2.3 .Ghi số, ngày, tháng, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác
2.5. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Hiện nay UBND phường Xn la có 2 hình thức chuyển giao văn bản đi là chuyển giao qua đường bưu điện và chuyển giao nội bộ.
Tuy nhiên ở UBND phường lại khơng có sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện mà chỉ có sổ chuyển giao văn bản nội bộ.
Khi chuyển giao văn bản ra ngồi thì cán bộ văn thư sẽ gấp văn bản làm 4 và cho vào bì thư
UBND QUẬN TÂY HỒ UBND PHƢỜNG XUÂN LA
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
Năm : 2012
Từ ngày .........đến ngày ....................
Phần đăng kí bên trong sổ chuyển giao văn bản đi: Ngày
chuyển
Số, kí hiệu văn bản
Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 03/1 01/QĐ-UBND - Văn phòng
- P. kế hoạch tài chính
Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc giao nhận văn bản nhằm đảm bảo cho việc chuyển giao văn bản được nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng.
Đối với các văn bản quan trọng thì có thể kiểm tra thơng qua phiếu gửi hoặc gọi điện hổi trực tiếp cơ quan, cá nhân nhận văn bản.
2.6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lƣu văn bản.
Hiện nay các văn bản do UBND phường ban hành ra đều được lưu thành 2 bản: 1 bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và 1 bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo.
Bản lưu tại văn thư cơ quan được sắp xếp theo hình thức là sắp xếp chung cho các loại văn bản và được biên mục theo năm do số lượng văn bản ban hành ra hàng năm cũng không quá nhiều.
Các văn bản được lưu tại văn thư cơ quan sau khi đã được biên mục bên trong như đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc thì sẽ được biên lục bên ngồi và đặt tên tiêu đề của tập lưu như sau:
Tập lưu công văn đi của UBND phường Xuân La
Việc nghiên cứu tra tìm sử dụng bản lưu ở UBND phường Xuân La hiện nay gặp khá nhiều khó khăn, do tài liệu trong kho lưu trữ hiện nay đang bị bó gói, chất đống nên khi cần tra tìm văn bản của những năm trước thì gặp khó khăn.
3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 3.1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến.
Ngoài việc tiếp nhận văn bản bằng đường bưu điện thì hiện nay ở UNBD phường Xn la cịn áp dụng hình thức nhận văn bản qua máy fax và qua mail. Tuy nhiên chỉ nhận trong trường hợp khẩn cấp, đặc biệt và sau đó thì cơ quan đó vẫn phải gửi lại bằng đường bưu điện cho UBND phường để thuận tiện cho công tác tra cứu, sử dụng lâu dài sau này.
Các văn bản gửi đén cơ quan đều tập trung tại văn phòng UBND và người nhận trực tiếp là cán bộ văn thư phường.
3.2. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến. 3.2.1. Phân loại, bóc bì văn bản đến.
Các văn bản khi đến UBND Phường đều được phân loại xem đó là văn bản gửi chung cho cơ quan hay cá nhân, đơn vị, đoàn thể. Nếu là bản fax hay mail gửi đến cơ quan thì cán bộ văn thư in ra sau đó phân loại bình thường như các văn bản khác đến cơ quan.
Sau khi phân loại xong các văn bản, nếu là văn bản gửi chung cho cơ quan thì cán bộ văn thư có quyền được bóc bì và đóng dấu đến. Còn nếu là văn bản gửi cho các phòng ban, đơn vị, tổ chức hay cá nhân trong cơ quan thì cán bộ văn thư phường chuyển trực tiếp cho đơn vị, phịng ban hay cá nhân đó.
