Outlook Express 5 potx

Outlook Express Internet Mail và Internet News đã đợc nhập chung vào Outlook Express của Windows 98. Đây là 1 thành phần của bộ Internet Explorer 4.0 và không phức tạp nh Outlook của Office 97. Chơng trình hổ trợ các chuẩn: POP3, IMAP4, LDAP và cho phép định dạng thông điệp theo chuẩn HTML. Chú ý: * POP3 là chuẩn thông dụng nhất. Nó hoạt động theo kiểu OffLine, các thông điệp trên máy Server sẽ đợc tải hết về máy Client mỗi khi kết nối và sau khi tải xuống xong các thông điệp nầy sẽ bị xoá khỏi máy Server. * IMAP4 cho phép quản lý thông điệp theo kiểu Offline giống POP3 nhng cũng cho phép theo kiểu Online tức là các thông điệp sẽ đợc lu trữ trên máy Server chớ không phải trên máy Client. Điều nầy giúp bạn có thể truy cập hộp th riêng bằng nhiều máy tính khác nhau. * LDAP Là một chuẩn mới, cho phép lu th mục các địa chỉ Email theo dạng thức chuẩn mà các chơng trình Mail thờng dùng. A/ Các Menu: 1- Menu File: Save Attachments: Tách file gởi kèm (attachment) trong thông điệp ra thành 1 file riêng để sử dụng. Lịnh nầy chì có hiệu lực khi trong thông điệp có kèm file. Trong trờng hợp thông điệp kèm nhiều file, lịnh nầy sẽ có thêm menu con liệt kê file. Save As Stationery : Tách các xác lập về hình nền, font chử, chử ký trong thông điệp ra thành 1 file riêng. Chú ý: Các xác lập nầy theo chuẩn HTML. Folder: Có các lịnh cho cửa sổ Folder nh: Tạo mới, xoá, di chuyển, đổi tên, rút gọn Import: Nhập danh sách địa chỉ từ các chơng trình khác qua: Address Book, Messages, Mail account settings. Export: Xuất danh sách điạ chỉ qua các chơng trình khác nh Microsoft Outlook hay Microsoft Exchange. Connect: Kết nối vào mạng. Hang Up: Ngắt kết nối. Work Offline: Làm việc ngoại tuyến. Cho phép xem lại các thông tin trong bộ đệm trong khi không nối mạng. 2- Menu Edit: Copy: Sao chép nội dung đang chọn trong thông điệp vào bộ đệm. Select All: Chọn tất cả thông điệp (nếu con trỏ đang ở cửa sổ liệt kê) hay tất cả nội dung trong thông điệp (nếu con trỏ đang ở cửa sổ nội dung). Delete/Move/Copy: Các lịnh để xữ lý thông điệp trong cửa sổ liệt kê. Mark as Read/ All as Read/ as Unread: Làm dấu các thông điệp đã xem hay cha xem. Find People: Tìm ngời trong danh sách địa chỉ. Find Text: Tìm Text trong thông điệp đang mở. Find Message: Tìm thông điệp trong các folder lu trử. 3- Menu View: Current View: Chọn cho hiển thị các thông điệp cha đọc hay hiển thị tất cả thông điệp. Next: Cho hiển thị thông điệp kế tiếp (có thể là thông điệp cha đọc hay tất cả thông điệp). Columns: Chọn hiển thị các đề mục trong cửa sổ liệt kê. Thí dụ: File gởi kèm, ngời nhận, chủ đề, ngời gởi.v v Sort By: Sắp xếp thông điệp theo loại đề mục. Font: Chọn nhanh kích cở font Language: Chọn nhanh kiểu bảng mã ngôn ngữ. Toolbar/Status bar: Cho hiển thi thanh công cụ, thanh trạng thái hay không. Layout: Xác lập cho việc hiển thị trong các cửa sổ chơng trình. Đây là các xác lập mặc nhiên mỗi khi khởi động Outlook Express. * Basic: chỉ định các thành phần hiển thị. * Toolbar: Chỉ định vị trí và hình thức của Toolbar. Bạn có thể thay đổi Toolbar bằng nút Customize Toolbar. * Preview Pane: Chỉ định cho hiển thị cửa sổ nội dung để xem nhanh thông điệp. Refresh: