_data_hcmedu-thcshuynhvannghegovap-attachments_2020_9_qdban_hanh_quy_che_cong_tac_van_thu_luu_tru_nh_2020-2021_79202014

1 UBND QUẬN GÒ VẤP TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ HUỲNH VĂN NGHỆ Số: 178/QĐ-THCS.HVN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Gò Vấp, ngày 01 tháng năm 2020 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ trường Trung học sở Huỳnh Văn Nghệ năm học 2020 - 2021 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ HUỲNH VĂN NGHỆ Căn Quyết định số 5088/QĐ-UBND ngày 13 tháng năm 2014 UBND quận Gò Vấp việc thành lập trường Trung học sở Huỳnh Văn Nghệ; Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Luật Giáo dục ngày 14 tháng năm 2019; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư; Căn Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 Bộ Giáo dục Đào tạo quy định thời hạn quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục; Căn Công văn số 879/VTLTNN-NVDP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cụ Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Căn Quyết định số 707/QĐ-UBND ngày 22 tháng 02 năm 2017 UBND quận Gị Vấp ban hành Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp Ủy ban nhân dân 16 phường; Theo đề nghị Hội đồng trường trường Trung học sở Huỳnh Văn Nghệ QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư lưu trữ trường Trung học sở Huỳnh Văn Nghệ, năm học 2020 - 2021 Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, tổ trưởng chun mơn, tổ trưởng văn phịng ơng (bà) phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: - Như điều 3; - Lưu: VT HIỆU TRƯỞNG UBND QUẬN GÒ VẤP TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ HUỲNH VĂN NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư lưu trữ trường THCS Huỳnh Văn Nghệ năm học 2020 - 2021 (Ban hành kèm theo Quyết định số 178/QĐ-THCS.HVN ngày 01/09/2020 Hiệu trưởng trường THCS Huỳnh Văn Nghệ) Chương I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy chế áp dụng chung cho tất viên chức, người lao động thuộc trường THCS Huỳnh Văn Nghệ, thực số nội dung công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Huỳnh Văn Nghệ Công tác văn thư Quy chế bao gồm công việc soạn thảo, kí ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động trường; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường; quản lý sử dụng dấu Công tác lưu trữ Quy chế bao gồm công việc thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu trình hoạt động trường, tổ chức thực tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị pháp lý hết giá trị bảo quản Các loại truyện, sách giáo khoa, sách tham khảo,…(gọi chung sách); đồ; đồ dùng dạy - học; bàn ghế GV, HS; bảng chống lóa; đồ dùng, trang thiết bị phục vụ cơng tác quản lí giảng dạy lưu trữ phòng thư viện, lớp học phịng chức khơng thuộc đối tượng quy định Quy chế Điều Trách nhiệm quản lý thực công tác văn thư, lưu trữ Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng uỷ quyền) có trách nhiệm tổ chức đạo việc thực hiện, quản lý công tác văn thư, lưu trữ nhà trường theo quy định Nhà nước ngành giáo dục Tổ trưởng tổ chuyên môn, tổ văn phịng; phận có trách nhiệm hướng dẫn viên chức, người lao động thuộc quản lí thực quy định Quy chế quy định khác công tác văn thư, lưu trữ Nhân viên hành văn phịng có nhiệm vụ tham mưu giúp Hiệu trưởng thực chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với tổ chuyên môn, TPT đội, tổ chức đồn thể có liên quan tổ chức hướng dẫn thực làm tốt công tác văn thư, lưu trữ nhà trường; quản lý sử dụng dấu nhà trường số loại dấu khác theo quy định 3 Mỗi viên chức, người lao động nhà trường q trình giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định Nhà nước, nhà trường công tác văn thư, lưu trữ Nhân viên hành văn phịng làm cơng văn thư kiêm cơng tác lưu trữ có trách nhiệm thực quy định Quy chế quy định Nhà nước Điều Nhiệm vụ viên chức, người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ nhà trường Nhiệm vụ công tác văn thư: a) Quản lý công văn đến: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng uỷ quyền) phê duyệt văn đến, chuyển giao văn đến duyệt chuyển tới tổ chuyên môn, phận, cá nhân để giải công việc; b) Quản lý văn đi: Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) nhà trường loại dấu khác e) Hướng dẫn hồ sơ thủ tục nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành nhà trường theo quy định; Nhiệm vụ công tác lưu trữ: a) Hướng dẫn viên chức, người lao đọng nhà trường, tổ chức lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn giao nộp vào lưu trữ nhà trường theo quy định; b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành; c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ ngành GD theo quy định làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị ( có) g) Làm báo báo thống kê theo quy định Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ - Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng ủy quyền) có trách nhiệm đề xuất với cấp có thẩm quyền vào cuối năm học xin cấp tủ đựng hồ sơ thiết bị chuyên dùng bố trí thêm kinh phí từ nguồn thu nhập hợp pháp nhà trường để mua sắm thêm dụng cụ, trang thiết bị đồ dùng hoạt đông khác phục vụ đại hóa cơng tác lưu trữ theo yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ - Khuyến khích tổ chức, cá nhân đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng ủy quyền) có trách nhiệm tổ chức thực quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước bảo vệ bí mật Nhà nước ngành giáo dục Mỗi viên chức, người lao động có trách nhiệm thực quy định Nhà nước cơng tác bảo vệ bí mật Nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Chương II CƠNG TÁC VĂN THƯ Mục THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn Trường THCS Huỳnh Văn Nghệ ban hành loại văn sau: Văn hành chính: Quyết định (cá biệt), quy chế, cơng văn, thơng báo, tờ trình, chương trình, kế hoạch, báo cáo, đề án (nếu có); biên bản, cam kết, hợp