UBND QUẬN LONG BIÊN TRƯỜNG THCS ĐỨC GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 03/KH-THCSĐG Đức Giang, ngày 29 tháng 01 năm 2020 Độc lập - Tự - Hạnh phúc KẾ HOẠCH Công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội Vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn; Căn Quyết định số 7051/QĐ-UBND ngày 22 tháng 12 năm 2016 UBND thành phố Hà Nội phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ thành phố đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Căn Kế hoạch số 06/KH-UBND ngày 09 tháng 01 năm 2020 UBND thành phố Hà Nội công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Thực Kế hoạch số 32/KH-UBND ngày 15 tháng 01 năm 2020 UBND quận Long Biên công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Trường THCS Đức Giang xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 sau: I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU - Nâng cao nhận thức, trách nhiệm cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ ý thức thực việc thiết lập, hồn thiện hồ sơ cơng việc đưa vào lưu trữ - Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ nhà trường vào nề nếp thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ - Sắp xếp, phân loại, bảo quản lưu trữ hồ sơ khoa học Để phục vụ kịp thời, xác có nhu cầu sử dụng, tra cứu - Gắn trách nhiệm người đứng đầu - Ban giám hiệu với kết triển khai thực công tác văn thư, lưu trữ nhà trường Đưa nội dung thực quy định công tác văn thư trường học thành tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường II NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Các công việc chung * Cơ chế làm việc Bộ phận văn phịng làm theo hành chính, thực chế độ tiếp khách đến liên hệ với nhà trường theo qui định nội quy nhà trường * Hàng tháng lên kế hoạch cơng tác hành có lịch cơng tác tuần, tháng, năm cụ thể + Lịch giải tốt nghiệp trả hồ sơ, tốt nghiệp thực vào ngày thứ 2,4,6 hàng tuần buổi sáng từ 8h30’ đến 11h00’; buổi chiều từ 14h00' đến 17h00' + Lịch nhận nộp công văn Phòng GD&ĐT quận Long Biên vào sáng thứ năm hàng tuần đột xuất theo yêu cầu lãnh đạo Ngồi ra, nhận gửi cơng văn qua email nội hàng ngày buổi sáng lần, buổi chiều lần theo quy định + Tiếp tục thực công tác tuyển sinh; phổ cập tốt nghiệp THCS theo lịch Phịng nhà trường + Cơng tác cấp phát văn phòng phẩm thực vào đầu học kỳ Đảm bảo đầy đủ văn phòng phẩm để phục vụ cho cơng việc hành chính, cơng tác dạy CBGVNV nhà trường * Đảm bảo công tác thông tin liên lạc, báo cáo thống kê xác thơng suốt bảo mật * Quản lý bảo quản dấu theo quy định pháp luật + Làm việc theo đạo phân công Hiệu trưởng theo chuyên môn theo quy định nhà nước Hoạt động nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Thực theo văn pháp luật: Luật Lưu trữ 20011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 Bộ GD&ĐT việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành GD; Quyết định số 7051/QĐ-UBND ngày 22/12/2016 UBND Thành phố việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ thành phố Hà Nội đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 UBND Thành phố ban hành Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ - Thực kỹ soạn thảo ban hành văn đảm bảo thể thức quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011; Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 UBND Thành phố HN - Chuẩn hóa cơng tác quản lý văn đi, văn đến theo quy định hành quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2015 - Thực loại hồ sơ sổ sách theo quy định chuyên môn nghiệp vụ - Sắp xếp, phân loại lưu trữ hồ sơ khoa học Để phục vụ kịp thời, xác có nhu cầu sử dụng, tra cứu - Chú trọng bảo quản thật tốt loại hồ sơ có tính quan trọng như: học bạ, sổ điểm, sổ đăng bộ, văn tốt nghiệp, văn pháp quy, văn đi, văn đến… khơng để thất thốt, hư hại loại hồ sơ - Xử lý thông tin, báo cáo thường xuyên với Hiệu trưởng hoạt động diễn ngày Nhận, cập nhật loại văn đi, đến kịp thời, xếp khoa học xác Xử lý loại văn đảm bảo thông tin đến đối tượng thực triển khai nhanh In ấn phát hành loại văn nhanh chóng yêu cầu biểu mẫu quy định - Tiến hành cập nhật kịp thời văn đi, đến (cả đường công văn qua email): + Khi văn đến vào sổ đăng ký văn đến trình Hiệu trưởng xử lý sau gửi Email phơ tơ chuyển phận thực + Nhà trường tiến hành thống công việc lưu trữ văn văn đến sau: * Văn đến thường xuyên nhận qua email, sau nhân viên văn thư in đóng dấu cơng văn đến vào số cơng văn đến, sau lưu trữ gốc văn phòng gửi cho cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến cơng việc thực theo đường email Lập sổ chuyển giao theo dõi tiến độ giải văn đến * Văn vào sổ đăng ký văn chuyển giao lưu trữ hồ sơ công việc Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, tổ chuyên mơn văn phịng nhà trường theo chun mơn (Văn gốc lưu trữ văn thư) - Kiểm tra đôn đốc theo yêu cầu công văn để thực triển khai theo thời gian quy định - Quản lý hồ sơ học sinh ; học bạ, sổ điểm, tốt nghiệp, hồ sơ chuyển chuyển đến, bỏ học, hồ sơ phổ cập,… - Quản lý cập nhật thông tin hồ sơ công chức CBGV-NV khoa học, kịp thời - Làm tốt công tác tham mưu với BGH việc đề giải