Công tác nghiệp vụ tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hải phòng

CONG TAC NGHIEP VỤ TAI THU VIEN KHOA HOC TONG HOP THANH PHO HAI PHONG ThS Phan Thi Thu Huong Giới thiệu chung Thư viện Khoa học Tổng hợp Hải Phòng thư viện trung tâm thành phố Hải Phòng, thành lập năm 1956, qua 55 nam xây dựng trưởng thành, thư viện phấn đấu vượt qua mn vàn khó khăn, gian khổ đồng hành ngành Văn hóa, Thể thao Du lịch thành phố góp sức xây dựng phát triển thành phố Hải Phòng Trong thời đại mới, cán nhân viên Thư viện tâm khốc lên tắm áo mới, đối hoạt động, đáp ứng tối đa nhu cầu khai thác sử dụng thông tin nhân dân thành phố Cảng Trong hoạt động chúng tơi khơng thể khơng kể đến hoạt động nghiệp vụ Hoạt động nghiệp vụ 21.Áp dụng chuẩn nghiệp vụ Trong chu trình đường tài liệu dù theo thư viện truyền thống hay đại khâu biên mục khâu quan trọng kết trình biên mục tôt tạo máy tra cứu thông tin, sản phẩm thông tin tốt Ngày thời đại “Giám đốc Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hải Phịng 277 Phan Thi Thu cơng nghệ thơng tin hội nhập việc chuẩn hóa liệu mục điều cần thiết để đảm bảo cho việc liên thông cáctư viện trung tâm thông tin nước giới Từ năm 1992, thư viện sử dụng phần mềm CDS/ISIS để ig ' tài liệu, xây dựng CSDL Đây bước chặng đường ứng dụng CNTT vào công tác thư viện Tháng 7/2006, Thư viện trang bị phần mềm ILIB 3.6 với modul như; bổ sung, biên mục, lưu thông, quản lý kho, quản trị hệ thống Khi sử dụng phần mềm đồng thời thư viện tiến hành sử dụng khổ mẫu MARC2I để biên mục, chuyển đổi CSDL cũ sang CSDL theo câu trúc khổ mẫu biên mục MARC2I Điều bước đầu đáp ứng yêu cầu tra cứu tìm tin hệ thống mạng LAN mạng chia sẻ thông CSDL thư CSDL Tài liệu CSDL thư mục Internet tin viện địa chí, thư viện nâng cao khả tra cứu, thư viện nước Đến lên tới 75.000 biểu ghi gồm CSDL Sach, CSDL sách ngoại ngữ, CSDL trích báo, Trước năm 2007, Thư viện sử dụng bảng phân loại 19 lớp dành cho thư viện công cộng Việt Nam để phân loại tài liệu Tuy nhiên để phù hợp tiện lợi cho việc tổ chức kho mở trao đổi thông tin thư mục với thư viện đại tiên tiến khu vực giới, tiến đến hội nhập với khu vực quốc tế lĩnh vực này, phù hợp với hệ thống trị điều kiện kinh tế xã hội đất nước, đạo Thư viện Quốc gia, tháng 7/2007, Thư viện bắt đầu áp dụng khung phân loại DDC công tác phân loại tài liệu Một mặt tiến hành xử lý sách theo khung DDC, mặt tiến hành hồi cố sách kho theo DDC Tháng 1/2008 hỏi cố phân loại theo khung DDC sách phòng mượn để triển khai kho mở tự chọn xếp theo DDC hoàn thành tháng 2/2008 Trong trình 278 ail _= NGHIỆP VỤ TẠI THƯ VIỆN _ phân loại xếp sách điều kiện làm quen với việc xếp kho theo khung phân loại mới, cán thư viện nhiều lúng túng, chưa quen với số vừa dài, vừa khó nhớ, Giám đốc thư viện đạo quy ước bảng mã màu tương ứng với số phân loại theo DDC giúp tổ chức, xếp kho xác, khoa học, tránh nhầm lẫn Từ bảng mã màu thủ công, thư viện mời chuyên gia Thư viện Quốc gia phối hợp nghiên cứu việc gán mã màu tự động cho tài liệu biên mục Sau thời gian