vietnam2015 meeting May 21st 2010

Biên họp Online ngày 21/5/2010 nhóm chương trình vietnam2015 • Thời gian: 20h30 ~ 22h30 • Thành phần: Hạnh (điều phối), Trang DUTEC (thư ký), Hùng VBX, Thanh Nhung (cố vấn); Tuấn Ngô, Mộng Thanh, Phước Tuấn bắt đầu muộn từ khoảng 21h • Xác nhận khơng tham gia từ: Trang Boo, Trang VBX, Minh Anh (báo online muộn ko xuất hiện), Lực (báo có tham gia khơng xuất hiện) Nội dung • Thành viên giới thiệu thân làm quen với nhóm • Cập nhật diễn biến cơng việc • Thành viên đưa ý kiến nguyên tắc làm việc nhóm cho đảm bảo hiệu cơng việc tinh thần làm việc • Các cơng việc họp tuần sau phân công Chi tiết Giới thiệu: OK Xem tự cập nhật profile thành viên đây: https://spreadsheets.google.com/ccc? key=0AqzZLJEKJzuLdElRU01vZmJMNFRKNmJ3c2ZLcmh4eUE&hl=en_GB2 Cập nhật diễn biến cơng việc • Đề án vietnam2015 tiếng Việt: Hạnh xây dựng đề cương viết số phần khả Sẽ tiếp tục bổ sung gửi sớm để thành viên cho ý kiến, dựa phân cơng tiếp viết phần Ý kiến khác - Trang DUTEC thời gian qua tập hợp số nhóm cộng đồng, tham gia vào Danh sách nhóm tham gia vn2015 Trang chủ động bổ sung vào https://spreadsheets.google.com/ccc? key=0AqzZLJEKJzuLdEZrOGNzYzFQT2x1ek9HbDJwd0liMlE&hl=en_GB - - Phước Tuấn: chủ đề năm Hội LHTN TW Đoàn đưa Thanh niên với Bảo vệ Môi trường, BĐKH (mục tiêu 7) & niên lập thân lập nghiệp, làm giàu đáng (mục tiêu 1) Phước Tuấn: nhiều CLB lấy nhóm hoạt động tốt hay lấy hết danh sách? • Website cơng cụ truyền thơng khác - Hạnh: Website có phương án: + Ngô Anh Tuấn khởi tạo Vietnam2015.vicongdong.vn (tên tạm thời) mượn domain vicongdong.vn; ưu điểm: không tiền, dung lượng cao + Thanh Nhung với tổ chức Green Vision thiết kế website, dự kiến khoảng tháng Chị Nhung đề nghị cho nhóm Vietnam2015 tồn quyền sử dụng template để làm cổng thông tin riêng chương trình, cần thuê hosting domain (giá phải chăng) thay đổi nội dung cho phù hợp với Vietnam2015 Ưu điểm: chuyên nghiệp, ổn định - Hạnh cập nhật công cụ khác: + Facebook Vietnam2015 Hùng Minh Anh nhận phụ trách, đến lúc chưa email thông báo cho Hạnh biết đường link địa chỉ, chưa có kế hoạch nội dung đưa lên + Hạnh tạo google group mailing list, có 10 thành viên tham gia Địa Vietnam2015@googlegroups.com; tiện lợi cho làm việc nhóm online - - - - Hùng VBX báo cáo: nhận nhiệm vụ facebook, tạo với tên Vietnam2015 up thơng tin, sau thảo luận Hạnh (và Anh Tuấn, Minh Anh, chị Nhung) gửi email chung Thanh Nhung cho cách làm chưa phù hợp, facebook chưa hoàn thiện nội dung invite nhiều thành viên tham gia Cần có thống nhóm bố cục nội dung sau mời thành viên Do hai bạn phụ trách cần làm việc lại Hùng VBX cho biết facebook yêu cầu cần có từ 25 thành viên trở lên có đường link cụ thể Các nội dung đưa lên cung cấp, thành viên người có quan tâm Trong trình làm việc, liên lạc để trao đổi với Anh Tuấn Minh Anh khơng có phản hồi Thanh muốn tham gia nhóm facebook Thanh Nhung: phải có người chịu trách nhiệm chung cho nhiệm vụ để rõ ràng với tập thể kết giải trình sau • Kế hoạch truyền thông Nguyễn Trang (Boo) đưa - Hạnh cập nhật thảo luận từ kế hoạch Trang đề xuất, có ý kiến tương đồng Trang Anh Tuấn cho vietnam2015 bao gồm vấn đề chính: Truyền thơng hoạt động cụ thể Thanh Nhung: sau giúp niên biết muốn hành động chương trình cần có thơng tin hỗ trợ để biến thành hành động: cách triển khai, mạng lưới, sổ tay hành động qua nhiều kênh: email, in, facebook, forum… Trang DUTEC: thời gian đầu tập trung truyền thơng, sau hoạt động tiếp nối; hỗ trợ qua website nhóm điều phối địa phương nắm bắt hoạt động, ghi chép báo cáo lại nhu cầu niên Truyền thông cần cho giai đoạn đầu Hạnh – Nhung: truyền thơng cho q trình Phước Tuấn: nên có nhóm truyền thơng phụ trách riêng kế hoạch này, sau đưa kế hoạch cụ thể tiếp tục bàn họp sau - - - Ý