pháp thực tốt nhiệm vụ hành văn phịng nhà trường - Công tác quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật - Sửa đổi, bổ sung Danh mục hồ sơ công việc năm 2019 Công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ lưu trữ quan (theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ): tổ chuyên môn, phận lập hồ sơ cơng việc năm hành nộp hồ sơ lưu trữ phận lưu trữ nhà trường vào quý I năm - Nhà trường bố trí phịng kho lưu trữ trang thiết bị đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ (giá, cặp, hộp bảo quản tài liệu, bình chữa cháy, nội quy sử dụng tài liệu, tiêu lệnh phòng cháy, chữa cháy …) Bố trí nguồn kinh phí cho cơng tác lưu trữ đơn vị theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ - Đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác văn thư, lưu trữ Công tác báo cáo Thực chế độ thông tin báo cáo: gửi UBND quận (qua phòng nội vụ) - Báo cáo tháng đầu năm 2020: chậm vào ngày 05/07/2020 (biểu mẫu 01/CS) - Báo cáo năm 2020: chậm vào ngày 15/12/2020 (biểu mẫu 02/CS) - Các báo cáo đột xuất khác có yêu cầu UBND quận III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Ban giám hiệu - Hiệu trưởng - Người đứng đầu nhà trường quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ - Thực công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, giáo viên, nhân viên trường - Nâng cao trách nhiệm Ban giám hiệu nhà trường công tác văn thư, lưu trữ - Tham gia lớp tập huấn chuyên môn, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ Quận tổ chức; - Các văn ban hành đảm bảo thể thức quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 - Chỉ đạo, kiểm tra tổ chuyên môn, phận tham gia, thực tốt công tác văn thư nhà trường thực tốt công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ lưu trữ quan - Gắn việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường tiêu chí bình xét thi đua, bình xét cuối năm, đồng thời xử lý nghiêm cá nhân, phận, tổ chuyên môn không lập nộp lưu hồ sơ theo quy định - Đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác văn thư, lưu trữ - Nhà trường bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Nhân viên văn thư - Tham mưu Ban Giám Hiệu xây dựng triển khai Kế hoạch công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2020 đăng tải công khai cổng thông tin điện tử nhà trường; Kiểm tra, hướng dẫn phận, tổ chuyên môn thực công tác Văn thư, Luu trữ theo kế hoạch - Thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đến cán bộ, giáo viên, nhân viên trường - Tham gia lớp tập huấn chuyên môn, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ Quận tổ chức; - Tổng hợp báo cáo tình hình, kết thực kế hoạch công tác Văn thư, Lưu trữ nhà trường theo quy định có yêu cầu - Thực công tác Văn thư, Lưu trữ nhà trường; - Tham mưu Ban Giám Hiệu xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí tổ chức thực việc thu thập tài liệu, chỉnh lý tiêu hủy tài liệu trùng thừa phận; - Tham mưu Ban Giám Hiệu bố trí sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ trường; - Thường xuyên kiểm tra báo cáo tình hình phương tiện, trang thiết bị để có phương án sửa chữa, thay đảm bảo công việc công tác văn thư; - Đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác văn thư, lưu trữ Các tổ, phận chuyên môn, đồn thể - Nâng cao ý thức q trình tham gia vào công tác văn thư nhà trường giao nhiệm vụ giải công việc - Các văn ban hành đảm bảo thể thức quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 - Thực tốt công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ lưu trữ quan - Đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác văn thư, lưu trữ - Phối hợp tốt với nhân viên văn thư công tác chuyển giao văn đi, văn đến, phối hợp giải công việc kịp thời hạn, nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc Căn vào nội dung giao tổ Văn phòng triển khai hướng dẫn, kiểm tra tổ, đoàn thể nhà trường thực tốt công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Trong trình tổ chức thực có khó khăn, vướng mắc tổ, đồn thể báo cáo phận văn thư nhà trường để thống báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết; Các tổ chuyên môn thuộc trường kế hoạch, triển khai thực Trên Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhà trường năm 2020, yêu cầu CB,GV,NV nhà trường nghiêm túc thực nội dung kế hoạch./ Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - BGH: để b/c; - Cổng TTĐT; - Lưu: VT Nguyễn Thị Soan ... nội vụ) - Báo cáo tháng đầu năm 2020: chậm vào ngày 05/07 /2020 (biểu mẫu 01/CS) - Báo cáo năm 2020: chậm vào ngày 15/12 /2020 (biểu mẫu 02/CS) - Các báo cáo đột xuất kh? ?c có yêu cầu UBND quận III... nội dung giao tổ Văn phòng triển khai hướng dẫn, kiểm tra tổ, đoàn thể nhà trường thực tốt công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Trong q trình tổ chức thực có kh? ? kh? ?n, vướng mắc tổ, đồn thể báo... quy định Nhân viên văn thư - Tham mưu Ban Giám Hiệu xây dựng triển khai Kế hoạch công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2020 đăng tải công khai cổng thông tin điện tử nhà trường; Kiểm tra, hướng dẫn phận,