Appendix 733 Metaplan Visualized Group Discussion VN Chương trình Đào tạo về Quản lý Nước thải Đô thị Mô ‐đun Đào tạo #1 Lập Kế hoạch Phát triển Công ty cho các Công ty Quản lý Nước thải tại Việt Nam[.]
Chương trình Đào tạo về Quản lý Nước thải Đơ thị Mô-‐đun Đào tạo #1 Lập Kế hoạch Phát triển Công ty cho các Công ty Quản lý Nước thải tại Việt Nam Phụ lục 7.3.3 KỸ THUẬT THẢO LUẬN NHĨM BẰNG HÌNH Chương trình Đào tạo về Quản lý Nước thải Đô thị Mô-‐đun Đào tạo #1 Lập Kế hoạch Phát triển Công ty cho các Công ty Quản lý Nước thải tại Việt Nam KỸ THUẬT THẢO LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình là gì? Cách thức thảo luận nhóm bằng hình đã được phát triển đáng kể trong những năm gần đây, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục cho người lớn Tuy nhiên, kỹ thuật này cũng hoàn toàn có thể mở rộng sang gần như tất cả nhóm khác ở đó việc thu thập, tổng hợp các ý kiến đa dạng có ưu [ên trọng tâm Vì vậy, nó được sử dụng các buổi họp cộng đồng, các cuộc họp ban chỉ đạo, trong trường học và trong các tổ chức khác Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này nằm ở khả năng kết hợp xen kẽ giữa trao dổi miệng và quá trình ghi chép bằng văn viết Nguyên tắc chính của thảo luận bằng văn viết hay dùng hình tượng đó là lơi kéo tồn bộ nhóm vào q trình trao đổi mà khơng có ưu [ên hay thiên vị và nhằm bảo đảm là tất cả các ý kiến đều được đề cập đến khi kết thúc buổi thảo luận hay trong bản kết quả thảo luận Điều khiển thảo luận Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình có đặc trưng là được dẫn dắt bởi một người dẫn chương trình có kinh nghiệm Người dẫn chương trình cần phải quen với phương pháp và được thơng báo về nội dung và mục [êu chủ đề Người dẫn chương trình có nhiệm vụ hướng dẫn các thành viên trong suốt quá trình thảo luận cách giới thiệu phương pháp, giải thích mục [êu của chương trình, khuyến khích các thành viên tham gia một cách chủ động, giúp định hướng thảo luận và hỗ trợ chương trình thảo luận, định kỳ tổng kết các thành quả và vm tòi trong suốt chương trình làm việc, tóm tắt các kết luận, kết quả cuối cùng của chương trình làm việc và hướng các thành viên đến việc thống nhất về các bước thực hiện [ếp theo Trong suốt chương trình làm việc, người dẫn chương trình cần lưu ý: • khơng tự đưa ra các phỏng đốn hay can thiệp vào mối quan tâm của đại biểu ở mặt này hay mặt khác, • để nhóm tự kết luận những kết quả và phát hiện của họ, • cho phép né tránh bàn luận, • tránh hiệu ứng “adua” (một người dẫn dắt = tất cả theo sau), cho phép thành viên quyết định việc cân nhắc vấn đề theo cách của họ, • ghi chép lại những lời giải thích chính Có một người giúp việc cho người dẫn chương trình sẽ giúp tránh những lúc lúng túng, giúp ln quan sát cả nhóm, xác định sớm những trục trặc và để tạo khơng khí hào hứng trong quá trình trao đổi Những nhân tố của Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình Phương pháp sử dụng bảng ghim treo giấy khổ lớn, kim ghim hay băng dính, giấy màu cắt thành miếng (kích thước khoảng 30-‐50 cm) và bút dạ nhiều màu Các thành viên của nhóm được phát các miếng giấy (phiếu) và bút Sau khi thảo luận chung về kiểu các vấn đề cần chỉ ra, các thành viên sẽ được chương trình thảo luận hay người dẫn chương trình hướng dẫn thực hiện: • ghi lại những từ khố chính liên quan đến những vấn đề đang bàn lên các miếng giấy, chú ý viết chữ to, rõ ràng, mỗi vấn đề sẽ viết trên một miếng giấy • ghim những miếng giấy này lên trên bảng để có thể bàn bạc hoặc đưa ra các ý kiến khác • dán những “vấn đề quan trọng” vào khu vực ô kẻ sẵn trên bảng ghim để xác lập mức ưu [ên và trong một số trường hợp sẽ cần vai trị của trưởng nhóm trong khoảng thời gian nhất định Người hỗ trợ [ến hành phân nhóm những phản hồi trong đó gồm những vấn đề tương tự và kêu gọi thành viên thống góp ý kiến Cơng việc nói chung kéo theo số thảo luận chung nhóm Cả nhóm sau đó sẽ bàn giải pháp, ghi lên các miếng giấy và ghim ý kiến lên bảng Quá trình viết lên Chương trình Đào tạo về Quản lý Nước thải Đô thị Mô-‐đun Đào tạo #1 Lập Kế hoạch Phát triển Công ty cho các Công ty Quản lý Nước thải tại Việt Nam miếng giấy, hiển thị, di chuyển và phân nhóm chúng nên [ếp tục cho đến khi đạt được kết luận phù hợp được cả nhóm thống nhất Hình ảnh: Quá trình “ Thảo luận linh hoạt” Ví dụ về giải quyết Hnh huống bằng kỹ thuật hình tượng hố: Giả định là phương pháp này được sử dụng để giải quyết vnh huống đặc biệt trong đó phần lớn các thành viên tham gia thấy là quan trọng Phương pháp yêu cầu có một nhóm từ 10-‐30 người sử dụng bảng ghim treo giấy trắng khổ lớn và viết lên các miếng giấy để • xác định rõ vấn đề và tác động của nó, • xác định và thiết lập mức ưu [ên cho các hướng giải quyết có thể, • chấp nhận một giải pháp và phác thảo cấu trúc thực hiện cho một giải pháp thực hiện được Mục [êu của ví dụ này là nhằm kích hoạt tồn nhóm cùng xem xét phạm vi của vấn đề và lơi cuốn cả nhóm vào q trình bàn bạc để họ cảm thấy làm chủ đối với mỗi giải pháp và mong muốn trở thành một bộ phận q trình thực hiện thành cơng sau đó Cần lưu ý bảng ghim ghế ngồi cần đặt vị trí thuận [ện cho thành viên có thể di chuyển tự do từ ghế ngồi đến bảng và ghim những đóng góp của họ lên bảng Phương pháp yêu cầu phòng lớn phòng họp thông thường với đủ chỗ để có thể chia thành nhóm nhỏ và có thể sắp đặt các bảng Chương trình Đào tạo về Quản lý Nước thải Đô thị Mô-‐đun Đào tạo #1 Lập Kế hoạch Phát triển Công ty cho các Công ty Quản lý Nước thải tại Việt Nam Hình ảnh: Ví dụ về cách sắp xếp chỗ ngồi: Chú ý: Mức độ thành công thảo luận viết phụ thuộc nhiều vào việc thành viên có thể thấy ý kiến họ người khác và vì thế tại mọi thời điểm, cần chú ý giữ cho vấn đề và bất kỳ ý kiến nào cũng có thể được diễn tả theo mối liên quan đến vấn đề đó Q trình này nhằm thúc đẩy các thành viên đóng góp ý kiến riêng họ Các giai đoạn của thảo luận viết Kỹ thuật thảo luận viết sẽ ép các thành viên viết ra những suy nghĩ của họ và biểu thị cho những người khác Thay vì có một cuộc họp tại chỗ, trao đổi giữa các thành viên sẽ là sự di chuyển của họ giữa bảng và chỗ ngồi Tính động của nhóm cho phép sự giao [ếp có thể tạo ra đến 500 lời phát biểu trong một giờ Điều này tương đương với khoảng 5 lần lượng thông [n có thể tạo ra được trong cuộc thảo luận có kiểm sốt chặt chẽ khơng dùng phương pháp hình tượng hay tương đương với ít nhất 20 lần lượng thơng [n có được trong các buổi thảo luận có những người nói “dài dịng” Để đạt được thành công với phương thức trao đổi viết này, điều quan trọng là cần có cách bố trí chỗ ngồi mở phía trước bảng ghim (khơng có bàn ghế đặt ở lối đi) và cần gắn bó với một vài quy tắc và trình tự thực hiện cho trước Một buổi thảo luận đặc trưng loại này có thể nên thực hiện như sau: • Bắt đầu chương trình thảo luận bằng cách biểu lộ các ý kiến và thái độ (các câu hỏi đơn) • Thu thập ý kiến trên các phiếu hay hỏi các thành viên để nêu ra và sắp xếp ý kiến theo tập hợp • Phác thảo “cách tổ chức các ý kiến” và sắp xếp lên bảng • Chuyển tải cách tổ chức này vào danh sách các chủ đề và đánh giá chúng để xếp thứ tự các vấn đề hoặc xác lập mức ưu [ên • Hình thành các nhóm bằng cách lựa chọn công khai hay không công khai để bàn những vấn đề riêng biệt • Làm việc theo nhóm nhỏ, sử dụng các miếng giấy liên quan đến những vấn đề đã chỉ ra ở bước 3 và 4 • Các thành viên của mỗi nhóm nhỏ sử dụng các miếng giấy để trình bày kết quả làm việc trong nhóm của họ • Lấy ý kiến bình luận của nhóm về các thơng [n đã trình bầy Chương trình Đào tạo về Quản lý Nước thải Đô thị Mô-‐đun Đào tạo #1 Lập Kế hoạch Phát triển Công ty cho các Công ty Quản lý Nước thải tại Việt Nam Hình ảnh: Quá trình sắp xếp ý kiến đóng góp của thành