BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ Phịng Kế hoạch - Tài CỘNG HỒ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ Nghệ An, ngày 31 tháng 10 năm 2012 THƠNG BÁO Về việc phân cơng nhiệm vụ phần hành thuộc Phịng Kế hoạch - Tài ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ Kính gửi: - Ban Giám hiệu Nhà trường; - Toàn thể đơn vị trực thuộc Trường Đại học Vinh Do thay đổi nhân phòng Kế hoạch - Tài có cán nghỉ hưu, nghỉ sinh Với mục đích ổn định máy tổ chức phịng để triển khai cơng việc giao kịp thời thuận tiện cho đơn vị liên hệ xử lý công việc với phần hành kế tốn phục vụ cơng tác tốn tài 2012 triển khai xây dựng kế hoạch công việc năm 2013, Trưởng phịng Kế hoạch - Tài phân cơng lại nhiệm vụ đồng chí thuộc phần hành kế tốn phịng phân cơng ký duyệt hồ sơ chứng từ Lãnh đạo phòng kể từ ngày 31/10/2012 cụ thể sau: I Về phân công nhiệm vụ: Đ/c Trần Tú Khánh, Trưởng phòng Kế hoạch - Tài - Phụ trách đạo chung tồn cơng việc phịng, cơng tác tổ chức, kế hoạch, chiến lược tài Trường, kế hoạch thu - chi tất nguồn, chịu trách nhiệm trước Đảng ủy, Hiệu trưởng Ban giám hiệu quản lý tài chính, cơng tác Tài - Kế toán Nhà trường - Trực dõi đạo phần hành sau: + Dự án Giáo dục Đại học; Xây dựng bản; Khoa học Công nghệ; Xây dựng sửa chữa nhỏ; mua sắm trang thiết bị tài sản; dự án khác , + Quản lý đạo chung nguồn Thu - Chi Ngân sách trường; tài khoản ngân hàng, kho bạc; + Trực tiếp ký duyệt toán loại chứng từ chuyển khoản, tạm ứng, tiếp khách, mua sắm nhỏ lẻ, khoản toán chưa quy định cụ thể quy chế chi tiêu nội bộ; ký duyệt giá, chủ trương, loại dự trù, dự toán khác; + Ký duyệt ký nháy tài liệu (cơng văn, hợp đồng, tờ trình, kế hoạch, thơng báo…) trình Ban Giám hiệu, ký văn thuộc thẩm quyền Trưởng phịng; + Tiếp nhận phân cơng tồn thơng tin, văn liên quan đến hoạt động phịng; chủ trì phân cơng nhiệm vụ cho cán bộ, chuyên viên phòng theo hoạt động quản lý loại hợp đồng; + Chịu trách nhiệm ký duyệt thông tin cung cấp ngồi phịng; + Quản lý đơn vị có thu trực thuộc trường (Trường, Trung tâm, …) + Chủ trì, phối hợp với đơn vị tổ chức lập, trình phê duyệt kế hoạch Cơng tác kiểm tra, tra, tốn tài chính; + Cơng tác tra, kiểm tra tổ chức hướng dẫn, đạo nghiệp vụ cơng tác tốn tốn khoản thu chi; + Trực tiếp duyệt ban hành loại biểu mẫu giấy tờ; + Các nhiệm vụ khác Hiệu trưởng phân công Đ/c Đậu Đăng Tuấn, Phó trưởng phịng Kế hoạch - Tài [1] - Giúp việc cho Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng Ban giám hiệu cơng việc Trưởng phịng uỷ quyền phân cơng; - Được ủy quyền Trưởng phịng thời gian cơng tác vắng - Phụ trách theo dõi phần hành sau: + Trực tiếp đạo phối hợp Đ/c Thịnh việc xây dựng lập kế hoạch tài hàng năm, kế hoạch năm học,xây dựng dự tốn thu chi nguồn; + Trực dõi, quản lý đơn đốc thu nguồn học phí lệ phí hệ đào