Cập nhật lại màn hình. 4- Menu Tool: Send: Tiến hành gởi th đang chọn trong cửa sổ liệt kê. Send and Receive: Kiểm tra lại 2 hộp th InBox, OutBox và tiến hành gởi hay nhận nếu có th mới. Bạn có thể chỉ định kiểm tra từng Accounts cụ thể nếu có nhiều Accounts khác nhau qua menu con của lịnh nầy. Download All: Tải tất cả thông điệp hiện có trên máy Server về máy cá nhân. Address Book: Sổ lu trữ địa chỉ và các thông tin cần thiết về từng cá nhân và nhóm ngời. Accounts: Tạo các tài khoản kết nối mạng khác nhau cho Mail và News. Stationery: Xác lập cho Mail và News. Font Settings: Chỉ định Font mặc nhiên cho Mail và News mổi khi khởi động để soạn thảo thông điệp mới. My compose font: Dùng font chỉ định trong các thông điệp mới. This Stationery/Select: Sử dụng mẫu nền cho các thông điệp mới. Chú ý: Khi bạn chọn mục nầy, thông điệp của bạn sẽ đợc định dạng theo kiểu HTML và bạn có thể dùng FrontPage Express để sửa chữa mẩu nền bằng nút Edit của hộp thoại Select Stationery. Signature: Chèn "chử ký" vào cuối thông điệp. * Add this signature to all outgoing messages: Nếu chọn là chỉ định cho chèn vào mổi thông điệp mới một cách tự động. Text: Chèn Text. File: Chèn file. * Don't add signature to Replies and Froward: Nếu chọn là không cho chèn vào các thông điệp trả lời (Replies) hay gởi tiếp (Frowards). * Personal Business Card: Chèn các thông tin đợc xác lập trong Personal Business Card vào thông điệp. Option: Xác lập thông số chính yếu cho chơng trình. Bạn nên để mặc nhiên (đừng thay đổi nếu không cần thiết) cho các bảng trong hộp thoại nầy. Đặc biệt chú ý các mục sau: * Bảng General: Empty messages from the "Deleted Item" folder on exit: Chọn mục nầy nếu muốn xoá các thông điệp lu trử trong th mục Deleted Items mổi khi thoát chơng trình cho đở tốn đĩa. Nếu bạn muốn lu để có thể phục hồi sau nầy thì đừng chọn. When Starting, go directly to my "Inbox" folder: Khi chọn là chỉ định chơng trình tiến hành tải các thông điệp nếu có trên máy Server mổi khi kết nối. Bạn không nên chọn nếu bạn có nhiều tài khoản khác nhau để đở mất thời gian rà tìm toàn bộ tài khoản khi khởi động chơng trình nầy. * Bảng Send: Mail/News sending format: Chọn kiểu định dạng cho Mail và News là Text thuần tuý hay theo chuẩn HTML Save copy of sent messages in the "Sent Items" folder: Tự động lu bản sao của các thông điệp đã đợc gởi đi trong th mục Sent Items. Bạn nên chọn mục nầy để có thể tham khảo, sửa chữa hay gởi tiếp sau nầy. * Bảng Read: Font settings: Chỉ định font mặc nhiên dùng để đọc mọi thông điệp. Chú ý: Khi bạn chọn Diển đàn công cộng (News), menu Tool sẽ thay đổi lịnh cho tơng ứng nh sau: Download: Tải các thông điệp trong diển đàn về máy cá nhân. Mark for Retrieval: Đánh dấu các thông điệp đã đợc sao chép về máy cá nhân. Newgroup: Mở hộp thoại liệt kê các diển đàn trong mạng. Unsubscribe from this newsgroup: Ngừng kết nối với diển đàn đang chọn. Newsgroup Filter: Lọc, lựa giửa các diển đàn. 5- Menu Composer: Menu nầy gồm các lịnh dùng soạn thảo thông điệp. New Message: Mở cửa sổ soạn thảo thông điệp mới theo dạng Text. New Message using: Giống nh trên nhng có kèm mẫu nền theo dạng thức HTML. Reply to Author: Hồi âm cho tác giả thông điệp. Reply