HD-11.VPTW-2004-The-thuc-VB-Dang-

1 BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG VĂN PHÒNG * Số 11-HD/VPTW ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2004 HƯỚNG DẪN thể thức văn Đảng _ Thi hành Điều Quyết định Bộ Chính trị số 31-QĐ/TW, ngày 01-10-1997 ban hành Quy định "về thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng" Điều Quyết định Ban Bí thư số 91-QĐ/TW, ngày 16-02-2004 bổ sung thẩm quyền ban hành văn số điều "Quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng", Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thể thức văn Đảng để thực thống cấp uỷ, tổ chức, quan đảng sau: I Các thành phần thể thức bắt buộc Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" thành phần thể thức xác định văn Đảng Tiêu đề trình bày trang đầu, góc phải, dịng đầu; phía có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn Đường kẻ có độ dài độ dài tiêu đề (ô số - mẫu 1) Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Tên quan ban hành văn Tên quan ban hành văn thành phần thể thức xác định tác giả văn Tên quan ban hành ghi sau: a Văn đại hội đảng cấp ghi tên quan ban hành văn đại hội đảng cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên lần thứ thời gian nhiệm kỳ.Văn đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ban hành ghi tên quan ban hành đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu - Văn Đại hội Đảng tồn quốc Ví dụ: + Văn Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ * + Văn Đoàn Chủ tịch ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ ĐOÀN CHỦ TỊCH * + Văn Đoàn Thư ký ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ ĐOÀN THƯ KÝ * + Văn Ban Thẩm tra tư cách đại biểu ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU * + Văn Ban Kiểm phiếu ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ BAN KIỂM PHIẾU * - Văn đại hội đảng cấp tỉnh, thành phố đảng trực thuộc Trung ương Ví dụ: + Văn đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ TỈNH SƠN LA LẦN THỨ * ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ KHỐI I CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG LẦN THỨ * + Văn đoàn chủ tịch ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI LẦN THỨ ĐOÀN CHỦ TỊCH * - Văn đại hội đảng cấp huyện (huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) Ví dụ: + Văn đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ HUYỆN MƯỜNG LAY LẦN THỨ * + Văn đoàn thư ký ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ THỊ XÃ TÂN AN LẦN THỨ ĐOÀN THƯ KÝ * - Văn đại hội đảng sở Ví dụ: + Văn đại hội đại biểu đảng viên * Văn đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ XÃ TÙNG ẢNH NHIỆM KỲ * * Văn ban thẩm tra tư cách đại biểu ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ THỊ TRẤN ĐÔ LƯƠNG NHIỆM KỲ BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU * + Văn đại hội toàn thể đảng viên * Văn đại hội ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ XÃ DIÊN THANH NHIỆM KỲ * * Văn ban kiểm phiếu ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ THỊ TRẤN PHÚ HOÀ NHIỆM KỲ BAN KIỂM PHIẾU * b Văn cấp uỷ từ Trung ương đến sở chi đảng bộ phận trực thuộc đảng uỷ sở ghi tên quan ban hành văn sau: - Văn Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ghi chung là: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG * - Văn ban