tạo, hoạt động dịch vụ khác đào tạo ngắn hạn; + Chỉ đạo đôn đốc việc đăng ký, kê khai toán khoản thuế, chịu trách nhiệm hướng dẫn sách chế độ Thuế; + Ký duyệt khoản tốn: Lương, học bổng, cơng tác phí khoản tốn cụ thể hóa quy chế chi tiêu nội bộ; tạm ứng kinh phí đào tạo Sau đại học; + Ký duyệt chứng từ toán chuyển khoản tài khoản ngân hàng, kho bạc ủy quyền Trưởng phòng vắng; + Trực dõi chế độ, sách mới, cập nhật bổ sung sửa đổi có văn nhà nước điều chỉnh Ban giám hiệu yêu cầu; + Trực tiếp chi đạo hỗ trợ phần hành kế toàn thuế GTGT, TNDN chịu trách nhiệm kiểm tra việc kê khai khoản thuế GTGT, TNDN kịp thời quy định; + Phụ trách công tác kiểm tra, tra, tốn tài (theo phân cơng Trưởng phịng); + Phụ trách việc xây dựng ban hành định mức chi tiêu, sử dụng, tiêu hao, hao hụt khác; + Hỗ trợ Trưởng phòng việc thẩm định dự trù, dự toán giá cả; + Phụ trách cơng tác cơng đồn thi đua phòng; + Trực dõi đạo hoạt động thu chi Trường Mầm non Thực hành, Trường THPT Chuyên, Các Trung tâm; + Phụ trách kiểm tra theo dõi đơn đốc học phí khoản, công nợ liên kết đào tạo hệ vừa làm vừa học trường theo dõi khoản thu khác, đào tạo ngắn hạn trường; khoản thu dịch vụ + Các công việc khác trưởng phịng phân cơng; + Thường xun báo cáo cơng việc giao với Trưởng phòng định kỳ (đầu tuần) đột xuất cần thiết Đ/c Nguyễn Quang Thịnh, Phó trưởng phịng Kế hoạch - Tài - Giúp việc cho Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng Ban giám hiệu cơng việc Trưởng phịng uỷ quyền phân cơng; - Được ủy quyền Trưởng phòng thời gian Trưởng phòng Phó phịng Đậu Đăng Tuấn cơng tác vắng Phụ trách theo dõi đạo phần hành sau: + Phụ trách phối hợp phần hành việc xây dựng lập kế hoạch hàng năm ngân sách, năm học lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu; + Kiêm nhiệm phần hành kế tốn tổng hợp; Trực dõi sách chế độ kế toán, giám sát kiểm tra việc hạch toán phần hành; kiểm tra đối chiếu sổ sách hàng tháng, quý, năm với phần hành in sổ sách kế toán theo quy định; + Phụ trách đạo việc thực tốn tài tháng, quý, năm toán nguồn kinh phí; + Phụ trách cơng tác báo cáo, kiểm tra, tra, kiểm tốn tốn tài (theo phân cơng Trưởng phịng); + Hỗ trợ Trưởng phịng việc thẩm định dự trù, dự toán giá cả; [2] + Phụ trách mạng nội phần mềm kế tốn phịng; + Chịu trách nhiệm hưỡng dẫn đơn vị việc nghi chép sổ sách đơn vị, Đ/c Diệu, Dũng trực tiếp tham gia nghiệm thu tài sản cố đinh, ccdc, trang thiết bị, vật tư, hóa chất bàn giao cho đơn vị sử dụng; + Trực dõi công nợ liên kết đào tạo LHS, công nợ KTX đạo phần hành phụ trách hướng dẫn ghi chép hoạt động thu chi Trung tâm trực thuộc trường; Theo dõi thu tiền Ký túc xá học phí Lưu học sinh; + Kế tốn Chương trình mục tiêu Quốc gia, phối hợp thực theo dõi hợp đồng mua sắm tài liệu, trang thiết bị; + Các cơng việc khác trưởng phịng phân