CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ
Khái niệm, cơ sở và phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ
2 Cơ sở và cách phân loại danh mục hồ sơ
2.1 Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ
2.2 Các loại danh mục hồ sơ
2.3 Căn cứ lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ
3 Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ
Thành phần và cấu trúc của danh mục hồ sơ
1 Cấu trúc của danh mục hồ sơ
2 Các thành phần của danh mục hồ sơ
Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ
1 Xây dựng khung đề mục
2 Xác định những hồ sơ cần lập, Đơn vị/người lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ
3 Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
4 Đánh số, kí hiệu các đề mục và hồ sơ
CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VIỆC XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA
Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La
II Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
1 Nhiệm vụ, thẩm quyền của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La
2 Hoạt động của Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân
III Hệ thống tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La
1 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân phường Xuân La
2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc
2.1 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường:
2.2 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
2.3 Các ủy viên Ủy ban
2.4 Các cán bộ chuyên môn
IV Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Xuân La
2 Quản lý và giải quyết văn bản đi
2.1 Kiểm tra về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
2.3.Ghi số, ngày, tháng, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác
2.3.2 Đóng dấu văn bản đi
2.4 Đăng ký văn bản đi
1.5 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: 2.6 Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu văn bản
3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
3.1 Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
3.2 Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
3.2.1 Phân loại, bóc bì văn bản đến
3.2.2 Đóng dấu đến, ghi ngày đến, ngày tháng đến
3.3 Đăng kí văn bản đến
3.6 Chuyển giao văn bản đến
3.7 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Chương III Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân la
I Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La
II Cách sử dụng danh mục hồ sơ
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG
I Khái niệm, cơ sở và phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ
Lê Nin nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thu thập và tổ chức tài liệu một cách hệ thống, cho dù là những thông tin cũ hay mới Điều này giúp cho việc tìm kiếm các tài liệu cần thiết trở nên dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết (Lê Nin toàn tập, tập 36, trang 570, bản trung văn, Nhà xuất bản nhân dân, 1956).
Theo Lê Nin, lập hồ sơ là một công việc quan trọng trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức Công tác này mang tính chất khoa học và cần tuân thủ nguyên tắc cơ bản là đảm bảo mối liên hệ hữu cơ giữa việc lập tài liệu và sự hình thành khách quan của các văn kiện.
Để hồ sơ được thống kê một cách khoa học và thuận tiện cho việc tra cứu và nghiên cứu, cần lập hồ sơ tổng quan toàn diện, giúp lãnh đạo nắm rõ mọi hoạt động của cơ quan Sau khi hồ sơ được lưu trữ, việc phân loại và tra cứu sẽ gặp khó khăn nếu không áp dụng phương pháp thống kê khoa học.
Danh mục hồ sơ là tài liệu tổng hợp có hệ thống các hồ sơ dự kiến được lập trong năm của một cơ quan hoặc đơn vị Nó bao gồm các ký hiệu và thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, được xây dựng theo quy định đã được ban hành Điều 25 trong bản điều lệ của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ năm quy định rõ về việc này.
Năm 1969, đã nhấn mạnh rằng hồ sơ lưu trữ quốc gia là tài sản lịch sử quý giá của nhà nước Do đó, cần tổ chức quản lý thống nhất và tập trung bảo quản hồ sơ này như những tài sản quý báu khác.
Hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức phản ánh toàn diện các hoạt động của đơn vị, do đó được xem là tài liệu quý báu cần quản lý thống nhất Để quản lý khoa học và hiệu quả, việc thống kê hồ sơ theo phương pháp khoa học là cần thiết, bao gồm việc lập bản Danh mục hồ sơ nhằm ghi nhận và tổ chức thông tin một cách có hệ thống.