đồng, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, số văn khác Văn chuyên ngành: Các loại chứng từ, biểu mẫu, sổ sách hình thành trình thực nghiệp vụ chuyên môn; giấy chứng nhận, giấy khen, giấy biên nhận hồ sơ, đơn chuyển trường số văn chuyên ngành khác Điều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức 5 i) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều Nghị định 30/2020/NĐCP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: - Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ - Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ - Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Soạn thảo văn 1.Việc soạn thảo ban hành văn hành chính, văn chuyên ngành trường THCS Huỳnh Văn Nghệ thực theo quy định ban hành văn Nhà nước, UBND quận, thành phố Quy chế Cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thơng tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống (nếu có), chuyển lại thảo văn đến cá nhân thực nhiệm vụ soạn thảo văn 6 Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều 10 Duyệt thảo văn Bản thảo viết đánh máy vi tính (gồm cứng mềm) trình duyệt Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ủy quyền trước ngày trước ban hành Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét định Điều 11 Kiểm tra văn trước ký ban hành Tổ trưởng chuyên môn tương đương cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng hình thức, thể thức, nội dung, kỹ thuật trình bày văn thủ tục ban hành theo quy định Điều 12 Trình ký văn thẩm quyền ký văn Trình ký văn a) Đối với văn hành chính, văn chuyên ngành: Sau gốc hình thành trước trình Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng) ký, cán trình ký phải có chữ ký tắt cá nhân chủ trì soạn thảo văn vào cuối nội dung văn b) Về số lượng tuỳ theo yêu cầu công việc, phận tổ chức, cá nhân chủ trì soạn thảo trình ký số lượng Thẩm quyền ký văn a) Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất văn trường THCS Huỳnh Văn Nghệ ban hành b) Hiệu trưởng giao cho Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách c) Trong trường hợp cần thiết, Hiệu trưởng uỷ quyền cho viên chức phụ trách cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) số văn mà Hiệu trưởng phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải thể văn giới hạn thời gian định Người ký thừa uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký d) Hiệu trưởng giao cho cán phụ trách cấp ký thừa lệnh (TL.) văn hành thuộc thẩm quyền tổ chuyên môn phải quy định cụ thể như: Cơng văn, thơng báo mang tính chất nhắc nhở nội dung văn đó, xác nhận, giấy giới thiệu,… văn nằm chương trình kế hoạch công tác nhà trường Hiệu trưởng trường phê duyệt 7 e) Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử (nếu có), người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 13 Trình tự quản lý văn Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử có) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 14 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn nhà trường năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số ký hiệu văn nhà trường năm, thống văn giấy văn điện tử (nếu có) Việc cấp số văn hành Hiệu trưởng quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng (nếu có) Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống (nếu có) Điều 15 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ Văn thư đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ 8 b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống (Excel) phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước (nếu có) Điều 16 Nhân bản; đóng dấu; ký số nhà trường dấu độ mật, mức độ khẩn (nếu có) Nhân bản; đóng dấu nhà trường dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy (nếu có) a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu nhà trường dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Ký số nhà trường văn điện tử (nếu có) Ký số nhà trường thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Điều 17 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận (nếu có) Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn nhà trường Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết (nếu có) Phát hành văn giấy từ văn ký số (nếu có) người có thẩm quyền: Văn thư thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu nhà trường để tạo văn giấy phát hành văn 9 Trường hợp cần phát hành văn điện tử (nếu có) từ văn giấy: Văn thư thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Điều 18 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử (nếu có) a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống ban hành văn b) Nhà trường chưa có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ quy định pháp luật có liên quan Văn thư tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ để lưu Văn thư hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 19 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 20 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi nhà trường thuộc diện đăng ký Văn thư phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể nhà trường Văn thư chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến cơng việc chung nhà trường cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Đối với văn điện tử (nếu có) 10 a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận nhà trường nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn c) Nhà trường nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống Điều 21 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư tổ chun mơn, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống (Excel) Văn thư đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến Mẫu Sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Văn đến đăng ký vào Hệ thống (Excel) phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 22 Trình, chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư trình ngày, chậm ngày làm việc