Phuluc_13

Phụ lục MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Số: …………… - Căn Điều 32 cuả Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 cuả Hội đồng Chính phủ; - Căn cứ… Hôm nay, ngày ……… tháng …… năm ……… , gồm : Đại diện lưu trữ UBND… 1…… 2…… 3……… Đại diện… (tên quan nộp lưu) 1……… 2……… 3……… Cùng thống giao tài liệu vào bảo quản Nhà nước sau : Tên khối tài liệu ……… …………………………………… Thời gian tài liệu ……… Số lượng tài liệu ………… Số mục lục hồ sơ nộp lưu ………… Các văn khác ……… Tình trạng tài liệu ………… ………………………………………… Biên lập thành 03 : Bên giao giữ 01 01 gửi cho quan quản lý lưu trữ tương ứng Người nhận (Họ tên, chữ ký) Người giao (Họ tên, chữ ký) Chứng thực cuả quan - Đại diện lưu trữ UBND Đại diện quan lưu nộp (Chức vụ, họ tên, (Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu ) chữ ký, đóng dấu) Phụ lục MẪU BÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI LIỆU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Ngày … tháng … năm… BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU Số : ……… Khối tài liệu kiểm kê : (tên phông) Thời gian kiểm kê từ ngày ……… đến ngày ……… Kết kiểm kê : Tổng số đơn vị bảo quản có thống kê ……………………………… Trong : a) Đủ…………………………………………………………….ĐVBQ b) Không thấy………………………………………………….ĐBVQ c) Xuất sử dụng …………………………………………… ĐBVQ Tổng số đơn vị bảo quản khơng có thống kê…………………… Trong số tài liệu có : a) Biên mục khơng …………………………ĐBVQ b) Yêu cầu cần phục chế ……………………………….ĐBVQ c) Không thể phục chế ………………………………….ĐBVQ d) Đã thời hạn bảo quản …………………………ĐBVQ ( Đối với lưu trữ hành ) Những đề xuất điều kiện bảo quản : ………………………………………………………………………………… ……………… ………………………………………………………………………………… ……………… Thủ trưởng quan xác nhận (Chức danh – Ký tên ) Những người tham gia kiểm kê (Chức danh – Ký tên ) Phụ lục MẪU SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Cơ Ngày Người Tên Số STT quan nhập nhập phòng phòng nhập Năm Tình Căn trạng Số Ghi tài tài lượng nhập liệu liệu 10 11 Ghi : - Sổ dùng để thống kê toàn lần nhập tài liệu vào lưu trữ, không kể số lượng nhiều hay Ghi kh nhập - Cột có tên số phơng (hoặc sưu tập), ghi, tài liệu hỗn tạp để trống - Cột ghi số cuả bên giao nhận tài liệu Phụ lục MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CÁC PHƠNG LƯU TRỮ Ngày tháng Số phơng nhập lần đầu Tên phơng Thờ gian đơn vị hình thành phông Ghi Ghi : - Cột dùng để thống kê toàn phơng có lưu trữ Mỗi phơng ghi 01 lần theo lần nhập cuả phơng vào lưu trữ Uỷ - Cột ghi ngày tháng lần nhập phông vào kho lưu trữ Uỷ ban - Cột ghi tên gọi thức cuả đơn vị hình thành phơng Nếu tên thay đổi nhiều lần ghi tên cuối - Cột phơng đóng ghi thời gian bắt đầu kết thúc Nếu phơng mở ghi thời gian bắt đầu hoạt động - Cột dùng để ghi thay đổi địa điểm bảo quản cuả phông chuyển hẳn sang lưu trữ khác Ghi thay đổi số lượng tài liệu chuyển Phụ lục TỜ NHAN ĐỀ TÊN KHO LƯU TRỮ ……………………… MỤC LỤC HỒ SƠ BẢO QUẢN……………………… Phông ………………………………………………… Số phông : Số mục lục : Phụ lục BẢNG THỐNG KÊ TIÊU ĐỀ CÁC HỒ SƠ Cặp số Hồ sơ số Tên nhóm hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Số lượng tờ Ghi 1.Cặp số : Là số thứ tự cặp (hoặc hộp) đựng hồ sơ, ghi cố định số Ả Rập cho cặp (hoặc hộp) phông Hồ sơ số : Là số thứ tự cuả hồ sơ, ghi cố định số Ả Rập Số thứ tự cuả hồ sơ đánh liên tục cho phông liên tục cho năm Tên nhóm hồ sơ : Là tên đơn vị tổ chức