Theo Nguyễn Xuân Nung- bàn về công tác lập danh mục hồ sơ//VTLT- 1970-N1-tr 12-15:
Công tác lập danh mục hồ sơ là một bước quan trọng trong bộ môn văn thư, đóng vai trò then chốt trong việc chuẩn bị cho quá trình lập hồ sơ Đây là công việc cần thiết để lên kế hoạch cho việc tổ chức hồ sơ của cơ quan trong năm tới, đảm bảo tính hệ thống và hiệu quả trong quản lý tài liệu.
Danh mục hồ sơ là kế hoạch chi tiết liệt kê các loại hồ sơ cần thiết mà một cơ quan hoặc tổ chức phải lập trong năm Mục đích của danh mục này là hướng dẫn cán bộ thực hiện công tác quản lý văn bản và hồ sơ một cách chính xác và đầy đủ.
Theo Võ Chiến Thắng – Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ//VTLT-1970-N1-tr25-26:
Lập danh mục hồ sơ hàng năm là điều kiện thiết yếu để nắm rõ tình hình và kế hoạch công tác của cơ quan, giúp quản lý công văn giấy tờ một cách chặt chẽ và làm cơ sở cho việc lập hồ sơ nộp lưu hoàn chỉnh.
Khi nói về tác dụng của lập danh mục hồ sơ thì Nguyễn Xuân Nung Có viết rằng :
Lập danh mục hồ sơ là bước quan trọng giúp cán bộ quản lý công văn giấy tờ thực hiện công việc một cách hiệu quả và chủ động Việc này không chỉ giảm thiểu tình trạng trùng lặp hồ sơ mà còn nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, đảm bảo tính hệ thống và dễ dàng tra cứu.
- Lập danh mục hồ sơ giúp cán bộ văn thư lưu trữ nắm được các loại hồ sơ cần lập trong năm của cơ quan, đơn vị
Lập danh mục hồ sơ là một công cụ quan trọng giúp cán bộ lãnh đạo theo dõi công việc và các loại hồ sơ của từng cán bộ, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho việc nghiên cứu và giải quyết các nhiệm vụ hàng ngày.
- Danh mục hồ sơ là căn cứ để hướng dẫn và kiểm tra việc lập hồ sơ từ đầu năm tới cuối năm
Võ Chiến Thắng đã đề xuất một mẫu danh mục hồ sơ, từ đó chúng ta có thể xây dựng và hoàn thiện danh mục hồ sơ hiện tại.
Số kí hiệu đơn vị tổ chức
Dự kiến thời hạn bảo quản
Họ và tên và người lập
- Theo tập bài giảng xây dựng danh mục hồ sơ của trường Đại học Nội
Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm của một cơ quan hoặc đơn vị Bảng kê này bao gồm ký hiệu và thời hạn bảo quản của từng hồ sơ, được xây dựng theo chế độ đã quy định.
2 Cơ sở và cách phân loại danh mục hồ sơ
2.1 Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan cần căn cứ vào:
- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan công ty
Trong quá trình hoạt động của cơ quan và đơn vị, đã hình thành nhiều loại tài liệu quan trọng Những tài liệu này bao gồm danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan Việc quản lý và lưu trữ đúng cách các tài liệu này là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc.
- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch, thời gian
- Kinh nghiệm làm việc của từng cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nói chung và của cán bộ lập danh mục hồ sơ nói riêng
Hệ thống tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La
2 Hoạt động của Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân
III Hệ thống tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La
1 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân phường Xuân La
2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc
2.1 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường:
2.2 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
2.3 Các ủy viên Ủy ban
2.4 Các cán bộ chuyên môn
Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Xuân La
2 Quản lý và giải quyết văn bản đi
2.1 Kiểm tra về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
2.3.Ghi số, ngày, tháng, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác
2.3.2 Đóng dấu văn bản đi
2.4 Đăng ký văn bản đi
1.5 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: 2.6 Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu văn bản
3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
3.1 Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
3.2 Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
3.2.1 Phân loại, bóc bì văn bản đến
3.2.2 Đóng dấu đến, ghi ngày đến, ngày tháng đến
3.3 Đăng kí văn bản đến
3.6 Chuyển giao văn bản đến
3.7 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
