PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ CÁN BỘ TRONG PHỊNG TT Họ tên Nguyễn Hồng Soa Trưởng phòng 0904.789191 nguyenhongsoadhv @gmail.com Lĩnh vực công tác Công tác cải cách hành Cơng tác tổng hợp Cơng tác văn thư, lưu trữ, pháp chế Công việc cụ thể Tham mưu cho Nhà trường cơng tác cải cách hành chính; xây dựng kế hoạch thực cải cách hành hàng năm Ban hành văn bản, biểu mẫu thực công tác cải cách hành hướng dẫn đơn vị trực thuộc trường thực Tham mưu đánh giá cơng tác cải cách hành đơn vị trực thuộc trường Chuẩn bị nội dung cho họp Hội đồng nhà trường, Hội nghị công chức, viên chức hàng năm, hội nghị tổng kết chuyên đề, tổng kết năm học Thư ký họp Ban Giám hiệu Thư ký họp Hội đồng Nhà trường; buổi làm việc lãnh đạo Nhà trường Theo dõi, làm tốt công tác thông tin Nhà trường đơn vị trường, Nhà trường với cấp quan trường Tham mưu ban hành văn Trường theo chức năng, nhiệm vụ Phòng gồm: Quy chế, quy định, kế hoạch, cơng văn, chương trình cơng tác, thông báo, thông tri triệu tập, hướng dẫn tổ chức hoạt động Xác nhận chữ ký cán bộ, viên chức văn phép Theo dõi, quản lý, vào sổ cơng văn đến để trình Hiệu trưởng, chuyển công văn đến đơn vị chức năng, cá nhân (qua hệ thống quản lý hành điện tử eOffice) để thực Người phối hợp thay vắng mặt Lê Thị Mai Lâm Nguyễn Quốc Dũng Lê Thị Mai Lâm Nguyễn Quốc Dũng Lê Thị Mai Lâm Nguyễn Quốc Dũng Nguyễn Thị Thu Hương Ghi Theo dõi báo cáo Ban Giám hiệu tiến độ xử lý văn công việc đơn vị Chỉ đạo việc bảo quản, sử dụng dấu Trường, dấu đơn vị Trường công văn, giấy tờ theo quy định, đảm bảo nguyên tắc chế độ bảo mật Nhà nước Chỉ đạo việc đặt mua loại báo, tạp chí theo kế hoạch Nhà trường phê duyệt hàng quý Làm tốt công tác thông tin, liên lạc từ Trường đến đơn vị, cá nhân ngược lại; công tác thông tin Công tác quản lý, liên lạc Trường quan, đơn vị ngồi cấp phát thư báo trường thơng tin liên lạc Quản lý điều hành, theo dõi việc sử dụng hệ thống quản lý hành điện tử eOffice; thường trực Ban Quản lý, Ban Biên tập website email Trường Đầu mối tổ chức hoạt động kỷ niệm, kiện lớn Nhà trường Phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí cho hoạt động lớn Nhà trường Công tác lễ tân, Phối hợp tổ chức hoạt động, lễ nghi Nhà phục vụ truyền thống Chuẩn bị thực công tác tiếp khách đến thăm làm việc với Trường; xây dựng chế độ tiếp khách tiếp khách phù hợp với đối tượng Quản lý, điều hành Quản lý, điều hành hoạt động Tổ xe phục vụ hoạt động Tổ cho hoạt động Ban Giám hiệu, hoạt xe động đào tạo Nhà trường Hoạt động Bộ Quản lý, điều hành thực hiện, tiếp nhận, giải phận cửa thủ tục hành chính, giải đáp thơng tin, u cầu, đề nghị trả kết cho cán bộ, viên chức, học sinh, sinh viên, học viên, khách Trường Bộ phận cửa Nguyễn Quốc Dũng Nguyễn Thị Thu Hương Nguyễn Thị Thu Hương Hoàng Hà Nam Hoàng Hà Nam Hoàng Hà Nam Phạm Thị Hiền Lê Thị Mai Lâm Nguyễn Quốc Dũng Nguyễn Quốc Dũng Lê Minh Giang Đồn Thị Th Nguyễn Thái Dũng Hoạt động Phịng Lê Thị Mai Lâm Phó Trưởng phịng 0903.429408 mailam_dhv@ yahoo.com Công tác tổng hợp Công tác thi đua, khen thưởng Phụ trách chung Trực tiếp phụ trách: - Công tác trị, tư tưởng, cơng tác thi đua Phịng; - Cơng tác cán Quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức Phịng; - Chủ trì họp lãnh đạo Phòng cán viên chức Phịng - Quản lý tài Phịng Làm việc với Trưởng, Phó đơn vị trực thuộc Trường Tiếp cán bộ, viên chức Nhà trường đến làm việc với Phịng Làm việc với khách ngồi Trường đến cơng tác với Phịng Lập chương trình kế hoạch tháng, học kỳ năm Nguyễn Hồng Soa học Làm báo cáo công tác tháng, học kỳ, năm học, loại báo cáo khác theo yêu cầu Trường, Bộ Nguyễn Hồng Soa Giáo dục Đào tạo, quan khác Nguyễn Hồng Soa Thư ký buổi làm việc lãnh đạo Nhà trường Nguyễn Quốc Dũng Tham mưu cho Nhà trường