Đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Thương mại Hà Nội

Lời mở đầu Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế sang hoạt động theo cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Các doanh nghiệp nước ta c

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phơng án sản xuất và chiến lợc kinh doanh có hiệu quả Để làm đợc điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm Do đó việc hoạch định nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu đợc coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khác nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lợng các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau Hơn nữa lợng nguyên vật liệu cần sử dụng vào nhngc thời điểm khác nhau thờng xuyên thay đổi.

Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật t đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp Để từ đó có thể đa ra phơng án sản xuất kinh doanh có hiệu quả Nội dung của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính chất chiến lợc, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình.

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh, sản xuất lớn, chủng loại đa dạng Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất đợc chú trọng, và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp.

Với nguồn vốn do ngân sách nhà nớc cấp cho Xí nghiệp còn hạn chế nên việc hoạch định chiến lợc hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan trọng và cần thiết.

Bởi vì chiến lợc hoạt động tối u là chiến lợc làm cho tổng chi phí nhỏ nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất.

Do vậy, hoạch định tốt chiến lợc sẽ góp phần quan trọng thực hiện việc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp một cách tối u nhất.

Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy đợc tầm quan trọng

của công tác hoạch định chiến lợc, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội" Với mục đích là nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của nguyên vật

liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất.

Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, đợc chia làm 3 phần:Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên

vật liệu trong doanh nghiệp.

Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp

Những giải pháp chiến lợc trong thời gian tới.

Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận đợc sự giúp đỡ ờng xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đờng và của các cô chú trong phòng kế toán cũng nh các phòng nghiệp vụ khác.

th-Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu xót Em mong nhận đợc sự giúp đỡ của thầy Đờng cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề thêm phong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn.

Phần I

Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệpI Thực chất và yêu cầu của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (NVL)

1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu

2 ý nghĩa và yêu cầu quản lý NVL.

Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng NVL là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá trình sản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý Tiết kiệm ngăn ngừa hiện tợng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL Trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.

Trong quá trình kinh doanh chiến lợc NVL thì việc tồn tại NVL dự trữ là những bớc đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục của doanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng không thể tiến hành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có NVL dự trữ NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhng lại có vai trò rất lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục Do vậy nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn Nếu dự trữ quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng loạt các hậu quả tiếp theo.

Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp, thờng xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh.

Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hởng rất quan trọng đến việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.

Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả của nhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị, hoạch định NVL Nhng cũng cần thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch định và kiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu là một nguyên nhân dẫn đến thiệt hại cuối cùng của họ.

2.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Do đặc điểm, ý nghĩa của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi công tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu sau:

a Khâu thu mua: Quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật t, tránh h hỏng mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn.

c Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Tổ chức tốt công tác hoạch định, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.

d Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thờng không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều Kết hợp hài hoà công tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu nhập - xuất - tồn.

Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý hoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh Để tổ

chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu quả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL Tuỳ theo nội dung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng đợc phân chia thành các loại khác nhau Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩm mới.

VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí Gạch ngói xi măng trong xây dựng cơ bản Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp.

Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính nh: bàn đạp, khung xe đạp trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây dựng cơ…bản.

+ Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động nhng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm nh: làm tăng chất lợng NVL chính, tăng chất lợng sảm phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất.

VD: Dầu mỏ bôi trơn máy trong sản xuất …

+ Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất, kinh doanh nh: xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi …

+ Phụ tùng thay thế, sửa chữa nh: Những chi tiết, phụ tùng, máy móc, thiết bị phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận, chi tiết máy móc thiết bị.

VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp.

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phơng tiện sử dụng trong xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp nh: công cụ, khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản: thông gió, chiếu sáng, toả nhiệt ).…

+ Nguyên vật liệu khác: Là các loại NVL loại ra khỏi quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc là phế liệu thu nhập thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ và các loại NVL khác cha đề cập đến trong các loại kể trên.

Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thể và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ NVL Trong hoạt động sản xuất kinh doanh Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL Doanh nghiệp phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm NVL Tuỳ theo số liệu của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xây dựng mã số cho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số …

Số điểm danh NVL

Loại: NVL chínhKý hiệu: 1521

Ký hiệu

Nhóm Danh điểm NVL

Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL

Đơn vị tính

Đơn giá hạch toán

Ghi chú

1521-01 1521-01-01 Thép tròn 6φ 60 m/m Kg 60.0001521-01-02

……… 1521-02-01………1521-02-99

+ Nếu dới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9)+ Nếu dới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 01 đến 99)

Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy cách, cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm.

+ Nếu dới 1000 nhóm thì dùng 3 chữ số (từ 001 đến 999)

Khi lập sổ điểm danh NVL, sau mỗi loại, mỗi nhóm cần phải dự trữ một số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại NVL mới thuộc nhóm đó xuất hiện sau này Số điểm danh NVL có tác dụng rất lớn trong công tác trong việc đa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lợc ở đơn vị

3.2 Đánh giá NVL

Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL là nhiệm vụ cơ bản của công tác kế toán Trong phạm vi chuyên đề này ngời viết chỉ đánh giá NVL một cách tổng quát.

- Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán, công khai, thận trọng )…

a Đánh giá NVL theo giá thực tế

* Giá thực tế NVL nhập kho:

- Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.- Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp+ Với NVL mua ngoài

+ Với NVL tự sản xuất

+ Với NVL thuê ngoài gia công chế biến

+ Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên doanh.+ Với phế liệu

+ Với NVL đợc tặng, thởng.* Giá thực tế NVL xuất kho

Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất.Giá thực tế

NVL tồn đầu kỳ

Giá thực tế NVL nhập trong kỳ =

Giá thực tế NVL xuất trong kỳ +

Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ

* Phơng pháp giá đơn vị bình quân- Cả kỳ dự trữ

- Cuối kỳ trớc- Sau mỗi lần nhập

* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (Fifo)* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (Lifo)* Phơng pháp trực tiếp

b Đánh giá NVL theo giá hạch toánGiá hạch toán vật

t nhập (xuất) =

Số lợng vật t nhập

Đơn giá hạch toán

Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ chức ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn Tính giá thành NVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lợng, chủng loại, giá cũ, thời hạn

nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL.…

áp dụng đúng các phơng pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ thẻ kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phơng pháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị NVL đã tiêu hao và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nớc quy định.

A Phơng pháp MRP

1 Khái niệm

Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khác nhau và có xu thể ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lợng chi tiết, bộ phận và NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau Hơn nữa, lợng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thờng xuyên thay đổi Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật t, nguyên liệu và chi tiết bộ phận mà doanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thờng xuyên Quản lý tốt nguồn vật t, nguyên vật liệu này góp phần quan trọng giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm Lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lợng và thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để dự trữ lợng nguyên vật liệu ở mức thấp nhất, nhng lại là một vấn đề không đơn giản Các mô hình

quản trị hàng dự trữ chủ yếu là giữ cho mức dự trữ ổn định mà không tính tới những mối quan hệ phụ thuộc với nhau giữa nguyên vật liệu, các chi tiết bộ phận trong cấu thành sảm phẩm, đòi hỏi phải đáp ứng sẵn sàng vào những thời điểm khác nhau Cách quản lý này thờng làm tăng chi phí Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả của hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sản xuất, cung cấp những loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi có nhu cầu ngời ta đa ra phơng pháp hoạch định nhu cầu NVL Hoạch định nhu cầu NVL là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất, đợc xây dựng trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính đợc phát hiện và đa vào sử dụng lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70 Cách tiếp cận MRP là xác định lợng dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều nhng khi cần sản xuất là có ngay Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật t, đối với từng chi tiết và từng nguyên liệu Ngời ra sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phơng pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện đợc công tác lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ và theo dõi các loại vật t, nguyên vật liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thờng xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số lợng và thời điểm cần đáp ứng Phơng pháp hoạch định nhu cầu vật t tỏ ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng đợc hoàn thiện và mở rộng ứng dụng sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.

Lúc đầu nó đợc gọi là MRP1 vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác định ợng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhng ngày nay nó đợc mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống hoạch định nhu cầu các nguồn lực (MRP II).

MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc.

Nó đợc thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:

- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?- Cần bao nhiêu?

- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?

- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?- Khi nào nhận đợc hàng?

Kết quả thu đợc là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời điểm cần thiết Hệ thống kế hoạch này thờng xuyên đợc cập nhật những dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của môi trờng bên ngoài.

2 Mục tiêu của MRP (Modular Resources and Process Hệ thống–

hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu các nguồn lực)

Sự phát triển và đa vào ứng dụng rộng rãi phơng pháp hoạch định các nguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trong thực tế Vai trò của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRP nhằm đạt tới Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồn lực đặt ra là:

- Giảm thiểu lợng dự trữ nguyên vật liệu.

- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng MRP xác định mức dự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho sản xuất.

- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tởng cho khách hàng.

- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ thống nhất với nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.

- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.

3 Các yêu cầu trong ứng dụng MRP

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đem lại lợi ích rất lớn trong việc giảm mức dự trữ trong quá trình chế biến mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủ nhu cầu vật t tại mọi thời điểm khi cần và là phơng tiện để phân bổ thời gian sản xuất hoặc đặt hàng Những lợi ích này của MRP phục vụ rất lớn vào việc khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lu trữ, thu thập, xử lý và cập nhật thờng xuyên các dữ liệu về nguyên vật liệu Để MRP có hiệu quả, cần thực hiện những yêu cầu sau:

- Có đủ hệ thống máy tính và chơng trình phần mềm để tính toán và lu trữ thông tin.

- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.

- Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong:+ Lịch trình sản xuất

+ Hoá đơn nguyên vật liệu + Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu

- Đảm bảo đầy đủ và lu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết

B Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

sản xuất

Hồ sơ hoá đơn NVL

Hồ sơ NVL dự trữ

Những thay đổiLịch đặt hàng theo kế hoạch

Xoá bỏ đơn hàngBáo cáo nhu cầu NVL hàng

ngàyBáo cáo về kế

Báo cáo đơn hàng thực hiện

Các nghiệp vụ dự trữĐơn hàng

Dự báo

Thiết kế sự thay đổiDự báo

Tiếp nhậnRút ra

1.2 Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầu vào chủ yếu nh:

- Số lợng, nhu cầu sản phẩm dự báo- Số lợng đơn đặt hàng

- Mức sản xuất và dự trữ- Cấu trúc của sản phẩm

- Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận- Thời điểm sản xuất.

- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công- Dự trữ hiện có và kế hoạch

Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm Vấn đề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuất ngắn hạn Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản xuất trong khoảng 8 tuần.

Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm ngời ta thờng thiết kế các loại hoá đơn NVL Trong doanh nghiệp thờng dùng 3 loại hoá đơn NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá đơn sản phẩm điển hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung.

- Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modular bills)

- Hoá đơn theo sản phẩm điển hình Để bớt khối lợng công việc trong xây dựng lịch trình sản xuất, ngời ta phác hoạ một sản phẩm điển hình Đây là sản phẩm không có thật nhng rất cần thiét để lập hoá đơn NVL cho những loại

hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển hình gốc này Lập hoá đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm đợc thời gian, công sức và các chi phí có liên quan Trong một số trờng hợp, ngời ta còn lập hoá đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung Các chi tiết này chỉ cần thiết trong từng tr-ờng hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối với từng loại sản phẩm chứ không phải sản phẩm nào cũng có.

Vì vậy loại chi tiết đợc ký hiệu và quản lý riêng biệt, thờng không dự trữ chúng.

Hồ sơ dự trữ cho biết lợng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có Nó dùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận trong từng thời gian cụ thể Hồ sơ dự trữ cho biết trong nhu cầu, đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác nh ngời cung ứng, độ dài thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng Hồ sơ dự trự NVL, bộ phận cần phải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép thận trọng cụ thể chi tiết Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những sai sót lớn trong MRP.

Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời đợc các vấn đề cơ bản sau:

- Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào?- Số lợng bao nhiêu?

- Thời gian khi nào?

Những thông tin này đợc thể hiện trong các văn bản, tài liệu nh lệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo về dự trữ Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ.

Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp Báo cáo sơ bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL Những báo cáo chủ yếu là:

- Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từng loại NVL, linh kiện.

- Đơn hàng phát đi

- Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch.

* Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quả thực hiện trong quá trình sản xuất.

- Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ.

- Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lợng chậm đơn hàng hoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu.

2 Trình tự hoạch định nhu cầu NVL

Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng, sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần thiết Trong những giai đoạn khác nhau.

Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộ phận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm.

MRP tính số lợng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại sản phẩm dự trữ hiện có Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó.

MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặt hàng, lợng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm Mối quan hệ này đợc phân tích trong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm đợc đa vào phân xởng cho tới khi rời phân xởng đó để chuyển sang bộ phận khác Để xuất xởng một sản phẩm trong một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết, bộ phận hoặc đặt mua NVL, linh kiệm bên ngoài trớc một thời hạn nhất định Quá trình xác định MRP đợc tiến hành theo các bớc sau:

Sơ đồ 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.

Nh trên đã đề cập, phơng pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu đợc tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc.

Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế Nhu cầu độc lập đợc xác định thông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng Chất lợng của công tác dự báo kể cả dài hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hởng rất lớn đến tính chính xác của MRP.

Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ phận, chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trình sản xuất.

Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của sảm phẩm Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của sảm phẩm Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tơng ứng với từng chi tiết, bộ phận cấu thành sảm phẩm Chúng đợc biểu hiện dới dạng cấp bậc từ trên xuống dới theo trình tự sản xuất và lắp ráp sảm phẩm Sử dụng kết cấu hình cây có những đặc điểm sau:

- Cấp trong sơ đồ kết cấu: Nguyên tắc chung cấp 0 là cấp ứng với sảm phẩm cuối cùng Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận ta lại chuyển sang một cấp.

- Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đờng liên hệ giữa 2 bộ phận trong sơ đồ kết cấu hình cây Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành và bộ phận dới là bộ phận thành phần Mối liên hệ có ghi kèm theo khoảng thời gian (chu kỳ sản xuất, mua sắm ) và hệ số nhân Số l… ợng các loại chi tiết và mối liên hệ trong sơ đồ thể hiện tính phức tạp của cấu trúc sản phẩm Sản phẩm càng phức tạp thì sổ chi tiết, bộ phận càng nhiều và mối quan hệ giữa chúng càng lớn Để quản lý theo dõi và tính toán chính xác từng loại NVL, cần phải sử dụng máy tính để hệ thống hoá, mã hoá chúng theo sơ đồ cấu trúc thiết kế sản phẩm.

Kết quả của phân tích sơ đồ kết cấu sản phẩm cần phản ánh đợc số lợng các chi tiết và thời gian thực hiện.

Ví dụ: Sản phẩm hoàn chỉnh đợc ghi ở cấp 0 trên đỉnh cây Sau đó là

những bộ phận cần thiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh ở cấp 1 Sau đó mỗi bộ phận này lại đợc cấu tạo từ những chi tiết khác và các chi tiết này đợc biểu diễn ở bậc cấp 2 Cứ nh vậy tiếp diễn để hình thành cây cấu trúc sản phẩm.

Khi phân tích có thể gặp trờng hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ở nhiều cấp trong kết cấu của sản phẩm Trong trờng hợp nh vậy ta áp dụng nguyên tắc học cấp thấp nhất.

X Cấp 0

Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết, đó đợc chuyển về cấp thấp nhấy Nhờ đó tiết kiệm đợc thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong tính toán Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần và xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không phải với sảm phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất.

Ví dụ: Sản phẩm cánh cửa thép của Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng

Hà Nội đợc phân cấp nh sau :

Khớp nối 1,3 Khớp nối 2,4

Thanh nan tròn Thanh nan dẹt Mặt trước Mặt sauCấp1

Cấp 0

Từ nguyên tắc này, Xí nghiệp có thể lên kế hoạch tổng quát với nhiều phơng án vật t, sản xuất Khi có đơn hàg cụ thể, dựa trên các nghiệp vụ đã thực hiện, Xí nghiệp dễ dàng cho ra một lịch trình sản xuất hoàn chỉnh, có thể tiết kiệm chi phí một cách tối đa Cụ thể đợc phản ánh ở ví dụ trong phần II của bản chuyên đề

2.2 Bớc 2 Tính tổng nhu cầu

Tổng nhu cầu chính là tổng số lợng dự kiến đối với một loại chi tiết hoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hạơc lợng sẽ tiếp nhận đợc Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sản xuất Đối với hạng mục cấp thấp hơn, tổng nhu cầu đợc tính trực tiếp số lợng phát đơn hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trớc nó.

