XÂY DỰNG DANH mục hồ sơ của HĐND và UBND PHƢỜNG XUÂN LA năm 2013

BỘ NỘI VỤ Trƣờng Đại Học Nội Vụ Hà Nội ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƢỜNG XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CỦA HĐND VÀ UBND PHƢỜNG XUÂN LA NĂM 2013 Chủ nhiệm đề tài : Trần Thị Thanh Xuân Hà Nội, 8/2012 BỘ NỘI VỤ Trƣờng Đại Học Nội Vụ Hà Nội ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƢỜNG XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CỦA HĐND VÀ UBND PHƢỜNG XUÂN LA NĂM 2013 Ngƣời hƣớng dẫn : TS GVC Chu Thị Hậu Chủ nhiệm đề tài : Trần Thị Thanh Xuân Thành viên tham gia : Khuất Thị Huệ Lớp : Hành Văn thƣ K4 Hà Nội, 8/2012 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu đề tài Mục tiêu phạm vi nghiên cứu: Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Phương pháp nghiên cứu: Bố cục đề tài B.NỘI DUNG CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA I Khái niệm, sở phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ Khái Niệm Cơ sở cách phân loại danh mục hồ sơ 2.1 Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ 2.2 Các loại danh mục hồ sơ : 2.3 Căn lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ II Thành phần cấu trúc danh mục hồ sơ Cấu trúc danh mục hồ sơ Các thành phần danh mục hồ sơ 11 III Nội dung việc lập danh mục hồ sơ 12 Xây dựng khung đề mục 12 Xác định hồ sơ cần lập, Đơn vị/người lập dự kiến tiêu đề hồ sơ 13 Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ 14 Đánh số, kí hiệu đề mục hồ sơ 14 CHƢƠNG II CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VIỆC XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA 15 I Lịch sử hình thành phát triển Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La 15 Vị trí pháp lý Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La 15 Lịch sử hình thành phát triển Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La 15 II Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La 17 Nhiệm vụ, thẩm quyền Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La 17 Hoạt động Hội đông nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La 18 III Hệ thống tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La 19 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân phường Xuân La 19 1.1 Về số lượng: 19 1.2 Về chất lượng: 20 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc 20 2.1 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường 20 2.2 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường 21 2.3 Các ủy viên Ủy ban 22 2.4 Các cán chuyên môn 22 2.5 Các phận khác 24 2.6 Các Ban chuyên môn 25 IV Thực trạng công tác văn thư UBND phường Xuân La 26 Soạn thảo văn 27 Quản lý giải văn 28 2.1 Kiểm tra thể thức kĩ thuật trình bày văn 28 2.2 Trình kí văn 28 2.3.Ghi số, ngày, tháng, đóng dấu quan loại dấu khác 28 2.3.1 Ghi số, ngày, tháng 28 2.3.2 Đóng dấu văn 29 2.4 Đăng ký văn 29 2.5 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 29 2.6 Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu văn 31 Tổ chức quản lý giải văn đến 31 3.1 Tiếp nhận kiểm tra văn đến 31 3.2 Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến 32 3.2.1 Phân loại, bóc bì văn đến 32 3.2.2 Đóng dấu đến, ghi ngày đến, ngày tháng đến 32 3.3 Đăng kí văn đến 33 3.4 Trình văn đến 33 3.5 Sao văn đến 34 3.6 Chuyển giao văn đến 34 3.7 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 34 4.Nhận xét 35 CHƢƠNG III DANH MỤC HỒ SƠ CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA 36 I Danh mục hồ sơ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La 36 II Cách