việc tổ chức thực Luật Thi đua - Khen thưởng văn hướng dẫn Thường trực Hội đồng thi đua Trường; tham mưu cho Hiệu trưởng Hội đồng thi đua Trường tiêu chuẩn, tiêu chí, kế hoạch, chương trình phong trào thi đua Thu nhận xử lý hồ sơ xét duyệt danh hiệu thi đua, khen thưởng, ý kiến phản ánh, đề xuất công tác thi đua để phục vụ cho họp Hội đồng thi đua Trường Thư ký họp Hội đồng thi đua Trường Công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế Công tác lễ tân, phục vụ Hoạt động Phịng Nguyễn Quốc Dũng Phó Trưởng phịng 0913.039877 Công tác tổng hợp nguyenquocdungdhv @gmail.com dungnq@vinhuni edu.vn Công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế Hoàn chỉnh hồ sơ, văn để Hiệu trưởng định khen thưởng đề nghị cấp có thẩm quyền cơng nhận danh hiệu thi đua hình thức khen thưởng bậc cao cho tập thể, cá nhân Xác nhận chữ ký cán bộ, viên chức văn phép Quản lý tài sản Phòng Nhà trường trang bị, tài sản phòng làm việc Ban Giám hiệu, phòng họp, phòng khánh tiết, Hội trường trang thiết bị Nhà trường giao cho Phòng quản lý Theo dõi, quản lý hoạt động mua, sử dụng toán loại hàng hoá, nhu yếu phẩm phục vụ lãnh đạo Trường hoạt động Trường Làm việc với cán bộ, viên chức Trường công việc phân công Làm cơng việc khác có u cầu Trưởng phịng Lập chương trình kế hoạch tuần Thư ký buổi làm việc lãnh đạo Nhà trường Theo dõi, đạo hoạt động Văn phòng khoa đào tạo, trường trực thuộc; phối hợp hoạt động với Văn phịng Đảng uỷ, Cơng Đồn, Đồn Thanh niên, Hội Sinh viên trường Tham mưu cho Hiệu trưởng ban hành bổ sung (khi cần thiết) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Vinh Cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán theo uỷ quyền Hiệu trưởng Y văn Nhà trường ban hành (trừ văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm) Sao lục văn để phục vụ hoạt động Nhà trường Nguyễn Hồng Soa Nguyễn Quốc Dũng Lê Đức Thắng Phạm Thị Hiền Nguyễn Thị Thu Hương Phạm Thị Hiền Nguyễn Hồng Soa Nguyễn Hồng Soa Lê Thị Mai Lâm Nguyễn Hồng Soa Lê Thị Mai Lâm Lê Minh Giang Chuyên viên Trưởng Bộ phận cửa 0904.777199 gianglm@vinhuni edu.vn Nguyễn Thị Thu Hương Xác nhận chữ ký cán bộ, viên chức văn phép Kiểm tra thể thức, tính hợp pháp cơng văn trước trình ký Chỉ đạo công tác lưu trữ tài liệu, phục vụ khai thác tài liệu phòng lưu trữ In loại văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận Trường Đại học Vinh cấp Trực tiếp xử lý, điều động lái xe theo phê duyệt Ban Giám hiệu Nhà trường; Theo dõi bảo quản, bảo Quản lý, điều hành trì, bảo dưỡng xe; tốn xăng dầu, mua bảo hoạt động Tổ hiểm xe định kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, xe quy định; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí vận hành xe Làm việc với cán bộ, viên chức Trường công việc phân công Hoạt động Phụ trách phục vụ tuyển sinh sau đại học theo Phòng phân cơng nhiệm vụ Nhà trường Phịng Làm cơng việc khác có u cầu Trưởng phịng Cơng tác văn thư, Trình duyệt, ký, nhân số lượng, vào sổ lưu trữ, pháp chế theo dõi gửi công văn Quản lý, điều hành thực hiện, tiếp nhận, giải thủ tục hành chính, giải đáp thơng tin, u cầu, đề nghị trả kết cho cán bộ, viên chức, Hoạt động Bộ học sinh, sinh viên, học viên, khách Trường phận cửa Bộ phận cửa Làm cơng việc khác có u cầu lãnh đạo Phịng Cơng tác quản lý, Thực việc tiếp nhận, bảo quản chuyển công cấp phát thư báo văn, tài liệu, thư báo, bưu phẩm, điện tín địa thơng tin liên lạc chỉ, xác, kịp thời Nguyễn Hồng Soa Lê Thị Mai Lâm Nguyễn Thị Thu Hương Lê Đức Thắng Lê Đức Thắng Lê Hồng Thanh Lê Viết Thông Nguyễn Hữu Đường Nguyễn Thị Thu Hương Phạm Thị Hiền Lê Đức Thắng Đoàn Thị Thuý Nguyễn Thái Dũng Lê Đức Thắng Chuyên viên 0989.187199 huongnghinhdhv @gmail.com Hoàng Hà Nam Chuyên viên 0975.153513 hoanghanamdhv @gmail.com Lê