phối hợp nghiên cứu, thư viện hoàn thành việc in mã màu tự động quy ước số song song với mã vạch Kết quả: sách gán nhãn bao gồm số phân loại, số Cutter, mã vạch mã màu Cán nghiệp vụ vào mã màu tự động để dán tem mã màu xác cho sách 22 Đổi chu trình nghiệp vụ Trước năm 2008 phận nghiệp vụ như: bổ sung, biên mục, xây dựng sở liệu sách, thư mục phận độc lập thuộc phòng chức khác Thư viện, biên chế phận thường có từ đến cán Quy trình đường sách gồm khâu: Øổ sưng - Biên mục - Thủ công - Giao sách cho kho Ở chu trình phận tách rời dẫn đến việc chun mơn hóa chưa cao; Việc xử lý nghiệp vụ theo đường mòn, phụ thuộc ý chí chủ quan viên chức phận nghiệp vụ dẫn đến tính thống xử lý biên mục chưa cao; Quy trình xử lý nghiệp vụ bán thủ công việc ghi biểu ghỉ thư mục giấy, việc vào số đăng ký tổng quát, cá biệt viết tay, hóa đơn chia kho chép từ hóa đơn gốc ; Chưa có phận hiệu đính rà sốt biểu ghi thư mục xử lý dẫn đến việc kiểm soát lỗi sai đầu chưa tốt 279 Phan Thi Thu Từ tháng 2⁄2008 Thư viện tập hợp phận nghiệp vy riêng lẻ phòng Nghiệp vụ, tăng biên chế phòng lên từ lên người, tập trung phận: bổ sung, biên mục, luân chuyển, thư mục để thành lập dây chuyền xử lý nghiệp vụ thống nhất, mang tính chun mơn hóa cao sở ứng dụng phần mềm điện tử thư viện ILIB3.6 Từ tháng 9/2009, phát huy ý tưởng Giám đốc thư viện bỏ qua công đoạn viết biểu ghi giấy, xử lý trực tiếp biểu ghi thư mục vào máy tính tạo nên dây chuyền nghiệp vụ mang tính đại, giảm bớt cơng đoạn thủ công, tiết kiệm thời gian xử lý, tăng suất lao động, tiết kiệm nhiều thời gian triển khai nghiệp vụ khác Dây chuyền xử lý nghiệp vụ thư viện bao gồm khâu: Bổ sung máu - Biên mục trực tiếp máu - Hiệu đính - Các thao lắc Thủ công - Giao kho phục 0ụ Dây chuyền xử lý nghiệp vụ theo chu trình khép kín, trọng khâu kiểm tra chất lượng xử lý kỹ thuật hỗ trợ nâng cao suát, chất lượng công tác nghiệp vụ Kết quả: - Xử lý bổ sung: Từ 10000 cuón lên 15000 cuốn/KH 5000/năm - Xử lý biên mục: Từ 4020 tên sách/10.000 lên 6500 tên sách/15000 - Xây dựng từ CSDL lên CSDL, - CSDL thư viện có số lượng biểu ghi 75000 biểu ghi Việc bố trí xử lý nghiệp vụ theo quy trình dây chuyển thể tính chun mơn hóa cao hoạt động nghiệp vụ Để kiểm soát lỗi sai biên mục tạo sản phẩm thông tin đầu tốt, thư viện tiến hành phân quyền công việc cho phận thực biểu ghi MARC điển thông tin trực tiẾP người xử lý Việc làm nâng cao tinh thần trách nhiệm 280 ¬ JG TAC NGHIỆP VỤ TẠI THƯ VIỆN viên chức nghiệp vụ, hạn chế sai sót, đảm bảo tính thống xử lý nghiệp vụ 2.3 Tổ chức kho Trước năm 2008 toàn hệ thống phục vụ thư viện theo chu trình kho đóng Từ tháng 2/2008 chúng tơi triển khai phục vụ việc mượn sách theo hình thức kho mở xếp theo DDC, tiếp kho hồi cố phân loại theo DDC chuyển đổi sang kho mở tự chọn kho báo, kho sách thiếu nhi, kho sách địa chí Để giúp bạn đọc tiện tra tìm sách ngoại ngữ nằm rải rác kho phục vụ khác nhau, tập hợp sách ngoại ngữ thành lập kho sách ngoại ngữ tự chọn xếp theo khung DDC Cho đến bên cạnh kho Đọc chỗ với hình thức kho đóng, Thư