inf-12-record-management-factsheet-vi-v1-1-01jun15

Quản lý tốt việc lưu trữ thông tin – tốt cho bạn khách hàng Ver 1.1 Trong nỗ lực nhằm giải nạn khai thác gỗ trái phép toàn cầu, Quy chế Gỗ Liên minh Châu Âu (EUTR) nghiêm cấm việc đưa gỗ khai thác bất hợp pháp vào thị trường Châu Âu Quy chế đặt yêu cầu mà công ty Liên minh Châu Âu (EU) phải tuân theo để giảm thiểu rủi ro buôn bán gỗ bất hợp pháp Đặc biệt, Quy chế yêu cầu công ty đưa gỗ sản phẩm từ gỗ vào thị trường Châu Âu (qua nhập buôn bán nội địa) phải thực Hệ thống Trách nhiệm Giải trình (DDS) EUTR bao quát nhiều sản phẩm từ gỗ, bao gồm sản phẩm gỗ thịt, sàn gỗ, gỗ dán, bột giấy giấy Hệ thống Trách nhiệm Giải trình (DDS) theo yêu cầu EUTR bao gồm ba yếu tố sau để giảm thiểu rủi ro việc sản phẩm gỗ làm từ nguồn khai thác trái phép: Để đảm bảo tuân thủ yêu cầu này, khách hàng từ Châu Âu bạn cần thông tin sau loại gỗ mà bạn cung cấp cho họ: • • Thơng tin Các cơng ty phải có khả tiếp cận thông tin cụ thể gỗ sản phẩm gỗ quốc gia khai thác, lồi, số lượng, thơng tin người bán thơng tin việc họ có tuân thủ luật pháp quốc gia hay không Đánh giá rủi ro Dựa vào thơng tin thu thập tiêu chí đưa EUTR, doanh nghiệp phải đánh giả rủi ro chuỗi cung ứng Các nguồn cung có rủi ro “không đáng kể” tiếp tục tham gia mua bán Giảm thiểu rủi ro Trong trường hợp rủi ro gỗ từ nguồn bất hợp pháp “không đáng kể”, biện pháp giảm thiểu rủi ro áp dụng cách hiệu Các biện pháp đa dạng, yêu cầu thêm thơng tin từ phía nhà cung cấp và/hoặc u cầu nhà cung cấp đạt chứng http://flegt-tools.org • • Tên quốc gia vùng khai thác; Tên loài (trong hầu hết trường hợp bao gồm tên khoa học đầy đủ); Thông tin chi tiết doanh nghiệp bán gỗ cho bạn (nếu có); Thơng tin việc tuân thủ theo quy định pháp lý quốc gia (ví dụ: thơng tin cho thấy gỗ hợp pháp) Cùng Chương trình Hành động EU, gọi Thực thi Lâm luật Quản trị Rừng Thương mại Lâm sản (FLEGT), Việt Nam tiến trình đàm phán để ký Hiệp ước Đối tác Tự nguyện (VPA) với EU Trong khuôn khổ VPA, nguồn nguyên liệu nước mà doanh nghiệp bạn mua vào đánh giá xem tuân thủ theo yêu cầu pháp luật Việt Nam hay chưa Tuy nhiên, phần lớn nguyên liệu chế biến Việt Nam có nguồn gốc từ quốc gia khác, tính hợp pháp nguyên liệu cần phải đánh giá thông tin cung cấp cho khách hàng bạn nước ngồi khơng bao gồm nguyên liệu nước mà nguyên liệu nhập Để đảm bảo bạn cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng, bạn cần đảm bảo có hệ thống quản lý lưu trữ tốt | http://dehieuflegt.org Làm để đảm bảo Quản lý Lưu trữ Thông tin tốt? Có số nguyên tắc bất di bất dịch thực hệ thống lưu trữ thông tin Dù cách cần đảm bảo thông tin giữ nơi dễ dàng tìm thấy cần Hệ thống cần đơn giản để dễ hiểu vận hành được, phải đủ phong phú để lưu trữ hết thơng tin liên quan đến doanh nghiệp Bạn lựa chọn hệ thống lưu trữ phù hợp với bạn, lưu trữ hệ thống điện tử (trên máy vi tính) hệ thống thực tay (các văn giấy ngăn kéo tài liệu) Khi chọn hệ thống lưu trữ, bạn cần ghi nhớ điểm sau: Chi phí Quản lý Lưu trữ Thơng tin gì? Quản lý lưu trữ thơng tin kiểm sốt cách có hệ thống thông tin lưu trữ tổ chức suốt vịng đời thơng tin đó, từ lúc tạo nhận được, lưu lại hủy Quản lý cách hiệu cho phép tìm kiếm thơng tin nhanh chóng, xác đáng tin cậy, đảm bảo thường xuyên hủy bỏ thông tin thừa giúp nhận diện bảo vệ thông tin quan trọng Tất thành viên doanh nghiệp cần phải lưu trữ thông tin Lưu trữ thông tin tốt quan trọng doanh nghiệp