BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác Cố vấn học tập cho sinh viên đại học cao đẳng hệ quy theo học chế tín (Ban hành kèm theo Quyết định số 332 /2011/QĐ-ĐT ngày 08 tháng 07 năm 2011 Hiệu trưởng Trường đại học Công nghiệp Quảng Ninh) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định tổ chức hoạt động công tác cố vấn học tập cho sinh viên đại học cao đẳng hệ quy Trường đại học Công nghiệp Quảng Ninh Điều Tổ chức hoạt động cố vấn học tập Hiệu trưởng định thành lập Hội đồng cố vấn học tập để tổ chức thực quản lý hoạt động cố vấn học tập Hội đồng cố vấn học tập bao gồm thành viên lãnh đạo Khoa/Bộ môn, Phịng Đào tạo, Phịng Cơng tác học sinh sinh viên đơn vị liên quan đến công tác sinh viên Hiệu trưởng Hiệu trưởng ủy quyền cho Phó hiệu trưởng phụ trách công tác học sinh sinh viên Chủ tịch hội đồng Nhiệm kỳ Hội đồng Hiệu trưởng định Hội đồng cố vấn học tập có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn sau: a Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động hàng năm Hội đồng; b Biên soạn, sửa đổi, bổ sung Sổ tay cố vấn học tập, thiết kế biểu mẫu chuẩn bị công cụ, phương tiện cho việc tư vấn, hướng dẫn đội ngũ cố vấn học tập; c Phối hợp với Phòng Đào tạo, Phịng Cơng tác học sinh sinh viên tổ chức khóa bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cố vấn học tập; d Phê duyệt kế hoạch hoạt động cố vấn học tập; đánh giá kết hoạt động cố vấn học tập học kỳ báo cáo kết đánh giá cho Hiệu trưởng; e Phối hợp trợ giúp đội ngũ cố vấn học tập gặp vướng mắc công việc; f Tổ chức Hội nghị để thảo luận, đánh giá hiệu hoạt động, tổng kết công tác cố vấn học tập hàng năm; g Tham mưu cho Hiệu trưởng việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cố vấn học tập; h Báo cáo công tác cố vấn học tập cho Hiệu trưởng vào cuối năm học; i Thực cơng việc khác có liên quan đến cơng tác cố vấn học tập quản lý sinh viên Cố vấn học tập người Hiệu trưởng bổ nhiệm để đảm nhận công việc tư vấn hỗ trợ sinh viên phát huy tối đa khả học tập, nghiên cứu khoa học định hướng nghề nghiệp; thực công tác quản lý sinh viên lớp học chuyên ngành phân công Cố vấn học tập bổ nhiệm theo đơn vị lớp học chuyên ngành (lớp theo khoa chuyên môn) Mỗi lớp học chuyên ngành có cố vấn học tập có tối đa 80 sinh viên Chương II TIÊU CHUẨN VÀ QUY TRÌNH BỔ NHIỆM CỐ VẤN HỌC TẬP Điều Tiêu chuẩn cố vấn học tập: Cố vấn học tập lựa chọn từ giảng viên chuyên viên quản lý đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn sau: Đã tốt nghiệp đại học; Có năm tham gia giảng dạy tham gia hoạt động quản lý đào tạo trường; Khơng bị kỷ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên vòng năm trước ngày bổ nhiệm; Đã hồn thành khóa tập huấn quy chế, quy định liên quan đến đào tạo theo học chế tín chỉ, cơng tác sinh viên, chế độ sách sinh viên Điều Quy trình bổ nhiệm, miễn nhiệm, thay cố vấn học tập Hiệu trưởng định bổ nhiệm, miễn nhiệm cố vấn học tập Khoa sở đề nghị Trưởng Khoa/bộ môn chuyên môn Đầu năm học vào tiêu chuẩn, điều kiện cố vấn học tập, Trưởng khoa lựa chọn cố vấn học tập từ giảng viên/cán quản lý đào tạo trình Hiệu trưởng định bổ nhiệm cố vấn học tập Trong thời điểm, cá nhân đảm nhiệm công việc cố vấn học tập cho lớp học chuyên ngành Hiệu trưởng định miễn nhiệm cố vấn học tập sở đề nghị Trưởng khoa/bộ môn chuyên môn khi: a Cố vấn học tập bị kỷ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên; b