to All: Hồi âm và gởi đến tất cả ngời có tham gia vào thông điệp. Forward: Gởi tiếp thông điệp đang chọn cho ngời khác Forward as Attachment: Gởi tiếp thông điệp đang chọn dới dạng là 1 file gởi kèm theo thông điệp mới. Chú ý: Khi chọn Diển đàn công cộng, menu Composer sẽ thay đổi lịnh cho tơng ứng. Sẽ có 2 lịnh mới là: Reply to Newsgroup: Hồi âm thông điệp đang chọn nhng chỉ gởi lên diển đàn. Reply to Newsgroup and Author: Hồi âm và đồng gởi cho tác gỉa cùng với diển đàn. B/ Sử dụng: 1- Tạo tài khoản kết nối: Để sử dụng Mail và News, đầu tiên chúng ta phải tạo tài khoản kết nối (Account) với máy Server. Khi bạn khởi động chơng trình lần đầu tiên, bạn sẽ đợc yêu cầu tạo tài khoản cho Mail và News giống nh Internet Mail , Internet News cuả Windows 95, 97. Sau đó, mổi khi cần sửa chữa hay tạo tài khoản mới. Các bạn dùng lịnh Account trong Menu Tool hay nút lịnh trong Toolbar. Add: Tạo tài khoản mới Remove: Xoá tài khoản đang chọn. Properties: Mở hộp thoại đặc tính tài khoản đang chọn để sửa chữa. Set Order: Chỉ định thứ tự u tiên, chỉ dùng cho dịch vụ th mục (Directory service). a. Tạo tài khoản mới: Chúng tôi dùng mạng Andi để minh hoạ Khi bạn bấm nút Add, sẽ có menu con cho bạn chọn Mail, New, Directory Service. Trong thí dụ nầy ta chọn Mail (nếu chọn News, ta cũng khai báo tơng tự). Bạn sẽ lần lợt đợc hớng dẫn qua các bớc sau: Your Name: Khai báo tên họ đầy đủ. Đây là tên chính thức sẽ đợc gởi kèm theo tất cả thông điệp. Thí dụ: Le Hoan Internet E-Mail Address: Địa chỉ theo chuẩn Internet. Bạn cần liên hệ với Ban quản trị mạng của bạn để biết điạ chỉ nầy. Thờng phần trớc dấu @ là tên đăng ký vào mạng của bạn, phần sau chính là tên cuả mạng bạn đã đăng ký. Thí dụ: lehoan@andi-server.andi.com.vn E-Mail Server Names: Tên mạng làm dịch vụ E-Mail mà bạn đã đăng ký. Đây là phần sau dấu @ trong địa chỉ E-Mail của bạn. Thí dụ: andi-server.andi.com.vn Chú ý: Bạn có thể khai báo điạ chỉ IP của máy Server thay cho tên. Thí dụ: Đối với mạng Vinet, bạn khai báo là 203.160.0.206 thay vì khai tên mạng là vinethcm.com.vn Internet Mail Logon: Khai báo tên đăng ký tài khoản Mail, News và mật khẩu để kết nối với hộp th và Diển đàn công cộng. Chú ý: Tên nầy có thể khác với tên đăng nhập mạng. Thí dụ: Trong mạng Andi. Bạn đăng nhập mạng với tên guest và mật khẩu andi, nhng bạn lại truy cập hộp th Mail và Diển đàn News với tên và mật khẩu riêng đợc cấp khi đăng ký hộp th trên Andi-Net. Friendly Name: Chọn tên cho biểu tợng tài khoản nầy để có thể phân biệt với các tài khoản khác. Chú ý: Bạn nên đặt tên cho tài khoản Mail khác với tài khoản News dù cho cùng 1 mạng. Khi tạo tài khoản News, bạn cũng khai báo qua các bớc tơng tự nh Mail ở trên. b. Thay đổi đặc tính tài khoản: Bấm Properties để mở hộp thoại đặc tính tài khoản. Bạn có thể thêm, bớt, thay đổi từng mục thông tin. Các thông tin về tài khoản giống nh phần tạo mới. Riêng bảng Connection dùng để chọn phơng tiện kết nối: Conect using my local area network: Nối đến mạng nội bộ qua card mạng. Nên chọn mục nầy Connect using my phone line: Nối mạng qua đờng điện thoại. Khi chọn mục nầy mổi lần khởi động, chơng trình sẽ tự goị Dialup Network và tiến hành kết nối vào mạng chỉ định trong