The_thuc_trbayVB_cua_Doan

ĐỒN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH BAN CHẤP HÀNH HUYỆN ĐIỆN BÀN -ššššššš - HƯỚNG DẪN THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH Căn Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ – Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Quyết định số 547/QĐ-TƯĐTN ngày 28/10/1999 Ban Chấp hành Trung ương Đoàn quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đồn, cơng văn số 93/HD-VP ngày 11/11/1999 Văn phịng Trung ương Đồn hướng dẫn thể thức văn Đoàn, Ban Thường vụ Huyện Đoàn hướng dẫn thực hệ thống Đoàn địa bàn huyện sau: I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG: Văn thể thức văn Đoàn: Văn Đoàn văn ghi lại hoạt động Đoàn cấp Đoàn tổ chức, quan có thẩm quyền Đồn ban hành theo quy định Điều lệ Đồn Ban Bí thư Trung ương Đoàn Văn Đoàn văn hành chính, phải tn thủ quy định văn hành Thể thức văn Đoàn tập hợp thành phần cấu thành văn Đồn, trình bày quy định để bảo đảm giá trị pháp lý giá trị thực tiễn văn Các thành phần thể thức văn Đoàn: 2.1 Tên quan ban hành 2.2 Địa danh, ngày tháng năm ban hành 2.3 Số ký hiệu văn bản; thể thức bổ sung (dấu mức độ mật, khẩn, thu hồi văn bản…) 2.4 Tên gọi trích yếu nội dung văn 2.5 Nội dung văn 2.6 Nơi nhận 2.7 Chữ ký, thẩm quyền ký, đóng dấu, họ tên người ký văn 2.8 Thể thức Thẩm quyền ban hành văn bản: a Huyện Đoàn: - Đại hội đại biểu: nghị quyết, quy chế, thông báo, báo cáo - Ban Chấp hành: nghị quyết, định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, cơng văn - Ban Thường vụ: nghị quyết, định, thị, kế hoạch, tờ trình, cơng văn, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thơng báo, báo cáo b Cơ sở Đồn: - Đại hội đại biểu (hoặc đại hội toàn thể): nghị quyết, báo cáo - Ban Chấp hành: nghị quyết, định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, cơng văn - Ban Thường vụ: nghị quyết, định, kết luận thị, kế hoạch, tờ trình, cơng văn, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo II THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐOÀN: Tên quan ban hành văn bản: Tên quan ban hành văn thành phần thể thức xác định tác giả văn bản, gồm tên cấp Đoàn cấp tên cấp Đoàn ban hành văn Tên quan ban hành văn Đoàn ghi sau: a Đại hội Đoàn: Văn Đại hội Đoàn cấp ghi tên quan ban hành văn Đại hội Đồn cấp Ví dụ: - Đại hội Đoàn cấp thành phố: - Đại hội Đồn cấp , huyện tương đương: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH HUYỆN ĐIỆN BÀN – ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ …… (200… - 200…) - Đại hội Đoàn cấp sở: + Đại hội đại biểu: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH Xà ĐIỆN ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU NHIỆM KỲ ……….(200… - 200…) + Đại hội đồn viên: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH Xà ĐIỆN ĐẠI HỘI ĐỒN VIÊN NHIỆM KỲ……….(200… - 200…) b Cách xác định tên quan lãnh đạo Đoàn: - Văn Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thành Đoàn ghi “BCH HUYỆN ĐIỆN BÀN” Ví dụ: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH HUYỆN ĐIỆN BÀN - Văn Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn sở, chi đoàn sở, ghi “BCH ĐỒN ………….”, “BCH CHI ĐỒN…….” ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH CHI ĐỒN DÂN CHÍNH ĐẢNG c Văn liên tịch: - Văn liên tịch với quan nhà nước, đồn thể trị – xã hội phải có quốc hiệu: CỘNG HỊA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Tên quan ban hành văn ghi đầy đủ quan ban hành văn bản, liên kết dấu gạch nối (-) - Ký hiệu văn cần ghi thêm chữ liên tịch kèm với tên loại văn Ví dụ: ĐỒN TNCS HCM - HỘI LHPN VN CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Xà ĐIỆN Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số 02/KHLT , ngày tháng năm Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: a Địa danh ban hành văn bản: ghi theo nguyên tắc đơn vị hành nơi quan ban hành văn đặt trụ sở Đối với Đoàn xã, thị trấn ghi