25.quy_dinh_ve_cong_tac_luu_tru

QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Quyết định số 02 /QĐ-NNH ngày 02 tháng năm 2013 Hiệu trưởng Trường Đại học Nông nghiệp Hà Nội) Căn Luật số 01/2011/QH13, Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11-11-2011; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Căn Thông tư 09 /2011/TT-BNV 03 tháng năm 2011 Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Căn Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12/4/2012 Thủ tưởng Chính phủ tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức; Căn Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15/8/2007 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hệ quy theo hệ thống tín chỉ; Căn Quyết định số 25/2006/QĐ-BGDĐT ngày 26/6/2006 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hệ quy; Căn Thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT ngày 07/5/2009 Bộ Giáo dục Đào tạo Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ; Căn Quyết định số 58/2010/TTg ngày 22/9/2010 Thủ tướng Chính phủ ban hành Điều lệ trường đại học; Căn Quyết định số 5626/QĐ-BGDĐT ngày 18 tháng 12 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quy chế công tác lưu trữ quan Bộ Giáo dục Đào tạo Điều kiện thực tế trường trường Đại học Nông nghiệp Hà Nội; Hiệu trưởng ban hành “Quy định công tác lưu trữ” áp dụng nội Trường Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Văn quy định công tác lưu trữ Trường Đại học Nông nghiệp Hà Nội bao gồm công việc: tổ chức quản lý, thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu thời hạn bảo quản nhóm hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động Trường Quy định áp dụng đơn vị, CBVC thuộc Trường có liên quan tới cơng tác lưu trữ Trường Điều Giải thích từ ngữ Tài liệu lưu trữ Trường gốc, (trường hợp khơng cịn chính, gốc thay hợp pháp) ghi giấy, phim ảnh, băng đĩa vật mang tin khác hình thành từ hoạt động Trường; khơng phân biệt thời gian, xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật chế tác; tài liệu lưu trữ lưu kho Trường kho đơn vị Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc người, có (hoặc số) đặc điểm tính chất chung hình thành q trình giải cơng việc Thời hạn bảo quản tài liệu khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm cơng việc kết thúc, hồ sơ chuyển kho lưu trữ Trường Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức quy định gồm hai mức sau: a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản kho Lưu trữ Trường, sau lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đến hạn theo quy định pháp luật lưu trữ b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản kho Lưu trữ Trường, đến hết thời hạn bảo quản thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trường xem xét, định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại tiêu huỷ Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải thực theo quy định pháp luật lưu trữ Người khai thác: Là tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trường có đủ điều kiện nêu điều quy định Điều Thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động Trường áp dụng nhóm hồ sơ, tài liệu sau: (Phụ lục 2) Điều Trách nhiệm quản lý tổ chức thực lưu trữ Ban Giám hiệu Ban hành quy định công tác lưu trữ theo quy định pháp luật hành điều kiện Trường; kiểm tra việc thực chế độ, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác lưu trữ; tổ chức đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng CBVC lưu trữ; tổ chức quản lý việc thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Phòng Hành - Tổng hợp đầu mối tổ chức thực công tác lưu trữ Trường theo quy định pháp luật hành bao gồm công việc cụ thể sau: - Thu nhận tài liệu, lập danh mục, chỉnh lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ - Ứng dụng KHCN vào công tác lưu trữ - Xây dựng công cụ thống kê, tra cứu, sử dụng tài liệu, hồ sơ lưu trữ - Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho, mua sắm trang thiết bị, dự trù kinh phí cho hoạt động lưu trữ - Bảo quản tài liệu, hồ sơ kho lưu trữ Trường Thực biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ Các đơn vị trực thuộc Trường trình giải cơng việc có liên quan đến lưu trữ phải thực theo quy định Cán lưu trữ - Phải nắm vững thực quy định hành lưu trữ - Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu kho để nắm bắt chất lượng, số lượng tài liệu lưu trữ sở có kế hoạch bảo quản tu bổ, phục chế - Hướng dẫn, thu nhận xếp tài liệu cần lưu trữ cách có hệ thống để tra cứu, tìm kiếm gọn gàng để di chuyển nhanh chóng cần thiết - Bảo quản tài liệu lưu trữ, kiểm tra số lượng tình trạng tài liệu giao cho người khai thác nhận lại tài liệu - Kịp thời phát đề xuất biện pháp xử lý vi phạm khai thác, sử dụng tài liệu Điều Xác định giá trị tài liệu, hồ sơ lưu trữ Hàng năm Trường thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, hồ sơ lưu trữ Thành phần Hội đồng gồm: Phó Hiệu trưởng - Chủ tịch Hội đồng Trưởng phịng HCTH - Phó Chủ tịch Hội đồng Lãnh đạo đơn vị có tài liệu, hồ sơ lưu trữ - Uỷ viên Cán làm công tác lưu trữ Trường - Thư ký Hội đồng Nhiệm vụ Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ là: xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại, thời gian bảo quản danh mục tài liệu hết giá trị trình Ban Giám hiệu Điều Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị sử dụng Nghiêm cấm đơn vị, cá nhân tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hình thức Hội đồng xác định giá trị tài liệu lập tờ trình, danh mục thuyết minh tài liệu hết giá trị gửi phận lưu trữ Bộ GD&ĐT thẩm tra Sau có ý kiến thẩm tra phận lưu trữ Bộ GD&ĐT Hiệu trưởng định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Điều Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Đối với tổ chức, cá nhân người Việt Nam a Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích quan, đơn vị phải có giấy đề nghị ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng tài liệu kèm theo tô chứng minh thư nhân dân (của người khai thác đại diện nhóm) trình gốc để đối chiếu b Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị (trong đơn ghi rõ tài liệu cần khai thác, mục đích sử dụng, cam kết sử dụng mục đích có xác nhận tổ chức nơi cơng tác quyền địa phương nơi cư trú) kèm theo photo chứng minh thư nhân dân gốc để đối chiếu Đối với tổ chức, cá nhân người nước a Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích quan, tổ chức phải có giấy giới thiệu cơng văn đề nghị ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng tài liệu có xác nhận phịng Hợp tác Quốc tế b Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị (bằng tiếng Việt cơng chứng dịch) có xác nhận tổ chức quản lý người nước ngoài; đơn ghi rõ: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tài liệu cần khai thác, mục đích sử dụng, cam kết sử dụng mục đích) kèm theo photo hộ chiếu gốc để đối chiếu Điều Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ nghiên cứu phòng đọc Trường hợp cần sử dụng tài liệu ngồi phịng đọc phải đồng ý Hiệu trưởng Người mượn phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu trả hạn Mọi hoạt động công tác lưu trữ Trường phải đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thông tin giữ gìn đảm bảo an tồn tài liệu theo quy định hành Điều Trách nhiệm người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phịng HCTH có trách nhiệm thực đầy đủ thủ tục, quy định pháp luật hành, quy định Trường hướng dẫn cán phòng HCTH Người khai thác tài liệu không tự ý thay đổi xếp hồ sơ, tài liệu, mang tài liệu khỏi phòng đọc, viết, đánh dấu, tẩy xoá, cắt, xé tài liệu lưu trữ Trả lại tài liệu sau ngày làm việc, chịu trách nhiệm thông tin nôi dung tài liệu sử dụng Không tự ý chụp tài liệu lưu trữ hình thức Điều 10 Khen thưởng xử lý vi phạm Các đơn vị, cá nhân có thành tích cơng tác lưu trữ xem xét khen thưởng theo quy định pháp luật hành Các đơn vị cá nhân vi phạm quy định tuỳ theo tính chất, mức độ thiệt hại mà bị xử lý vi phạm theo quy định pháp luật hành Điều 11 Điều khoản thi hành Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành Các quy định hướng dẫn trước trái với quy định bãi bỏ Các đơn vị Trường hướng dẫn phận trực thuộc cán viên chức thực nghiêm túc Quy định Trong q trình thực có vấn đề phát sinh, vướng mắc cần phản ánh ban sửa đổi, bổ sung quy định phòng HCTH trình Hiệu trưởng xem xét giải Phụ lục Thời hạn lưu trữ tài liệu, hồ sơ phổ biến hoạt động Trường TT (1) 10 11 12 13 TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU (2) Tài liệu tổng hợp Tập văn gửi chung đến quan - Chủ trương, đường lối Đảng pháp luật Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc) - Gửi để biết (đổi tên Trường, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký…) Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn vấn đề chung Trường Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn, kiện quan trọng Trường chủ trì tổ chức Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Trường - Tổng kết năm - Sơ kết tháng, quý, tháng Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm - Của quan cấp - Của Trường đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức Kế hoạch, báo cáo công tác quý, tháng, tháng - Của quan cấp - Của Trường đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần - Của quan cấp - Của Trường đơn vị trực thuộc - Của đơn vị chức Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất Hồ sơ tổ chức thực chủ trương, đường lối Đảng pháp luật Nhà nước Hồ sơ tổ chức thực chế độ/quy định/hướng dẫn vấn đề chung Trường Hồ sơ ứng dụng ISO Trường Tài liệu công tác thông tin, tuyên truyền Trường - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Sổ ghi biên họp giao ban, sổ tay công tác lãnh đạo quan, thư ký lãnh đạo Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng ĐƠN VỊ LƯU THBQ (3) Kho lưu trữ Trường Đến văn hết hiệu lực thi hành năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm 10 năm Vĩnh viễn 10 năm năm 20 năm năm năm 10 năm năm 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 10 năm Kho lưu trữ Trường Vĩnh viễn 20 năm năm 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 2.1 Tài liệu quy hoạch Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển Trường Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu Trường phê duyệt Hồ sơ quản lý, tổ chức thực đề án, dự án, chương trình mục tiêu Trường Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu đối tượng thuộc phạm vi quản lý Trường Báo cáo đánh giá thực đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước - Tổng kết - Sơ kết Công văn trao đổi công tác quy hoạch 2.2 Tài liệu kế hoạch Hồ sơ xây dựng kế hoạch báo cáo thực kế hoạch Trường - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch đơn vị trực thuộc - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ đạo, kiểm tra việc thực kế hoạch 2.3 Tài liệu thống kê Hồ sơ xây dựng, ban hành văn chế độ/ quy định, hướng dẫn thống kê Trường Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - Dài hạn, hàng năm - Quý, tháng, tháng Tài liệu tổ chức, cán Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/ quy định, hướng dẫn tổ chức, cán Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức Trường Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trường đơn vị trực thuộc Hồ sơ việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể Trường đơn vị trực thuộc Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 10 năm Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm năm 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Kho lưu TCCB Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 33 Hồ sơ quy hoạch cán 34 Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán 35 Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi 36 Hồ sơ kỷ luật cán 37 Hồ sơ giải chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội…) 38 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức 39 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán 40 Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán ngành, quan 41 Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng cán 42 Hồ sơ cơng tác bảo vệ trị nội 43 Hồ sơ hoạt động Ban Vì tiến phụ nữ 44 Cơng văn trao đổi công tác tổ chức, cán Tài liệu lao động, tiền lương 4.1 Tài liệu lao động 45 Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động ngành 46 Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm Trường 47 Hồ sơ vụ tai nạn lao động - Nghiêm trọng - Không nghiêm trọng 48 Hợp đồng lao động vụ việc 49 Công văn trao đổi công tác lao động 4.2 Tài liệu tiền lương 50 Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức 51 Công văn trao đổi tiền lương Tài liệu tài chính, kế tốn 52 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/ quy định tài chính, kế tốn 53 Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 54 Kế hoạch, báo cáo tài tốn - Hàng năm - Tháng, quý, tháng, tháng 55 Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, tốn cơng nợ 56 Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản cố định 20 năm 70 năm 20 năm năm 70 năm 70 năm Vĩnh viễn 70 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm Kho lưu TCCB Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm sau chấm dứt Hợp đồng 10 năm Kho lưu TCCB 20 năm 10 năm Kho lưu Trường Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 57 58 59 60 61 62 63 64 65 - Nhà đất - Tài sản khác Hồ sơ kiểm tra, tra tài Trường đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ kiểm toán Trường đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài Cơng văn trao đổi cơng tác tài chính, kế tốn Tài liệu xây dựng Hồ sơ xây dựng văn chế độ/ quy định, hướng dẫn xây dựng Trường Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Q, tháng Hồ sơ cơng trình xây dựng - Cơng trình nhóm A, cơng trình áp dụng giải pháp kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt cơng trình xếp hạng di tích lịch sử văn hóa; - Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn 66 Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình 67 Cơng văn trao đổi cơng tác xây dựng Tài liệu khoa học công nghệ 68 Tập văn hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến đơn vị 69 Hồ sơ việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ Trường 70 Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học quan tổ chức 71 Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 72 Hồ sơ hoạt động Hội đồng khoa học Trường 73 Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học - Cấp nhà nước Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm năm 10 năm Kho lưu Trường Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Theo tuổi thọ cơng trình 15 năm 10 năm Kho lưu Trường Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 74 75 76 77 78 79 - Cấp bộ, ngành - Cấp sở Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích công nhận - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp sở Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ Trường Các báo cáo khoa học chuyên đề quan thực để tham gia hội thảo khoa học Hồ sơ xây dựng quản lý sở liệu Trường Công văn trao đổi công tác khoa học, công nghệ Tài liệu hợp tác quốc tế Tập văn hợp tác quốc tế gửi chung đến đơn vị 80 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế Trường chủ trì 81 Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 82 Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế Trường 83 Hồ sơ việc thiết lập quan hệ hợp tác với quan, tổ chức nước 84 Hồ sơ việc tham gia hoạt động hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê…) 85 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho hiệp hội, tổ chức quốc tế 86 Hồ sơ đoàn - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát… 87 Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát… 88 Thư, điện, thiếp chúc mừng quan, tổ chức nước ngồi - Quan trọng - Thơng thường 89 Cơng văn trao đổi công tác hợp tác quốc tế Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo 90 Tập văn tra giải khiếu nại, tố cáo gửi chung đến đơn vị 91 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn tra giải khiếu nại, tố cáo 92 Kế hoạch, báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Kho lưu Trường Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Kho lưu Trường Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 93 94 95 96 97 98 - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Q, tháng Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Hồ sơ tra vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm - Tài liệu khác Công văn trao đổi công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo 10 Tài liệu thi đua, khen thưởng Tập văn thi đua, khen thưởng gửi chung đến đơn vị 99 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn thi đua, khen thưởng 100 Hồ sơ hội nghị thi đua Trường chủ trì tổ chức 101 Kế hoạch, báo cáo cơng tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 102 Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm 103 Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân - Các hình thức khen thưởng Chủ tịch Nước Thủ tướng Chính phủ - Các hình thức khen thưởng Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh tương đương - Các hình thức khen thưởng Hiệu trưởng 104 Hồ sơ khen thưởng người nước ngồi 105 Cơng văn trao đổi công tác thi đua, khen thưởng 11 Tài liệu pháp chế 106 Tập văn công tác pháp chế gửi chung đến đơn vị 107 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác pháp chế Trường chủ trì 108 Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp luật 109 Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế Vĩnh viễn 20 năm năm 20 năm năm Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn năm 10 năm Kho lưu Trường Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Vĩnh viễn 10 năm Kho lưu Trường Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 10 năm 10 - Dài hạn, hàng năm - Tháng, quý, tháng 110 Công văn trao đổi công tác pháp chế 12 Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở 12.1 Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ 111 Tập văn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến đơn vị Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Kho lưu Trường Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 112 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ 113 Hồ sơ hội nghị cơng tác hành văn phịng, văn thư, lưu trữ Trường tổ chức 114 Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng 115 Hồ sơ lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước Trường 116 Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng, tiêu huỷ…) 117 Hồ sơ quản lý sử dụng dấu 118 Tập lưu, sổ đăng ký văn quan - Văn quy phạm pháp luật - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn khác 119 Sổ đăng ký văn đến 120 Công văn trao đổi hành chính, văn thư, lưu trữ 12.2 Tài liệu quản trị công sở 121 Tập văn công tác quản trị công sở gửi chung đến đơn vị 122 Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức 123 Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn hố cơng sở 124 Hồ sơ cơng tác quốc phịng tồn dân, dân qn tự vệ Trường 125 Hồ sơ phòng chống cháy, nổ, thiên tai… Trường 126 Hồ sơ công tác bảo vệ trụ sở Trường 127 Hồ sơ sử dụng, vận hành tơ, máy móc, thiết bị Trường 128 Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phịng