KY THUAT TRINH BAY VAN BẢN Ở UBND CAC QUAN, HUYEN TAI TP HO CHi MINH THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ ĐÈ XUẤT
rong những năm qua các cơ quan chức
năng đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn,
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư Một trong
những văn bản áy là Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/05/2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (dưới đây gọi tắt là Thông tư 55)
Về thể thức văn bản, trong Thông tư 55 đã đưa ra quy định về các thành phần cấu thành văn bản, đồng thời cũng quy định cụ thể về
cách trình bày các thành phan của một văn bản quản lý nhà nước, như về phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chỉ tiết trình bày khác
Qua khảo sát thực tế tại UBND các quận,
huyện và một số sở, ban, ngành trên địa bàn TP Hồ Chí Minh cho thấy, mặc dù các cơ quan
này đã triển khai và áp dụng các quy định của Thông tư 55, nhưng kỹ thuật trình bày văn bản
vẫn còn có những khiêm khuyết và chưa được thống nhát Thiết nghĩ, đã đến lúc cần phải nhìn nhận và đánh giá nghiêm túc về vấn đề này
Dưới đây là thực trạng kỹ thuật trình bảy văn
bản và một số kiến nghị để kỹ thuật trình bày
văn bản ngày càng được thực hiện đúng quy định của pháp luật hiện hành
I- Thực trạng kỹ thuật trình bày văn bản
1 Thành phân Quốc hiệu
Theo quy định tại Thông tư 55, dưới Quốc
hiệu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng độ dài của dòng thứ hai
Tuy nhiên, thực tế vẫn còn có những văn
bản trình bày chưa đúng:
Ví dụ: ở Quyết định số 37/QĐ-UBND của
UBND quận T, thì phía dưới có đường kẻ
nhưng đứt đoạn và quả ngắn ( - - - )
Nguyén Céng Quyén
Trường TH Văn thư Lưu trữ Trung ương Il
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hoặc ở Quyết định số 1111/ QĐ-UBND của UBND quận B và một số văn bản khác thì lại
không có đường gạch ngang
2 Thành phân tên cơ quan, tô chức ban
hành văn bản
Theo quy định, tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, đứng,
đậm
Trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp thì
phải trình bày tên cơ quan chủ quản ở phia trên tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bằng
chữ in hoa, đứng, không đậm; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bảy bằng
chữ in hoa, đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ
ngang nét liền bằng khoảng 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối ở giữa
Thực tế thường gặp các lỗi như sau:
- Nhiều văn bản trình bảy chưa thống nhát và chưa đúng với quy định của Thông tư 55
Ví dụ: ở Báo cáo số 361/BC-UBND của UBND quân G trình bày:
ỦY BẠN NHÂN DÂN QUẠN G
Nhưng ở công văn số 584/UBND-VX của
UBND quan T lại trình bày:
THANH PHO HO CHi MINH
UY BAN NHAN DAN QUAN T
- Còn ở một số văn bản khác thì thành phần
này được trình bày khá tự do, tùy tiện, không theo một quy định nao ca, vi dụ: Phía dưới không có đường gạch ngang nét liền mà lại
Trang 2như: (—oOo—-); (**) hoặc một số văn bản lại
không có đường gạch ngang
3 Thành phân só, ký hiệu của văn bản Trên thực tế, cách trình bảy thành phần só, ký hiệu của văn bản không thống nhất và không đúng Ví dụ tại Quyết định của Sở TP, thành phần này được trình bày là: Số: 310/QĐ-STP- TC; còn ở văn bản của một số UBND khác lại