viện có kho tài liệu mở Kho Mượn: 51,507 cuốn, Kho Báo: gần 300 đầu báo 8020 báo đóng, Kho Thiếu 37.572 cuốn, Kho Sách địa chí: 5402 cuốn, Kho Ngoại ngữ: 23.410 cuốn, Kho sách Quỹ châu Á: 5739 cuốn, Kho Góc thơng tin Ngân hàng Thế giới: 1609 Việc tổ chức kho mở gặp khơng khó khăn tư tưởng bảo thủ số cán công tác lâu năm, tâm lý ngại thay đổi, hay việc quản lý kho tài liệu, thất thoát tài liệu, sở trang thiết bị thư viện không đồng (không có cổng từ, camera ) điều Ban lãnh đạo hầu hết cán thư viện tâm thực hiện, việc quản lý kho tài liệu tổ chức phục vụ bạn đọc theo hướng kho mở vừa nâng cao trách nhiệm viên chức thư viện vừa giới thiệu với bạn đọc vốn tài liệu kho Qua theo dõi thấy việc tổ chức kho phục vụ thời gian qua tăng lớn khả thu hút bạn đọc đến sử đụng thư viện Kết luận Việc nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc yêu cầu cấp thiết muôn thủa hệ thống thư viện, thực yêu cầu đòi hỏi phối hợp hài hòa thao tác hoạt động 281 Phan Thi Thu Huong thư viện Đối với Thư viện Hải Phòng, ý thức rõ vần đề này, năm qua tiến hành chuyển đổi quy trình xử lý biên mục tài liệu, áp dụng chuẩn nghiệp vụ quốc tế DDC, MARC2I, cử cán tham dự khóa đào tạo ngắn, đài hạn nước vẻ nghiệp vụ tin học, tổ chức tập huấn kỹ mềm việc nâng cao chất lượng phục vụ Sau cải cách đổi Thư viện bước đầu thu thành công việc đáp ứng tốt cầu sử dụng thông tin tằng lớp nhân dân thành phó, nâng cao vai trị trung tâm thơng tin, trung tâm giáo dục ngồi nhà trường, lãnh đạo nhân dân ghi nhận Kết ba năm liền 2008 2010 Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch tặng cờ thi đua xuất sắc ngành thư viện, khen Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch, khen UBND Thành phó Hải Phịng Tuy nhiên cơng tác nghiệp vụ Thư viện tình trạng chung số thư viện số van dé chưa xử lý như: việc sử dụng từ khóa tự do, phần mẻm thư viện ILIB 3.6 nhiều lỗi chưa khắc phục như: Modul Báotạp chí: Modul Bổ sung, Biên mục Trong thời gian tới Thư viỆn trọng việc bố sung phát triển nguồn tin điện tử, bước đầu số hóa lài liệu quý song song tiến hành nghiên cứu vấn đề liên quan đến việc xử lý, lưu Hải Phòng mong muốn lãnh đạo Trung ương mua sắm trang thiết trữ phục vụ loại quan tâm địa phương bị đại, hỗ trợ tài liệu Thư việc đầu tư kinh phần mẻm tiên viện cấp phí tiến việc đào tạo viên chức để thực tạo nên nguồn nội lực vững mạnh đường xây dựng thư viện điện tử tương lai  ... bảng mã màu thủ công, thư viện mời chuyên gia Thư viện Quốc gia phối hợp nghiên cứu việc gán mã màu tự động cho tài liệu biên mục Sau thời gian phối hợp nghiên cứu, thư viện hoàn thành việc in... 2⁄2008 Thư viện tập hợp phận nghiệp vy riêng lẻ phòng Nghiệp vụ, tăng biên chế phòng lên từ lên người, tập trung phận: bổ sung, biên mục, luân chuyển, thư mục để thành lập dây chuyền xử lý nghiệp vụ. .. cờ thi đua xuất sắc ngành thư viện, khen Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch, khen UBND Thành phó Hải Phịng Tuy nhiên công tác nghiệp vụ Thư viện tình trạng chung số thư viện số van dé chưa xử lý như: