o Vùng cá nhân: Nơi hội thoại người bạn thân thiết đồng nghiệp diễn ra, VD: buổi trưa công việc o Vùng xã hội: Nơi trao đổi kinh doanh xảy nhiều kể họp kinh doanh khơng thức, khơng trang trọng o Vùng công cộng: Nơi xuất tương tác trực tiếp (dành cho giao tiếp thức, trang trọng, chiều) VD: từ diễn giả cho lượng khán giả lớn Lắng nghe: chủ động, nghe: thụ động Vấn đề then chốt để nghe tốt hơn: ln tập trung vào người nói, ln sẵn sàng tiếp nhận, không cắt ngang, lôi kéo thân vào câu chuyện Mạng xã hội phổ biến cho nhân viên: Yammer, giống FB VoIP: công nghệ thực gọi thông minh qua internet, tiết kiệm Gợi ý cho việc gửi tin nhắn văn bản: Dùng tin nhắn văn trường hợp cần hồi đáp nhanh, thông tin rõ ràng Tránh dùng tin nhắn văn với nhiều thông tin đưa định quan trọng Tránh tin nhắn gọi trừ chấp nhận trong công ty Lập kế hoạch họp: Xác định mục đích – xác định tính cần thiết họp – định thành phần tham dự - chuẩn bị chương trình họp – chuẩn bị hậu cần họp Chương Tiến trình viết gồm bước: phân tích độc giả, lập kế hoạch, phác thảo, hiệu chỉnh đọc in thử Độc giả chính: người định Đối tượng thứ yếu: người đọc bị ảnh hưởng thông điệp bạn Nội dung: Chiến lược hữu ích động não (viết nhanh ý tưởng, kiện hay điều khác mà khơng cần phải đánh giá đầu - hữu ích việc xây dựng thông điệp) Ở mức này, mục tiêu số lượng ý tưởng khơng phải chất lượng Một cách tiếp cận khác lập đồ tư Đối với hầu hết tình giao tiếp kinh doanh, độc giả mong đợi trước nhìn thấy vấn đề (cách tiếp cận trực tiếp): kết luận đề nghị bạn cần xuất đầu tiên, sau lời giải thích Đối với giao tiếp văn dài bạn nên xem xét viết đoạn giới thiệu Phác thảo để thứ tự nhiên, dịng chảy ý tưởng bạn tn trào nhanh tốt, không nên lo lắng phong cách sai hay định dạng Những nguyên nhân tiêu biểu trở ngại người viết: Sự trì hỗn Sự thiếu kiên nhẫn Chủ nghĩa cầu toàn: tin tưởng thảo phải hồn hảo ngày lần Những chiến lược ứng phó trở ngại người viết (một vài ý): Viết một cách tự Suy nghĩ thành tiếng Tránh chủ nghĩa cầu toàn Viết phần dễ trước Email có xu hướng ngắn gọn hơn, thường trang trọng so với thư gửi bên ngồi tổ chức Email cần phải ngắn gọn, số nhà quản lý tin email khơng nên dài hình máy tính để bàn, thông điệp nhiều 300 từ xem tập tin đính kèm để thay Những liệt kê gạch đầu dòng phổ biến Email End of message (EOM): nằm dòng tiêu đề ám nội dung kết thúc nên người đọc không cần phải mở email Viết thư: hạn chế gạch đầu dòng Hiệu chỉnh: Hiệu chỉnh nội dung Hiệu chỉnh hình thức (thể thức văn bản: quốc hiệu, tên đơn vị ban hành, số, kí hiệu, địa điểm, thời gian, ; trình bày văn bản: khổ giấy, định trang lề, ) Hiệu chỉnh tính xác, phong cách viết (giọng điệu dòng chạy văn bản) Chúng ta thể ý tưởng qua phong cách Phong cách viết bao gồm: từ mà tác giả sử dụng kết hợp từ thành câu văn, đoạn văn thơng điệp hồn chỉnh Khi bắt đầu soạn thơng điệp, nên quan tâm nhiều nội dung phong cách Tránh sáo ngữ, tiếng lóng, biệt ngữ dùng từ ngữ khơng cần thiết Tiếng lóng biểu đạt không trang trọng, thường ngắn gọn dùng nhóm người cụ thể Tránh động từ ẩn chủ ngữ ẩn, nên