Ngoài việc giúp khách hàng Châu Âu bạn thực trách nhiệm giải trình, việc Quản lý Lưu trữ Thơng tin tốt cịn có mang đến lợi ích sau: • • • • • Quản lý tiến độ kinh doanh bạn Chuẩn bị báo cáo tài Biết nguồn gốc hóa đơn Theo dõi chi phí cắt giảm Theo dõi chi phí liên quan đến thuế Hệ thống mà bạn lựa chọn tốn có phù hợp với ngân sách doanh nghiệp hay khơng? Ví dụ, có nhiều hệ thống điện tử lưu trữ thông tin phức tạp đắt tiền mà bạn mua được, tủ tài liệu hệ thống lưu văn giấy đáp ứng đủ nhu cầu doanh nghiệp bạn Khơng gian Hệ thống lưu trữ có vừa với diện tích mà bạn có? An tồn Hệ thống bạn có bảo vệ an tồn khỏi hỏa hoạn, hay bị phá hủy bụi bẩn mát? Có hệ thống bảo vệ an ninh cho tài liệu mật chống trộm hay khơng? Tính linh hoạt Hệ thống có cho phép bạn mở rộng tương lai bạn cần lưu trữ số lượng lớn hay khơng? Chúng tơi khuyến khích lưu trữ tất thông tin theo nhà cung cấp, tệp bạn nên lưu tất đơn đặt hàng theo thứ tự thời gian Chúng khuyên giấy tờ thuộc đơn hàng nên lưu Mỗi tệp thông tin theo nhà cung cấp lưu ngăn kéo theo thứ tự bảng chữ http://flegt-tools.org | http://dehieuflegt.org Lưu trữ cứng Lưu trữ điện tử Các ngăn kéo sắt giúp lưu giữ thông tin an toàn trường hợp hỏa hoạn, bụi bẩn khóa lại để bảo vệ an tồn thơng tin Rất nhiều ngăn kéo loại cịn chống thấm nước Các tài liệu lưu dạng mềm theo hệ thống danh mục danh mục máy tính, nhiên cần đảm bảo có lưu trường hợp máy tính bị hỏng (xem dưới) Các hộp lưu tài liệu nhựa có ích điều kiện khí hậu ẩm ướt giữ giấy tờ khơng bị mục nát Nhiều hộp khóa xếp chồng lên Các tài liệu nhận được scan lưu dạng mềm, mềm dễ dàng chia sẻ với khách hàng qua email Các tệp tài liệu treo dùng để đặt ngăn kéo giúp chia tài liệu thành mục Phía dán nhán để giúp tìm tài liệu dễ dàng Các ổ cứng di động dùng để lưu tập thơng tin máy tính Các tập tài liệu mở rộng nhựa dùng để vận chuyển tài liệu, để giữ tài liệu dùng trước cơng việc hồn thành chuyển vào lưu trữ Ngoài bạn lựa chọn sử dụng lưu ổ ‘đám mây’ công ty cung cấp mạng http://flegt-tools.org | http://dehieuflegt.org Tôi nên lưu thông tin gì? Hệ thống lưu trữ thơng tin bạn nên lưu thông tin sau: Đơn đặt mua nguyên liệu thơ, tài liệu cần có thơng tin lồi và/hoặc tên vùng khai thác Thơng tin tính hợp pháp nguyên liệu mua vào, giấy phép khai thác, chứng từ vận chuyển, chứng từ xuất nhập tình trạng chứng Tạo Bản lưu Có số mẫu chứng từ doanh nghiệp tạo ra, kê sản xuất, hóa đơn bán hay danh mục bán Bạn mua mẫu phiếu thu sổ theo dõi, bạn tự tạo biểu mẫu máy tính in bạn có máy tính Danh sách Nhà cung cấp Việc giữ danh sách nhà cung cấp mang lại lợi ích cho bạn, danh sách cần bao gồm thông tin liên lạc thông tin nguyên liệu bạn mua từ họ, loại nguyên liệu (ví dụ: gỗ xẻ, MDF, ván ép, v.v.) loài gỗ tên thường gọi tên khoa học (ví dụ: gỗ sồi, Quercus alba) Đối với nhà cung cấp có chứng chỉ, bạn cần lưu thơng tin ‘nhóm ngun liệu’ ‘khai báo’ sản phẩm mua vào (ví dụ: FSC 100%, Chứng FSC pha trộn ‘Mix’, v.v.) số chứng nhà cung cấp Danh mục hàng mua Hóa đơn mua Danh sách nhà cung cấp, bao gồm tên địa Lệnh sản xuất Bảng kê sản xuất Hàng hóa tồn kho Hóa đơn bán hàng Danh mục hàng bán Thơng tin An tồn Sức khỏe Nghề nghiệp Dự án Tăng cường Năng lực Tổ chức Dân Doanh nghiệp vừa nhỏ nhằm Đáp ứng Yêu cầu FLEGT Dự án tài trợ phần Liên minh Châu Âu Ấn phẩm xây dựng với hỗ trợ Liên minh Châu Âu Toàn nội dung Dự án chịu trách nhiệm không phản ánh quan điểm Liên minh Châu Âu góc độ