kiến thành viên để xây dựng nguyên tắc làm việc chung - - - - Thanh Nhung: người nhóm nên đăng ký vào facebook để tiện liên lạc Trang DUTEC: dùng google group tiện lợi Hạnh: google group chưa sử dụng hết tiềm năng, thành viên mời chưa tham gia hết, chưa biết cách sử dụng chưa quen sử dụng công cụ làm việc nhóm Trang DUTEC: Hạnh nên đưa vào nội dung deadline trả lời, để người trân trọng hội tăng thêm trách nhiệm Có thể cung cấp hướng dẫn cách sử dụng cơng cụ nhóm DUTEC tìm tịi Hạnh giải thích chế trao đổi thông tin: tạm hiểu nguyên tắc chung thông tin giao tiếp với qua công cụ làm việc, ví dụ cách đưa câu hỏi yêu cầu trả lời, xác nhận nhận thể đồng ý, cách sử dụng email, skype, YM, điện thoại…để tiết kiệm thời gian giúp thông hiểu lẫn cách tốt thành viên có điều kiện tập trung vào cơng việc Hạnh ví dụ: + Qua email: địa nhận có nghĩa u cầu phải trả lời lại, địa Cc trả lời không + đưa ý kiến nhận phần việc nào, người đồng thời tự đặt thời gian hoàn thành cần cộng tác khác + thời gian này, thành viên nhóm có nhiệm vụ, vui lịng Cc đến Hạnh để đảm bảo có người ngồi biết việc bạn trao đổi, chứng công việc - - - - Phước Tuấn: thành viên chủ động liên hệ với thêm ngồi khn khổ chung với nhóm để hồn thành cơng việc cho tốt Hạnh: tốt sau thống cần thơng báo lại cho người (Hạnh) thỏa thuận này, thông thường phân cơng người, thời gian, khó khăn…Chú ý Cc đến email chung Vietnam2015@googlegroups.com Thanh Nhung: chị xa nên công việc người chủ động liên lạc thông qua Hạnh Hạnh làm việc với chị Nhung trực tiếp công tác cần cố vấn cho chương trình Quan trọng thành viên cần chủ động để đảm bảo tính bền vững vietnam2015 Trang DUTEC: bạn cố gắng hồn thành cơng việc tạo tâm lí tốt làm việc nhóm, Hạnh thường xuyên cập nhật cho thấy nhóm làm việc tốt khơng rời rạc Khi gặp khó khăn hồn tồn kêu gọi hỗ trợ Thanh: nhóm nhận nhiệm vụ có người cịn chưa biết cần làm gì, nên người có trách nhiệm chung cần bảo để người hiểu việc làm (Hạnh) nhiên từ phía cá nhân, cần thể rõ tín hiệu “tôi muốn giúp giúp nào” - Ngô Anh Tuấn: thảo luận cần theo sườn đề án (bối cảnh, mục đích, mục tiêu…) vào bàn truyền thông, website… Thanh Nhung: người tập trung làm việc tốt cố gắng thảo luận qua email tiết kiệm thời gian Anh Tuấn: mục đích họp gì, có khác so với thảo luận qua email? Hạnh: mục đích chính: Giữ giao tiếp truyền thơng tin tốt thành viên trì cơng việc; Kiểm sốt cơng việc kịp thời Thanh Nhung: nên đưa thảo luận để họp online hiệu cho nhóm Cơng việc tuần tới phân cơng - Hạnh (trước)1 tối 23/5: Hồn thiện tối đa nội dung đề án tiếng Việt, đưa nhóm ý kiến tiếp tục phân cơng - Cả nhóm ngày tiếp theo: đưa ý kiến nhận công việc để hồn thiện Hạnh: phân cơng cơng việc theo kết đưa đầy đủ nội dung thành nháp hồn thiện: 29/5 Nhóm Hùng (trưởng nhóm), Minh Anh, Thanh: xây dựng văn kế hoạch phát triển facebook: trưa 23/5 Cả nhóm trưa 23/5: ý kiến website tổng kết lựa chọn Trang DUTEC trưa 23/5: gửi email hướng dẫn cách sử dụng googlegroup Hạnh, Anh Tuấn: email thảo luận họp online hiệu quả: trưa 22/5 Cả nhóm đưa ý kiến ngày Anh Tuấn: email thảo luận quy trình lập kế hoạch, đề án: 20h ngày 23/5 - HẾT Từ sau hiểu thời gian đưa hạn cuối ... đề nghị cho nhóm Vietnam2015 tồn quyền sử dụng template để làm cổng thơng tin riêng chương trình, cần thuê hosting domain (giá phải chăng) thay đổi nội dung cho phù hợp với Vietnam2015 Ưu điểm:... list, có 10 thành viên tham gia Địa Vietnam2015@ googlegroups.com; tiện lợi cho làm việc nhóm online - - - - Hùng VBX báo cáo: nhận nhiệm vụ facebook, tạo với tên Vietnam2015 up thông tin, sau thảo... phù hợp với Vietnam2015 Ưu điểm: chuyên nghiệp, ổn định - Hạnh cập nhật công cụ khác: + Facebook Vietnam2015 Hùng Minh Anh nhận phụ trách, đến lúc chưa email thông báo cho Hạnh biết đường link