công; + Thường xuyên đôn đốc hỗ trợ phần hành hoàn thành nhiệm vụ giao, báo cáo cơng việc giao với Trưởng phịng định kỳ (đầu tuần) đột xuất cần thiết Đ/c Trần Thị Thu Liên - Trực dõi phụ trách công việc sau: + Phối hợp với Đ/c Thịnh phần hành kế toán tổng hợp, chịu trách nhiệm phối hợp Đ/c Thịnh lập báo cáo toán quý, năm 2011 Nhận chuyển giao phần hành từ ngày 01/11/2012; + Định kỳ vào đầu tháng sau phối hợp Đ/c Thịnh lập báo cáo cân đối thu chi tháng trước chuyển Trưởng phòng Ban giam hiệu biết; + Trực tiếp phụ trách công tác hướng dẫn lập duyệt kế hoạch hàng năm trình Lãnh đạo phòng Ban giám hiệu xét duyệt; + Kế toán tiền lương khoản liên quan đến tiền lương BHXH, BHTN, Ốm đau, thai sản (TK 334, 332); + Kiểm tra, kiểm soát định mức sử dụng, tiêu hao tốn xăng dầu tơ + Kế toán Dự án Giáo dục Đại học mức; + Kế toán Đề án Ngoại ngữ Quốc gia 2020; + Quản lý, theo dõi trực tiếp tốn nguồn kinh phí nghiên cứu Khoa học cấp theo dự toán ngân sách nhà nước kho bạc; Các khoản kinh phí đề tài, dự án chuyển Trường để thực đề tài nghiên cứu khoa học + Lập dự toán toán chế độ cho Lưu học sinh; + Phối hợp Đ/c Thịnh phần hành kế toán tổng hợp, trực tiếp hạch toán kiểm tra hoạch toán phần hành liên quan, chịu trách nhiệm rà soát đối chiếu số liệu tháng, quý, năm theo quy định; + Tìm hiểu hỗ trợ Đ/c Dung việc toán tiền mặt, kê khai theo dõi loại thuế, hỗ trợ phần hành cần thiết phân công Đ/c Trần Thị Việt Anh - Trực dõi phụ trách cơng việc sau: + Cơng tác cơng đồn thi đua phịng Chủ tịch cơng đồn phận; + Theo dõi quản lý kho Văn phòng phẩm, cấp phát văn phòng phẩm; Trực dõi đơn vị: Xưởng in; Trung tâm Đảm bảo chất lượng; + Phụ trách mua cấp phát phôi văn chứng cho đơn vị toàn trường; + Phối hợp hướng dẫn Đ/c Dũng việc theo dõi, xử lý phần hành Kế tốn XDCB cơng tác tốn cơng trình XDCB; + Trực tiếp chịu trách nhiệm hồn thành hồ sơ trình tốn cơng trình xây dựng hồn thành nghiệm thu hồn thành năm 2012, cơng trình triển khai khởi cơng Trưởng phịng phân cơng; [3] + Tìm hiểu hỗ trợ Đ/c Thu Liên phần hành theo dõi dự án, đề án, kinh phí nghiên cứu khoa học; hỗ trợ phần hành cần thiết phân công Đ/c Trần Thị Thanh Xuân - Trực dõi phụ trách công việc sau: + Kế tốn theo dõi cơng nợ liên kết đào tạo Đại học, sau đại học, đào tạo từ xa hệ khác trường; + Trực dõi công nợ liên kết đào tạo hệ VL, VH trường, đinh kỳ kiểm tra đối chiếu mức thu, sỹ số học viên đồng thời thường xuyên, định kỳ đối chiếu công nợ tháng, quý, năm Báo cáo Lãnh đạo phịng Nhà trường có u cầu; + Quản lý theo dõi hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cho thuê mướn CSVC hợp đồng dịch vụ khác Phối hợp với Văn phòng Cơng đồn, khoa, phịng quản trị, Trung tâm TTTV NTH đơn vị khác liên quan để đôn đốc thu hồi khoản công nợ dịch vụ kịp thời; Mở sổ theo dõi khoản thu tài khoản 531 + Trực dõi, đối chiếu toán hệ đào tạo cự tuyển, đối tượng 30a, học bổng chế độ học sinh, sinh viên; + Trực tiếp hỗ trợ đồng chí Hạnh việc theo dõi học phí VL,VH tập trung khơng tập trung trường, tổng hợp đối chiếu báo cáo cần thiết; - Tìm hiểu hỗ trợ Đ/c Hạnh phần hành mà Đ/c Hạnh phân công theo dõi, hỗ trợ phần hành cần thiết phân công Đ/c Trịnh Thị Dung - Trực dõi phụ trách cơng việc sau: + Kế tốn tốn tiền mặt nội bộ: tài khoản tiền mặt VNĐ ngoại tệ; Theo dõi, kiểm soát toán khoản kinh phí đào tạo Sau Đại học; + Kiểm soát khoản tạm ứng nội bộ, chịu trách nhiệm tốn hồn ứng đơn đốc thu hồi tạm ứng (TK: 312); + Lập dự toán theo dõi kinh phí tuyển sinh Đại học, tính theo dõi khoản thu chi liên quan đến công tác tuyển sinh; Mở sổ theo dõi phát sinh tài khoản 5111 5112; + Thanh toán khoản: Tiền vượt giảng, dạy thỉnh giảng ĐH, nguồn kinh phí khác theo dõi thu tiền điện, nước; + Chịu trách nhiệm kê khai thuế TNCN liên quan đến tốn chi tiền mặt cho đối tượng ngồi trường, lập hóa đơn tạm giữ thuế đối tượng thỉnh giảng; Thông qua phiếu chi, nhập tiền đối tượng nhận tiền mặt vào phần mềm tính thuế; Theo dõi kê khai khoản thuế tạm giữ chuyển Đ/c Tuấn Đ/c Diệu để tổng hợp kê khai; + Mở sổ theo dõi tài khoản 331 để hạch toán chi nguồn, đối tượng; + Trực dõi khoản thu chi Trường Mầm non Thực hành, Trường THPT Chuyên hướng dẫn lập sổ sách theo dõi đơn vị - Tìm hiểu hỗ trợ Đ/c Xuân phần hành mà Đ/c Xuân phân công theo dõi, hỗ trợ phần hành cần thiết phân công Đ/c Nguyễn Thị Trà Giang - Trực dõi phụ trách công việc sau: + Kế toán giải ngân nguồn kinh phí cấp theo dự tốn ngân sách nhà nước tài khoản tiền gửi kho bạc; Chịu trách nhiệm lập kế hoạch giải ngân, giải ngân kịp thời khoản chi từ nguồn ngân sách, đối chiếu số liệu báo cáo kịp thời vấn đề liên quan đến tiến độ giải ngân; + Kế toán giao dịch Ngân hàng, theo dõi quản lý hệ thống tài khoản ngân hàng, kiểm soát toán hồ sơ chứng từ qua ngân hàng; Chuyển danh sách học viên, sinh viên học sinh nộp tiền qua ngân hàng cho kế tốn theo dõi học phí nhập máy [4] đồng thời đối chiếu với kế toán học phí khoản thu qua ngân hàng, định kỳ đầu tuần báo cáo số liệu cho Trường phòng; Mở sổ theo dõi tài khoản 112 liên quan; + Kiểm soát hợp đồng khám chữa bệnh với BHYT Nghệ An; mua bán thuốc chữa bệnh; kiểm tra dự trù nghiệm thu mua bán thuốc; + Trực dõi hoạt động thu chi Trung tâm thuộc trường hướng dẫn lập sổ sách theo dõi đơn vị này; - Tìm hiểu hỗ trợ Đ/c Diệu phần hành giao, Đ/c Thu Liên phần hành theo dõi kinh phí NCKH hỗ trợ phần hành cần thiết phân cơng 10 Đ/c Hồng Việt Dũng - Trực dõi phụ trách công việc sau: + Theo dõi phần hành kế toán xây dựng sửa chữa cơng trình, chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát, nghiệm thu toán xây dựng sửa chữa cơng trình; Chương trình mục tiêu; + Tập