UBND TỈNH VĨNH PHÚC SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 28/QĐ-STTTT Độc lập - Tự - Hạnh phúc Vĩnh Phúc, ngày 14 tháng năm 2017 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế Quản lý sử dụng dấu GIÁM ĐỐC SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Căn Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Quyết định số 4005/2016/QĐ-UBND ngày 09/12/2016 UBND tỉnh Vĩnh Phúc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Thông tin Truyền thơng (TT&TT); Xét đề nghị Chánh văn phịng, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định "Quy chế quản lý sử dụng dấu" Sở TT&TT Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Lãnh đạo Sở, Chánh văn phòng, Trưởng phòng, Giám đốc đơn vị nghiệp tồn thể cán cơng chức, viên chức thuộc Sở TT&T chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu VT GIÁM ĐỐC (Đã ký) Trần Gia Long UBND TỈNH VĨNH PHÚC SỞ THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Vĩnh Phúc, ngày 14 tháng năm 2017 QUY CHẾ Về quản lý sử dụng dấu Sở TT&TT (Ban hành theo Quyết định số: 28/QĐ-STTTT ngày 14 tháng năm 2017) -Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Con dấu Sở Thông tin Truyền thông (TT&TT) bao gồm: “Con dấu Đảng ủy, dấu Chính quyền, Cơng đồn, dấu Đồn niên, dấu Hội Cựu chiến binh, Dấu Thanh tra”, dùng để đóng văn bản, hồ sơ, chứng từ Sở TT&TT, yếu tố quan trọng khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ thẩm quyền hợp pháp người ký tên Do dấu Sở TT&TT phải quản lý chặt chẽ Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý, sử dụng dấu theo điều khoản quy định quy chế Chương II PHẠM VI ÁP DỤNG VÀ NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG Điều Phạm vi áp dụng Quy chế áp dụng Sở TT&TT tỉnh Vĩnh Phúc Ban Giám đốc tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động thuộc sở TT&TT nghiêm túc thực Quy chế Điều Nguyên tắc xây dựng Quy chế quản lý sử dụng dấu Sở TT&TT xây dựng theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Chương III NỘI DUNG QUY CHẾ Điều Trách nhiệm quản lý lưu giữ dấu Nhân viên văn thư giao quản lý, lưu giữ dấu chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Chánh Văn phòng việc quản lý sử dụng dấu, cụ thể: Không giao dấu cho người khác chưa đồng ý cho phép văn Giám đốc Chánh Văn phịng Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Sở TT&TT Trước đóng dấu phải kiểm tra thể thức trình bày nội dung văn bản, chữ ký văn người có thẩm quyền ký văn Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền quy định Điều Quy chế Không đóng dấu khống Phải bảo quản dấu tủ có khóa phịng làm việc nhân viên văn thư, không mang dấu khỏi phịng làm việc chưa có ý kiến Giám đốc Sở Chánh Văn phòng Nếu nét dấu bị mòn biến dạng, nhân viên văn thư phải báo cáo Chánh Văn phịng để trình Giám đốc cho ý kiến làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị phải kịp thời báo cáo với Chánh Văn phòng, đồng thời báo cáo Giám đốc Sở Chánh Văn phịng có trách nhiệm báo cáo cơng an phường công an nơi xảy dấu, lập biên làm rõ nguyên nhân xử lý trách nhiệm người quản lý dấu theo quy định pháp luật Khi có định thay đổi dấu quan, văn thư phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều Sử dụng dấu Chỉ có nhân viên văn thư sử dụng dấu đóng văn có chữ ký người có thẩm quyền quy định Điều Quy chế Trước đóng dấu, nhân viên văn thư phải so chữ ký người có thẩm quyền với chữ ký mẫu người để đảm bảo tính xác thực chữ ký Đồng thời, phải rà soát nội dung văn bản, tài liệu, chứng từ có liên quan để đảm bảo văn bản, tài liệu, chứng từ ký thẩm quyền người ký Điều Đóng dấu Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định Đóng dấu văn thức a) Chỉ đóng văn thức b) Khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Đóng dấu vào phụ lục kèm theo a) Dấu treo dấu đóng lên trang đầu văn bản, trùm lên phần tên quan ban hành văn tên phụ lục b) Nếu văn có phụ lục từ 02 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai, dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa, trùm lên tất trang văn bản, tài liệu Tuyệt đối nghiêm cấm đóng dấu khống tài liệu, chứng từ để trống chưa điền đầy đủ giấy để trắng Điều Thẩm quyền ký đóng dấu Giám đốc có thẩm quyền ký tất loại văn bản, chứng từ Sở TT&TT (trừ văn tổ chức đồn thể) Các Phó Giám đốc ký văn bản, chứng từ Giám đốc ủy quyền Chánh Văn phòng ký văn bản, chứng từ Giám đốc ủy quyền Chánh Thanh tra ký văn liên quan đến nghiệp vụ Thanh tra thuộc thẩm quyền Người ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở trước pháp luật nội dung văn giấy tờ mà ký Ngồi cá nhân có thẩm quyền ký tên nêu trên, nhân viên văn thư không sử dụng dấu để đóng lên tài liệu, chứng từ người khác đơn vị Chương IV XỬ LÝ VI PHẠM VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều Xử lý vi phạm Các cá nhân có hành vi vi phạm quy định quản lý sử dụng dấu tùy theo mức độ tính chất để xử lý theo quy định pháp luật hành Điều Điều khoản thi hành Trong trình thực hiện, quy định Quy chế sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế phát sinh đơn vị Mọi sửa đổi bổ sung phải văn Giám đốc ký ban hành Các đơn vị nghiệp quy chế để xây dựng quy định đơn vị cho phù hợp Quy chế phổ biến đến tồn cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động đơn vị có hiệu lực kể từ ngày ký./ GIÁM ĐỐC (Đã ký) Trần Gia Long