Việc bóc bì văn bản được tiến hành như sau: Nếu có văn bản khẩn và mật thì mở trước rồi mới đến việc bóc bì các văn bản thường. Bóc bì thì bóc ở
bên phải của văn bản, sau khi đã bóc bì thì cán bộ văn thư sẽ đối chiếu với số, kí hiệu trên bì thư với số, kí hiệu trên văn bản. Nếu sai số kí hiệu thì có thể văn bản đã bị gửi nhầm và phải báo lại cho bên gửi văn bản để xác nhận
Đối với việc nhận văn bản mà quá thời hạn thì phải giữ lại bì thư và lập biên bản đối với cá nhân đưa thư để làm bằng chứng giải quyết cơng việc sau này. Có nhiều văn bản sau khi bóc ra cũng nên giữ lại bì thư để đối chiếu, so sánh.
Nếu có văn bản mật gửi đến cơ quan kèm theo phiếu gửi thì cán bộ văn thư sau khi đã nhận được thì kí xác nhân là trả lại cho bên gửi văn bản.
3.2.2. Đóng dấu đến, ghi ngày đến, ngày tháng đến
Văn bản được đóng dấu đến của UBND phường Xuân la là văn bản gửi chung( bao gồm văn bản thường và văn bản mật, khẩn )cho UBND phường, còn các văn bản gửi cho các phòng ban, đơn vị, hay cá nhân thì khơng được đóng dấu đến.
Mẫu dấu đến của UBND phường Xuân La:
UBND Phường Xuân La
Số: ............................ Ngày: .......................
............................
Chuyển: ...................................
Các văn bản thường, khẩn, mật (cán bộ văn thư được phép bóc bì) đều được cán bộ văn thư phường đóng dấu đến, ghi số đến, ngày, tháng đến lên văn bản. Đối với các văn bản khơng có tên loại (cơng văn) thì đóng dưới trích yếu nội dung văn bản, tuy nhiên nếu trích yếu nội dung q dài thì có thể đóng dấu đến dưới địa danh, ngày tháng của văn bản. Cịn đối với văn bản có tên loại thì đóng dấu đến dưới số, kí hiệu của văn bản.
Cán bộ văn thư phường được ghi số đến, ngày tháng đến, còn dịng
chuyển trên dấu đến thì phải do thủ trưởng cơ quan hay người được thủ trưởng cơ quan ủy quyền phân phối văn bản ghi.
Ghi số đến là số thứ tự văn bản đến cơ quan, bắt đầu từ số 01 ngày đầu năm và két thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Ngày, tháng đến là ngày, tháng, năm cơ quan đí tiếp nhận văn bản đến cơ quan. Và khi ghi thì ghi đầy đủ cả ngày, tháng, năm vì có những văn bản ban hành ngày 31/12/2011 nhưng đến ngày 03/01/2012 cơ quan đó mới nhận được
3.3. Đăng kí văn bản đến.
Hiện nay ở UBND phường Xuân La đăng kí văn bản đến trên máy tính. Mẫu đăng kí bên trong như sau:
Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ cơng văn thì khơng phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư khơng có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
Hiện nay ở UBND phường Xn La khơng có sổ đăng kí văn bản mật đến mà được đăng kí chung với các văn bản thơng thường đến cơ quan.
3.4. Trình văn bản đến.
Do khối lượng văn bản tiếp nhận hàng năm của UBND phường Xuân La là không nhiều nên các văn bản khi đến cơ quan sau khi đã được phân loại,
bóc bì, đóng dấu đến, ghi ngày đến tháng đến, đăng kí văn bản đến thì sẽ được trình lên chủ tịch UBND phường xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. Sau khi được thủ trưởng cơ quan ghi vào dịng chuyển thì sẽ chuyển về cho cán bộ văn thư đăng kí vào cột đơn vị hoặc người nhận.
3.5. Sao văn bản đến.
Sau khi thủ trưởng cơ quan cho ý kiến phân phối giải quyết mà có văn bản cần phải chuyển cho nhiều đơn vị cá nhân cùng giải quyết thì cán bộ văn thư phường sẽ sao văn bản đó và chuyển cho các đơn vị có liên quan. Nếu như theo đúng quy định của nhà nước thì bản chính sẽ được gửi cho đơn vị có trách nhiệm giải quyết chính và các đơn vị liên quan sẽ nhận được bản sao thì ở UBND phường Xuân la lại có điểm khác biệt là tất cả đêù nhận bản sao và bản chính sẽ được giữ lại tại văn thư cơ quan.