sử dụng danh mục hồ sơ 48 C KẾT LUẬN 49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 51 PHỤ LỤC 53 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND Hội Đồng Nhân Dân UBND Ủy Ban Nhân Dân DMHS Danh mục hồ sơ A MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nhà nước, hiểu theo nghĩa pháp luật, tổ chức xã hội đặc biệt quyền lực trị giai cấp thống trị thành lập nhằm thực quyền lực trị Gắn với nhà nước hoạt động quản lý, song song tồn phát triển tồn vong với nhà nước Để nhà nước thực vai trị phục vụ lợi ích giai cấp cầm quyền nhà nước phải có cấu tổ chưc máy hợp lý từ trung ương đến địa phương, quản lý nhà nước phải quản lý từ cấp nhỏ cấp lớn Hiện nhà nước ta có máy quản lý từ cấp xã (phường), cấp huyện (thành phố), cấp tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương), đến cấp Trung ương Chủ tịch Hồ Chí Minh nói “cấp xã cấp gần gũi nhân dân nhất, tảng hành Cấp xã làm việc việc xong xi” trích thư gửi Ủy Ban Nhân Dân tỉnh huyện ba tỉnh Bắc Ninh, Bắc Giang, Lạng Sơn Ngày 09 tháng 02 năm 1948 Như thấy quyền cấp xã cấp quan hệ gần nhất, trực tiếp với nhân dân, nơi giải yêu cầu đáng nhân dân, tạo điều kiện cho cơng dân thực quyền nghĩa vụ mình, đồng thời nơi thực đường lối, chủ trương pháp luật đảng nhà nước thơng qua nhà nước thực vai trị phục vụ lợi ích giai cấp cầm quyền (giai cấp vô sản – đại đa số tầng lớp nhân dân nước) Văn giấy tờ phương tiện quan trọng hoạt động quản lý, khơng nói sng bắt người ta thực mệnh lệnh cách tuyệt đối quản lý nhà nước Văn giấy tờ phương tiện để quan hành nhà nước thực chức nhiệm vụ quyền hạn mình, nguồn tài ngun quý báu dân tộc, nguồn sử liệu quý báu cho hệ sau, để ủy ban nhân dân ( UBND ) cấp xã (phường ) thực tốt vai trị vị trí nên trọng vào công tác quản lý văn cơng văn giấy tờ, hay nói chung cơng tác văn thư lưu trữ cấp xã (phường) Nói đến cơng tác văn thư nói đến cơng việc liên quan đến văn giấy tờ, có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quan, tổ chức Nếu thiếu nội dung cơng tác văn thư chưa thể nói hồn thiện điều làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác quan Trong số nội dung công tác văn thư nói cơng việc lập hồ sơ tương đối quan trọng Bởi văn giấy tờ hình thành nhiều trình hoạt động quan, việc tổ chức khoa học tài liệu cần thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu cá nhân, đơn vị cho công tác lưu trữ quan Để tổ chức khoa học tài liệu việc lập danh mục hồ sơ (DMHS) cho khối tài liệu quan trọng Có thể nói lập (DMHS) cơng việc để tiền hành lập hồ sơ chất lượng hồ sơ phụ thuộc vào chất lượng (DMHS) lập Lập danh mục hồ sơ cơng việc khó thực đồng thời lại có tác dụng lớn hoạt động quan như: - Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ quan chủ động, hợp lý, xác có chất lượng - Giúp cán lãnh đạo nắm tồn cơng việc, quan, đơn vị công việc cán nhân viên - Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan việc lập hồ sơ - Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Tuy nhiên, thực tế quan, đơn vị cấp xã, cán chun mơn chưa nhìn nhận cách đắn vai trị (DMHS), hầu hết quan, đơn vị không tiến hành lập (DMHS) có lập mang tính chất đối phó Bởi mà chất lượng (DMHS) khơng đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn mà (DMHS) cần có UBND phường Xuân La nơi có vị trí quan trọng cấu UBND quận Tây Hồ, nhiên số quan cấp xã khác vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ chưa thực quan tâm ý, chưa có tìm hiểu hay nghiên cứu vấn đề quan, thực tế để giúp quan có nhìn tồn diện hơn, tổng quan công tác văn thư lưu trữ toàn hoạt động