trình bày: số: 94/QĐ-UB; số: 1883/TB-UBND- NVHCC; hoặc số: 37/QD-UBND
Theo Thông tư 55, ký hiệu của văn bản cá biệt và các hình thức văn bản có tên loại bao
gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản, được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, không đậm
Vị vậy, thành phần số, ký hiệu của các văn bản trên phải được sửa lại như sau: Số:
310/QĐ-STP; Số: 94/QĐ-UBND; Số: 1883/TB-
UBND, Số: 37/QD-UBND
4 Thành phân địa danh và ngày, tháng,
năm ban hành văn bản
Cũng theo Thông tư 55 quy định, địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được
trình bày bằng chữ kiểu chữ in thường, nghiêng,
các chữ ngày, tháng, năm phải được trình bày
đầy đủ, không dùng các dấu gạch chéo (/), gạch nói (-) dé thay thé
Thực tế thường xảy ra một số lỗi như sau:
- Không ghi các chữ tháng, năm mà dùng
các dấu gạch chéo (/), gạch nối (-) để thay thé và các số không được ghi mà dùng dấu số để đóng lên văn bản
Ví dụ công văn số 121/TNMT-TTS của Sở
TN được trình bày:
Tp Hồ Chí Minh, ngày 04 -01- 2007
- Trình bảy bằng kiểu chữ không nghiêng mà đứng, như công văn số 4541/UB.TCKH của
quận Y, trình bày:
Quận Y, ngày 28 tháng 7 năm 2004 5 Thành phần tên loại và trích yêu nội dung van bản
Thực tế, còn một số văn bản cách trình bày
không đúng theo quy định của Nhà nước Ví dụ
tại Quyết định số 94/QĐ-UB của UBND quận B,
trình bày là:
QUYET ĐỊNH CỦA CHU TICH UBND QUAN B Viv cấp phó bản giấy phép xây dựng
Trong cách trình bày trên sai ở chỗ là: trong
phần tên loại có ghi cả tác giả văn bản và phía
dưới trích yêu không có đường kẻ ngang
Hoặc trong văn bản số 931/PHD-UBND-
TNMT của UBND quận X, lại được trình bày: PHIẾU HƯỚNG DẪN
Công dân gửi đơn trình bày
Ở đây, lỗi là hình thức văn bản “phiếu hướng dẫn” không có trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Riêng ở UBND quận B, tại công văn số 4541-UB.TCKH, trích yếu của công văn này
được trình bày như sau:
Viv dang ky lam việc với sở
Cách trinh bày như trên là chưa đúng với quy định tại Thông tư 55 Vì theo quy định, trích yếu nội dung công văn được trình bảy sau chữ
viết tắt “V/'(về việc) bằng chữ in thường, kiểu
chữ đứng, không đậm
6 Nội dung văn bản
Thông tư 55 quy định, khi trình bày thành
phần nội dung trong các quyết định, ở đầu dòng câu nêu căn cứ không có dâu gạch ngang (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;) và ở dòng câu căn cứ cuối cùng, kết thúc là dấu phẩy (,); sau
chữ “QUYÉT ĐỊNH" có dấu hai chấm (;); các
chữ “Điều” được trình bày bằng chữ in thường, đứng, đậm, số điều được trình bày bằng chữ số Ä rập, kế sau là dấu chắm (.) Tuy nhiên, trên thực tế còn khá nhiều UBND khi trình bày văn bản vẫn còn một số sai sót như sau:
- Ví dụ 1: Tại Quyết định số 75/QĐ-TNMT-
VP; còn dùng dấu gạch ngang (-) trước các căn cứ và cuối căn cứ sau cùng thì dung dau cham phẩy (,) Sau chữ “QUYẾT ĐỊNH" không có dầu hai cham (:)
- Ví dụ 2: Tại Quyết định số 37/QĐ-UBND của UBND quận T, các chữ " Điều" lại trình bày bằng chữ in hoa và có gạch chân (ĐIỀU 1.)