hợp hồ sơ mua sắm thẩm định giá chuyển Lãnh đạo phịng ký duyệt trình Ban giám hiệu phê duyệt, triển khai hợp đồng mua sắm; - Tìm hiểu hỗ trợ Đ/c Giang phần hành kế toán giao dịch Ngân hàng; Đ/c Việt Anh phần hành kế toán XDCB toán cơng trình, chịu phân cơng phụ trách Trưởng phịng cơng trình XDCB triển khai khởi công từ năm 2012, hỗ trợ phần hành cần thiết phân cơng 11 Đ/c Hạnh - Kế tốn theo dõi thu học phí - Quản lý, theo dõi tổng hợp nguồn thu học phí khoản thu từ học sinh, sinh viên, học viên cao học - Trực tiếp thu học phí sinh viên khóa 48 trở trước khoản thu khác học sinh, sinh viên mà nhà trường không làm dịch vụ với ngân hàng - Mở sổ theo dõi tất nguồn thu liên quan đến học phí khoản học viên, sinh viên, học sinh - Hàng tháng, đối chiếu số liệu thu tình hình thu thực tế phần mềm với tài khoản 5118 - loại học phí, kinh phí liên quan - Đối chiếu với kế toán ngân hàng số liệu ngân hàng cung cấp với số tiền báo có tài khoản tương ứng - Nhận danh sách sinh viên nộp tiền qua ngân hàng từ kế toán ngân hàng để nhập máy, giảm nợ cho sinh viên - Phụ trách công tác văn thư phịng, hàng ngày có nhiệm vụ lấy cơng văn giấy tờ trình Trưởng phịng phân cơng, có trách nhiệm lập sổ theo dõi công văn đến, lưu giữ công văn giấy tờ liên quan đến cơng tác chun mơn phịng - Tìm hiểu Hỗ trợ Đ/c Thiện phần hành Thủ quỹ, hỗ trợ phần hành cần thiết phân công 12 Trần Thị Thiện: Thủ quỹ - Chịu trách nhiệm quản lý Tiền mặt; Vàng, bạc, kim khí q, đá q, ; chứng từ có giá ấn quan trọng khác Nhà trường - Mở sổ theo dõi thu chi hàng ngày, định kỳ tháng, quý, năm chốt sổ tiến hành kiểm quỹ quy định; - Hộ trợ phòng thu khoản thu ngăn hạn không thương xuyên trường; - Phụ trách cơng việc khác Lãnh đạo phịng phân cơng 13 Hồi Anh: (Tạm thời nghỉ sinh theo chế độ) 14 Đ/c Diệu: - Trực dõi phụ trách cơng việc sau: [5] + Kế tốn thuế: Chịu trách nhiệm theo dõi kê khai khoản thuế TNCN kịp thời quy định Mở sổ theo dõi tài khoản 333; Nghiên cứu đề xuất tham mưu cho Trưởng phòng Ban Giám hiệu mua sử dụng phần mềm quản lý thuế TNCN; + Theo dõi phần hành kế toán tài sản, phần mềm quản lý tài sản, kiểm kê, lý tài sản công tác nghiệm thu mua sắm tài sản, chịu trách nhiệm lập hồ sơ theo dõi tài sản, ghi nhận hạch tốn chế độ Rà sốt hồn thiện lại việc quản lý danh mục tài sản Mở sổ theo dõi tài khoản liên quan 211, 153, 152 Nghiên cứu đề xuất tham mưu cho Trưởng phòng Ban Giám hiệu việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản; + Kiểm tra, kiểm soát nghiệm thu vật rẻ tiền mau hỏng, cơng tác tốn vệ sinh dịch vụ; Chịu trách nhiệm nghiệm thu hàng hóa đơn vị mua sắm liên quan; Theo dõi số dư tài khoản 152, 337 + Trực tiếp hỗ trợ đồng chí Hạnh việc theo dõi học phí hệ trường, tổng hợp đối chiếu báo cáo cần thiết II Một số quy định chung: Ngồi phần hành cơng việc cụ thể