chấp hành đảng tỉnh, thành phố, đảng trực thuộc Trung ương ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương ghi chung tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ Ví dụ: TỈNH UỶ HẢI DƯƠNG * ĐẢNG UỶ CƠNG AN TRUNG ƯƠNG * - Văn ban chấp hành đảng huyện, quận tương đương, văn ban thường vụ huyện uỷ, quận uỷ tương đương ghi chung huyện uỷ, quận uỷ, đảng uỷ tên đảng cấp trực tiếp Ví dụ: ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI QUẬN UỶ HOÀN KIẾM * ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ TĨNH HUYỆN UỶ NGHI XUÂN * ĐẢNG BỘ TỈNH TIỀN GIANG THÀNH UỶ MỸ THO * ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ TÂY ĐẢNG UỶ DÂN - CHÍNH - ĐẢNG * - Văn ban chấp hành đảng sở ban thường vụ đảng uỷ sở ghi chung đảng uỷ tên đảng cấp trực tiếp Ví dụ: ĐẢNG BỘ HUYỆN NAM ĐÀN ĐẢNG UỶ XÃ NAM XUÂN * ĐẢNG BỘ QUẬN BA ĐÌNH ĐẢNG UỶ PHƯỜNG NGỌC HÀ * - Văn đảng uỷ phận trực thuộc đảng uỷ sở ghi tên đảng uỷ phận tên đảng sở cấp trực tiếp Ví dụ: ĐẢNG BỘ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ ĐẢNG UỶ NHÀ KHÁCH 37 HÙNG VƯƠNG * - Văn chi sở, chi trực thuộc đảng uỷ sở chi trực thuộc đảng uỷ phận ghi chung chi tên đảng cấp trực tiếp Ví dụ: ĐẢNG BỘ HUYỆN HÀM THUẬN BẮC CHI BỘ XÃ ĐA MY * ĐẢNG BỘ XÃ TIẾN THUỶ CHI BỘ XĨM PHONG THẮNG * ĐẢNG BỘ TỔNG CƠNG TY HỒ TÂY CHI BỘ PHỊNG TÀI CHÍNH-KẾ TỐN * c Văn tổ chức, quan đảng lập theo định cấp uỷ (ban tham mưu giúp việc, đảng đoàn, ban cán đảng, ban đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn cấp uỷ) ghi tên quan ban hành văn tên cấp uỷ mà quan trực thuộc - Văn ban tham mưu giúp việc Trung ương Ví dụ: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN TỔ CHỨC * BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG VĂN PHÒNG * - Văn đảng đồn, ban cán đảng trực thuộc Trung ương Ví dụ: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG ĐẢNG ĐỒN HỘI NƠNG DÂN VIỆT NAM * BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN CÁN SỰ ĐẢNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO * - Văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng trực thuộc Trung ương Ví dụ: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN CHỈ ĐẠO TRUNG ƯƠNG 6(2) * BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG TIỂU BAN TỔ CHỨC PHỤC VỤ ĐẠI HỘI IX * BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG HỘI ĐỒNG LÝ LUẬN * - Văn ban tham mưu giúp việc cấp uỷ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Ví dụ: TỈNH UỶ HỊA BÌNH BAN DÂN VẬN * TỈNH UỶ TÂY NINH VĂN PHỊNG * - Văn đảng đồn, ban cán đảng trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ Ví dụ: THÀNH UỶ HÀ NỘI ĐẢNG ĐOÀN HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN * TỈNH UỶ CÀ MAU BAN CÁN SỰ ĐẢNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN * - Văn tiểu ban, ban đạo, hội đồng hoạt động có thời hạn trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ Ví dụ: TỈNH UỶ TUYÊN QUANG TIỂU BAN VĂN KIỆN ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ LẦN THỨ XVIII * TỈNH UỶ AN GIANG BAN CHỈ ĐẠO TRUNG ƯƠNG (2) * - Văn ban tham mưu giúp việc cấp uỷ huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh Ví dụ: HUYỆN UỶ VỤ BẢN BAN TUYÊN GIÁO * - Văn liên quan ban hành, ghi đủ tên quan ban hành văn Cơ quan chủ trì tên quan xếp trước Giữa tên quan ban hành có dấu gạch nối (-) Ví dụ: Văn liên Ban Tổ chức Trung ương Văn phòng Trung ương BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN TỔ CHỨC - VĂN PHÒNG * Tên quan ban hành văn tên quan cấp (nếu có) trình bày trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề, phía có dấu (*) để phân cách với số ký hiệu văn (ô số - mẫu 1) Số ký hiệu văn a Số văn số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho loại văn cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, ban tham mưu giúp việc cấp uỷ, đảng đoàn, ban cán đảng trực thuộc cấp uỷ ban hành nhiệm kỳ cấp uỷ Nhiệm kỳ cấp uỷ tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng lần đến hết ngày bế mạc đại hội đảng lần Văn liên quan ban hành số văn ghi theo loại văn quan chủ trì ban hành văn Số văn viết chữ số Ả Rập b Ký hiệu văn gồm nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn Ghi đủ tên tắt quan liên quan ban hành; riêng cụm từ "Trung ương" viết tắt "TW"; số ký hiệu có dấu gạch ngang nối (-), tên loại văn tên quan có dấu gạch chéo (/) Số ký hiệu văn trình bày cân đối tên quan ban hành văn (ô số - mẫu 1) Ví dụ: Quyết định Ban Khoa giáo Trung ương ghi số ký hiệu: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN KHOA GIÁO * Số 127-QĐ/BKGTW Hướng dẫn Văn phòng Tỉnh uỷ Cà Mau ghi số ký hiệu: TỈNH UỶ CÀ MAU VĂN PHÒNG * Số 45-HD/VPTU Cơng văn Văn phịng Huyện uỷ Trạm Tấu ghi số ký hiệu: HUYỆN UỶ TRẠM TẤU VĂN PHÒNG * Số 150-CV/VPHU c Những số ký hiệu đặc thù vận dụng thống nhất: - Một số tên loại văn ghi thống ký hiệu để tránh trùng lắp viết tắt sau: Quyết định quy định: QĐ Chỉ thị: CT Chương trình: CTr Thơng tri: TT Tờ trình: TTr - Văn uỷ ban kiểm tra: + Văn Uỷ ban Kiểm tra Trung ương: UBKTTW + Văn uỷ ban kiểm tra tỉnh uỷ: UBKTTU - Văn đảng uỷ, đảng đoàn, ban cán đảng viết tắt ký hiệu tên quan ban hành sau: + Văn đảng uỷ: Đảng uỷ quân cấp: ĐUQS Đảng uỷ cơng an cấp: ĐUCA Đảng uỷ biên phịng tỉnh, huyện: ĐUBP Các đảng uỷ khối quan trực thuộc Trung ương, tỉnh, thành uỷ: ĐUK Các đảng uỷ khác: ĐU + Văn đảng đoàn: ĐĐ + Văn ban cán đảng: BCSĐ - Số ký hiệu văn đại hội đảng cấp (đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu ban kiểm phiếu) đánh liên tục từ số 01 cho tất loại văn kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc đại hội với ký hiệu là: Số /ĐH - Số ký hiệu văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng, đoàn kiểm tra, tổ công tác, cấp uỷ đánh liên tục từ số 01 cho tất loại văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu tên viết tắt ban đạo, tiểu ban, hội đồng (BCĐ, TB, HĐ) - Thể loại định quy định ban hành độc lập quan đánh chung hệ thống số-ký hiệu Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn 10 a Địa điểm ban hành văn Văn quan đảng cấp trung ương cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn tên thành phố, thị xã tỉnh lỵ mà quan ban hành văn có trụ sở Văn quan đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ghi địa điểm ban hành văn tên riêng huyện, quận, thị xã, thành phố Văn quan đảng cấp sở xã, phường, thị trấn ghi địa điểm ban hành văn tên riêng xã, phường, thị trấn Những địa danh hành mang tên người, địa danh âm tiết, địa danh theo số thứ tự trước tên người, tên riêng âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành địa điểm ban hành văn thành phố, huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn Ví dụ: - Địa danh