7 Thành phân chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thắm quyên
Việc trinh bày quyền hạn của người ký văn bản chưa thống nhất và chưa đúng với quy định tại Thông tự 55:
- Ví dụ 1: tại Thông báo số 3388/TB-UBND
Trang 3TUQ CHU TICH UBND QUAN B TRƯỜNG PHÒNG - Ví dụ 2: ở Thông báo số 03/TB-UBND lại được trình bày: TUQ CHU TICH UBND QUAN TRUONG PHONG Theo quy định tại Thông tư 55 can trinh bay như sau: TUG CHỦ TỊCH TRƯỞNG PHÒNG 8 Thanh phan nơi nhận văn bản
Cũng theo quy định tại Thông tư 55, đối với
công văn, thành phần “Nơi nhận" được: trình bày ở cả hai vị trí:
¿_ Vị trí thứ nhất dưới thành phần địa danh và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản, được quy định như sau:
- Từ “kính gửi" và tên các cơ quan đơn vị
hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày
bằng chữ thường, kiểu chữ đứng, không đậm
- Sau từ "kính gửi" có dấu hai chấm (;); nếu
công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hay một
cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một
dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân được trinh bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang (-), cuỗi dòng có dấu chắm phầy (;), cuối dòng sau cùng có dấu chấm (,)
Vị trí thứ hai ở góc trái phía dưới, cách dòng
cuỗi cùng của phần nội dung văn bản từ 2 đến 3
dòng, được quy định như sau:
- Từ "Nơi nhận” được trình bày một dòng
riêng, sau đó có dấu hai chấm (;), bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, đậm
- Phan liệt kê nơi nhận văn bản được trình bảy bằng chữ thường, kiểu chữ đứng, không
đậm; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang (-), cuối dòng có dau cham phay (;) Riêng dong cuối cùng bao gồm chữ “Lưu”, sau đó có dấu hai cham (;), tiếp theo viết tắt chữ “VT” (văn thư cơ
quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo văn bản và cuối cùng là dấu cham (.) Vi du: Luu: VT, CB
Trên thực tế, cách trình bày còn chưa được
đúng với các quy định như trên, ví dụ: Tại công
văn số 5892/TNMT-ĐKKTP của Sở X còn có
một số lỗi như sau:
- Cụm từ “Kính gửi” được trình bày bằng kiểu chữ đứng, đậm;
- Sau cụm từ “kính gửi” chỉ có một địa chỉ
nơi nhận song cũng xuống dòng và gạch đầu
dong
- Cụm từ “Nơi nhận” không được trình bày
bằng kiểu chữ nghiêng, đậm
- Sau các địa chỉ nhận văn bản không có
dau cham phay (;) ma dung dau cham (.) Một số kiến nghị: :
Để công tác soạn thảo văn bản ở UBND các quận, huyện và các sở, ban ngành tại TP Hồ
Chí Minh đi vào nề nếp, các thành phần văn
bản được trình bày theo đúng qui định của Nhà
nước, trong thời gian tới cần tiến hành một số
biện pháp sau:
1 UBND thành phố cần sớm ban hành
những văn bản cụ thể hoá các quy định của
Nhà nước về thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản để áp dụng thống nhất trong địa bàn thành phố; 2 Tuyên truyền, phổ biến một cách sâu, rộng, bằng các hình thức như: mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ soạn thảo và xử lý văn bản để các cán bộ, công chức nhận thức
đúng và đầy đủ những quy định của Nhà nước và của UBND thành phố về công tác này;
3 UBND các cấp và các cơ quan, tổ chức
trực thuộc, dựa vào quy định của Nhà nước và
của UBND thành phố để xây dựng "kho mẫu
văn bản” cho đơn vị mình
4 Chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và đãi ngộ đối với cán bộ, công chức làm công tác văn thư, phấn đấu xây dựng đội
ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tat, cd trình độ Chuyên môn, nghiệp vụ cao, đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước, yêu cầu
của một nền hành chính hiện đại
5 Thường xuyên tổ chức kiểm tra, thanh tra
với các chế tài về thưởng, phạt rõ ràng, cụ thể
và động viên, khích lệ những cán bộ, công chức