Đó là nhu cầu phát sinh do nhu cầu thực tế về một bộ phận hợp thành nào đó đòi hỏi tổng nhu cầu của các bộ phận, chi tiết bằng số lợng đặt hàng theo kế hoạch của các bộ phận trung gian trớc nó nhân với hệ số nhân nếu có.

2.3 Bớc 3: Tính nhu cầu thực

Nhu cầu thực là tổng số lợng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sung trong từng giai đoạn Đại lợng này đợc tính nh sau:

Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn

Trong trờng hợp doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ phế phẩm theo kế hoạch thì nhu cầu thực cần cộng thêm phần phế phẩm cho phép đó Nhng để đơn giản, chúng ta không tính đến yếu tố này.

Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời kỳ Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lợng dự trữ dự kiến có thể sử dụng để

Cấp3

thoả mãn nhu cầu của sản xuất Đó là tổng của dự trữ còn lại từ giai đoạn tr… ớc cộng với số lợng sẽ tiếp nhận.

-Lợng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đủ đa vào sản xuất nhng cha hoàn thành hoặc là số lợng đặt hàng mong đợi sẽ nhận đợc tại điểm bắt đầu của mỗi giai đoạn.

Đơn hàng phát ra theo kế hoạch là tổng khối lợng dự kiến kế hoạch đặt hàng trong từng giai đoạn Lệnh đề nghị phản ánh số lợng cần cung cấp hay sản xuất để thoả mãn nhu cầu thực Lệnh đề nghị có thể là đơn đặt hàng đối với các chi tiết bộ phận ngoài và là lệnh sản xuất nếu chúng đợc sản xuất tại doanh nghiệp Khối lợng hàng hoá và thời gian của lệnh đề nghị đợc xác định trong đơn hàng kế hoạch Tuỳ theo chính sách đặt hàng có thể đặt theo lô hoặc theo kích cỡ.

Đặt hàng theo lô là số lợng hàng đặt bằng với nhu cầu thực Đặt hàng theo kích cỡ là số lợng hàng đặt có thể vợt nhu cầu thực bằng cách nhân với 1 lợng cụ thể hoặc bằng đúng lợng yêu cầu trong thời điểm đó Bất kỳ lợng vợt nào đều đợc bổ sung vào dự trữ hiện có của giai đoạn tiếp theo.

2.4 Bớc 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.

Để cung cấp hoặc sản xuất NVL, chi tiết cần tốn thời gian cho chờ đợi, chuẩn bị, bỗc dỡ, vận chuyển, sắp xếp hoặc sản xuất Đó là thời gian phân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất của mỗi bộ phận.

Do đó từ thời điểm cần có sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng sẽ phải tính ngợc lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chi tiết, bộ phận Thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất đợc tính bằng cách lấy thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết đủ để cung cấp đúng lợng hàng yêu cầu Theo ví dụ trên, thời gian cần thiết để cung cấp hoặc sản xuất các chi tiết bộ phận:

Ta có sơ đồ cấu trúc sảm phẩm theo thời gian:

Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 Tuần 7 Tuần 8Mua H

Mua G

Lắp ráp CSản xuất F

Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu NVL linh kiện đợc thể hiện trong biểu kế hoạch có dạng:

Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8Hạng mục

Tổng nhu cầu

Lợng tiếp nhận theo tiến độ

Dự trữ sẵn cóNhu cầu thực

Lợng tiếp nhận đơn đặt hàng theo kế hoạch

Lợng đơn hàng phát ra theo kế hoạch

C Phơng pháp xác định kích cỡ lô hàng.

Đối với nhu cầu độc lập thờng áp dụng phơng pháp EOQ để xác định kích cỡ lô hàng cần mua Tuy nhiên đối với những nhu cầu phụ thuộc vào thì vấn đề trở nên phức tạp hơn do tính đa dạng về chủng loại, số lợng và thời gian cần thiết của chủng loại, số lợng và thời gian cần thiết của chúng Trong MRP khi mua những NVL dự trữ có nhu cầu phụ thuộc, có rất nhiều cách xác định cỡ lô hàng đợc áp dụng.

Thực tế cho thấy không có một cách nào có u điểm nổi trội hơn tất cả các cách khác, vì vậy tuỳ từng trờng hợp cụ thể mỗi doanh nghiệp có thể liệu chọn cho mình một chính sách hợp lý Một số cách chủ yếu thờng đợc sử dụng là mua theo lô, cỡ hoặc mua theo mô hình EOQ hoặc mua theo phơng pháp cân đối giai đoạn bộ phận Việc lựa chọn phơng pháp xác định cỡ lô phải căn cứ vào bản chất của nhu cầu về các loại NVL chi tiết, bộ phận mối quan hệ t-ơng hỗ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lu kho, số loại NVL.

1 Mua theo lô

Nguyên tắc cấp hàng theo nhu cầu thực gọi là cấp theo lô Theo phơng pháp này là cần bằng nào mua bằng nấy, đúng thời điểm cần, số lợng mua, đặt

hàng bên ngoài hoặc tự sản xuất đúng bằng số lợng cần thiết đảm bảo cung cấp đủ số lợng NVL hoặc chi tiết, bộ phận Có thể minh hoạ cụ thể qua ví dụ ở phần trên.

Cách làm này thích hợp đối với những lô hàng cỡ nhỏ, đặt thờng xuyên, lợng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp và không tốn chi phí lu kho.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sảm phẩm hoặc sảm phẩm có cấu túc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cần quá nhiều lô đặt hàng khác nhau sẽ mất nhiều chi phí đặt hàng và không thích hợp với những phơng tiên chuyên chở đã đợc tiêu chuẩn hoá.

2 Phơng pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn.

Để giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơn trong theo dõi, ghi chép nguyên vật liệu dự trữ, ngời ta có thể dùng phơng pháp ghép nhóm các nhu cầu thực tế của một số cố định các giai đoạn và một đơn hàng hình thành một chu kỳ đặt hàng.

Chẳng hạn muốn cung cấp 2 giai đoạn một lần thì lấy tổng nhu cầu thực hiện của 2 tuần liên tiếp.

Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầu tiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng Phơng pháp này tiện lợi, đơn giản, nhng lại khó khăn là đối tợng của đơn hàng rất khác biệt nhau Bởi vậy, để có cỡ lô hợp lý hơn, ngời ta áp dụng biến dạng của nó theo nhóm các giai đoạn không cố định theo phơng pháp thử “đúng sai”

3 Phơng pháp cân đối các giai đoạn bộ phận

Thực chất cũng là phơng pháp ghép lô, nhng với chu kỳ không cố định các giai đoạn Các lô đợc ghép với nhau trên cơ sở xem xét tổng chi phí dự trữ đạt tới mức thấp nhất có thể đợc Đây là chính sách cơ lô nếu trong đó lợng đặt hàng và chi phí lu kho Phơng pháp này không cho phép xác định cỡ lô tối u nhng lại là phơng pháp có chi phí thấp, do đó nó là cách tiếp cận đợc sử dụng phổ biến Phơng pháp này cố gắng cân đối giữa chi phí đặt hàng và chi phí lu kho Thuật thực hiện là lấy tổng nhu cầu về NVL hoặc chi tiết, bộ phận trong các giai đoạn liên tiếp cho đến khi có chi phí đặt hàng gần nhất với chi phí lu kho thành một đơn hàng.

Về mặt kinh tế, cỡ lô tối u đợc tính theo công thức sau:

EPP = Chi phí đặt hàng

Chi phí lu kho 1 đơn vị hàng trong 1 giai đoạn

Thực tế cỡ lô tìm đợc sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắc cộng dồn sẽ đợc lựa chọn khi tổng lợng nhu cầu gần nhất với cỡ tối u vừa tính đợc phơng pháp nào tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơn đặt hàng mà vẫn quan tâm đảm bảo giảm thiểu đợc chi phí dự trữ Nó cũng làm khoảng cách chênh lệch giữa các cơ lô trong các đơn đặt hàng Tuy nhiên cũng cần nhắc lại là nó không phải là giải pháp tối u.

4 Phơng pháp xác định cỡ lô theo mô hình EOQ

Trong một số trờng hợp có thể xác định cỡ lô hàng theo mô hình kinh điển là lợng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) Phơng pháp này cho chi phí tối u nếu nh NVL tơng đối đồng nhất Tuy nhiên, trong những trờng hợp nhu cầu phụ thuộc ở các cấp của cấu trúc sảm phẩm quá nhiều loại, lại chênh lệch nhau lơn thì áp dụng mô hình này sẽ bất lợi.

Đây là phơng pháp có nhiều nhợc điểm không đợc áp dụng trong quá trình hoạt động của xí nghiệp.

D Đảm bảo sự thích ứng của hệ thống MRP với những thay đổi của môi trờng

1 Sự cần thiết đảm bảo MRP thích ứng với môi trờng

Phơng pháp MRP giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp chủ động trong quản trị điều hành sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ, nhanh, kịp thời nhu cầu trên cơ sở giảm thiểu chi phí sản xuất Để lập MRP cần nhiều thông tin từ môi trờng bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp Hơn nữa MRP chỉ phát huy tác dụng khi những thông tin đầu vào chính xác phản ánh đúng tình hình thực tế của môi trờng kinh doanh bên ngoài và bên trong doanh nghiệp Bất kỳ một sự thay đổi sẽ dẫn đến MRP không còn chính xác Vì vậy, nó đòi hỏi phải thờng xuyên cập nhật thông tin.

Những thay đổi chủ yếu của môi trờng dẫn đến thay đổi khả năng ứng dụng thực tế của MRP gồm:

- Nhu cầu thờng xuyên thay đổi làm cho những số liệu dự báo tơng lai phải đợc điều chỉnh và cập nhật.

- Đơn đặt hàng từ phía khách hàng cũng thờng xuyên đợc bổ sung hoặc xóa bỏ.

- Sự cải tiến, thay đổi của thiết kế sảm phẩm để thoả mãn nhu cầu ngày càng cao về chất lợng dẫn đến sự thay đổi về các chi tiết bộ phận sử dụng và l-ợng dự trữ.

- Những trục trặc trong hệ thống sản xuất nh h hỏng máy móc, thiết bị, thay đổi tiến độ sản xuất và thời hạn giao hàng, cũng làm thay đổi kế hoạch nhu cầu NVL.

- Bản thân hệ thống MRP có khả năng hoạch định lại một cách nhanh chóng, chính xác khi có những thay đổi xảy ra nhờ sử dụng hệ thống máy tính và những kỹ thuật riêng biệt mang tính chuyên môn cao.

Do đó, hệ thống MRP phải đợc cập nhật với những thông tin mới, đồng thời, cũng phải bảo đảm sự ổn định tơng đối cho các hoạt động sản xuất trong môi trờng luôn biến động.