mục Modem. Connect using Internet Explorer's or a 3rd party dialer: Nối mạng qua Internet Explorer hay các phần mềm của hảng khác. Modem: Dùng chỉ định biểu tợng kết nối trong Dialup Network cho tài khoản nầy hay tạo một biểu t- ơng kết nối mới. 2- Truy cập hộp th: Mổi lần muốn truy cập hộp th, bạn chọn lịnh Send and Receive trong menu Tool hay nút lịnh cùng tên trên thanh Toolbar. Nếu có nhiều Tài khoản cho nhiều mạng, bạn nên chọn lịnh và chỉ định tài khoản để chơng trình khỏi rà soát toàn bộ các tài khoản. 3- Truy cập Diển đàn công cộng: Khi bạn truy cập diển đàn lần đầu tiên bằng cách bấm vào biều tợng diển đàn trong cửa sổ folder bên trái. Chơng trình sẽ tìm tất cả các diển đàn hiện có trong mạng, liệt kê ra để bạn đăng ký gia nhập. Bạn có thể bấm kép vào tên diển đàn hay chọn tên rồi bấm nút Subscribe để đăng ký. Chỉ những diển đàn có đăng ký mới hiền thị trong cửa sổ folder. Unsubscribe: Gở bỏ đăng ký để ngừng truy cập diển đàn. Reset list: Rà lại danh sách diển đàn để cập nhật theo máy Server. Sau khi đăng ký, bạn sẽ thấy chúng trong cửa sổ folder. Bạn chú ý con số bên cạnh tên diển đàn nhằm báo cho bạn biết có bao nhiêu tin cha đọc. 4- Đọc thông điệp (Mail và News): Bạn chọn thông điệp cần xem, nội dung sẽ hiển thị trong cửa sổ bên dới. Nếu muốn mở thông điệp trong 1 cửa sổ mới, bấm kép vào thông điệp. Chú ý: Mail sẽ đợc tải toàn bộ về máy bạn mổi khi truy cập vào hộp th dù bạn đọc hay không đọc. Chúng không đợc lu trên đĩa cứng máy chủ vì đa số Mail Server hiện nay theo chuẩn POP3. News sẽ đợc lu trên máy chủ và chỉ tải về máy cá nhân khi bạn ra lịnh. News đã đọc và cha đọc sẽ hiển thị khác nhau để bạn dể phân biệt. 5- Soạn thảo Mail: Bạn chọn lịnh New Message trong menu Composer hay nút lịnh Composer Message trong thanh Toolbar To: Điạ chỉ Email của ngời nhận. Cc (Carbon copy): Điạ chỉ đồng gởi, bạn có thể nhập nhiều điạ chỉ phân cách nhau bằng dấu " ; ". Địa chỉ đồng gởi nầy sẽ đợc liệt kê cho mọi ngời cùng biết và khi có ngời chọn Reply to All thì hồi âm sẽ đợc gởi cho tất cả. Bcc (blind carbon copy): Địa chỉ đồng gởi bí mật, Bạn cũng có thể nhập nhiều địa chỉ. Các địa chỉ nầy đợc giử bí mật với mọi ngời ngoại trừ tác gỉa. Chú ý: Nếu bạn có sổ địa chỉ, bạn có thể dùng lịnh Select Recipients trong menu Tool để chèn dử liệu vào các ô điạ chỉ. Subject: Chủ đề của th. Bạn nên chọn 1 chủ đề ngắn, súc tích và tránh đành tiếng Việt để ngừa trờng hợp ngời đọc không có font tơng ứng. Trong khi soạn thảo, bạn có thể chỉ định Font chử, màu chử, canh lề, định dạng hay chọn mẫu nền theo dạng HTML. Bạn có thể dùng các lịnh trong menu Insert để chèn: File Attachment: Gởi file bất kỳ đính kèm theo th. File nầy độc lập không nằm trong nội dung th nhng là 1 thành phần của th và hiển thị bằng 1 biểu tợng kèm theo th. Biểu tợng ghi rỏ tên file và kích thờc. Ngời nhận có thể chọn biểu tợng File đính kèm vá chọn lịnh Save As để tách rời file khỏi th gốc. Text From File: Chèn nội dung file Text hay HTML vào th. Các lịnh chỉ hiệu lực trong dạng HTML là Horizontal Line: Chèn đờng gạch ngang. Picture: Chèn hình ảnh. Chú ý: Menu Format chỉ hiệu lực trong dạng HTML a. Gởi th: Trong cửa sổ soạn thảo th, bạn chọn lịnh trong menu File: Send Message Using: Chỉ định máy Server để gởi. Send Later Using: Nếu bạn không muốn gởi liền, bạn chọn lịnh nầy để bỏ th vào folder OutBox chờ gởi sau. Bạn cũng chỉ định mạng để gởi th nầy. Nếu muốn gởi nhanh th đang soạn, bạn bấn nút Send trong thanh Toolbar. b. Trả lời th: Để trả lời th, bạn chọn th rồi chọn lịnh trả lời th trong menu Composer. Trong cửa sổ soạn th trả lời bạn thao tác giống nh hớng dẫn trong phần Gởi th. Chú ý: Khi bạn trả lời th, các địa chỉ cần thiết sẽ tự động điền nhng bạn cần kiểm tra lại vì có thể d hay thiếu. Mặc định là th trả lời sẽ kèm theo nội dung th gốc. Bạn có thể xoá bỏ nếu muốn hạn chế dung l- ợng th trả lời. 6- Soạn thông điệp News: Bạn chọn tên diển đàn rồi bấm nút Composer trong thanh Toolbar. Cửa sổ soạn thảo thông điệp để gởi lên diển đàn hơi khác với khi soạn th. Newsgroups: Địa chỉ diển đàn. Cc: Điạ chỉ đồng gởi. Bạn có thể nhập nhiều địa chỉ cách nhau bằng dấu " ; ". Subject: Chủ đề của thông điệp nầy. [...]... th) Cuối cùng bấm nút Submit để chấm dứt phần khai báo trong Yahoo 4/ Chạy chơng trình Outlook Express, tạo account mới cho Yahoo và khai báo Server Mail là: Incoming Mail (POP3) Server: pop.mail.yahoo.com Outgoing Mail (SMTP) Server: smtp.mail.yahoo.com Outlook Express 5. 0 với tiếng Việt Cũng tơng tự nh IE5, Outlook Express cũng có vài trục trặc trong việc soạn và đọc th tiếng Việt Có 1 số bảng mã tiếng... Dùng Outlook Express liên kết với Yahoo Mail Để quản lý th trong YahooMail bằng Outlook Express các bạn làm nh sau: 1/ Dùng trình Browse để truy cập vào hộp th của mình trong Yahoo, trong frame bên phải chọn mục "Option" 2/ Trong trang Option chọn mục "POP Access & Forwarding" 3/ Trong trang Mail Delivery Status * ở Step 1 bạn chọn Web and POP Access (cho phép dùng các chơng trình POP nh Eudora, Outlook, ... bạn trùng với tên đã có nên phải đăng ký lại Vài thủ thuật với Outlook Express Gởi th * Bạn không nên soạn thảo th trong khi đang trực tuyến Hãy soạn lúc đang rảnh khi không kết nối rồi chỉ định cho lu lại gởi sau (khi bạn kết nối lại), bằng cách chọn File/Send Later using trong cửa sổ soạn th mới Chú ý: Để xác lập mặc nhiên cho Outlook Express là gởi th sau, bạn chọn Tools/Options Trong bảng Send,... Remove Sắp xếp th tín Nếu bạn có quá nhiều th về nhiều chủ đề, bạn cũng nên sắp xếp, phân loại chúng cho dể truy lục hay xóa bỏ Bạn nên tạo các Folder phân loại để chứa th khi tải xuống Thí dụ: * Mở Outlook Express, bấm phím phải Mouse vào biểu tợng Inbox rồi chọn New Folder Đặt tên cho Folder mới rồi nhấn OK * Để xác lập nguyên tắc phân loại th, chọn Tools/Inbox Assistant rồi nhấn Add * Trong bảng Properties,... chọn font có tên khác (nhng cùng một bảng mã), td: vni time, vni helve Nếu không có font nào thích hợp thì bạn nên gõ tiếng việt trong 1 trình soạn thảo nào đó nh Word, Write, Notepad rồi cắt dán vào Outlook Express . pop.mail.yahoo.com Outgoing Mail (SMTP) Server: smtp.mail.yahoo.com Outlook Express 5. 0 với tiếng Việt Cũng tơng tự nh IE5, Outlook Express cũng có vài trục trặc trong việc soạn. rồi nhấn Browse để tìm Folder. Dùng Outlook Express liên kết với Yahoo Mail Để quản lý th trong YahooMail bằng Outlook Express các bạn làm nh sau: 1/ Dùng