5__Quyet_dinh_1039_Quy_che_Van_thu_luu_tru_nam_2021_553570b3e2

UBND TỈNH QUẢNG TRỊ SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 1039 /QĐ-SGDĐT Quảng Trị, ngày 25 tháng 11 năm 2021 Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Giáo du ̣c và Đào ta ̣o Quảng Tri ̣ GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH QUẢNG TRỊ Căn Quyết định số 07/2016/QĐ-UBND ngày 03/3/2016 Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Trị việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Quảng Trị; Căn cứ Luật lưu trữ năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; Căn Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác Văn thư; Căn Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Căn Thơng tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng công tác bảo vệ bí mật nhà nước; Căn Quyết định số 500/2021/QĐ-UBND ngày 03/3/2021 Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Trị việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Trị; Theo đề nghi ̣ của Chánh Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo QUYẾT ĐINH: ̣ Điề u Ban hành kèm theo Quyế t đinh ̣ này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của quan Sở Giáo du ̣c và Đào ta ̣o Quảng Tri.̣ Điề u Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký thay Quyết định số 678/QĐ-SGDĐT ngày 07/7/2020 Giám đốc Sở Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Giáo du ̣c và Đào ta ̣o Quảng Tri.̣ Điều Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, Trưởng phòng thuộc Sở đơn vị, cá nhân có liên quan chiụ trách nhiê ̣m thi hành Quyế t đinh ̣ này./ Nơi nhận: - Như Điề u 3; - Sở Nô ̣i vu ̣; - Ban Giám đớ c Sở; - Các phịng GD&ĐT; - Các đơn vị trực thuộc Sở; - Các trung tâm GDNN-GDTX; - Lưu VT, VP GIÁM ĐỐC Lê Thi Hương ̣ UBND TỈNH QUẢNG TRỊ SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ Sở Giáo du ̣c Đào tạo Quảng Trị Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Công tác văn thư quy định Quy chế bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng công chức, viên chức quan Sở Giáo du ̣c và Đào ta ̣o; tổ chức, cá nhân đến liên hệ cơng tác có liên quan đến hoạt động văn thư, lưu trữ Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: “Công tác văn thư” bao gồm công việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản, tài liệu mật; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật “Cơng tác lưu trữ” bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quản lý, điều hành “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định “Văn chuyên ngành” văn hình thành trình thực hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định “Văn hành chính” văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc quan Sở “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất loại văn quan Sở ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến “Đăng ký văn bản” việc ghi chép cập nhật thông tin văn vào Sổ đăng ký văn Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc 10 “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn 11 “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, Lãnh đạo Sở trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử 12 “Bản văn giấy” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp Lãnh đạo Sở 13 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 14 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 15 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 16 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm 17 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ phòng cá nhân thuộc Sở 18 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc theo nguyên tắc phương pháp định 19 “Tài liệu lưu trữ” tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp 20 “Chỉnh lý tài liệu” việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động phòng cá nhân thuộc Sở 21 “Xác định giá trị tài liệu lưu trữ” việc xác định giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản theo nguyên tắc, tiêu chuẩn Luật lưu trữ văn quy phạm pháp luật có liên quan để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 22 “Đơn vị bảo quản” đơn vị thống kê nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu Độ dày đơn vị bảo quản không 3cm Nếu hồ sơ có văn bản, tài liệu lập đơn vị bảo quản Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu chia thành nhiều tập tập hồ sơ đơn vị bảo quản 23 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan Sở 24 “Lưu trữ quan” tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan Sở 25 “Lưu trữ lịch sử” quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác 26 “Phơng lưu trữ” tồn quan Sở, tài liệu lưu trữ hình thành q trình hoạt động phịng cá nhân thuộc Sở 27 “Tài liệu lưu trữ điện tử” tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động, lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác 28 “Hồ sơ điện tử” tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ phòng cá nhân thuộc Sở 29 “Hệ thống quản lý văn điện tử hồ sơ điện tử” phần mềm ứng dụng có chức để thực việc gửi, nhận văn điện tử; soạn thảo, ký số, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 30 “Khóa bí mật” khóa cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, dùng