viên theo tập hợp thơng [n Chọn chủ đề thảo luận Người dẫn chương trình soạn chủ đề thảo luận cần thống thành viên Sau cách để thực hiện điều này: • Phát phiếu cho các thành viên • Người dẫn chương trình đề xuất lựa chọn chủ đề phù hợp với mục [êu của chương trình thảo luận • Các thành viên yêu cầu lựa chọn hai hay ba khu vực có vấn đề ý kiến bảng mà họ coi là đặc biệt quan trọng và ghi chúng vào phiếu như là chủ đề thảo luận đề xuất • Người dẫn chương trình đính đề xuất lên bảng; nêu vấn đề đề cập lần phiếu Quá trình này là để bảo đảm là —nh phù hợp cao giữa các vấn đề đã nêu với quan điểm của các thành viên Trình bày ý kiến Sau khi lựa chọn chủ đề, các thành viên sẽ được yêu cầu trình bày ý kiến của họ trên phiếu màu Màu của phiếu có thể do người dẫn chương trình chọn để phân biệt các vấn đề khác nhau hay các bước khác nhau tồn bộ chương trình Các ý kiến cần liên quan trực [ếp với chủ đề đã lựa chọn Hình tượng hố kết quả Có nhiều cách để “hình tượng hố“ kết quả thảo luận: Chương trình Đào tạo về Quản lý Nước thải Đô thị Mô-‐đun Đào tạo #1 Lập Kế hoạch Phát triển Công ty cho các Công ty Quản lý Nước thải tại Việt Nam • • • • cách viết sử dụng dấu hiệu đồ hoạ: mũi tên, dòng kẻ, câu hỏi, sử dụng hình ảnh, phác thảo cách chia các khoảng: hình trịn, hình vng, tam giác, ngơi sao, đường chia cột vv Các phiếu màu khác nhau cũng như bút màu khác nhau có thể giúp lôi kéo sự chú ý Sơ đồ sau đây minh hoạ một vài điểm cần thực hiện: Hình ảnh: Những điểm cần cải thiện để chữ viết dễ đọc Có nhiều hình vẽ có thể sử dụng được trong phương pháp này Cũng có thể gán chức năng cho các hình hoặc màu phiếu Đây là sự hỗ trợ rất tốt cho q trình tổng hợp và phân nhóm các phiếu Chương trình Đào tạo về Quản lý Nước thải Đô thị Mô-‐đun Đào tạo #1 Lập Kế hoạch Phát triển Công ty cho các Công ty Quản lý Nước thải tại Việt Nam Hình ảnh: Hình dáng một số phiếu Bằng cách ấn định ý nghĩa cho các phiếu khác nhau, các nhóm được phân cơng thường vẫn có thể biểu thị những vấn đề phức tạp Ví dụ, hình kim cương có thể dùng để biểu thị điểm ra quyết định, hay hình sao có thể chỉ điểm bắt đầu Hình chữ nhật màu đỏ có thể biểu thị một khái niệm và một hình chữ nhật màu xanh có thể chỉ ra vấn đề trong khi hình chữ nhật màu xanh lá cây lại có thể dùng để biểu thị giải pháp Tổng kết Để tạo ra sự năng động cho nhóm, cần tuân thủ các quy tắc sau trong suốt q trình thảo luận: • Cần hình tượng hố mỗi ý tưởng • Giới hạn tất cả các trao đổi miệng trong phạm vi các câu hỏi nhằm làm rõ và những yêu cầu về thực tế; cố gắng để các thành viên viết ra suy nghĩ và bình luận của họ • Các nhóm cần thảo luận từng câu hỏi xem có nên đưa vào nội dung thảo luận khơng • Danh sách các vấn đề cần được nêu rõ và cập nhật để tránh bỏ qua các vấn đề “chưa được đề cập” • Người dẫn chương trình cần có trợ lý hỗ trợ về mặt kỹ thuật • Người dẫn chương trình khơng nên tự đánh giá mình trước mặt cả nhóm • Người dẫn chương trình cần tránh phê phán cho dù là nhóm hay bất kỳ thành viên nào của nhóm đó • Người dẫn chương trình nên quan sát cả nhóm mọi lúc và phản hồi ngay khi có yêu cầu • Xung đột cần phải làm rõ và thảo luận • Ý kiến đóng góp bằng lời cần hạn chế trong vòng 30 giây để tránh việc người nói chiếm thời gian thảo luận • Thời gian nghỉ giải lao là cần thiết và khơng nên gắn chặt vào chương trình thảo luận • Các thành viên của nhóm cần giúp đỡ nhau trong trường hợp cần phải bảo vệ ý kiến của nhóm (chúng tơi “thấy là”) Chương trình Đào tạo về Quản lý Nước thải Đô thị Mô-‐đun Đào tạo #1 Lập Kế hoạch Phát triển Công ty cho các Công ty Quản lý Nước thải tại Việt Nam • Người dẫn chương trình cần thay kỹ thuật làm việc của nhóm thường xuyên (có thể thực hiện qua khảo sát ý kiến) • Cần chuẩn bị bản sao (sao chụp hoặc chép tay) các ý kiến trên bảng thành tài liệu để phát cho tất cả các thành viên tham gia thảo luận