hành mang tên người: Văn Văn phòng Thành uỷ Thành phố Hồ Chí Minh Tp Hồ Chí Minh, - Địa danh hành âm tiết: Văn Tỉnh uỷ Thừa Thiên - Huế Thành phố Huế, - Địa danh hành theo số thứ tự: Văn Quận uỷ quận 12 (Thành phố Hồ Chí Minh) Quận 12, b Ngày, tháng, năm ban hành văn Là ngày ký thức văn Ngày 10 tháng phải ghi thêm số không (0) đứng trước viết đầy đủ từ ngày tháng năm Không dùng dấu chấm (.), dấu ngang nối (-), dấu gạch chéo (/) để thay từ ngày, tháng, năm thành phần thể thức văn Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày trang đầu, phía phải, tiêu đề văn Giữa địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn có dấu phẩy (ơ số - mẫu 1) Ví dụ: - Văn quan đảng cấp trung ương Văn Ban Khoa giáo Trung ương: Hà Nội, ngày 09 tháng 01 năm 2003 - Văn quan đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Văn Ban Tổ chức Tỉnh uỷ Hà Nam 14 Họ tên * Văn cấp uỷ cấp huyện cấp uỷ trực thuộc tỉnh, thành uỷ Ví dụ: T/M HUYỆN UỶ BÍ THƯ (chữ ký) Họ tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHĨ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên * Văn đảng uỷ sở Ví dụ: T/M ĐẢNG UỶ BÍ THƯ (chữ ký) Họ tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHĨ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên * Văn đảng uỷ phận trực thuộc đảng uỷ sở Ví dụ: T/M ĐẢNG UỶ BÍ THƯ (hoặc PHĨ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên * Văn chi (chi sở chi trực thuộc đảng uỷ sở) Ví dụ: T/M CHI BỘ BÍ THƯ (hoặc PHĨ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên 15 * Văn uỷ ban kiểm tra cấp Ví dụ: T/M UỶ BAN KIỂM TRA CHỦ NHIỆM (hoặc PHÓ CHỦ NHIỆM) (chữ ký) Họ tên * Văn đảng đồn Ví dụ: T/M ĐẢNG ĐỒN BÍ THƯ (hoặc PHĨ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên * Văn ban cán đảng Ví dụ: T/M BAN CÁN SỰ ĐẢNG BÍ THƯ (hoặc PHĨ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên - Đối với văn ban tham mưu giúp việc cấp uỷ ghi thể thức đề ký cấp trưởng quyền cấp trưởng ký trực tiếp Cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức đề ký K/T (ký thay) + Cấp trưởng ký trực tiếp Ví dụ: TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ tên Q.CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký) Họ tên + Cấp phó ký thay Ví dụ: 16 K/T TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ tên K/T CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG (chữ ký) Họ tên +Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng, khơng đề K/T (ký thay) mà ghi chức vụ người ký Ví dụ: Khi Tỉnh uỷ chưa bổ nhiệm chánh quyền chánh văn phòng tỉnh uỷ mà văn văn phòng tỉnh uỷ ban hành phó chánh văn phịng phụ trách ký thể thức đề ký là: PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG (Chữ ký) Họ tên - Đối với số văn ban thường vụ cấp uỷ thủ trưởng quan đảng uỷ quyền ký ghi thể thức đề ký T/L (thừa lệnh) Người uỷ quyền trực tiếp ký không uỷ quyền cho người khác ký thay + Chánh phó chánh văn phịng cấp uỷ ban thường vụ uỷ quyền trực tiếp ký Ví dụ: T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHỊNG (hoặc PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký) Họ tên + Chánh phó chánh văn phịng ban trưởng ban uỷ quyền trực tiếp ký Ví dụ: T/L TRƯỞNG BAN CHÁNH VĂN PHỊNG (hoặc PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG) (chữ ký) Họ tên b Dấu quan ban hành 17 Dấu quan ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Mực