để tạo chữ ký số 31 “Ký số” việc đưa khóa bí mật vào chương trình phần mềm để tự động tạo gắn chữ ký số vào thông điệp liệu 32 “Chữ ký số” dạng chữ ký điện tử tạo biến đổi thông điệp liệu sử dụng hệ thống mật mã khơng đối xứng, theo người có thơng điệp liệu ban đầu khóa cơng khai người ký xác định xác: a) Việc biến đổi nêu tạo khóa bí mật tương ứng với khóa cơng khai cặp khóa b) Sự tồn vẹn nội dung thông điệp liệu kể từ thực việc biến đổi nêu 33 “Thiết bị lưu khóa bí mật” thiết bị vật lý chứa chứng thư số khóa bí mật th bao Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư Nguyên tắc Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu a) Văn quan Sở phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật b) Tất văn đến, văn phải quản lý tập trung Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký chuyển giao, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Tất văn đến, văn phải xử lý Hệ thống trừ văn bản, tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước (sau gọi chung văn Mật) Trường hợp phát sinh văn giấy đến, văn giấy quét (Scan) đưa vào Hệ thống Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát văn ký khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn Mật đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước quy định Quy chế Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức (sau gọi chung cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; hồ sơ lập phải bảo đảm yêu cầu sau: a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; cơng việc mà cá nhân chủ trì giải b) Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thủ tục quy định Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc Giám đốc Sở phạm vi quyền hạn có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm người đứng đầu việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Chỉ đạo việc tổ chức xây dựng, ban hành thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức theo quy định hành b) Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ c) Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc trực Sở; đạo giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm người đứng đầu đơn vị thuộc trực thuộc Sở a) Chánh Văn phòng giúp Giám đốc trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị thuộc trực thuộc Sở b) Người đứng đầu đơn vị thuộc trực thuộc Sở có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định quan chủ quản, Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ chịu trách nhiệm trước người đứng đầu việc sử dụng Hệ thống đơn vị mình; đạo, phân cơng xử lý, theo dõi, giám sát tiến độ xử lý văn đơn vị người sử dụng Hệ thống theo quy định Trách nhiệm Văn thư a) Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, loại dấu khác theo quy định Trách nhiệm Lưu trữ a) Xây dựng Danh mục hồ sơ quan; hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan b) Hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ d) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan đ) Giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định Giám đốc e) Chủ trì thực báo cáo thống kê định kỳ hàng năm công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ theo quy định Trách nhiệm cá nhân a) Mỗi cá nhân có trách nhiệm theo dõi cập nhật tiến độ thực cơng việc người có thẩm quyền giao vào Hệ thống (trừ văn Mật) quan b) Mỗi cá nhân chịu trách nhiệm việc sử dụng tài khoản Hệ thống: Không truy cập vào tài khoản người khác, không để người khác truy cập vào tài khoản (trừ trường hợp ủy quyền ủy quyền) Khi chuyển công tác nghỉ chế độ phải thực bàn giao quyền sử dụng Hệ thống toàn hồ sơ, tài liệu cho Giám đốc Sở c) Mỗi cá nhân phải thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm cho Lưu trữ quan theo quy định Điều Đối với văn điện tử Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử cán quan, đơn vị, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Trị thực theo Quyết định số 500/QĐ/UBND ngày 03/3/2021 Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Trị việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Trị, Công văn số 1779/SGDĐT-VP ngày 30/8/2021 Sở Giáo dục Đào tạo việc thực quy trình ký số ban hành văn điện tử Điều Sự cố kỹ thuật Hệ thống Trường hợp Hệ thống tạm ngưng hoạt động liên tục 04 làm việc, cá nhân phép thực quy trình xử lý văn giấy cố khắc phục; đồng thời ghi biên cố kỹ thuật ghi số chuyển giao văn bản; văn hỏa tốc hẹn báo cáo người có thẩm quyền để xử lý kịp thời Ngay sau cố kỹ thuật khắc phục, văn xử lý phải cập nhật bổ sung vào sở liệu Hệ thống để quản lý theo dõi Đơn vị, cá nhân sử dụng tài khoản Hệ thống gặp cố lỗi kỹ thuật Hệ thống cần hỗ trợ thơng báo, liên hệ với Văn phịng Sở Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Hàng năm bố trí kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ dự tốn ngân sách nhà nước cấp hàng năm; quản lý sử dụng kinh phí bảo đảm cho cơng tác văn thư, lưu trữ theo quy định hành Chánh Văn phòng tham mưu giúp Giám đốc dự tốn kinh phí hàng năm cho cơng việc sau đây: a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, phương tiện bảo quản, vật tư tiêu hao, văn phịng phẩm phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ công tác văn thư, lưu trữ d) Các hoạt