2 Các kỹ thuật đảm bảo MRP thích ứng với những thay đổi của môi trờng.

Các biện pháp và kỹ thuật cơ bản nhằm đảm bảo cho hệ thống MRP không bị lạc hậu, luôn luôn bám sát và phản ánh đúng tình hình hiện tại gồm có phát hiện tìm hiểu nguyên nhân, hạch toán theo chu kỳ, cập nhật.

3 Phát hiện, tìm hiểu nguyên nhân.

Kế hoạch NVL có thể bị phá vỡ do rất nhiều nguyên nhân khác nhau Giữa các cấp trong cấu trúc của sảm phẩm có mối quan hệ đáp ứng thoả mãn nhu cầu về NVL, chi tiết rất chặt chẽ cả về mặt số lợng và thời gian cung cấp Sự thay đổi của một loạt NVL, bộ phận ở một cấp có thể dẫn tới phá vỡ các hợp đồng cung cấp sảm phẩm Vì vậy việc tìm kiếm, phát hiện các bộ phận gốc gây ra sự phá vỡ đó để điều chỉnh kịp thời là một trong những biện pháp đảm bảo cho hệ thống MRP thích ứng với những thay đổi của môi trờng Ngời ta nghiên cứu, xem xét mối quan hệ từng cấp giữa các bộ phận và tình trạng về mặt thời gian trong cấu trúc sảm phẩm, phát hiện những bộ phận nhạy cảm nhất, dễ xảy ra thay đổi để chủ động dự kiến trớc và có những biện pháp phòng ngừa, điều chỉnh, bổ sung làm cho hệ thống MRP luôn hoạt động tốt.

4 Hạch toán theo chu kỳ

Đó là việc tính toán lợng dự trc sẵn có trong những khoảng thời gian ờng kỳ để thấy đợc lợng dự trữ trong MRP Hạch toán theo chu kỳ đảm bảo rằng dự trữ sẵn có tơng ứng với lợng dự trữ ghi trong MRP Nhờ có hạch toán chu kỳ, các bộ phận đợc hạch toán bao gồm việc loại trừ phể phẩm tại mỗi giai đoạn sản xuất và bảo quản trên cơ sở thờng kỳ, các bộ phận đợc hạch toán bao gồm việc loại trừ phế phẩm hay mỗi giai đoạn sản xuất và bảo quản trên cơ sở thờng kỳ Do đó MRP đợc cập nhật hàng tuần hàng ngày, phản ánh đợc những

tính toán dự trữ thực tế Thông tin cập nhật cho biết đợc sự thiếu hụt hoặc d thừa của từng loại bộ phận, nhờ đó điều chỉnh đợc kế hoạch tiến độ sản xuất cho thích hợp Nhờ việc tính toán và nắm chính xác hồ sơ dự trữ trong quá trình MRP sẽ góp phần đảm bảo thực hiện đúng tiến độ sản xuất, phân phối và khai thác sử dụng có hiệu quả hơn máy móc thiết bị và lao động.

5 Cập nhật thông tin.

Khi có những công việc mới thì MRP phải đợc đổi mới Sự thay đổi xảy ra trong lịch trình sản xuất, hồ sơ dự trữ hoặc kết cấu sảm phẩm Khi có sự thay đổi về thiết kế sảm phẩm.

Có hai cách tiếp cận là cập nhật thờng kỳ (hệ thóng tái tạo) và cập nhật liên tục Chúng khác nhau ở tần số cập nhật, đổi mới thông tin.

Cập nhật thờng kỳ phù hợp với hệ thống sản xuất theo loạt Phơng pháp cập nhật thờng kỳ xử lý lại toàn bộ các thông tin và tái tạo lại toàn bộ MRP từ thời kỳ đầu cho đến thời kỳ cuối cùng Nó thu thập và xử lý tất cả những thay đổi xảy ra trong một khoảng thời gian và thờng xuyên đổi mới hệ thống Sử dụng những thông tin đó để điều chỉnh kế hoạch sản xuất.

Hệ thống cập nhật liên tục, chỉ xử lý lại những bộ phận của kế hoạch đã lập trực tiếp bị ảnh hởng bởi những thay đổi về thông tin Phơng pháp này chỉ chú ý đến những yếu tố làm thay đổi hoặc gây rối loạn cho hệ thống hoạch định nhu cầu và sản xuất, còn những yếu tố khác đợc cho là thứ yếu Do đó cần tập hợp, đánh giá phân loại thông tin theo mức độ tác động và tính phổ biến của chúng Kế hoạch sản xuất cơ sở đợc thay đổi để phù hợp với những thay đổi đang xảy ra Khi có một thay đổi xảy ra, nó đợc thông báo và sử dụng ngay để hoàn thiện hệ thống Hệ thống tái tạo rất phù hợp với những doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất tơng đối ổn định, còn hệ thống đổi mới liên tục phù hợp với những doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất thay đổi thờng xuyên.

Nhợc điểm của hệ thống tái tạo là có nhiều thông tin bị lạc hậu nhng chi phí lại nhỏ và có thể những nguyên nhân gây ra sự thay đổi trong cùng một thời kỳ tự triệt tiêu lẫn nhau, không mất sức lực và thời gian để thay đổi hệ thống.

Nhợc điểm của hệ thống thay đổi liên tục là chi phí cao và có rất nhiều những thay đổi nhỏ không dẫn đến làm thay đổi hệ thống Ưu điểm chủ yếu là liên tục có đợc những thông tin để thay đổi hệ thống.