tên riêng xã nơi quan ban hành văn đặt trụ sở b Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày ký thức văn Ngày 10 tháng phải ghi thêm số không (0) đứng trước viết đầy đủ từ ngày, tháng, năm Số ký hiệu văn thành phần thể thức bổ sung: a Số văn bản: Số văn số thứ tự ghi liên tục từ 01 cho loại văn Đoàn ban hành năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 Riêng nghị ban chấp hành ghi theo nhiệm kỳ, tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội Số văn viết chữ số (01, 02, 03…) Văn liên tịch đánh số theo loại văn số quan ban hành văn b Ký hiệu văn bản: Ký hiệu văn gồm hai nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn Ký hiệu văn viết chữ in hoa, số ký hiệu có dấu gạch chéo (/), tên loại văn tên quan ban hành văn có dấu gạch nối (-) Ví dụ: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH HUYỆN ĐIỆN BÀN * Số: 03-TB/TV c Các thành phần thể thức bổ sung: - Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị: + Đối với văn dự thảo nhiều lần phải ghi lần dự thảo Ví dụ: "Dự thảo lần thứ…" + Văn phục vụ hội nghị cấp Đồn triệu tập ghi dẫn "Tài liệu hội nghị… ngày…… ", trình bày phía thể loại trích yếu nội dung văn - Ký hiệu người đánh máy, tên tập tin số lượng phát hành trình bày lề trái chân trang Tên gọi trích yếu nội dung văn bản: - Tên loại văn tên gọi thể loại văn bản, trích yếu nội dung văn phần tóm tắt ngắn gọn, xác nội dung văn Trong số văn bản, trích yếu nội dung văn bao gồm tên tác giả văn Tên loại văn viết chữ in hoa, đậm, trích yếu nội dung viết chữ in thường, đậm Ví dụ: KẾ HOẠCH Tổ chức hoạt động chào mừng 65 năm Ngày thành lập Lực lượng Công an nhân dân Việt Nam (19/8/1945 - 19/8/2010) - Riêng trích yếu nội dung cơng văn ghi phần số, ký hiệu văn chữ in thường, nghiêng Ví dụ: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH HUYỆN ĐIỆN BÀN Điện Bàn, ngày 15 tháng năm 2008 Số 50-CV/TV V/v đề nghị khen thưởng công tác Đoàn phong trào niên năm 2008 Nội dung văn bản: Nội dung văn phần thể cụ thể toàn nội dung văn bản, phù hợp với thể loại văn Nơi nhận văn bản: - Nơi nhận văn quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến văn với mục đích cụ thể: để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành, để phối hợp thực để lưu - Đối với công văn, nơi nhận ghi trực tiếp sau cụm từ "Kính gửi", "Đồng kính gửi", đồng thời ghi phần cuối phía trái văn Đối với văn có tên gọi, nơi nhận ghi góc trái phần nội dung văn Chữ ký, đóng dấu họ tên người ký văn bản: a Chữ ký: - Chữ ký thể trách nhiệm thẩm quyền người ký văn ban hành Văn phải ghi đúng, đủ chức vụ, họ tên người ký Người ký không dùng bút chì, bút mực đỏ bút có nét mờ, dễ phai để ký - Đối với văn quan lãnh đạo Đoàn (ban chấp hành, ban thường vụ, đại hội), thể thức ký "Thay mặt", viết tắt "TM" Ví dụ: TM ĐỒN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI (chữ ký) Nguyễn Văn A TM BAN THƯỜNG VỤ HUYỆN ĐỒN PHĨ BÍ THƯ (chữ ký) Nguyễn Văn B b Thẩm quyền ký văn bản: - Bí thư cấp Đoàn thay mặt Ban Chấp hành, Ban Thường vụ đồn cấp ký nghị quyết, định văn quan trọng Ban Chấp hành, Ban Thường vụ cấp - Phó Bí thư Ủy viên Ban Thường vụ thay mặt Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn ký văn khác Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn, văn liên tịch bên không yêu cầu người đứng đầu ký, văn bí thư ủy quyền - Trường hợp quan có phân cơng thẩm quyền ký văn thực theo phân cơng c Dấu quan ban hành: Dấu quan ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng trùm lên từ 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Mực dấu mực màu đỏ theo quy định Bộ Công an d Thể thức ký sử dụng dấu văn đại hội biên bản: - Văn đại hội: Văn đại hội Đoàn Đoàn chủ tịch đại hội Đoàn Đoàn chủ tịch phân cơng người ký, đóng dấu Đồn chủ tịch Đại hội Trường hợp khơng có dấu Đồn chủ tịch đại hội dùng dấu Ban Chấp hành Đoàn để xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội ký - Biên