động khác phục vụ đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định Quy chế Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều 10 Các loại văn phép ban hành Văn hành loại văn quy định Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác Văn thư Văn chuyên ngành (nếu có) Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngồi (nếu có) Điều 11 Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn f) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền g) Dấu, chữ ký số quan h) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác như: a) Phụ lục b) Dấu độ mật, độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành d) Địa chỉ; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác Văn thư Điều 12 Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I; viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II; chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 13 Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, Giám đốc Sở Phó Giám đốc Sở (được ủy quyền) giao phân xử lý văn cho phòng thuộc Sở cá nhân chủ trì soạn thảo văn Sau lãnh đạo Sở phân xử lý văn bản, Trưởng phịng người giao chủ trì tiếp nhận xử lý văn có trách nhiệm phân cơng cán bộ, chuyên viên tham mưu thực nhiệm vụ giao Cá nhân giao soạn thảo văn yêu cầu phải thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Trong trường hợp văn có nội dung liên quan đến nhiều quan, đơn vị Phịng chủ trì tham mưu văn tổ chức lấy ý kiến tham gia dự thảo văn đơn vị liên quan; có xác nhận tham gia ý kiến đơn vị liên quan Phiếu trình ký văn giấy trước trình lãnh đạo Sở ký ban hành (Gửi đính kèm) Đối với văn điện tử thực theo hướng dẫn Công văn số 1779/SGDĐT-VP ngày 30/8/2021 Sở Giáo dục Đào tạo việc thực quy trình ký số ban hành văn điện tử Trong trường hợp văn điện tử có nội dung liên quan đến nhiều quan, đơn vị Phịng chủ trì tham mưu văn bản, tổ chức gửi lấy ý kiến tham gia dự thảo văn qua email công vụ (lưu minh chứng nội dung thời gian góp ý), hồn thiện văn trình lãnh đạo Sở ký ban hành Điều 14 Kiểm tra văn trước ký ban hành Cá nhân trực tiếp soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước pháp luật lãnh đạo phịng nội dung, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao; trình lãnh đạo phịng phê duyệt Lãnh đạo phịng chủ trì soạn thảo văn rà soát, cho ý kiến nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; yêu cầu bổ sung, sửa đổi (nếu cần thiết); ký nháy chữ ký số vào cuối nội dung văn sau dấu (./.) văn điện tử ký nháy vào cuối nội dung văn sau dấu (./.) văn giấy; chuyển văn ký nháy đến Lãnh đạo Sở Lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm trước pháp luật lãnh đạo Sở nội dung, thể thức trình bày văn Đối với văn dự thảo quan chuyên môn soạn thảo trình (nếu có): Đơn vị, cá nhân phân cơng theo dõi chịu trách nhiệm rà soát văn dự thảo thực để trình ký văn theo trình tự quy định Điều 15 Ký ban hành văn Lãnh đạo Sở duyệt nội dung văn bản, đảm bảo yêu cầu ký vào văn (ký số văn điện tử), chuyển đến văn thư; trường hợp văn chưa đảm bảo u cầu trả lại phịng tham mưu để bổ sung, xử lý Văn thư tiếp nhận ký, kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót trả lại phòng tham mưu, đảm bảo yêu cầu thể thức văn đóng dấu phát hành Giám đốc Sở có thẩm quyền ký tất văn quan ban hành; giao Phó Giám đốc Sở ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền Giám đốc Sở Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Sở ủy quyền cho Trưởng phòng thuộc Sở ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan ủy quyền Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực theo quy định Quy chế làm việc Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Quảng Trị Giám đốc Sở giao Chánh Văn phịng ký thừa lệnh số loại văn Chánh Văn phịng giao lại cho Phó Chánh Văn phịng ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải thực theo quy định Quy chế làm việc Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Quảng Trị Chánh Văn phòng Trưởng phòng ký văn phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở trước pháp luật văn đơn vị ký ban hành Các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc văn ký ban hành Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan Sở ban hành Đối với văn giấy, ký văn người ký phải dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, hình ảnh chữ ký số người ký màu xanh Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 16 Cấp số, thời gian ban hành văn Số định hành số loại văn lại lấy theo hệ thống riêng Thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự 11 b) Đối với văn kèm theo tệp tin văn điện tử: Văn thư thực ký số quan, tổ chức lên văn điện tử không thực ký số lên văn kèm theo có tệp tin (lý do: văn kèm theo chữ ký số xác thực) c) Đối với văn kèm theo không tệp tin văn điện tử: Văn thư thực ký số quan, tổ chức lên văn điện tử ký số văn kèm theo không tệp tin Điều 19 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư thực in ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Theo dõi việc chuyển phát văn a) Sau văn phát hành Hệ thống, Văn thư quan cá nhân soạn thảo văn có trách nhiệm theo dõi, xác nhận tình trạng nhận gửi văn Trường hợp văn gửi Hệ thống đơn vị nhận không phản hồi trạng thái