6 Thiết lập khoảng thời gian bảo vệ

Thực chất đó là xác định một khoảng thời gian phải giữ ổn định không có sự thay đổi MRP, nhằm ổn định hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Sự ổn định của hệ thống MRP thu đợc nhờ có khoảng thời gian bảo vệ Chẳng hạn doanh nghiệp xác định trong khoảng thời gian 4 tuần, 8 tuần không có sự thay đổi Đây có thể coi nh những hàng rào chắn về mặt thời gian để đảm bảo sản xuất ổn định Sau khoảng thời gian đó mới cho phép có sự thay đổi trong hệ thống MRP Trong khoảng thời gian này, khi có sự thay đổi một loại hàng nào đó sẽ dùng một bộ phận có sẵn và nhờ đó kế hoạch sản xuất không thay đổi.

Trên đây là một số lý luận chung, cơ bản về hoạch định nhu cầu NVL trong doanh nghiệp Tuy nhiên trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng một chuẩn mực cho việc hoạch định nhu cầu NVL theo lý thuyết, mà nó biến đổi linh hoạt tuỳ từng doanh nghiệp.

Dựa vào quy mô doanh nghiệp, số lợng sảm phẩm, mức độ sản xuất, khả năng cung ứng mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn lọc và áp dụng thực hiện…những chiến lợc hoạch định phù hợp nhất, hiệu quả nhất và tạo tính đồng bộ nhất.

Do đó ta chuyển sang phần II để nghiên cứu một cách chi tiết, cụ thể về một doanh nghiệp sản xuất đã khá thành công trong việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Phần II

Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội.

I.Đặc điểm tình hình chung về cơ quan thực tập

Tên cơ quan : Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trực thuộc Công ty vật liệu xây dựng và lâm sản – Bộ thơng mại

1 Qúa trình hình thành và phát triển

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội – Công ty vật liệu xây dựng và lâm sản – Bộ thơng mại là một trong những doanh nghiệp nằm trong hệ thống doanh nghiệp nhà nớc Đợc thành lập theo quyết định số 0581 TM/TCCB ngày 11/12/1981 Trớc đây xí nghiệp mang tên là xí nghiệp vật liệu xây dựng III thuộc Công ty vật liệu xây dựng và lâm sản Hà Nội.

Xí nghiệp có nhiêm vụ chuyên kinh doanh các mặt hàng vật liệu nh : xi măng, sắt thép, giấy dầu (đa chủng loại ), đồng thời còn làm đại lý ký gửi cho tất cả các thành phần kinh tế

Cùng với sự phát triển của đất nớc, nhằm đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng cũng nh sự tồn tại của xí nghiệp Năm 1999 Xí nghiệp thành lập thêm xởng sản xuất lấy tên là xởng cán thép Quang Trung, đông thời Xí nghiệp đợc đổi tên theo quyết định số 0582 TM/TCCB ngày 08/02/1999 của Bộ thơng mại với tên gọi: X í nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội (viết tắt là XN thép và VLXD).

Xí nghiệp nằm trong hệ thống của Công ty vật liệu xây dựng và lâm sản Vì vậy xí nghiệp xí nghiệp là đơn vị thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc trong tổng thể hạch toán của Công ty.

Xí nghiệp đợc bổ sung con dấu riêng theo thể thức Nhà Nớc quy định.Xí nghiệp có tài khoản tại ngân hàng: Mã số 6640442.

Trụ sở của Xí nghiệp : Số 463 phố Minh Khai – Phờng Vĩnh Tuy – Quận Hai Bà Trng – Thành phố Hà Nội.

Xởng cán thép Quang Trung đặt tại phờng Phơng Liệt – Quận Thanh Xuân – Thành phố Hà Nội

Bộ phận thực tập: Phòng Kế toán – Tổng hợp.

Ngời trực tiếp giúp đỡ sinh viên thực tập: Thạc sỹ Đặng Thị Rạng – Trởng phòng Kế toán.

Số điện thoại: 04.8622747

2 Bộ máy tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ ngang hàng và phối hợp thực hiện

Phân xởng cán thép I

Giám đốc

Phòng vật tư kỹ thuật Phòng kế hoạch Phòng kế toánTổng hợp

Phân xưởng cán thép II

Phân xưởng sửa chữa và

cắt phôi

Phân xưởng cắt nấc đóng

Phân xưởng gián tiếp

Mô hình bộ máy của xí nghiệp đợc hình thành gam có 3 phòng nghiệp vụ tham mu cho giám đốc (nh sơ đồ).

Các phân xửơng chính boa gam 4 phân xởng và một khối gián tiếp nh: Ban bảo vệ xí nghiệp, tổ điện nớc.

Giám đốc: là ngời quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất kinh

doanh của xí nghiệp theo đúng chế độ pháp luật mà Nhà Nớc quy định và đại hội công nhân viên chức, là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà Nớc và tập thể lao động về kết quả kinh doanh của Xí nghiệp

Trong mối quan hệ tổng thể toàn Xí nghiệp, giams đốc là ngời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, là ngời có quyết định cuối cùng đối với các vấn đề có liên quan tới trách nhiệm, quyền hạn của toàn Xí nghiệp Đồng thời Giám đốc có quyền điều hành, sắp xếp cán bộ dới sự phối hợp của các phòng nghiệp vụ.

Phòng tổng hợp: Có trách nhiệm quản lý về mặt nhân sự và bảo vệ an

ninh cho toàn Xí nghiệp, tham mu cho lãnh đạo và định ra đờng lối xắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý Xây dựng kế hoạch cán bộ quản lý và cán bộ khoa học kỹ thuật trong toàn bộ Xí nghiệp tại mọi thời điểm cho Giám đốc xây dựng chế độ lơng thởng, bảo hiểm xã hội.