Cố vấn học tập thường xuyên không thực thực không nhiệm vụ cố vấn học tập quy định Điều Quy chế này; c Có nguyện vọng cố vấn học tập phải có lý đáng Trong trường hợp cố vấn học tập bị miễn nhiệm, Trưởng Khoa/Bộ mơn trình Hiệu trưởng phân cơng cố vấn học tập Việc thay cố vấn học tập phải thông báo văn cho lớp sinh viên đơn vị có liên quan thời hạn ngày làm việc, kể từ ngày có định Hiệu trưởng Nhiệm kỳ cố vấn học tập gắn với thời hạn đào tạo khóa đào tạo Khi kết thúc nhiệm kỳ, cố vấn học tập bàn giao số sinh viên chưa tốt nghiệp lại cho Khoa/Bộ môn chuyên môn Chương III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CỐ VẤN HỌC TẬP Điều Chức cố vấn học tập Tư vấn, trợ giúp sinh viên học tập, nghiên cứu khoa học, định hướng nghề nghiệp; Quản lý sinh viên trình học tập rèn luyện trường Điều Nhiệm vụ cố vấn học tập Nhiệm vụ cố vấn học tập công tác tư vấn, trợ giúp sinh viên học tập, nghiên cứu khoa học, định hướng nghề nghiệp, bao gồm: a Tổ chức thảo luận, triển khai quy định, quy chế học chế tín chỉ, quy định Nhà trường liên quan đến quyền nghĩa vụ sinh viên; b Tư vấn cho sinh viên phương pháp học đại học, phương pháp tự học kỹ nghiên cứu khoa học, kỹ thu thập, xử lý thông tin, tài liệu học tập; c Thảo luận hướng dẫn cho sinh viên chương trình đào tạo tồn khóa cách lựa chọn học phần, tn thủ điều kiện tiên học phần; d Hướng dẫn quy trình, thủ tục cho sinh viên đăng ký học phần, hủy đăng ký học phần, xây dựng kế hoạch học tập cá nhân cho học kỳ; e Ký chấp nhận từ chối vào Phiếu đăng ký học phần cho sinh viên; f Thảo luận trợ giúp sinh viên việc lựa chọn nơi thực tập, lựa chọn đề tài khóa luận, tiểu luận, đề tài nghiên cứu khoa học phù hợp với lực, nguyện vọng định hướng nghề nghiệp sinh viên; g Nhắc nhở động viên sinh viên thấy kết học tập họ giảm sút; Nhiệm vụ cố vấn học tập công tác quản lý sinh viên bao gồm: a Tổ chức Đại hội lớp hàng năm; phê chuẩn danh sách ban cán lớp; tổ chức sinh hoạt lớp định kỳ; b Phối hợp với thư ký khoa tổ chức Liên Chi Đoàn, Hội sinh viên để theo dõi đánh giá toàn diện học tập rèn luyện sinh viên; nhận xét tham gia cho điểm rèn luyện theo quy định đánh giá, xếp loại sinh viên; c Phối hợp Phịng Cơng tác học sinh sinh viên giáo dục phẩm chất trị, đạo đức, tác phong lối sống sinh viên; Kiến nghị giải chế độ, sách cho sinh viên; d Phối hợp trao đổi thơng tin với Phịng Đào tạo việc theo dõi, kiểm tra tuân thủ quy định, quy chế Nhà trường; e Phối hợp với Thư viện, Trạm Y tế nhằm đảm bảo điều kiện học tập chăm sóc sức khỏe cho sinh viên; f Tư vấn định hướng cho sinh viên việc tham gia hoạt động đoàn thể, hoạt động xã hội, hoạt động ngoại khóa Các nhiệm vụ khác cố vấn học tập bao gồm: a Tham gia họp, tập huấn công tác cố vấn học tập theo yêu cầu Nhà trường Kết thúc khóa tập huấn, phải nắm vững mục tiêu; chương trình đào tạo; tiến trình đào tạo; học phần bắt buộc, tự chọn; hình thức đào tạo, quy trình liên quan đến cơng tác đào tạo quản lý sinh viên b Xây dựng Bản kế hoạch hoạt động cố vấn học tập theo năm học; c Xây dựng công khai lịch tiếp sinh viên, thời gian địa điểm tiếp sinh viên định kỳ; cung cấp cho sinh viên số điện thoại, email phương tiện liên lạc khác để sinh viên liên lạc trường hợp cần thiết; d Bàn giao đầy đủ, kịp thời chuyển giao nhiệm vụ cố vấn học tập cho người khác theo phân công Nhà trường Điều Quyền cố vấn học tập Đề nghị