dấu có mầu đỏ tươi theo quy định Bộ Công an Thể thức đề ký, chữ ký dấu quan ban hành trình bày bên phải, phần nội dung văn (các ô số 7a, 7b, 7c - mẫu 1) Chữ ký, thể thức đề ký dấu liên quan ban hành trình bày ngang hàng Cơ quan chủ trì ban hành trình bày vị trí bên trái c Ký sử dụng dấu văn đại hội biên - Văn đại hội: Văn đại hội đoàn chủ tịch đại hội đảng cấp ban hành đoàn chủ tịch phân cơng người ký; văn đồn thư ký trưởng đoàn thư ký ký; văn ban thẩm tra tư cách đại biểu đại hội trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn ban kiểm phiếu trưởng ban kiểm phiếu ký Văn đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký đại hội đóng dấu tương ứng Văn ban thẩm tra tư cách đại biểu văn ban kiểm phiếu dùng dấu đại hội Trong trường hợp khơng có dấu đại hội cấp uỷ nhiệm kỳ xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ký văn đại hội để lưu Ví dụ: Xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội: T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (Chữ ký) Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/M TỈNH UỶ (hoặc HUYỆN UỶ, ĐẢNG UỶ) (ghi rõ chức vụ) ký đóng dấu cấp uỷ Họ tên - Biên đại hội, hội nghị: Đại hội, hội nghị cấp uỷ, tổ chức, quan đảng hội nghị cán phải ghi biên bản.Biên phải người chủ trì đại hội, hội nghị người ghi biên ký.Chữ ký người chủ trì trình bày 18 góc phải chữ ký người ghi biên trình bày góc trái trang cuối biên Các biên phải đóng dấu Đối với biên có từ trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên xếp so le đóng lần để khuôn dấu thể lề trang giấy tiếp nhau) + Về ký, đóng dấu biên đại hội: * Trường hợp đại hội có dấu Ví dụ: T/M ĐOÀN THƯ KÝ T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký đóng dấu Đồn Thư ký) Họ tên (ký đóng dấu Đồn Chủ tịch) Họ tên * Trường hợp đại hội khơng có dấu cấp uỷ nhiệm kỳ xác nhận chữ ký người thay mặt đồn chủ tịch đại hội Ví dụ: T/M ĐỒN THƯ KÝ (ký) Họ tên T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký) Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/M TỈNH UỶ (hoặc HUYỆN UỶ, ĐẢNG UỶ) (ghi rõ chức vụ) (ký đóng dấu cấp uỷ) Họ tên + Về ký, đóng dấu biên hội nghị: *Trường hợp đóng dấu lên chữ ký người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu cấp uỷ, tổ chức, quan đảng Ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (ký) Họ tên CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ) (ký đóng dấu cấp uỷ dấu tổ chức, quan đảng) Họ tên * Trường hợp khơng đóng dấu lên chữ ký người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu cấp uỷ, tổ chức, quan đảng lãnh đạo văn phịng thừa lệnh ban thường vụ thủ trưởng quan xác nhận chữ ký người chủ trì hội nghị Ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ) 19 (ký) Họ tên (ký) Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc T/L TRƯỞNG BAN) (chánh phó chánh văn phịng) (ký đóng dấu cấp uỷ, quan đảng) Họ tên d Thể thức đề ký sử dụng dấu văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng, cấp uỷ, quan đảng hoạt động có thời hạn - Về thể thức đề ký văn bản: Thể thức đề ký văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng, ghi chức vụ bầu bổ nhiệm cao chức vụ kiêm nhiệm người ký định thành lập ban đạo, tiểu ban, hội đồng, Ví dụ: PHĨ BÍ THƯ kiêm TRƯỞNG TIỂU BAN (Chữ ký) Họ tên TRƯỞNG BAN kiêm CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (Chữ ký) Họ tên - Về sử dụng dấu: + Các ban đạo, tiểu ban, hội đồng, thành lập khơng có dấu riêng định thành lập phải có điều khoản quy định sử dụng dấu cấp uỷ, quan có thẩm quyền thành lập ban đạo, tiểu ban, hội đồng, + Đối với ban đạo, tiểu ban, hội đồng, thành lập chưa có quy định sử dụng dấu phải có quy định bổ sung việc sử dụng dấu Nếu đồng chí lãnh đạo ban đạo, tiểu ban, hội đồng, thường trực cấp uỷ lãnh đạo quan ký văn sử dụng dấu cấp uỷ quan Các trường hợp khác, sử dụng dấu quan thường trực ban đạo, tiểu ban, hội đồng, Nơi nhận văn 20 Nơi nhận văn ghi tên quan cá nhân nhận văn với mục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành v.v nơi lưu Nơi nhận trình bày góc trái phần nội dung văn (ô số 8b - mẫu 1) Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía "tên loại trích yếu nội dung văn bản" Đối với cơng văn nơi nhận ghi trực tiếp sau cụm từ "Kính gửi " "Đồng kính gửi " (nếu có) phần nội dung văn (ô số 8a - mẫu 1) ghi loại văn có tên gọi khác (ơ số 8b - mẫu 1) * Văn quan trực thuộc Đảng Nhà nước dùng dấu quan Nhà nước thể thức văn trình bày theo quy định quan Nhà nước có thẩm quyền II Các thành phần thể thức bổ sung Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung tính chất văn cụ thể, người ký văn định bổ sung thành phần thể thức sau đây: Dấu mức độ mật Dấu mức độ mật có mức: mật, tối mật tuyệt mật Dấu mức độ mật có viền khung hình chữ nhật trình bày phía số ký hiệu văn (ơ số - mẫu 1) Dấu mức độ khẩn Dấu mức độ khẩn có mức: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn Dấu mức độ khẩn trình bày phía dấu mức độ mật (ô số 10mẫu 1) Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị - Đối với văn cần phải dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng phải ghi đóng dấu dẫn cụ thể cho trường hợp như: "THU HỒI", "XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI", "XEM XONG TRẢ LẠI", "XEM XONGTRẢ LẠItrước ngày ", "KHÔNG PHỔ BIẾN", "LƯU HÀNH NỘI BỘ" Các thành phần trình bày địa điểm ngày tháng năm ban hành văn (ô số 11 - mẫu 1) Riêng trường hợp dẫn " KHÔNG PHỔ BIẾN TRÊN CÁC PHƯƠNG TIỆN THƠNG TIN ĐẠI CHÚNG" ghi phía dưới, trang cuối văn - Đối với văn dự thảo nhiều lần phải ghi ngày tháng năm dự thảo có dẫn "Dự thảo lần thứ " trình bày số ký hiệu (ô số 12b - mẫu 1); văn giao cho quan, đơn vị chức dự thảo ghi tên quan, đơn vị vào trang cuối, phía trái văn 21 - Văn sử dụng hội nghị ghi dẫn "Tài liệu hội nghị ngày ", trình bày phía tiêu đề địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn (ô số 12 a - mẫu 1) - Ký hiệu tên tệp văn số lượng phát hành trình bày lề trái chân trang văn trang, lề trái từ trang thứ đến trang cuối văn có nhiều trang III Bản thành phần thể thức Các loại Có loại sao: - Bản y chính: nguyên văn từ quan ban hành nhân phát hành - Bản trích sao: lại phần nội dung từ quan ban hành quan lưu trữ quản lý thực - Bản lục: lại toàn văn từ y Các hình thức - Sao thơng thường: hình thức cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần - Sao photocopy: hình thức chụp lại văn máy photocopy, máy fax thiết bị chụp ảnh khác Thể thức cách trình bày a Thể thức cách trình bày thơng thường: Để bảo đảm giá trị pháp lý hiệu lực thi hành, loại phải có đủ thành phần thể thức trình bày phía đường phân cách (đường 13 - mẫu 2) với nội dung sau: - Tên quan văn trình bày cùng, góc