quan Do chúng tơi chọn đề tài : Xây dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La năm 2013 Đối tƣợng nghiên cứu đề tài - Văn bản, tài liệu hình thành hoạt động UBND phường Xuân La Mục tiêu phạm vi nghiên cứu: * Mục tiêu đề tài là: - Xây dựng Danh mục hồ sơ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La * Phạm vi nghiên cứu đề tài là: - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La - Văn bản, tài liệu hình thành hoạt động UBND phường Xuân La Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Nghiên cứu công tác lập DMHS đề cập đến nhiều sách giáo trình, sách hướng dẫn nghiệp vụ viết đăng tạp chí Văn thư lưu trữ, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận sinh viên Tuy nhiên để vấn đề nghiên cứu thành đề tài khoa học chưa có, nghiên cứu cụ thể quan cấp xã lại chưa Vậy nên đề tài mà nghiên cứu hoàn toàn Phƣơng pháp nghiên cứu: Để hồn thành đề tài khoa học này, chúng tơi sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp biện chứng chủ nghĩa Mác – Lênin: Chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử; - Phương pháp luận lưu trữ học: bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp mà chúng tơi vận dụng suốt trình thực đề tài Dựa thông tin thu được, tiến hành phân tích tổng hợp, từ đưa nhận xét, đánh giá cách cụ thể, khoa học; - Phương pháp điều tra khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo cán phụ trách công tác lưu trữ UBND Với phương pháp này, số liệu, nhận xét đưa đề tài có tính thực tiễn tính khách quan Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, nội dung đề tài chia làm chương: Chƣơng I: Cơ sở lí luận xây dựng danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La I Khái niệm, sở phƣơng pháp xây dựng Danh mục hồ sơ Khái Niệm Cơ sở cách phân loại danh mục hồ sơ 2.1 Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ 2.2 Các loại danh mục hồ sơ 2.3 Căn lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ II Thành phần cấu trúc danh mục hồ sơ Cấu trúc danh mục hồ sơ Các thành phần danh mục hồ sơ III Nội dung việc lập danh mục hồ sơ Xây dựng khung đề mục Xác định hồ sơ cần lập, Đơn vị/người lập dự kiến tiêu đề hồ sơ Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Đánh số, kí hiệu đề mục hồ sơ Chƣơng II Cơ sở thực tiễn việc xây dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La I, Lịch sử hình thành phát triển Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La Vị trí pháp lý Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La Lịch sử hình thành phát triển Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La II Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La Nhiệm vụ, thẩm quyền Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La Hoạt động Hội đông nhân dân Ủy ban nhân dân phường Xuân La III Hệ thống tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân phường Xuân La 1.1 Về số lượng 1.2 Về chất lượng Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc 2.1 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường: 2.2 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường 2.3 Các ủy viên Ủy ban 2.4 Các cán chuyên môn 2.5 Các phận khác 2.6 Các Ban chuyên môn năm 2013 ban quân phường Xuân La Minh 31 03-QS Hồ sơ huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ năm 2013 ban quan phường Xuân La Vĩnh viễn Lê Công Minh 32 04-QS Hồ sơ tuyển quân đợt năm 2013 ban quân phường Xuân La Vĩnh viễn Lê Công Minh 33 05-QS Hồ sơ quản lý lực lượng quân dự bị động viên năm 2013 ban quân Phường Xuân La Vĩnh viễn Lê Công Minh 34 06-QS Hồ sơ diễn