mặt hoạt động - Tiêu đề hồ sơ : Được ghi tên nhóm hồ sơ cách lề bên trái cm Tiêu đề hồ sơ ghi vào mục lục phải tiêu đề ghi bià hồ sơ Tương ứng với tiêu đề hồ sơ số thứ tự cuả hồ sơ Trong trường hợp hồ sơ có nhiều tập tiêu đề cuả tập ghi thành dòng ghi đầy đủ yếu tố Số lượng tờ : Là tổng số tờ tài liệu hồ sơ đáng số sau xếp bên hồ sơ ghi ngang với dòng cuối cuả tiêu đề hồ sơ Ghi : Về dạng văn (bản gốc, sao), tình trạng vật lý đặc điểm đáng ý hình thức nội dung Phụ lục MẪU THẺ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo định 18/TC-KHKT ngày 6/03/1990 cuả cục Lưu trữ nhà nước) Ký hiệu phân loại thông tin Số phông … số mục lục … số hồ sơ… (1) (2) Tên phông (3) Nội dung: (4) Đặc điểm tà lệu (độ tin cậy, ngôn ngữ, bút Thời gian cuả tài liệu Điạ điểm hình thành tích, phương pháp (6) tài liệu in) (5) (7) Ghi : - Ô số ghi ký hiệu theo khung phân loại thông tin cuả thẻ - Ô số ghi địa cuả tài liệu gồm số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số (đối với trường hợp làm thẻ đến văn bản) - Ô số ghi tên đầy đủ phơng tài liệu - Ơ số : Nếu thẻ biên mục cho hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ Nếu thẻ làm cho tài liệu ghi tên văn Nếu thẻ làm đến phần tài liệu tóm tắt nội dung phần tài liệu bao gồm tên loại tài liệu, tác giả, thời gian, vấn đề mà tài liệu phản ánh - Ô số ghi tài liệu gốc, hay sao; ngơn ngữ (từ tiếng Việt); bút tích cuả nhân vật hoạt động xã hội tiếng; tài liệu viết hay đánh máy - Ô số ghi thời gian viết tài liệu.Ví dụ nội dung tài liệu thời kỳ 19461954, tài liệu viết năm 1990 - Ô số ghi địa điểm viết tài liệu (có trường hợp địa điểm nội dung tài liệu khác với địa điểm viết tài liệu) Phụ lục MẪU SỐ XUẤT TÀI LIỆU Xuất Ngày Số đâu, Tên Số Số trả, Ngày phiếu Số Người Ghi STT mục số mục hồ ký xuất yêu lượng nhận đích,căn phong lục sơ nhận cầu xuất trả 10 11 Ghi chú: - Khi xuất hẳn tài liệu khỏi lưu trữ Uỷ ban ghi vào cột ghi Phụ lục MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Tên lưu trữ Uỷ ban CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHÃ VIỆT NAM ………………………… Độc lập – Tự – Hạnh phúc Ngày …… tháng …… năm…… PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Số: ………… 1 Họ tên đọc giả ……………………………………………………………………… Cơ quan công tác ……………………………………………………………………… Số, ngày tháng công tác, giấy giới thiệu ……………………………………… Đề tài nghên cưú …………………………………………………………………… Mục đích nghiên cứu ………………………………………………………………… Thời gian nghiên cứu ………………………………………………………………… STT Tên, số phông Ký hiệu tra tìm Số mục Hồ sơ số lục Tờ số : : : : : : Nội dung tài liệu Độc giả ( Họ tên, chữ ký) Đề nghị cuả Thủ tướng quan, kho lưu trữ Xét duyệt người có thẩm quyền Phụ lục 10 MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CUẢ ĐỘC GIẢ NƯỚC NGOÀI Tên lưu trữ Uỷ ban PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU ………………… CỦA ĐỘC GIẢ NƯỚC NGOÀI Số : …………… Họ tên độc giả ………………………………………………………………………… Quốc tịch …………………………………………………………………………… ……… Cơ quan chgủ quản ……………………………………………………………………… Đề tà nghiên cưú ………………………………………………………………………… : : : : Mục đích nghiên cưú …………………………………………………………………… Thời gian nghên cưú ………………………………………………………………… STT Tên, số phông Ký hiệu tra tìm Số mục Hồ sơ số lục Tờ số : : Nội dung tài liệu Ngày… tháng… năm…… Độc giả (Họ tên, chữ ký) Đề nghị cuả Thủ tướng quan, kho lưu trữ Xét duyệt người có thẩm quyền