Phòng Đào tạo, Hội đồng khen thưởng, kỷ luật Nhà trường biểu dương khen thưởng cá nhân, tập thể sinh viên có thành tích xuất sắc học tập, rèn luyện kiến nghị xử lý kỷ luật sinh viên theo quy chế sinh viên; Tham gia với tư cách thành viên Hội đồng xét thi đua, khen thưởng, kỷ luật, xét công nhận tốt nghiệp cho sinh viên lớp phụ trách; Tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cố vấn học tập Hội đồng cố vấn học tập tổ chức; cung cấp đầy đủ tài liệu, công cụ, phương tiện cho việc tư vấn, hướng dẫn cố vấn học tập; Đề nghị Phịng Cơng tác học sinh sinh viên cung cấp thông tin cá nhân sinh viên trường hợp cần thiết để phục vụ cho công tác quản lý sinh viên; đề nghị Phòng Đào tạo cung cấp thông tin kết học tập, rèn luyện sinh viên thuộc lớp quản lý; đề nghị Phịng Quản trị Dịch vụ cơng xếp phịng phù hợp cho họp với lớp sinh viên; đề nghị đơn vị có liên quan trường cung cấp tài liệu cần thiết để thực nhiệm vụ cố vấn học tập; Chủ động, sáng tạo công tác quản lý, tư vấn, hướng dẫn sinh viên nhằm tạo điều kiện giúp đỡ sinh viên hồn thành tốt nhiệm vụ học tập mình; Công tác cố vấn học tập quy thành 120 tiết/năm học Chương IV HOẠT ĐỘNG CỦA CỐ VẤN HỌC TẬP Điều Bộ công cụ cố vấn học tập Cố vấn học tập phải trang bị cơng cụ gồm: Chương trình giáo dục trình độ đại học cao đẳng ngành đào tạo theo khoá học; Kế hoạch đào tạo học kỳ; Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hệ quy theo học chế tín chỉ; Quy định công tác quản lý sinh viên; Các văn học bổng, học phí, đánh giá điểm rèn luyện sinh viên; Sổ tay cố vấn học tập, sổ công tác; sổ tay sinh viên; Danh sách lớp học chuyên ngành; Sổ danh sách sinh viên có dán ảnh tóm tắt thơng tin cá nhân sinh viên; Các biểu mẫu phục vụ công tác cố vấn học tập bao gồm mẫu đăng ký lý lịch sinh viên (để sinh viên tự điền vào); biểu mẫu Kế hoạch hoạt động cá nhân cố vấn học tập; biểu mẫu phục vụ cho việc đăng ký học phần, đăng ký điều chỉnh; biểu mẫu nhật trình tiếp sinh viên; mẫu biên họp với lớp sinh viên; biểu mẫu báo cáo công tác cố vấn học tập kết thúc học kỳ biểu mẫu cần thiết khác theo quy định Nhà trường; 10 Các tài liệu khác liên quan đến sinh viên trình học tập trường Điều Yêu cầu hoạt động cố vấn học tập Hoạt động cố vấn học tập phải tuân thủ yêu cầu sau: Việc tư vấn, trợ giúp cho sinh viên phải tiến hành công bằng, công khai đặt mục tiêu lợi ích sinh viên lên hàng đầu Nội dung tư vấn phải xác, trung thực, không trái pháp luật quy định, quy chế trường Hoạt động tư vấn phải ghi chép cẩn thận biên họp với lớp ổn định, biểu mẫu theo quy định Điều 10 Lập, phê duyệt kế hoạch hoạt động cố vấn học tập Kế hoạch hoạt động cá nhân hàng năm cố vấn học tập phải Hội đồng cố vấn học tập phê duyệt vào đầu năm học Đầu năm học, vào kế hoạch Nhà trường, cố vấn học tập điền đầy đủ nội dung Biểu mẫu kế hoạch hoạt động cá nhân cố vấn học tập gửi cho Trưởng Khoa/Bộ môn, cho Hội đồng cố vấn học tập để theo dõi giám sát, mơ tả nội dung cơng việc, thời gian thực hiện, thời gian hồn thành, địa điểm thực công việc Kế hoạch hoạt động hàng năm cố vấn học tập cố vấn học tập lập vào tình hình thực tế lớp sinh viên phân công phải đảm bảo nội dung sau: 3.1 Đối với lớp năm thứ nhất, họp học kỳ thứ nhất, cố vấn học tập phải tiến hành hoạt động sau: a Công bố định thành lập Ban cán lớp (do cố vấn học tập định); phân công nhiệm vụ Ban cán lớp, làm rõ mối quan hệ công tác cố