Hiện nay có hai hình thức sao văn bản là sao photo và sao theo thể thức, tuy nhiên ở UBND phường hiện nay chủ yếu áp dụng sao photo.
Sao theo thể thức gồm: Sao y bản chính; Sao lục ; Trích sao. Khi đã sao theo thể thức và chuyển cho các đơn vị thì bản sao này sẽ được đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản đi.
3.6. Chuyển giao văn bản đến.
Cán bộ văn thư của UBND phường sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Tuy nhiên ở UBND phường Xn La hiện nay lại khơng có sổ chuyển giao văn bản đến nên có lúc xảy ra tình huống là đơn vị, cá nhân đã nhận được văn bản lại nói là chưa. Vì thế gây mất thời gian và giảm hiệu quả công việc.
3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Chủ tịch UBND phường là người chỉ đạo giải quyết văn bản đến trong phạm vi UBND phường, Trưởng các phòng ban, đơn vị căn cứ ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản của chủ tịch UBND phường mà theo dõi việc và tiến độ giải quyết công việc trong phạm vi đơn vị mình.
Có hai hình thức giải quyết văn bản đến là gọi điện trả lời hoặc ban hành văn bản. Và đây cũng là bước quan trọng nhất trong khâu quản lý và giải quyết văn bản đến cơ quan.
4.Nhận xét
Nhìn chung cơng tác văn thư – lưu trữ ở UBND phường Xuân La được thực hiện khá tốt, đầy đủ các khâu nghiệp vụ, tuy nhiên UBND lại chưa chú trọng đến công tác lập hồ sơ công việc, sau khi các công việc đã được giải quyết xong thì hầu hết là được lưu lại tại các phịng ban, nhưng lại chưa được lập thành hồ sơ cơng việc hồn chỉnh, thế nên văn bản tài liệu khi đưa vào kho lưu trữ hầu hết là rời rạc, bó gói, chất đống, và dễ bị thất lạc, đến khi cần tra tìm văn bản của nhiều năm trước thì đó là 1 điều khó.
Hiện nay kho lưu trữ của UBND phường Xuân La cũng chưa được chú trọng để bảo vệ khối văn bản tài liệu có trong kho lưu trữ. Vì thế tài liệu trong kho không được bảo quản một cách tốt nhất để có thể phục vụ cho cơng tác tra cứu, nghiên cứu trước mắt và lâu dài của cơ quan.
Thiết nghĩ nên có sự chú trọng hơn nữa đối với cơng tác xây dựng hồ sơ và kho lưu trữ của UBND để văn bản tài liệu là nguồn tài nguyên quý giá của dân tộc chứ không phải chỉ là giấy tờ văn bản thông thường.