tập sẵn sàng chiến đấu ban quân phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Lê Công Minh 35 07-QS Hồ sơ quản lý vũ khí quân dụng ban quân phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Lê Công Minh 36 08-QS 37 09-QS 38 10-QS 39 11-QS 40 12-QS 41 13-QS Vĩnh viễn Nguyễn Thị Như Hà 20 năm Nguyễn Thị Như Hà III Tài - kế tốn 42 01-TCKT Hồ sơ thu chi ngân sách UBND phường Xuân La năm 2013 43 02-TCKT Tập báo cáo toán thu, chi ngân sách tháng đầu năm nhiệm vụ công tác thu chi tháng cuối năm 2013 UBND phường Xuân La 39 44 03-TCKT Tập báo cáo toán thu chi tháng cuối năm 2013 UBND phường Xuân La 20 năm Nguyễn Thị Như Hà 45 04-TCKT Tập báo cáo mua sắm tài sản cố định UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh Viễn Nguyễn Thị Như Hà 46 05-TCKT Tập báo cáo kiểm kê tài sản UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Thị Như Hà 47 06-TCKT Tập báo cáo sử dụng nguồn vốn đầu tư dự án UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Thị Như Hà 48 07-TCKT Tập lưu chứng từ thu, chi ngân sách UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Thị Như Hà 49 08-TCKT Tập lưu sổ sách kế toán UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Thị Như Hà 50 10-TCKT 51 11-TCKT 52 12-TCKT 53 13-TCKT 54 14-TCKT IV Địa Chính xây dựng 55 01-ĐC Hồ sơ quản lý đất đai UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Phạm Minh Thu 56 02-ĐC Hồ sơ sử dụng đất UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Phạm Minh Thu 40 57 03-ĐC Hồ sơ đăng kí chuyển nhượng, chuyển đổi đất thổ cư UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Đào Tiến Dũng 58 04-ĐC Hồ sơ mua, bán, cho tặng đất thổ cư UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Đào Tiến Dũng 59 05-ĐC Hồ sơ việc giải tranh chấp đất đai UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Đào Tiến Dũng 60 06-ĐC Hồ sơ UBND phường Xuân La giải tỏa hàng lang an tồn giao thơng năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 61 07-ĐC Hồ sơ cấp phép xây dựng nhà riêng lẻ UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hồng Thế 62 08-ĐC Hồ sơ cơng trình xây dựng UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 63 09-ĐC Hồ sơ Báo cáo biến động đất đai UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Phạm Minh Thu 64 10-ĐC Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho hộ gia đình năm 2013 Vĩnh viễn Đào Tiến Dũng 65 11-ĐC 66 12-ĐC 67 13-ĐC 68 14-ĐC 69 15-ĐC 41 V.Tư pháp –Hộ Tịch 70 01-TP Hồ sơ tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hoàng Quân 71 02-TP Hồ sơ trợ giúp pháp lý cho đối tượng sách xã hội UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hoàng Quân 72 03-TP Hồ sơ đăng ký kết hôn UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Phương Văn Sơn 73 04-TP Hồ sơ đăng kí khai sinh UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hồng Qn 74 05-TP Hồ sơ đăng kí khai tử UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hoàng Quân 75 06-TP Hồ sơ giải tranh chấp dân UBND Phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Phương Văn Sơn 76 07-TP Hồ sơ cấp giấy xác nhận tình trạng nhân UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hoàng Quân 77 08-TP Tập lưu chứng thực từ UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Hồng Qn 78 09-TP Hồ sơ cơng tác thi hành án dân UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Phương Văn Sơn 79 10-TP Hồ sơ giải đơn thư dân nguyện năm 2013 Vĩnh Viễn Nguyễn Tiến Đạt 42 80 11-TP 81 12-TP 82 13-TP 83 14-TP VI Văn Hoá Xã Hội a Văn hố Thơng Tin 84 01-VHTT Hồ sơ cơng tác kiểm tra hoạt động dịch vụ văn hóa quảng cáo UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Hà Tiến Mạnh 85 02-VHTT Tập kế hoạch công tác thông tin truyền thông UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Hà Tiến Mạnh 86 03-VHTT Hồ sơ cơng nhận di tích lịch sử danh thắng UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Hà Tiến Mạnh 87 04-VHTT Hồ sơ UBND phường Xuân La phòng chống dịch bệnh năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Thu Hằng 88 05-VHTT Hồ sơ tiêm chủng năm 2013 Vĩnh viễn Trần Thị Minh Lý 89 06-VHTT Vĩnh viễn Nguyễn Thị Dư 90 07-VHTT Hồ sơ UBND phường Xn La cơng tác kế hoạch hóa gia đình năm 2013 Hồ sơ hoạt động hội khuyến học năm 2013 Vĩnh viễn 91 08-VHTT Hồ sơ hoạt động hội chữ thập đỏ phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Hoàng Minh Luật Nguyễn Văn Phúc 92 09-VHTT Hồ sơ hội nghị triển khai công tác dân số kế hoạch hố gia đình năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Thị Dư 43 93 10-VHTT 94 11-VHTT 95 12-VHTT 96 13-VHTT 97 14-VHTT 98 15-VHTT Hồ sơ hội nghị triển khai cơng tác phịng chống dịch cúm gia cầm năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Thu Hằng b Thương Binh Xã Hội 99 01-TBXH Hồ sơ giải việc làm UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Ngô Thị Hồ 100 02-TBXH Hồ sơ giải chế độ sách cho đối tượng người có cơng với cách mạng, người hưởng sách xã hội UBND phường Xn La năm 2013 Vĩnh viễn Ngơ Thị Hồ 101 03-TBXH Hồ sơ công tác bảo trợ xã hội, bảo vệ trẻ em UBND phường Xuân La năm 2013 20 năm Ngơ Thị Hồ 102 04-TBXH 103 05-TBXH 104 06-TBXH 105 07-TBXH 106 08-TBXH 107 09-TBXH 44 VII Đô thị 108 01-ĐT Hồ sơ quản lý công tác xây dựng đô thị UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 109 02-ĐT Hồ sơ quản lý hạ tầng kỹ thuật đô thị UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 110 03-ĐT Hồ sơ quản lý đô thị theo quy hoạch UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 111 04-ĐT Hồ sơ quản lý thực công tác đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật đô thị hàng năm kế hoạch phát triển năm, năm, 10 năm theo nhiệm vụ UBND phường năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 112 05-ĐT Hồ sơ dự án đường bê tơng nước ngách 38/24 Xuân La – Tây hồ - Hà Nội Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 113 06-ĐT Hồ sơ dự án cải tạo nâng cấp đường bê tơng nước ngách 36/32 đoạn cuối ngõ 36 đường Xuân La- Phường Xuân La Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 114 07-ĐT Hồ sơ dự án cải tạo nâng cấp nhà sinh hoạt khu dân cư số phường Xuân La Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 115 08-ĐT Hồ sơ dự án cải tạo nâng cấp đàì tưởng niệm liệt sỹ phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 116 09-ĐT Hồ sơ quản lý xây dựng hệ thống đường UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 45 117 10-ĐT Hồ sơ quản lý cơng trình cộng cộng UBND phường Xn La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 118 11-ĐT Hồ sơ quản lý hệ thống giao thông cộng cộng địa bàn phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 119 12-ĐT Hồ sơ quản lý hệ thống chiếu sáng đô thị địa bàn phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 120 13-ĐT Hồ sơ quản lý cơng tác cấp nước thị UBND phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 121 14-ĐT Hồ sơ cấp giấy phép xây dựng địa bàn phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 122 15-ĐT Hồ sơ công tác an tồn vệ sinh lao động phịng chống cháy nổ địa bàn phường Xuân La năm 2013 Vĩnh viễn Nguyễn Văn Dũng 123 