nhận, đường truyền bị lỗi, cá nhân soạn thảo có trách nhiệm phối hợp với Văn thư quan để lấy lưu làm thủ tục phát hành văn giấy theo quy định b) Trường hợp phát văn bị thất lạc, Văn thư phải báo cáo Chánh Văn phịng để xử lý Điều 20 Đính thu hồi văn Đính văn Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính văn có hình thức tương đương Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận 12 b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Điều 21 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ công việc cá nhân giao soạn thảo văn Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc quan Sở b) Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy c) Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ quy định pháp luật có liên quan Văn thư tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để lưu Văn thư hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 22 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy gửi đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Đối với văn điện tử a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống 13 b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận bên nhận văn phải trả lại cho bên gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn c) Cơ quan nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống Điều 23 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan Sở đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải (trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật) Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ b) Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Mục II Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 24 Trình, chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư trình ngày, chậm ngày làm việc đến Lãnh đạo Sở giải chuyển giao cho Phòng cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, văn thư chuyển văn đến phòng, cá nhân xử lý theo Quy chế cơng tác văn thư Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho phịng, cá nhân; người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều 14 đơn vị cá nhân xác định rõ phịng cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống a) Lãnh đạo Sở ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thơng tin: Phịng người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho Phòng cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến Phòng cá nhân Lãnh đạo Sở giao chủ trì giải b) Văn thư chuyển giao văn cho đơn vị cá nhân giải phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn 4) Người nhận văn bản, không thuộc trách nhiệm báo cáo lãnh đạo chuyển cá nhân khác xử lý nêu rõ lý Điều 25 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lãnh đạo Sở có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, Phịng cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định Quy chế làm việc quan Sở Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế Đối với văn đến có dấu “TÀI LIỆU THU HỒI” “XEM XONG TRẢ LẠI” cá nhân nhận tài liệu có trách nhiệm phối hợp với văn thư quan làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi thời hạn quy định Chánh Văn phịng có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo Sở tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan Mục SAO VĂN BẢN Điều 26 Các hình thức Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy 15 c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan Sở Sao lục a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy b) Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Điều 27 Giá trị pháp lý Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý Điều 28 Thẩm quyền văn Giám đốc Sở định việc văn quan Sở ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn Không sao, chụp, chuyển phát ý kiến Lãnh đạo Sở ghi bên lề văn để gửi đến quan, tổ chức khác Trường hợp ý kiến người có thẩm quyền ghi lề văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác, phải cụ thể hóa văn hành Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Mục LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 29 Lập Danh mục hồ sơ Hàng năm Giám đốc Sở phê duyệt, ban hành Danh mục hồ sơ vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Chánh Văn phòng tham mưu Giám đốc Sở tiến hành xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ, tức bảng kê ̣ thố ng các hồ sơ, tài liệu dự kiế n hình thành mô ̣t năm kèm ký hiê ̣u, tên đơn vi,̣ người lâ ̣p, thời ̣n bảo quản của hờ sơ trình Giám đốc Sở duyệt, ký ban hành vào đầu năm 16 Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phục lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Điều 30 Lập hồ sơ Yêu cầu a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ Phịng phụ trách b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc Mở hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường họp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc b) Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu xếp theo trình tự thời gian diễn biến công việc) Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống Điều 31 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 17 Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Phòng, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ Hệ thống Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống Điều 32 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Giám đốc Sở phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm đạo quản lý văn bản, tài liệu quan; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trách nhiệm Chánh Văn phòng a) Tham mưu Giám đốc Sở việc kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan phòng thuộc Sở; tham mưu ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, danh mục hồ sơ lưu trữ năm b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm phòng cá nhân quan Sở a) Trưởng phòng thuộc Sở chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ b) Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ c) Các phòng cá nhân quan Sở có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ 18 d) Trường hợp Phòng cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải Giám đốc đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu đ) Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan Sở trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho Phịng Lưu trữ quan theo quy định Mục QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 33 Quản lý dấu Giám đốc Sở có trách nhiệm giao cho Văn thư quản lý, sử dụng dấu quan Sở theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm a) Bảo quản an tồn, sử dụng dấu trụ sở quan b) Chỉ giao dấu quan Sở cho người khác phép văn Giám đốc Sở Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan Sở phải lập biên c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan Sở ban hành văn d) Chỉ đóng dấu, ký số quan Sở vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn đ) Khơng đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền e) Khi dấu bị mòn biến dạng, Văn thư phải báo Giám đốc Sở làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, phải báo cáo Giám đốc Sở, người có thẩm quyền báo cáo kịp thời với quan Công an nơi xảy dấu lập biên Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật Điều 34 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định 19 b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan Sở tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy pháp luật quy định đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật quan Sở sử dụng để ký số văn điện tử Sở ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ Điều 35 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm, lưu trữ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ quan Đối với hồ sơ điện tử a) Cá nhân giao nộp hồ sơ vào Hệ thống lưu trữ điện tử theo quy định pháp luật b) Lưu trữ quan thực việc kiểm tra tài liệu nhận vào Hệ thống lưu trữ điện tử thực việc chỉnh lý hồ sơ theo quy định pháp luật Đối với hồ sơ giấy a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ Giám đốc Sở phê duyệt, ban hành vào đầu năm b) Phối hợp với phòng thuộc Sở, nhân liên quan xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Hướng dẫn phòng thuộc Sở, nhân liên quan chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo quy định hành d) Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 36 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Căn vào quy định pháp luật hành theo Hướng dẫn số 478/HD-SNV ngày 20/10/2015 Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị thủ tục giao, 20 nhận hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để quy định chi tiết việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Điều 37 Chỉnh lý tài liệu Giám đốc Sở có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Hồ sơ, tài liệu chỉnh lý đảm bảo nguyên tắc sau: a) Không phân tán phông lưu trữ b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập) c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, Tài liệu sau chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt yêu cầu sau: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị Điều 38 Xác định giá trị tài liệu Văn thư lưu trữ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Giám đốc Sở ban hành sau có ý kiến thẩm định quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ cấp Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Vị trí quan, cá nhân hình thành tài liệu; nội dung tài liệu; hình thức tài liệu; tình trạng vật lý; ý nghĩa kiện lịch sử, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; mức độ tồn vẹn phông lưu trữ b) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể c) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp hết thời hạn bảo quản Điều 39 Hủy tài liệu hết giá trị Thực theo Hướng dẫn số 675/HD-SNV ngày 24/10/2019 Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị thủ tục thẩm định quy trình hủy tài liệu hết giá trị quan, tổ chức địa bàn tỉnh Quảng Trị Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 21 Điều 40 Bảo quản tài liệu lưu trữ Giám đốc Sở đạo việc xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ Chánh Văn phòng tham mưu lãnh đạo Sở ban hành nội quy phòng lưu trữ hồ sơ quan; Quy chế khai thác tài liệu lưu trữ quan Chỉ đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ Cá nhân có hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan để quản lý tập trung Kho lưu trữ quan Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan cá nhân phải có trách nhiệm bảo quản phải đảm bảo an tồn cho hồ sơ, tài liệu Văn thư lưu trữ có trách nhiệm bố trí, xếp tài liệu lưu trữ khoa học; hồ sơ, tài liệu kho bảo quản hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu, kịp thời báo cáo, đề xuất với Chánh Văn phịng có biện pháp xử lý vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Kho Lưu trữ quan phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết để quản lý tập trung trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan theo quy định Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử cần tuân thủ quy định sau: Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật phương tiện lưu trữ khả truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ Không lưu sở liệu tài liệu lưu trữ có chứa thơng tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thơng Khơng chuyển mục đích sử dụng thiết bị lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có chứa thơng tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước chưa loại bỏ triệt để hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bảo đảm thống quy trình kiểm tra, lưu, phục hồi liệu Người giao quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, lưu, phục hồi Thực nghiêm quy định khác lưu trữ điện tử Điều 41 Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu Tất cá nhân quan, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng 22 Đối với cá nhân quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải được Lãnh đạo Sở đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, cước công dân/hộ chiếu (hoặc Giấy tờ khác có dán ảnh thơng tin cá nhân quan có thẩm quyền cấp, cịn giá trị sử dụng) phải Lãnh đạo Sở đồng ý Tất cá nhân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, phiếu xin cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Điều 42 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan phần mềm Lưu trữ điện tử đơn vị Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Xuất ấn phẩm lưu trữ; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu Cấp photo, y chính, chứng thực tài liệu lưu trữ Điều 43 Thẩm quyền cho phép thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Giám đốc Sở duyệt cho phép cá nhân sử dụng loại tài liệu lưu trữ; kể tài liệu mật, tài liệu hạn chế sử dụng phòng đọc kho lưu trữ định việc cung cấp sao; Chánh Văn phòng cho phép nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ, cấp tài liệu lưu trữ thơng thường lưu trữ Hình thức khai thác: đọc, ghi chép tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan, sao, photo (khơng đóng dấu) Người làm công tác văn thư, lưu trữ quan phép phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho độc giả đồng ý người có thẩm quyền Điều 44 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng xây dựng Nội quy phòng đọc, bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu c) Những vật dụng khơng mang vào phịng đọc d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn viên chức phòng đọc 23 đ) Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép e) Ngồi quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ Người làm công tác văn thư, lưu trữ phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu; Sổ đăng ký mục lục hồ sơ Sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu; cung cấp phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, phiếu xin cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ cho độc giả đăng ký Cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng tài liệu lưu phải nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật Điều 45 Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Việc tài liệu lưu trữ chứng thực lưu trữ Lãnh đạo Sở thực Chứng thực lưu trữ xác nhận nội dung thông tin tài liệu lưu trữ Lưu trữ quản lý Lãnh đạo Sở chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Bản tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ có giá trị tài liệu lưu trữ gốc quan hệ, giao dịch Người cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí theo quy định nhà nước Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 46 Trách nhiệm thi hành Chánh Văn phòng có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực Quy chế này; định kỳ báo cáo hàng năm công tác văn thư, lưu trữ Trưởng các phòng có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế đến cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đơn vị quản lý Trong q trình thực Quy chế, có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung đề nghị Trưởng các phòng phản ánh Văn phòng Sở để tổng hợp, trình Giám đốc Sở xem xét, định./ 24 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐƠN VỊ…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CƠNG VIỆC Kính gửi:……………………………………… Nội dung trình:……………………………………….…………… Ngày nhận văn đến:…………………………………………… Thời hạn giải quyết:………………………………………………… Đề xuất chuyên viên trình:…………………………………… Hồ sơ kèm theo:………………………………………………….… …………………………………………………………………………………… Ngày tháng năm Người soạn thảo ……………………… Ý kiến Phịng chủ trì Ý kiến các phòng liên quan (Ghi ngày cho ý kiến, ký ghi rõ họ tên) 7.1 Phòng………………………………… Ngày tháng năm 7.2 Phòng………………………………… ………