CHƢƠNG III. DANH MỤC HỒ SƠ CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA
I. Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La
ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA
NĂM 2013
Số TT
Số, Ký hiệu hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ Thời hạn Bảo quản
Người lập
Ghi chú
1 2 3 4 5 6
A. Hội Đồng Nhân Dân 01 01-HĐND Hồ sơ công tác 6 tháng đầu
năm 2013 của HĐND phường Xuân La khóa XIX
(Nhiệm kỳ 2011-2016)
20 năm Nguyễn Thị Bích
Liên
02 02-HĐND Hồ sơ công tác năm 2013 của HĐND phường Xuân La khóa XIX
(Nhiệm kỳ 2011-2016)
Vĩnh viễn Nguyễn Thị Bích
Liên
03 03-HĐND Hồ sơ kì họp thứ XIX Hội Đồng Nhân Dân phường Xuân La Khóa XIX ( Nhiệm kỳ 2011-2016)
Vĩnh Viễn Nguyễn Thị bích
Liên
04 04-HĐND Hồ sơ Quy chế hoạt động của Hội Đồng Nhân Dân Phường Xuân la khóa XIX (Nhiệm kỳ 2011-2016)
Vĩnh Viễn Nguyễn Thị Bích
05 05-HĐND Hồ sơ tiếp xúc cử tri của Hội Đồng Nhân Dân Phường Xuân La Khóa XIX
( Nhiệm kỳ 2011-2016)
Vĩnh Viễn Nguyễn Thị bích
Liên
06 06-HĐND Hồ sơ giám sát hoạt động của đại biểu Hội Đồng Nhân Dân Phường Xuân La khóa XIX ( Nhiệm kỳ 2011-2016) Vĩnh viễn Nguyễn Thị bích Liên 07 07-HĐND 08 08-HĐND 09 09-HĐND 10 10-HĐND 11 11-HĐND
B. Ủy Ban Nhân Dân I. Văn Phịng
12 01-VP Hồ sơ cơng tác quý 1 năm 2013 của UBND phường Xuân La năm 2013
20 năm Lê Thanh Thủy 13 02-VP Hồ sơ công tác quý 2 năm
2013 của UBND phường Xuân La năm 2013
20 năm Lê Thanh Thủy 14 03-VP Hồ sơ công tác quý 3 năm
2013 của UBND phường Xuân La năm 2013
20 năm Lê Thanh Thủy 15 04-VP Hồ sơ công tác quý 4 năm
2013 của UBND phường Xuân La năm 2013
20 năm Lê Thanh Thủy 16 05-VP Hồ sơ công tác năm 2013
của UBND phường Xuân La năm 2013
Vĩnh Viễn Lê Thanh Thủy
17 06-VP Hồ sơ kỳ họp trình tại HĐND Phường Xuân La thường kỳ 06 tháng năm 2013
20 năm Lê Thanh Thủy
18 07-VP Hồ sơ kỳ họp trình tại HĐND Phường Xuân La
thường kỳ năm 2013 Vĩnh Viễn
Lê Thanh Thủy
19 08-VP Hồ sơ hội nghị sơ kết công tác 06 tháng đầu năm 2013 cuả UBND phường Xuân La
20 năm Trần Thị Đoàn
20 09-VP Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2013 của UBND phường Xuân La
Vĩnh Viễn Trần Thị Đoàn
21 10-VP Tập lưu văn bản đi UBND phường Xuân La năm 2013
Vĩnh Viễn Lê Thanh Thuỷ 22 11-VP Hồ sơ về công tác khen
thưởng, kỷ luật, biên chế đối với cán bộ UBND phường Xuân La năm 2012
Vĩnh Viễn Trần Thị Đoàn
23 12-VP Hồ sơ nâng lương cho cán bộ công chức năm 2013 Vĩnh viễn Trần Thị Đoàn 24 13-VP 25 14-VP 26 15-VP 27 16-VP 28 17-VP
II. Ban Quân Sự
29 01-QS Hồ sơ công tác quân sự năm 2013 của ban quan sự phường Xuân La
Vĩnh viễn Lê Công Minh 30 02-QS Hồ sơ tuyển quân đợt 1 Vĩnh viễn Lê Công
năm 2013 của ban quân sự phường Xuân La
Minh 31 03-QS Hồ sơ huấn luyện lực lượng
dân quân tự vệ năm 2013 của ban quan sự phường Xuân La
Vĩnh viễn Lê Công Minh
32 04-QS Hồ sơ tuyển quân đợt 2 năm 2013 của ban quân sự phường Xuân La
Vĩnh viễn Lê Công Minh 33 05-QS Hồ sơ quản lý lực lượng
quân sự dự bị động viên năm 2013 của ban quân sự Phường Xuân La
Vĩnh viễn Lê Công Minh
34 06-QS Hồ sơ diễn tập sẵn sàng