dùng động từ thay danh từ: động từ ẩn động từ thay danh từ Câu phức: câu có mệnh đề độc lập mệnh đề phụ thuộc Cấu trúc song song: Cấu trúc song song sử dụng cấu trúc ngữ pháp tương tự cho ý tưởng tương tự, phù hợp với tính từ với tính từ, danh từ với danh từ, nguyên thể với nguyên thể, VD: Các lớp giấy có trọng lượng nhẹ, khơng xốp, khơng tốn Các chương trình đào tạo bao gồm kỳ nghỉ, giải khiếu nại quản lý máy trạm Tính thống nhất: Một đoạn văn thống cung cấp thơng tin có liên quan trực tiếp đến chủ đề, trình bày thơng tin trật tự logic bỏ qua chi tiết khơng thích hợp Để đảm bảo mạch lạc: sử dụng đoạn chuyển tiếp từ, đại từ lặp lại từ khóa Một văn dài khơng gián đoạn trơng nhàm chán vơ tình che khuất ý tưởng quan trọng Hầu hết đoạn văn rơi vào 60 – 80 từ tốt Chương Hầu hết thuyết trình có mục tiêu: thơng báo – giải thích – thuyết phục – tạo động lực Đối tượng khán giả - người nghe – mục tiêu thuyết trình: định nội dung thuyết trình Hầu hết thuyết trình trình bày kinh doanh theo cách ứng (một trình bày thực mà khơng có chuẩn bị) tùy hứng (một trình bày có sử dụng kiểu nói chuyện, làm bật chủ đề, không diễn tập chuẩn bị trước, mang tính ngẫu hứng tùy hứng) Kiểu nói chuyện tùy hứng cách tự nhiên lý tưởng cho việc xây dựng mối quan hệ với khán giả - người nghe Việc chuẩn bị cho trình bày theo kiểu tùy hứng địi hỏi cần có ghi tốt, dùng trợ giúp hình ảnh tài liệu hữu ích hay sử dụng hai (tờ rơi viết tay, tài liệu, ) Nếu bạn dùng trang giấy viết: nên dùng chữ lớn, tránh viết hoa, khơng nên đóng trang tờ rơi thành tập Trình bày theo kiểu học thuộc lòng đọc theo kịch Kiểu trình bày đọc theo kịch (bài trình bày thuyết được thực cách đọc từ viết tay) Trình bày theo kiểu học thuộc lịng (bài trình bày thuyết trình thực thơng qua việc ghi nhớ - thuộc lịng) Nhưng hầu hết thuyết trình doanh nghiệp - kinh doanh nên tránh đọc viết tay làm giảm kết nối mắt với khán giảm tự tin liên kết với khán giả Phần mở đầu bạn có hiệu phụ thuộc vào: Chủ đề diễn thuyết bạn Mức độ hiểu biết bạn đối tượng khán giả - người nghe Mức độ hiểu biết khán giả - người nghe bạn Phần mở thường dùng: câu châm ngơn, nói tình giả định, câu chuyện sử dụng kiện hay số liệu thống kê (làm giật sửng sốt), dùng hình ảnh vào video, đưa mệnh đề có tính chất bi kịch Tránh làm bão hịa trình bày bạn với nhiều số liệu khiến cho người nghe không hấp thụ Hạn chế kết thúc lời trích dẫn Tránh bỏ qua điểm quan trọng phải kết thúc vội vàng bạn canh khơng chuẩn thời gian Liên kết câu chuyện (hài hước) với phần phần trình bày, sử dụng có giới hạn thơi Thành viên chưa đến lượt hay trình bày xong nên ngồi xuống Tạo slide: dùng Apple keynote cho pp, Prezi thay cho slide Slide thuyết trình bao gồm: divider slide slide tracker Divider slide: lặp lại agenda slide (slide tóm tắt nội dung cho thuyết trình), nhấn mạnh chủ đề mà bạn nói tới Slide tracker: để thay cho diviver slide, bạn đâu thuyết trình, phần lớn thuyết trình lặp lại slide sau slide mở đầu Thiết kế chưa quan trọng nội dung, quan trọng Tránh sử dụng nhiều gạch đầu dòng slide Slide đơn