16-ĐT Hồ sơ hội nghị triển khai công tác quản lý, quy hoạch đất đai năm 2013 đến năm 2016 Vĩnh viễn Phạm Minh Thu 124 17-ĐT Hồ sơ UBND phường Xuân La thống kê đất đai năm 2013 Vĩnh viễn Phạm Thu Minh 125 18-ĐT 126 19-ĐT 127 20-ĐT 128 21-ĐT 46 129 22-ĐT 130 23-ĐT  Bản danh mục có 130 hồ sơ bao gồm 79 Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 10 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 41 Hồ sơ dự phịng Duyệt Địa danh… ngày….tháng…năm… TM UBND CHỦ TỊCH 47 II Cách sử dụng danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ thủ trưởng phê duyệt cần thành nhiều bản: Trưởng phịng hành giữ để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ Cán văn thư giữ để theo dõi lập hồ sơ thuộc phần phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ dấu đến (khi đóng vào cơng văn đến) cột lưu hồ sơ sổ đăng ký công văn đi, đến Cán lưu trữ giữ để nắm số lượng hồ sơ cần lập năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho đơn vị đồng thời làm sở để theo dõi, hướng dẫn cán quan lập hồ sơ thu hồ sơ lưu trữ Phòng Tổ chức hành (hoặc trích sao) gửi phịng quan để thực Cán nghiệp vụ vào danh mục hồ sơ, xem phải lập hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ (như danh mục hồ sơ) Trong trình giải công việc tài liệu thuộc hồ sơ đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ kết thúc công việc giải xong (hoặc hết năm văn thư tập lưu công văn đi) Vào đầu năm, sau cán văn thư danh mục hồ sơ cho phịng ban, cán chun mơn thuộc phòng ban tiến hành mở hồ sơ bắt đầu cơng việc Trong q trình giải cơng việc, có cơng việc náo phát sinh cán chuyên môn bổ sung vào danh mục hồ sơ để tiến hành công việc năm sau cách thuận lợi Vào thời điểm gần cuối năm cán văn thư thu lại danh mục hồ sơ có bổ sung cá phịng ban để tổng hợp dựa danh mục cũ để lập danh mục hồ sơ cho năm Thủ trưởng quan theo dõi công việc thông qua danh mục hồ sơ quan để có nhìn khách quan chân thực Ngồi cán cơng chức quan cịn phải đóng góp, dự thảo ý kiến vào danh mục hồ sơ quan để giúp danh mục hồ sơ sau lập xác sát thực với hoạt động quan tổ chức 48 C KẾT LUẬN Trong công kiến thiết, đổi đất nước, đưa nước ta trở thành nước cơng nghiệp nhà nước khơng trọng đến lĩnh vực kinh tê, văn hóa, xá hội … mà phải trọng xây dựng cấu nhà nước hợp lý, Đồng thời quan tâm, chăm sóc để máy quản lý nhà nước thục hết chức nhiệm vụ Giúp cho nhà nước ta thực nhà nước vững mạnh UBND phường quan quản lý nhà nước quan trọng cấu UBND quận Tây Hồ, nơi tiếp xúc trực tiếp với nhân dân, nơi thấu hiểu nguyện vọng nhân dân công kiến thiết đất nước Hiện công tác UBND phường thực tốt Công tác văn thư lưu trữ UBND phường Xuân La tiến hành từ đời Cơng tác đóng góp nhiều cho phát triển tổ chức ngày có nhiều bước tiến Lập danh mục hồ sơ cơng việc khó, thời gian, có nhiều quan khơng lập danh mục hồ sơ cho quan họ nghĩ điều khơng cần thiết Tuy nhiên lập danh mục hồ sơ cơng tác văn thư lưu trữ quan trở nên dễ dàng hết Danh mục hồ sơ đóng vai trị quan trọng thiết thực cơng tác lập hồ sơ Vì để danh mục hồ sơ phát huy tác dụng mình, tạo điều kịên thuận lợi cho cán quan thực cơng việc dễ dàng xây dựng cần nghiên cứu kĩ càng, làm dần bước, tránh việc làm qua loa, đại khái Và phải biết rút kinh nghiệm để điều chỉnh, bổ sung để danh mục hồ sơ ngày hồn chỉnh Qua q trình nghiên cứu chúng em mạnh dạn đề xuất với UBND phường số nội dung, với hy vọng công tác Văn thư- Lưu trữ Phường ngày dần vào nề nếp theo kiến thức mà Thầy, Cô trang bị cho chúng em:  Ban hành nội quy quy chế công tác văn thư có quy định rõ khâu nghiệp vụ cụ thể  UBND nên lập sổ chuyển giao văn để xác nhận văn đến đối tượng thời gian  Chỉnh lý lại hết toàn văn tài liệu bị bó gói chất đống kho lưu trữ để cơng tác nghiên cứu dễ dàng thuân tiện cần thiết  Nên tổ chức thường xuyên lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức quan để công tác văn thư lưu trữ quan thực quy định nhà nước  Nên có chế độ khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức việc thực nội dung công tác văn thư- lưu trữ để nâng cao ý thức người quan công tác  Không nên lưu “văn đến” văn thư quan mà cần chuyển đến cho cán chuyên môn để giải lưu hồ sơ công việc 49  Ngay sau Bản DMHS Hội đồng khoa học góp ý, sửa chữa hoàn thiện, đề nghị Chủ tịch ban hành đưa vào áp dụng Đề tài “Bước đầu nghiên cứu, xây dựng danh mục hồ sơ HĐND UBND phường Xuân La Năm 2013” với mục tiêu xây dựng danh mục hồ sơ cho quan, để giúp cho mặt hoạt động quan nói chung, cơng tác văn thư- lưu trữ nói riêng dần vào nề nếp, khoa học hiệu Trong trình thực đề tài chúng em nhận hướng dẫn tận tình, chu đáo TS.Chu Thị Hậu- Trưởng Khoa VTLT; Chị Lê Thanh Thủy- Cán văn thư UBND phường, cán bộ, công chức UBND phường Xuân La Chúng em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ quý báu Đây kinh nghiệm, kết đáng trân trọng việc nghiên cứu khoa học mà chúng em mang theo sau tốt nghiệp trường Chúng em xin chân thành cảm ơn quan tâm, tạo điều kiện Đảng ủy, Ban Giám hiệu, Phòng Quản lý Khoa học - Sau Đại học giúp chúng em có điều kiện thực đề tài Xin chân thành cảm ơn./ 50 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bàn công tác lập danh mục hồ sơ – Nguyễn Xuân Nung//VTLT1970-N1-trg 12-15 Bàn phương pháp lập hồ sơ – Nguyễn Xuân Nung//VTLT-1969-N2tr 21-25 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 08/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003 Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ – Võ Chiến Thắng //VTLT-1970-N1-tr 25-26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư Nghị định số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 10.Quyết định số 296-QĐ/TW ngày 30/3/2010 Ban Bí thư Trung ương Đảng mẫu dấu tổ chức Đảng 11.Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy chế làm việc mẫu Ủy ban nhân dân xã, thị trấn 12.Tập giảng xây dựng ban hành danh mục hồ sơ trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội 13.Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 Liên Bộ Công an Ban tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 14.Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ - Văn phịng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 15.Thơng tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 Bộ Công an quy 51 định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 16.Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình baỳ hành 52 PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƢỜNG XUÂN LA 5 5 Chú giải: Cửa Văn phòng Ghế Tủ Máy tính để bàn Bàn làm việc có tủ nhỏ Máy in Điện thoại để bàn Máy photocopy Cửa sổ 53 ... dựng danh mục hồ sơ 2.2 Các loại danh mục hồ sơ 2.3 Căn lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ II Thành phần cấu trúc danh mục hồ sơ Cấu trúc danh mục hồ sơ Các... loại danh mục hồ sơ 2.1 Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ 2.2 Các loại danh mục hồ sơ : 2.3 Căn lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ ... quý năm 2013 UBND phường Xuân La năm 2013 20 năm Lê Thanh Thủy 14 03-VP Hồ sơ công tác quý năm 2013 UBND phường Xuân La năm 2013 20 năm Lê Thanh Thủy 15 04-VP Hồ sơ công tác quý năm 2013 UBND