trái, đường phân cách (ơ số 14 - mẫu 2) - Số ký hiệu sao: đánh chung hệ thống số quan theo nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu loại ghi chung BS (bản sao) Số ký hiệu trình bày tên quan (ơ số 15 - mẫu 2) - Chỉ dẫn loại sao: tùy thuộc vào loại để ghi: "Sao y chính", hoặc: "Trích từ số ngày " hoặc: "Sao lục" Chỉ dẫn loại trình bày góc phải, đường phân cách (ô số 16 - mẫu 2) - Địa điểm, ngày, tháng, năm văn trình bày dẫn loại (ô số 17 - mẫu 2) - Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan trình bày địa điểm, ngày tháng năm (ô số 18 - mẫu 2) 22 - Nơi nhận cần ghi rõ mục đích gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v Nơi nhận trình bày số ký hiệu (ô số 19 - mẫu 2) b Văn nhiều lần: Đối với văn lục nhiều lần cần trình bày lần thể thức lục Trong trường hợp văn hết trang phần lục trình bày vào trang đánh số trang tiếp tục liền với văn chính, trang cuối văn trang trình bày phần cần đóng dấu giáp lai c Bản hình thức photocopy: - Nếu photocopy có phần chữ ký để in nhiều đóng dấu quan ban hành có giá trị pháp lý khơng phải trình bày thể thức - Nếu photocopy phần chữ ký dấu quan ban hành có trình bày thể thức có giá trị pháp lý - Nếu photocopy phần chữ ký dấu quan ban hành khơng trình bày thể thức có giá trị thơng tin, tham khảo IV Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn (xem mẫu 1,2, 3) Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn Đảng sau: Văn đánh máy in giấy trắng có kính thước 210 x 297 mm (ti 2.êu chuẩn A4) sai số cho phép Vùng trình bày văn sau: a Mặt trước: - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trái trang giấy: 35 mm - Cách mép phải trang giấy: 15 mm b Mặt sau (nếu in mặt): - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trái trang giấy: 15 mm - Cách mép phải trang giấy: 35 mm Văn có nhiều trang trang thứ hai phải đánh số trang chữ số Ả Rập cách mép trang giấy 10 mm cách hai mép phải, trái phần có chữ (bát chữ) Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số Ả Rập 23 Đối với cấp uỷ, tổ chức, quan đảng có sử dụng máy tính để chế văn font, cỡ, kiểu chữ thống dùng mã ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 (bộ mã TCVN 6909: 2001) mẫu hướng dẫn Những văn bản, văn kiện Đảng in thành sách, đăng báo, in tạp chí khơng trình bày theo u cầu kỹ thuật V Tổ chức thực Hướng dẫn thay "Hướng dẫn Văn phòng Trung ương thể thức văn số 01-HD/VPTW, ngày 02-02-1998" có hiệu lực từ ngày ký Các cấp uỷ, tổ chức, quan đảng từ Trung ương đến sở tổ chức thực hướng dẫn Văn phòng Đảng uỷ Quân Trung ương Văn phòng Đảng uỷ Cơng an Trung ương cụ thể hố Hướng dẫn cho phù hợp với đặc điểm tổ chức Đảng Qn đội Cơng an Trong q trình thực có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh Văn phịng Trung ương Đảng CHÁNH VĂN PHỊNG ký Ngơ Văn Dụ 24 Mẫu 1: VÞ trÝ thành phần thể thức văn Đảng 25 12a mm 15 mm     35 mm 5b 11 12b 5a 10 8a 7a 8b 7b 7c 25 mm   Ghi chú: Tiêu đề Tên quan ban hành văn Số ký hiệu Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn 5a Tên loại văn trích 5b Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung văn (có thể có nhiều trang) 7a Thể thức đề ký, chức vụ người ký 7b Chữ ký 7c Họ tên người ký 8a Nơi nhận công văn 8b Nơi nhận văn Dấu mức độ mật 10 Dấu mức độ khẩn 11 Dấu phạm vi phổ biến 12a Dấu tài liệu hội nghị 12b Dấu dự thảo 25 yếu nội dung văn