Hoạch định một cách tổng thể các vấn đề liên quan tới Xí nghiệp, đa ra các phơng án giải quyết có sự tham khảo của các phòng chức năng khác, sau đó trình lên Giám đốc xin duyệt.

Phòng kế hoạch: Có trách nhiệm theo dõi các công đoạn sản xuất tại

phân xởng và ra kế hoạch sản xuất trình lên Giám đốc Trớc hết là bám sát từng công đoạn trong quá trình sản xuất, đó là trách nhiệm cuả bộ phận chuyên trách sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra giám sát, đôn đốc việc sản xuất.

Bộ phận kế hoạch: chuyên về lập, đa ra các kế hoạch sản xuát, nh về

khả năng sản xuất, số sản phẩm cần đạt chỉ tiêu…

Ghi chú : Quan hệ chỉ đaon trực tiếp

Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện

Phòng vật t kỹ thuật: Phụ trách vấn đề trang thiết bị kỹ thuật, hoạch ,

phối hợp với phòng kế hoạch đề xuất kiến nghị về kế hoạch thay thế, bảo dỡng máy móc thiết bị phụ tùng cho quá trình sản xuất.

Trởng phòng kế hoạch

Phó phòng hoạch định kế hoạch

Phó phòng hoạch định sản xuất

Nhân viên hoạch định 1

Nhân viên giám sát 1Nhân viên

Trởng phòng kỹ thuật vật t

Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện

Phòng kế toán: Dới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ

hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kế toán thống kê, lu trữ cung cấp các số liệu thông tin chính xác kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tại mọi thời điểm cho Giám đốc và các bộ phận có liên quan Phòng kế toán gam 6 ngời, đứng đầu là kế toán trởng chỉ đạo hoạt động của kế toán viên trong phòng kế toán

Kế toán trởng: có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng kế toán , hớng dẫn hạch toán chỉ đạo hoạt động của kế toán viên trong phòng kế toán , giúp Giám đốc công ty ký kết hợp đồng kinh tế, các chỉ thị về kế toán đều do kế trởng thông qua Ngoài ra kế toán trởng còn có nhiệm vụ báo cáo tài chính và thm mu chính sách Xí nghiệp cho Giám đốc.

Công tác kế toán ở Xí nghiệp đợc thực hiện theo thể thức báo số về Công ty Tại phòng kế toán, bộ máy kế toán thực hiện từ khâu nhập chứng từ phân xởng , xử lý chứng từ đó cho đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán theo từng quý gửi về Công ty Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính.

Về hình thức thanh toán, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán nhât ký chứng từ Đay là hình thức lãnh đạo Xí nghiệp đã thực hiện trong nhiều năm.

Nhân viên thiết kế Nhân viên giám sát

Trong phần chuyên đề, ngời viết có đi sâu vào phần nguyên vật liệu nên chúng ta cần xem xét sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu đang áp dụng tại Xí nghiệp.

Và cũng từ sơ đồ đó ta thấy đợc mối quan hệ giữa công tác tổ chức kế toán có nhiện vụ rất quan trọng không chỉ với công việc hạch toán kế toán độc lập mà còn nằn trong tổng thể mối quan hệ với các phòng chức năng khác

Chứng từ gốc và bảng phân bổ vật liệuNhật ký chứng từ số

1, NKCT số 5

Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết vật liệu

Ghi chó: Ghi hµng ngµy

Ghi cuèi ngµy §èi chiÕu kiÓm tra

3 NhiÖm vô s¶n xuÊt

Sæ c¸i TK 152

B¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån vËt liÖu

Xí nghiệp có nhiệm vụ chính là sản xuất các loại thép đáp ứng cho nhu cầu nội địa

Với nhiệm vụ đó, Xí nghiệp có mạng lới tiêu thụ sản phẩm rộng khắp ớc Biểu hiện là Xí nghiệp đã liên hệ chào hàng (tiếp thị) và ký đợc hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, cung cấp vật t rộng khắp nớc.

n-Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nộiởng sản xuất của n-Xí nghiệp có hơn 300 công nhân lao động (cả trực tiếp và gián tiếp ), cùng phối hợp sản xuất dới phân xởng cũng nh đợc chia ra làm 5 tổ sản xuất theo từng bớc công nghệ, ở mỗi bớc công nghệ lại có các quy trình nhỏ lẻ khác nhau tạo nên một mạng lới đặc trng của doanh nghiệp sản xuất thép Các sản phảm cuối cùng có đợc đánh giá là tốt hay không còn tuỳ thuộc vào ngời tiêu dùng và các điều kiện sử dụng , nhng một công nghệ tốt là điều kiện đảm bảo cho sản xuất tốt.

Các bớc công nghệ của Xí nghiệp đợc sắp xếp một cách hợp lý nên có thể tận dụng một cách tối đa sức lao động cũng nh nguyên vật liệu.

Sơ đồ công nghệ sản xuất thép

Phôi thép

Lò nungMáy cán thôMáy cán tinhMáy nắnMáy cắt

4 Tình hình hoạt động sản xuất

Nhìn chung vài năm trớc đây , toàn bộ Công ty cũng nh Xí nghiệp gặp không ít khó khăn Một phần do cha có sự gắn kết hoàn toàn , đồng bộ giữa các phòng ban trong Xí nghiệp cũng nh công ty Nhng phần lớn là do thị trờng vật liệu có sự biến động mạnh.