vấn học tập lớp; b Giới thiệu cho sinh viên cấu máy tổ chức Nhà trường cấu tổ chức Khoa/bộ môn; c Triển khai quy định, quy chế học chế tín chỉ, quy định Nhà trường liên quan đến quyền nghĩa vụ sinh viên; d Tư vấn cho sinh viên phương pháp học đại học, phương pháp tự học kỹ nghiên cứu khoa học, kỹ thu thập, xử lý thông tin, tài liệu học tập; e Phổ biến công việc khác theo yêu cầu quản lý Khoa/bộ môn Nhà trường có liên quan đến lớp (nếu có) 3.2 Đối với lớp từ năm thứ hai, họp học kỳ thứ nhất, cố vấn học tập phải tiến hành hoạt động sau: a Tổ chức Đại hội lớp, báo cáo tổng kết, phương hướng hoạt động năm học, bầu Ban cán lớp, phân công Ban cán lớp; b Phổ biến thay đổi quy định hành (nếu có); c Phổ biến cơng việc khác theo u cầu quản lý Trường/Khoa/Bộ mơn có liên quan đến lớp (nếu có) 3.3 Cuộc họp định kỳ hàng tháng: a Nhận xét tình hình chấp hành quy định học tập (việc lên lớp, tự học, kiểm tra, thi hết mơn, thi lại ); b Nhận xét tình hình chấp hành quy định cơng tác sinh viên; c Phổ biến công việc khác theo yêu cầu quản lý trường khoa/bộ mơn có liên quan đến lớp (nếu có); d Xét điểm rèn luyện sinh viên (áp dụng họp lớp vào cuối học kỳ chính); e Sơ kết học kỳ trước, đánh giá kết học tập rèn luyện học kỳ trước thảo luận phương hướng, biện pháp cho học kỳ (áp dụng họp tháng đầu học kỳ chính) Điều 11 Cơ chế phối hợp hoạt động cố vấn học tập với đơn vị chức liên quan Khoa/bộ mơn, Phịng Đào tạo, Phịng Cơng tác học sinh sinh viên đơn vị chức liên quan khác phối hợp, cộng tác hỗ trợ cố vấn học tập trình triển khai hoạt động, cung cấp tài liệu cần thiết hỗ trợ sở vật chất để cố vấn học tập hoàn thành nhiệm vụ Hội đồng cố vấn học tập phối hợp chặt chẽ với Phịng Đào tạo, Phịng Cơng tác học sinh sinh viên, Khoa/bộ môn, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức lớp đào tạo, tập huấn cho cố vấn học tập; tổ chức lấy ý kiến phản hồi sinh viên hoạt động cố vấn học tập để rút kinh nghiệm hoàn thiện quy chế cố vấn học tập Trưởng Khoa/bộ môn trực tiếp quản lý hoạt động cố vấn học tập Kết thúc học kỳ, Trưởng Khoa/bộ môn nhận xét đánh giá hoạt động cố vấn học tập thông báo cho Hội đồng cố vấn học tập Kết đánh giá sở để khen thưởng, kỷ luật cố vấn học tập Điều 12 Chế độ báo cáo, kiểm tra, giám sát Đầu năm học, cố vấn học tập phải nộp Biểu mẫu kế hoạch hoạt động cá nhân cho Trưởng Khoa/Bộ môn Hội đồng cố vấn học tập để theo dõi giám sát Căn vào kế hoạch hoạt động cá nhân cố vấn học tập, Trưởng Khoa/Bộ môn Hội đồng cố vấn học tập theo dõi, giám sát thực công việc, đánh giá tiến độ thực kết thực Cuối học kỳ, cố vấn học tập phải nộp cho Trưởng Khoa Hội đồng cố vấn học tập Bản báo cáo kết thực công việc cố vấn học tập Cố vấn học tập có trách nhiệm báo cáo cho Trưởng Khoa/Bộ môn Hội đồng cố vấn học tập trường hợp khó khăn, vướng mắc việc tư vấn, hướng dẫn sinh viên xin ý kiến giải Chương V KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT Điều 13 Trách nhiệm thi hành Các Khoa/bộ môn, toàn thể giảng viên trường đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quy chế Điều 14 Khen thưởng kỷ luật Cố vấn học tập hoàn thành tốt nhiệm vụ tiêu chuẩn xét thi đua, khen thưởng hàng năm Cố vấn học tập hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ tặng Giấy khen Hiệu trưởng Cố vấn học tập khơng hồn thành nhiệm vụ bị xét hình thức kỷ luật theo quy định Nhà trường HIỆU TRƯỞNG Ts Nguyễn Đức Tính