bản: Đại hội Đoàn, hội nghị họp quan trọng phải ghi biên chi tiết làm kết luận hội nghị Biên chi tiết phải thư ký chủ trì ký xác nhận nội dung Chữ ký thư ký nằm góc trái, chữ ký người chủ trì nằm góc phải phía trang cuối biên Ví dụ: THƯ KÝ HỘI NGHỊ CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (chữ ký) (chữ ký) Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Các biên sau hồn chỉnh, có đủ chữ ký thư ký người chủ trì đóng dấu văn khác Dấu đóng biên dấu quan tổ chức đại hội, hội nghị (dấu đoàn chủ tịch dấu ban chấp hành Đồn cấp) Biên có từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai trang Thể thức sao: - Tên quan văn trình bày đường phân cách với văn - Số ký hiệu sao: đánh số chung theo nhiệm kỳ, ký hiệu "BS" (bản sao), trình bày tên quan văn - Địa điểm, ngày, tháng năm văn trình bày cùng, góc phải, đường phân cách - Chỉ dẫn loại sao: Tùy thuộc loại sao, chọn dẫn tương ứng: "Sao y chính", "Sao lục", "Trích sao"", "Trích từ số… ngày… của…." - Chữ ký, thể thức ký dấu quan trình bày dẫn - Nơi nhận sao: cần, ghi rõ mục đích gửi như: để thi hành, để phổ biến… Nơi nhận trình bày số ký hiệu III KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN: Khổ giấy: Văn đánh máy in giấy trắng, kích thuớc 210 x 297mm (tiêu chuẩn A4), sai số cho phép ±2mm Vùng trình bày văn sau: - Mặt trước trang giấy: cách mép 25mm, mép 25mm, mép trái 35mm, mép phải 15mm - Mặt sau (nếu in mặt): cách mép 25mm, mép 25mm, mép trái 15mm, mép phải 35mm Đánh số trang: Văn có nhiều trang phải đánh số trang chữ số Ả Rập cách góc phải phía trang giấy Phụ lục: Những văn có từ hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số La Mã Phơng chữ: Phơng chữ trình bày văn Đồn phơng chữ tiếng Việt (phơng chữ Times News Roman), chân phương, đảm báo tính nghiêm túc văn hành PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN I SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH: Khi soạn thảo định thơng thường có điểm chung như: Quốc hiệu, địa danh ngày tháng định, số ký hiệu, tên gọi, trích yếu nội dung định Trong phần nội dung có phần nhỏ là: - Căn định - Nội dung mệnh lệnh Ví dụ: Quyết định thành lập tổ chức trực thuộc UB Hội , thường có ý, ý trình bày điều khoản sau: Điều 1: Quyết định thành lập tổ chức gì, có tên gì, thành lập ngày tháng năm nào? Điều 2: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Điều 3: Tổ chức máy (tổng số biên chế phận ), đặt trụ sở Điều 4: Trách nhiệm thi hành định II SOẠN THẢO BÁO CÁO: Những yêu cầu soạn thảo báo cáo: - Đảm bảo trung thực xác - Nội dung báo cáo phải cụ thể, trọng tâm trọng điểm - Báo cáo phải kịp thời Các loại báo cáo: - Báo cáo tuần - Báo cáo tháng, quý - Báo cáo tháng năm - Báo cáo bất thường, đột xuất - Báo cáo chuyên đề - Báo cáo hội nghị Dù báo cáo cần đạt yêu cầu nêu trình bày theo quy tác định Phương pháp viết báo cáo: a, Công tác chuẩn bị: - Xác định mục đích yêu cầu báo cáo - Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết - Phần nội dung gồm có phần nhỏ sau: + Phần 1: Nêu thực trạng tình hình mơ tả việc, trạng xảy + Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện việc, tượng, đánh giá tình hình, xác định cơng việc cần tiếp tục giải + Phần 3: Nêu phương hướng, nhiệm vụ, biện pháp để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực - Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo - Chọn lọc tài liệu, tổng hợp kiện số liệu phục vụ yêu cầu trọng tâm báo cáo - Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu cách khái quát - Dự kiến đề xuất, kiến nghị với cấp b, Xây dựng đề cương chi tiết: - Mở đầu: Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức mình, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực kế hoạch cơng tác đơn vị Đồng thời, nêu điều kiện hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu - Nội dung chính: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu, khuyết điểm trình thực + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan + Đánh giá kết qủa rút học kinh nghiệm - Kết luận báo cáo + Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới + Các giải pháp để khắc phục khuyết điểm, nhược điểm + Các biện pháp tổ chức thực + Những kiến nghị với cấp + Nhận định triển vọng c, Viết dự thảo báo cáo: - Báo cáo nên viết ngôn ngữ phổ cập, nêu kiện, nhận định, đánh giá, dùng số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ đối chiếu xét thấy dễ hiểu ngắn gọn - Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ - Những báo cáo chuyên đề dùng bảng phụ lục để tập hợp số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, lập bảng thống kê biểu mẫu so sánh, tài liệu tham khảo d, Đối với báo cáo quan trọng: Cần tổ chức họp hội nghị lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi dự thảo cho thống khách quan e, Trình lãnh đạo thông qua: Đối với báo cáo gửi lên cấp, báo cáo hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có xét duyệt lãnh đạo trước gửi nhằm thống với định quản lý thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt cung cấp cho cấp hội nghị Ví dụ: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH , ngày tháng …năm 200 *** Số: …./ĐTN BÁO CÁO V/v Nội dung báo cáo (3 phần) TM BCH Nơi nhận: - ; - ; - Lưu VP BÍ THƯ Nguyễn Văn B III SOẠN THẢO CƠNG VĂN: Những yêu cầu soạn thảo công văn: - Mỗi công văn chứa đựng chủ đề, nêu rõ ràng vụ - Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề - Dùng ngơn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc có thuyết phục cao - Phải có trích yếu cơng văn dù công văn ngắn Xây dựng bố cục cơng văn: Cơng văn thường có yếu tố sau: - Quốc hiệu tiểu ngữ - Địa danh thời gian gửi công văn - Tên quan chủ quản quan ban hành - Chủ thể nhận công văn - Số ký hiệu công văn - Trích yếu nội dung - Nội dung cơng văn - Chữ ký, đóng dấu - Nơi gửi Phương pháp soạn thảo nội dung công văn: - Nội dung cơng văn thường có phần: + Viện dẫn vấn đề + Giải vấn đề + Kết luận vấn đề - Cách viết phần viện dẫn: Phần phải nêu rõ lý sao, dựa sở để viết cơng văn Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra, làm rõ mục đích, yêu cầu - Cách viết nội dung nhằm đưa phương án giải vấn đề nêu + Xin lãnh đạo cấp hướng giải + Sắp xếp ý cần viết trước, ý sau để làm bật chủ đề cần giải Phải sử dụng văn phong phù hợp với thể loại cơng văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ quan điểm đua Đối với loại cơng văn có cách thể đặc thù + Cơng văn đề xuất phải nêu rõ lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Cơng văn tiếp thu phê bình sai phải mềm dẽo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng kiện thật khách quan, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác + Công văn từ chối phải dùng ngôn ngữ lịch cósự động viên cần thiết + Công văn đôn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu công việc khơng hồn thành kịp thời + Cơng văn thăm hỏi ngơn ngữ phải thể quan tâm chân tình khơng chiếu lệ sáo rổng - Cách viết phần kết thúc công văn: + Cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) lưu ý viết lời chào chân thành lịch trước kết thúc (có thể lời cảm ơn xét thấy cần thiết) Công văn tiếng nói quan khơng tiếng nói riêng ai, dù thủ trưởng Vì vậy, nội dung cơng văn nói đến cơng vụ Khơng dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân dùng cơng văn để trao đổi tình cảm cá nhân với VD: ĐỒN TNCS Hồ CHÍ MINH BCH .,ngày …tháng…năm 200 *** Số: …/ĐTN “V/v ” Kính gửi: Nội dung công văn (3 phần) Nơi nhận: - Như - - Lưu VP TM BCH BÍ THƯ Nguyễn Văn A IV.SOẠN THẢO TỜ TRÌNH: Những u cầu soạn thảo tờ trình: - Phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt - Nêu nội dung xin phê chuẩn phải rỏ ràng cụ thể - Các kiến nghị phải hợp lý - Phân tích khả trình bày khái qt phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn Xây dựng bố cục tờ trình: - Thiết kế bố cục thành phần: Phần 1: Nêu rỏ lý đưa nội dung trình duyệt Phần 2: Nội dung vấn đề cần đề xuất (trong có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) Phần 3: Kiến nghị với cấp (hổ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn phương án, xin cấp duyệt vài phương án xếp thứ tự, hoàn cảnh thay đổi chuyển phương án từ thức sang dự phịng Cách viết tờ trình: - Trong phần nêu lý do, cứ: Dùng cách hành văn để thể nhu cầu khách quan, hồn cảnh thực tế địi hỏi - Phần đề xuất: Dùng ngơn ngữ hành văn có sức thuyết phục cao cụ thể, rỏ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tinh cậy cao, cần phải xác minh để đảm bảo kiện số liệu trung thực - Nêu rỏ thuận lợi, khó khăn việc thực thi phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện - Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin nội tâm cho cấp phê duyệt Tờ trình phải đính kèm phụ lục để minh hoạ thêm cho phương án đề xuất kiến nghị tờ trình VI SOẠN THẢO THƠNG BÁO: Xây dựng bố cục thông báo: Bản thông báo cần có yếu tố: - Quốc hiệu tiêu ngữ - Địa danh ngày tháng năm thông báo - Tên quan thông báo - Số ký hiệu - Tên văn (thơng báo) trích yếu nội dung thành mục, điều dễ nhớ Thông báo cần đề cập vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, nêu tình hình chung văn khác Loại thông báo cần giới thiệu đạo luật hay chủ trương, sách phải nêu rỏ tên, số ngày tháng ban hành văn trước nêu nội dung khái quát Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rỏ ràng, dễ hiểu mang tính đại chúng cao, cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc hay biểu lộ tình cảm cơng văn, phần kết thúc cần tóm tắt lại mục đích đối tượng cần thơng báo Ngồi phần kết thúc khơng u cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn xác định trách nhiệm thi hành văn pháp quy Phần đại diện ký thông báo: không bắt buộc phải thủ trưởng quan mà người giúp việc có trách nhiệm lĩnh vực phân cơng hay ủy quyền ký trực tiếp thông báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan VI SOẠN THẢO BIÊN BẢN: Yêu cầu biên bản: - Số liệu, kiện phải xác, cụ thể - Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan - Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm - Thủ tục chặt chẽ, thơng tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản) Đòi hỏi trách nhiệm cao người lập người có trách nhiệm ký chứng thực biên Thơng tinmuốn xác, có độ tin cậy cao phải đọc lại cho người có mặt nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đắn tự giác (không có cưỡng bức) ký vào biên để chịu trách nhiệm Cách xây dựng bố cục: - Trong biên phải có yếu tố sau: + Quốc hiệu tiêu ngữ + Tên biên trích yếu nội dung + Ngày thàng năm, (ghi cụ thể thời gian, phút lập biên bản) + Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận kiện thực tế, dự họp hội vv ) + Diễn biến kiện thực tế (phần nội dung) + Phần kết thúc (ghi thời gian lý do) + Thủ tục ký xác nhận Phương pháp ghi chép biên bản: Các kiện thực tế có tầm quan trọng xảy như: Đại hội, việc xác nhận kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bàn giao công tác, bàn giao tài sản vv phải ghi đầy đủ, xác ghi chi tiết nội dung, tình tiết phải ý vào vấn đề trọng tâm kiện Nếu lời nói họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai phải ghi nguyên văn, đầy đủ u cầu người nói nghe lại xác trang - Trong kiện thông thường khác biên cuọc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét áp dụng loại biên đầy đủ nguyên văn, nội dung thong thường khác ghi tóm tắt ý chính, ln ln phải qn triệt ngun tắc trung thực, không suy diễn chủ quan Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc lúc ngày tháng Biên đọc lại cho người nghe (có bổ sung sữa chữa có yêu cầu) xác nhận biên phản ánh kiện ký xác nhận Trong biên cần lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu người ký) thơng tin biên có độ tin cậy cao Thông thường họp, hội nghị biên phải có thư ký chủ tọa ký xác nhận