giản, nhiều khoảng trắng tốt Cố gắng thuyết trình đứng phía bên trái (theo cách nhìn người nghe) Chờ buổi thuyết trình kết thúc phát tài liệu Đơi lo lắng làm cho adrenaline (thận tuyến tố) tn chảy làm lời nói thêm sắc sảo Chương Résume: giúp có vấn, khơng giúp có cơng việc Hầu hết nhà tuyển dụng muốn độ dài resume trang cho vị trí thấp Nếu bạn có kinh nghiệm năm xin vị trí cao viết trang Hình thức resume: Nhiều khoảng trống, dễ dàng quét tiêu đề dấu đầu dòng, giới thiệu rõ ràng với động từ hành động, ngày tháng rõ ràng theo thứ tự thời gian ngược CV phiên dài résumé điển hình cơng việc quốc tế Ở Việt Nam, CV thực chất résumé Trong résumé, dùng danh từ thay dùng động từ Những résumé video dần phổ biến Thư xin việc bạn thư bán hàng - bạn bán khả bạn cho người sử dụng lao động tương lai Yêu cầu thư xin việc: Mở đầu thư, sử dụng cấu trúc trực tiếp để viết thư xin việc, cần thận trọng, sáng tạo, không yêu cầu Hãy mở đầu ngắn gọn, độc đáo, thú vị định hướng người đọc Phần thân: Đừng nhắc lại tất thông tin từ résumé Phần kết: đề nghị cách lịch cho vấn Những vấn tiêu chuẩn Phỏng vấn hành vi (phỏng vấn cấu trúc): vấn dựa lý thuyết, hành vi khứ dự đoán hiệu suất tương lai Những câu hỏi liên quan đến lực (kiến thức, kỹ năng, khả năng) Những phản ứng tốt theo định dạng STAR Tình hình/nhiệm vụ: Bối cảnh ngắn gọn quan trọng để người vấn hiểu? Hành động: bạn xử lý tình nào? Bạn làm gì? Kết quả: tình trạng trở nên nào? Bạn cải thiện hành động bạn thích hợp với tình trạng cách nào? Phỏng vấn tình huống: giới thiệu bạn với vấn đề cần giải Phỏng vấn muốn kiểm tra kỹ phân tích, sáng tạo, giải vấn đề, khả suy nghĩ, khả logic, lý luận, định lượng, giao tiếp Phỏng vấn gây căng thẳng Những vấn video sử dụng Skype Bạn giữ câu trả lời ngắn người vấn ngắt lời, hỏi câu hỏi thêm “Business casual”: áo sơ mi áo len dài tay kín đáo với váy hay quần tây Hãy sử dụng tên riêng đàm thoại để giúp bạn nhớ tên người Khơng đưa card kinh doanh buổi gặp mặt xã hội Tiêu chuẩn cho quà kinh doanh Khơng cá nhân hóa Dành cho thiện chí khứ Dành cho người hoàn cảnh tương tự Không mức (quá đắt) Kỹ thuật nhấn mạnh lệ thuộc Đặt ý tưởng câu ngắn, đơn giản Tuy nhiên, cần câu phức để chuyển tải thông tin cần thiết, đặt ý tưởng mệnh đề Đặt ý tưởng hay cuối văn Dành nhiều chỗ cho ý tưởng Sử dụng lặp lại (có lý do) Sử dụng kĩ thuật liệt kê, in nghiêng, màu khác, canh lề trái, Sử dụng nhấn mạnh lệ thuộc người đọc thấy mức độ quan trọng cân nhắc ý tưởng ... lượng ý tưởng chất lượng Một cách tiếp cận khác lập đồ tư Đối với hầu hết tình giao tiếp kinh doanh, độc giả mong đợi trước nhìn thấy vấn đề (cách tiếp cận trực tiếp) : kết luận đề nghị bạn cần xuất... nguồn tập hợp lại giao diện đồ họa đơn giản Data mashup: chọn liệu loại từ nhiều nguồn Business mashup: consumer mashup + data mashup Telecom mashup: ứng dụng viễn thông tổng hợp (kết hợp. .. người nghe không hấp thụ Hạn chế kết thúc lời trích dẫn Tránh bỏ qua điểm quan trọng phải kết thúc vội vàng bạn canh khơng chuẩn thời gian Liên kết câu chuyện (hài hước) với phần phần trình bày,