phẩm 129 Hồ sơ cơng tác y tế Trường 130 Công văn trao đổi công tác quản trị công sở 13 Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ 131 Tập văn chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến đơn vị 132 Hồ sơ xây dựng, ban hành văn quản lý chuyên môn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 50 năm 20 năm 10 năm Kho lưu Trường Đến văn hết hiệu lực thi hành 20 năm 10 năm 10 năm 10 năm 10 năm Theo tuổi thọ thiết bị năm 10 năm 10 năm Kho lưu Trường Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 11 133 134 135 136 137 138 139 140 141 nghiệp vụ Kế hoạch, báo cáo chuyên môn nghiệp vụ Trường đơn vị trực thuộc - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Kế hoạch, báo cáo chuyên môn nghiệp vụ đối tượng thuộc phạm vi quản lý - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hoạt động chuyên môn nghiệp vụ - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Hồ sơ xây dựng, quản lý tổ chức thực chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn Hồ sơ giải vụ việc hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ - Vụ việc quan trọng - Vụ việc khác Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề Sổ sách quản lý chuyên môn nghiệp vụ Công văn trao đổi chuyên môn nghiệp vụ 14 Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan 14.1 Tài liệu tổ chức Đảng Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đảng cấp gửi chung đến chi 142 Hồ sơ Đại hội 143 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng 144 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị Trung ương cấp uỷ Đảng 145 Hồ sơ thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng 146 Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 147 Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát 148 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên 149 Hồ sơ đảng viên 150 Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 151 Cơng văn trao đổi công tác Đảng 14.2 Tài liệu tổ chức Công đoàn 152 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Cơng đồn cấp gửi chung đến cơng đồn phận 153 Hồ sơ Đại hội 154 Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Kho lưu Trường Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 70 năm 70 năm 20 năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 12 155 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị tổ chức Cơng đồn 156 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức Cơng đồn 157 Hồ sơ hội nghị cán bộ, cơng chức, viên chức hàng năm quan 158 Sổ sách 159 Công văn trao đổi công tác Công đoàn 14.3 Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên 160 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp gửi chung đến liên chi đoàn, chi đồn 161 Hồ sơ Đại hội 162 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng 163 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên 164 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đoàn Thanh niên Trường 165 Sổ sách 166 Cơng văn trao đổi cơng tác Đồn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 10 năm Phụ lục Thời hạn lưu trữ tài liệu, hồ sơ lưu trữ liên quan đế cơng tác đào tạo STT TÊN NHĨM HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐƠN VỊ LƯU (1) (2) Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn Các văn mở lớp, loại định, kết Tuyển sinh (TS), danh sách trúng tuyển, danh sách nhập học Kết Tốt nghiệp (TN), danh sách công nhận tốt nghiệp Hồ sơ tốt nghiệp VLVH: Quyết định thành lập Hội đồng thi, biên xét tư cách dự thi, bảng điểm, định công nhận tốt nghiệp Bảng điểm tổng hợp tồn khóa học Sổ cấp phát văn báo cáo tổng hợp Chương trình đào tạo (3) Chuẩn đầu ra, kiểm định chất lượng Các quy định quản lý đào tạo Tài liệu lưu theo khóa học Các loại biên Hội đồng TS THỜI HẠN LƯU TRỮ (4) Ban QLĐT Vĩnh viễn (bằng in đĩa CD) Ban QLĐT Vĩnh viễn (bằng in đĩa CD) Vĩnh viễn Ban QLĐT Ban QLĐT Các Khoa P TTKT & ĐBCL Các Khoa Ban QLĐT P TTKT & ĐBCL Các Khoa Vĩnh viễn Ban QLĐT Hết khóa học Vĩnh viễn Vĩnh viễn 13 Các loại phiếu chấm thi TS Kế hoạch đào tạo, sổ đầu bài, sổ điểm danh, chấm cơng giảng dạy Bài thi TS thí sinh trúng tuyển Hồ sơ xét tuyển VLVH Tài liệu lưu trữ có thời hạn Bài thi TS thí sinh khơng trúng tuyển Hồ sơ TS Chính quy, hồ sơ xét tuyển TCCN Hồ sơ TN loại hình đào tạo Hồ sơ TS, hồ sơ thi học phần (hệ Đào tạo VLVH) Bài thi hết học phần, tiểu luận, tập lớn Bảng điểm thi kết thúc học phần Đồ án, khóa luận TN Các loại biên Hội đồng TN Các loại phiếu chấm thi TN, Bài thi TN Sổ cấp phát loại chứng (GDTC, GDQP) Khoa chun mơn Hết khóa học Ban QLĐT Ban QLĐT Hết khóa học Hết khóa học Ban QLĐT Ban QLĐT Ban QLĐT Ban QLĐT năm sau thi năm sau TS năm sau TN năm sau TN P TTKT & ĐBCL P TTKT & ĐBCL Các Khoa Các Khoa Ban QLĐT năm sau thi/nộp năm sau TN Khoa chuyên môn P CTCT & SV năm sau TN năm sau TN năm sau thi TN 14