Đức Thắng Nhân viên kỹ thuật 0915.858478 Đặt mua loại báo, tạp chí theo kế hoạch Nhà trường phê duyệt hàng quý Bảo quản, sử dụng dấu Trường, dấu đơn vị Trường công văn, giấy tờ theo quy định, đảm bảo nguyên tắc chế độ bảo mật Nhà nước Chấm công cán Phịng hàng tháng Hoạt động Làm cơng việc khác có u cầu lãnh Phịng đạo Phòng Thường trực Ban Quản lý, Ban Biên tập website email Trường Quản lý điều hành, theo dõi việc thực chương trình eOffice tồn trường Cơng tác quản lý, Phụ trách website Trường subsite cấp phát thư báo Phòng; Duyệt tin trước đưa lên website thông tin liên lạc Quản lý email (vinhuni@vinhuni.edu.vn) Trường Làm công việc khác có u cầu lãnh đạo Phịng Nhân tài liệu, tổ chức phục vụ họp, hội nghị, hoạt động, kiện Nhà trường Photo, nhân bản, đóng bì, gói văn bản, tài liệu gửi tới địa theo yêu cầu Đảm bảo tính xác, đầy đủ, mỹ quan bì, gói thơng tin thể bì, gói Cơng tác lễ tân, Hàng ngày xếp công văn lưu, cuối tháng đóng phục vụ thành hồ sơ đưa vào lưu trữ hợp lý khoa học để phục vụ tốt cho việc khai thác tài liệu Mỗi năm chuyển tài liệu vào lưu trữ lần Bố trí lịch trực lưu trữ phục vụ cho hoạt động Trường; Phục vụ hoạt động khai thác tài liệu kho lưu trữ theo lệnh Trưởng phịng Hồng Hà Nam Lê Minh Giang Nguyễn Thái Dũng Nguyễn Thị Thu Hương Phạm Thị Hiền Chuyên viên 0948.309799 Công tác lễ tân, phục vụ 10 11 Đoàn Thị Thuý Chuyên viên 0906.587577 Nguyễn Thái Dũng Chuyên viên 0942.395708 thdung90 @gmail.com Lê Hồng Thanh Hoạt động Bộ phận cửa Hoạt động Bộ phận cửa Hoạt động Tổ xe Hàng ngày tiếp nhận, bảo quản công văn, tài liệu, thư báo, bưu phẩm, điện tín Bưu điện chuyển đến phân chia cho đơn vị cán bộ, công chức, học sinh, sinh viên, học viên toàn trường Trực tiếp phụ trách đảm bảo vận hành tốt loại máy móc, thiết bị Phịng Làm cơng việc khác có u cầu lãnh đạo Phịng Trực tiếp làm công tác lễ tân, phục vụ cho Ban Giám hiệu, họp, tiếp khách Lãnh đạo Nhà trường Trực nhật phòng làm việc Ban Giám hiệu, Phòng họp, Phòng khách Sắp xếp khoa học, làm vệ sinh sẽ, ngăn nắp Phòng Lễ tân Chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài sản Phịng Lễ tân, phòng làm việc Ban Giám hiệu, Phòng họp, Phịng khách Làm cơng việc khác có yêu cầu lãnh đạo Phòng Thực nhiệm vụ theo phân cơng Trưởng phịng Trưởng Bộ phận cửa Làm cơng việc khác có yêu cầu lãnh đạo Phòng Thực nhiệm vụ theo phân cơng Trưởng phịng Trưởng Bộ phận cửa Nguyễn Thị Thu Hương Nguyễn Thị Thu Hương Nguyễn Thái Dũng Đồn Thị Th Làm cơng việc khác có u cầu lãnh đạo Phịng Lái xe phục vụ cho hoạt động Ban Giám hiệu, hoạt động đào tạo Nhà trường Lê Viết Thông Nguyễn Hữu Đường Lái xe 0912.583719 12 13 Lê Viết Thông Lái xe 0902.218568 Nguyễn Hữu Đường Lái xe 0904.520879 Hoạt động Tổ xe Hoạt động Tổ xe Bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng xe; toán xăng dầu, mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, quy định Nhà nước Nhà trường; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí vận hành xe Làm cơng việc khác có u cầu lãnh đạo Phòng Lái xe phục vụ cho hoạt động Ban Giám hiệu, hoạt động đào tạo Nhà trường Bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng xe; tốn xăng dầu, mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, quy định Nhà nước Nhà trường; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí vận hành xe Làm cơng việc khác có u cầu lãnh đạo Phịng Lái xe phục vụ cho hoạt động Ban Giám hiệu, hoạt động đào tạo Nhà trường Bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng xe; tốn xăng dầu, mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, quy định Nhà nước Nhà trường; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí vận hành xe Làm công việc khác có u cầu lãnh đạo Phịng Lê Hồng Thanh Nguyễn Hữu Đường Lê Hồng Thanh Lê Viết Thông