nêu trên, tùy theo tình hình tiến độ cơng việc, Lãnh đạo phịng điều động phân công lại thêm thấy cần thiết Các phần hành phân công phải tuân thủ chấp hành: - Chỉ đạo Đảng Ủy, Ban Giám hiệu Lãnh đạo phòng; - Chịu trách nhiệm đối chiếu, bàn giao số liệu trước ngày 31/10/2012 phối hợp hỗ trợ giửa phần hành chuyển giao để hồn thành tốt cơng việc giao; - Chịu trách nhiệm tìm hiểu: Luật Ngân sách, Luật Kế toán, Kiểm toán, chuẩn mực kế toán Việt Nam, sách chế độ Nhà nước Nhà trường quy định; - Chịu hoàn toàn trách nhiệm tính xác, quy đinh, hợp lý hợp lệ việc tham mưu phần hành phân cơng trước Trưởng phịng Hiệu trưởng Nhà trường; - Chịu trách nhiệm báo cáo lập sổ sách theo dõi biểu mẫu quy định, định kỳ vào đầu tuần phải báo cáo kết tuần trước đề xuất kế hoạch tuần mới; - Chủ động đề xuất kế hoạch làm thêm đăng ký với Lãnh đạo phịng để hồn thành nhiệm vụ giao, nhân phòng Kế hoạch - Tài thiếu hụt chuyển công tác, hưu, nghỉ sinh theo chế độ , bên cạnh khối lượng cơng việc lớn đầu việc giao tăng thêm, phòng yêu cầu tất thành viên phòng ngày thứ hàng tần làm bình thường chấm cơng làm thêm tốn theo chế độ hành Sự điều hành đạo Lãnh đạo phòng: - Trưởng phòng (người phụ trách điều hành chung) chịu trách nhiệm quản lý điều hành toàn hoạt động phịng cơng tác chun mơn trước Đảng ủy, Ban giám hiệu Nhà trường Pháp luật; - Trực tiếp xử lý giải công việc phịng, cơng việc mà phụ trách phần hành khác (khi cần thiết); - Phó Trưởng phòng: + Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành cơng tác phạm vi phụ trách Định kỳ đầu tuần cần thiết báo cáo Trưởng phòng (hoặc người phụ trách nội dung công việc tuần, đề xuất, kiến nghị kế hoạch tuần tới); + Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng (Hoặc người phụ trách), Pháp luật Hiệu trưởng định phạm vi phân công; + Được ủy quyền thay mặt Trưởng phịng (người phụ trách) điều hành cơng tác phòng vắng Trên phân cơng nhiệm vụ phần hành kế tốn thuộc Phịng Kế hoạch - Tài áp dụng kể từ ngày 01/11/2012, yêu cầu phần hành phối hợp đối chiếu số [6] liệu để ký biên bàn giao tiến độ đầy đủ Phòng Kế hoạch - Tài xin báo cáo Ban giám hiệu thơng báo đến toàn thể đơn vị để tiện phối hợp thực Đề nghị đơn vị, cá nhân đến giao dịch làm việc trực tiếp với phần hành liên quan yêu cầu kiểm tra, ký nộp hồ sơ đầy đủ vào hồ sơ để tránh thất lạc, mát đồng thời giám sát thái độ, thời gian sử lý hồ sơ phần hành Trường hợp đơn vị, cá nhân không ký nộp, xẩy thất lạc, mát phịng khơng chịu trách nhiệm Hiện nhân sư Phòng thiếu lại nghỉ sinh, nghỉ hưu cơng việc giao ngày tăng thêm, địi hỏi yêu cầu cao hơn, minh bạch phòng Kế hoạch - Tài cam kết xử lý hồ sơ chậm sau ngày làm việc, hồ sơ đầy đủ, quy định Trân trọng thông báo./ TRƯỞNG PHỊNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH (Đã ký) ThS Trần Tú Khánh [7]