đến Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng ủy quyền) đạo giải chuyển giao cho tổ chuyên môn cá nhân giao xử lý Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc nhà trường; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng ủy quyền) ghi ý kiến đạo giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” nhà trường mẫu Phiếu giải văn 11 đến Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ để xây dựng mẫu phiếu phù hợp nhà trường Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho tổ chuyên môn cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho tổ chuyên môn, cá nhân phải ký nhận xác thực nhận văn qua hệ thống hộp thư thoại cá nhân (nhà trường cho toàn thể Hội đồng sư phạm cá nhận đăng ký hộp thư thoại để nhận văn bản) Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống (nếu có): Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Tổ chuyên môn người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho Tổ chuyên môn cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến Tổ chuyên môn cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 23 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao Phó Hiệu trưởng, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, Tổ chuyên môn cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc nhà trường Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Mục SAO VĂN BẢN Điều 24 Các hình thức Sao y (Đối chiếu với chính) gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử (nếu có) sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số nhà trường Sao lục 12 a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Điều 25 Giá trị pháp lý Bản y, lục thực theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ có giá trị pháp lý Điều 26 Thẩm quyền văn Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng định việc văn nhà trường ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Mục LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ Điều 27 Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi tổ chuyên môn, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Điều 28 Lập hồ sơ Yêu cầu a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ nhà trường b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc Mở hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu 13 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử (nếu có): Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống Điều 29 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Tổ chuyên môn, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử (nếu có) Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống Điều 30 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ 14 Hiệu trưởng phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu nhà trường; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trách nhiệm Tổ trưởng chuyên môn, văn phòng a) Tham mưu cho Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ nhà trường Trách nhiệm tổ chuyên môn cá nhân nhà trường a) Tổ trưởng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu thành viên tổ vào Lưu trữ b) Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ c) Tổ chuyên môn cá nhân nhà trường có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ d) Trường hợp tổ chuyên mơn cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải Hiệu trưởng đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu đ) Viên chức người lao động nhà trường trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho nhà trường, Lưu trữ theo quy chế nhà trường Mục QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ Điều 31 Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Hiệu trưởng có trách nhiệm giao cho Văn thư quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) nhà trường theo quy định Văn thư có trách nhiệm a) Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) nhà trường trụ sở Trường b) Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) nhà trường cho người khác phép văn Hiệu trưởng Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) nhà trường phải lập biên 15 c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số (nếu có) vào văn nhà trường ban hành văn d) Chỉ đóng dấu, ký số (nếu có) nhà trường vào văn có chữ ký Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng văn nhà trường trực tiếp thực Hiệu trưởng có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật (nếu có) Điều 32 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) Sử dụng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên nhà trường tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai văn giấy Hiệu trưởng quy định đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) Thiết bị lưu khóa bí mật nhà trường Hiệu trưởng, Kế toán quản lý sử dụng để ký số văn điện tử nhà trường ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Mục QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 33 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư Chỉ đạo thực văn quy phạm pháp luật xây dựng kế hoạch công tác văn thư Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư Sơ kết, tổng kết công tác văn thư Điều 34 Trách nhiệm quản lý công tác văn thư Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp có thẩm quyền thực quản lý nhà nước công tác văn thư 16 Căn quy định pháp luật, hướng dẫn thực quy định công tác văn thư a) Chỉ đạo việc Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư b) Tuyển dụng nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an tồn dấu, thiết bị lưu khóa bí mật nhà trường c) Tạo điều kiện đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư d) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư Điều 35 Kinh phí cho cơng tác văn thư Nhà trường có trách nhiệm bố trí kinh phí cho cơng tác văn thư dự toán ngân sách nhà nước hàng năm Kinh phí cho cơng tác văn thư sử dụng vào công việc a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn c) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 36 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm lưu trữ nhà trường có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; Phối hợp với phận, tổ chuyên môn, tổ chức cá nhân xác định loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ; Hướng dẫn phận, tổ chuyên môn, tổ chức cá nhân, cán công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Chuẩn bị kho tàng phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 37 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu việc xem xét, đánh giá mức độ giá trị khác tài liệu sở nguyên tắc, tiêu chuẩn Nhà nước quy định, nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ; 17 Xác định giá trị tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Đối với tài liệu bảo quản lâu dài tạm thời tính số lượng năm cụ thể; Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ Điều 38 Hội đồng xác định giá trị tài liệu nhà trường Căn Công văn số 879/VTLTNN-NVDP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Hiệu trưởng thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu nhà trường việc định: - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản - Danh mục tài liệu hết giá trị - Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu Hội đồng họp thảo luận tập thể biểu theo đa số tài liệu dự kiến loại Nội dung họp lập thành biên đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị - Sau họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị hồ sơ trình người đứng đầu nhà trường xem xét, gửi quan có thẩm quyền thẩm tra theo quy định Tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị phải lập thành hồ sơ, bao gồm: - Tờ trình việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tài liệu hết giá trị; - Quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị người có thẩm quyền; - Biên bàn giao tài liệu hết giá trị; - Biên tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản, lưu trữ nhà trường 20 năm, kể từ ngày tài liệu tiêu huỷ Điều 39 Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực sau có định văn người có thẩm quyền; - Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin tài liệu; 18 - Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải lập thành biên có xác nhận người thực việc tiêu huỷ quan, tổ chức có tài liệu Mục THÔNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG Điều 40 Thống kê tài liệu lưu trữ - Tài liệu có giá trị lưu trữ phải đưa nhóm theo phương án phân loại Sau đưa hồ sơ vào hộp (cặp), viết dán nhãn hộp (cặp) Khi thay bìa phải đối chiếu đảm bảo tài liệu bên phù hợp với tiêu đề bên ngồi bìa - Phải thống kê thành danh mục tài liệu có giá trị lưu trữ, danh mục tài liệu hết giá trị lưu trữ Các bó, gói tài liệu loại q trình chỉnh lí đánh số liên tục từ 01 đến hết Trong bó, gói đánh số riêng từ 01 đến hết ghi rõ lí loại Điều 41 Bảo quản tài liệu lưu trữ Nguyên tắc a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ nhà trường viên chức phụ trách công tác lưu trữ bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu đó; tài liệu lưu trữ phải bảo vệ, bảo quản an toàn tuyệt đối Nhân viên văn thư kiêm công tác lưu trữ có trách nhiệm thực quy định Nhà nước Quy chế bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ tài liệu lưu trữ a) Nhân viên văn thư có trách nhiệm tham mưu cho Hiệu trưởng công tác đạo nhiệm vụ quản lý kho (tủ) lưu trữ, kệ, thực quy định Nhà nước Quy chế bảo quản tài liệu lưu trữ; b) Bố trí kho, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn, theo quy định; c) Thực biện pháp phòng, chống cháy nổ, chống thiên tai, phòng gian, bảo mật biện pháp phòng chống mối mọt, nấm mốc gây hư hại tài liệu lưu trữ d) Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; e) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu sở có kế hoạch bảo quản tài liệu Mục TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG Điều 42 Đối tượng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 19 Tài liệu lưu trữ nhà trường sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác nhà trường Viên chức, người lao động trường THCS Huỳnh Văn Nghệ có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ phải duyệt Hiệu trưởng Cán công chức, viên chức quan, đơn vị khác đến khai thác tài liệu phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu có giấy chứng minh nhân dân Điều 43 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng đọc chỗ: phịng hành (phịng số 06) Cho mượn phòng làm việc, lớp làm việc Cho mượn nhà phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu, học tập (được phép Hiệu trưởng văn bản) Điều 44 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng ủy quyền) cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật loại quan trọng như: sổ điểm, học bạ Nhân viên văn thư cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường Việc chụp tài liệu phải người có thẩm quyền cho phép sử dụng duyệt Điều 45 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ nhà trường phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Điều 46 Khen thưởng xử lý vi phạm Khen thưởng: Tập thể cá nhân có thành tích cơng tác văn thư, lưu trữ khen thưởng theo quy định hành Nhà nước Xử lý vi phạm: Tập thể cá nhân có hành vi vi phạm Quy chế quy định khác pháp luật văn thư, lưu trữ tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành bị truy cứu trách nhiệm hình sự, gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định pháp luật Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 47 Tổ chức thực Giao nhân viên văn thư hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc phận, tổ chuyên môn, tổ chức cá nhân thực nghiêm Quy chế 20 Tổ trưởng tổ chun mơn, văn phịng, tổ chức, viên chức thuộc trường THCS Huỳnh Văn Nghệ chịu trách nhiệm thi hành Quy chế Trong q trình thực có vướng mắc phản ảnh phận hành trình Hiệu trưởng sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ HIỆU TRƯỞNG Trần Phú Thảo