e6192-Trinh-tu-thu-tuc-van-ban-utt-2016

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GTVT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY ĐỊNH Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn quản lý dấu Trƣờng Đại học Công nghệ Giao thông vận tải (Ban hành kèm theo Quyết định số 3074/QĐ-ĐHCNGTVT ngày 16 tháng năm 2016 Hiệu trưởng trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải) Chƣơng I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tƣợng áp dụng Phạm vi điều chỉnh: Quy định quy định trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn quản lý dấu Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải Đối tượng áp dụng: Các sở đào tạo; phòng, ban chức năng; khoa, trung tâm, môn thuộc Trường Đại học Cơng nghệ Giao thơng vận tải tồn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên Trường Điều Giải thích từ ngữ Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn Nhà trường ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn Nhà trường ban hành Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến Trường Văn tất loại văn bản, bao gồm văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) Nhà trường ban hành Bản Sao y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định Chƣơng II TRÌNH TỰ, THỦ TỤC, THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN MỤC SOẠN THẢO VĂN BẢN Điều Các bƣớc soạn thảo văn Giao nhiệm vụ soạn thảo a) Căn nội dung, tính chất cơng việc cần giải quyết, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Trưởng đơn vị thuộc Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải giao nhiệm vụ soạn thảo chủ trì soạn thảo văn cho đơn vị cá nhân b) Trước ngày 15 tháng 12 hàng năm, đơn vị trình Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng phụ trách kế hoạch xây dựng văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đơn vị thơng qua Phịng Hành – Quản trị Soạn thảo văn Đơn vị, cá nhân giao soạn thảo chủ trì soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: a) Xác định nội dung, hình thức; mức độ mật, mức độ khẩn (nếu có); nơi nhận văn cần soạn thảo; b) Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan đến nội dung văn bản; c) Soạn thảo văn bản; d) Trường hợp cần thiết, đề xuất với Ban Giám hiệu lấy ý kiến đơn vị, quan, cá nhân có liên quan; nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo; đ) Trình duyệt dự thảo văn Điều Yêu cầu dự thảo văn Dự thảo văn phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu sau: Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Văn ban hành phải theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Về nội dung: phải đảm bảo giải yêu cầu đặt ra, trình bày ngắn gọn, dễ hiểu; khơng trái với quy định pháp luật văn hướng dẫn Bộ Giao thông vận tải; đảm bảo tiết kiệm thời gian chi phí cá nhân, đơn vị thực a) Đối với văn trả lời chế độ, sách phải cụ thể, nội dung mà đơn vị, cá nhân yêu cầu, không trả lời chung chung b) Đối với quy định, quy chế, văn hướng dẫn Trường, soạn thảo đơn vị, cá nhân có trách nhiệm rà sốt, đối chiếu với văn ban hành hiệu lực để tránh chồng chéo, trùng lắp, mâu thuẫn; xác định rõ thời điểm có hiệu lực, đối tượng, phạm vi điều chỉnh văn bản, đảm bảo tính pháp lý, phù hợp với thực tiễn có tính khả thi Về trình tự, thủ tục, thẩm quyền: Văn ban hành thẩm quyền, đủ thủ tục hồ sơ quy định Điều 13 Quy định Về nơi nhận văn bản: thực theo quy định điểm b, khoản Điều 26 Quy định MỤC LẤY Ý KIẾN DỰ THẢO VĂN BẢN Điều Các văn phải lấy ý kiến tham gia Các văn hướng dẫn, quy định, quy chế quản lý Trường Các văn khác theo yêu cầu Hiệu trưởng Điều Đối tƣợng lấy ý kiến Văn quy định khoản Điều lấy ý kiến tất đơn vị trực thuộc Trường Trưởng đơn vị trực thuộc Trường có trách nhiệm lấy ý kiến tham gia toàn thể viên chức, người lao động đơn vị Văn quy định khoản Điều lấy ý kiến đơn vị có liên quan theo yêu cầu Hiệu trưởng Điều Trình tự lấy ý kiến Sau thực việc lấy ý kiến quy định Điều 6, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn tiếp tục lấy ý kiến dự thảo văn theo trình tự sau: - Trên sở ý kiến tham gia đơn vị, đơn vị chủ trì soạn thảo tiếp thu, giải trình ý kiến tham gia, hồn chỉnh dự thảo văn - Sau hoàn chỉnh dự thảo văn bản, đơn vị chủ trì soạn thảo báo cáo Phó Hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực, sau gửi xin ý kiến Phó Hiệu trưởng - Trên sở ý kiến tham gia Phó Hiệu trưởng, đơn vị chủ trì soạn thảo tiếp thu, giải trình ý kiến tham gia, hồn chỉnh dự thảo văn trình Phó Hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực trước trình Hiệu trưởng Điều Hồ sơ lấy ý kiến Hồ sơ lấy ý kiến tham gia dự thảo văn bao gồm: a) Công văn đề nghị xin ý kiến b) Dự thảo văn cần xin ý kiến c) Tài liệu khác có liên quan (nếu có) Hồ sơ lấy ý kiến tham gia dự thảo văn đăng Cổng thông tin điện tử Nhà trường, đồng thời gửi trực tiếp công văn đề nghị xin ý kiến đến đơn vị trực thuộc Trường Điều Trách nhiệm đơn vị lấy ý kiến Đơn vị giao chủ trì soạn thảo văn tùy thuộc vào mức độ liên quan đến dự thảo văn bản, chủ động gửi văn lấy ý kiến đối tượng theo trình tự nêu trên; công văn lấy ý kiến cần nêu rõ vấn đề cần xin ý kiến thời gian gửi lại ý kiến; đồng thời chủ động việc tiếp nhận, tổng hợp ý kiến tham gia Trường hợp lấy ý kiến đơn vị Trường, đơn vị soạn thảo văn có trách nhiệm chủ động liên hệ để có ý kiến thời gian quy định Trên sở ý kiến tham gia, đơn vị chủ trì soạn thảo văn có trách nhiệm tiếp thu, giải trình hồn chỉnh dự thảo văn Khi tổng hợp, tiếp thu, giải trình ý kiến phải thể rõ, đầy đủ, trung thành ý kiến đơn vị tham gia, ý kiến khác nhau, kể ý kiến tư vấn khác (nếu có) Trường hợp không tiếp thu ý kiến, phải nêu rõ lý báo cáo Phó Hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực xem xét; ý kiến tiếp thu, giải trình phải gửi lại cho đơn vị tham gia Thời gian lấy ý kiến: a) Không 07 ngày làm việc văn quy định khoản Điều 6; b) Đối với văn quy định khoản Điều 5, thời gian lấy ý kiến Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng yêu cầu; c) Đối với văn khẩn; văn lấy ý kiến quan Trường, đơn vị chủ trì chủ động xác định thời gian cho phù hợp Điều 10 Trách nhiệm đơn vị, cá nhân Trƣờng đƣợc lấy ý kiến Về thời hạn tham gia: a) Đơn vị, cá nhân lấy ý kiến có trách nhiệm tham gia ý kiến khoảng thời gian đơn vị chủ trì soạn thảo xin ý kiến; b) Trường hợp cần kéo dài thời gian tham gia ý kiến, đơn vị, cá nhân lấy ý kiến phải trao đổi với đơn vị chủ trì soạn thảo để thống thời gian xin ý kiến Phó Hiệu trưởng phụ trách Về nội dung ý kiến tham gia: a) Đơn vị tham gia ý kiến có trách nhiệm nghiên cứu kỹ nội dung lấy ý kiến, chịu trách nhiệm nội dung cung cấp cho đơn vị chủ trì soạn thảo; b) Khơng tham gia góp ý nội dung văn trích dẫn từ văn quy phạm pháp luật; văn hướng dẫn, đạo, điều hành Bộ Giao thông vận tải văn khác cấp MỤC KÝ TẮT DỰ THẢO VĂN BẢN Điều 11 Trách nhiệm ký tắt dự thảo văn Văn Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký Trưởng đơn vị soạn thảo phải ký tắt vào dự thảo văn Văn Trưởng đơn vị trực thuộc Trường ký thừa lệnh Hiệu trưởng cán soạn thảo ký tắt Trường hợp văn Trưởng đơn vị trực tiếp soạn thảo ký Trưởng đơn vị khơng phải ký tắt vào dự thảo văn Điều 12 Vị trí ký tắt dự thảo văn Chữ ký tắt đơn vị, cá nhân soạn thảo văn ký vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) Kích cỡ chữ ký tắt khơng vượt q 0,5 cm2 Chữ ký tắt đăng ký Văn thư Trường (sau gọi tắt Văn thư) MỤC KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 13 Thẩm quyền ban hành văn Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải ban hành văn quản lý, đạo hoạt động Trường; văn quy định, hướng dẫn văn khác theo chức năng, nhiệm vụ Bộ Giao thông vận tải quy định Điều 14 Thẩm quyền ký văn Hiệu trưởng ký văn theo chức năng, nhiệm vụ quy định Điều 35 Quy chế Tổ chức hoạt động Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định số 1702/QĐ-BGTVT ngày 09/5/2014 Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải Trong trường hợp đặc biệt, Hiệu trưởng ủy quyền cho Phó Hiệu trưởng, Trưởng đơn vị trực thuộc Trường ký số văn thuộc thẩm quyền Người ủy quyền khơng ủy quyền lại Phó Hiệu trưởng ký văn theo chức năng, nhiệm vụ quy định khoản 2, Điều 36 Quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải Trưởng đơn vị trực thuộc Trường ký văn theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Trưởng đơn vị trực thuộc Trường phân cơng cho cấp phó ký số văn thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Văn Trưởng đơn vị trực thuộc Trường ký văn Trưởng đơn vị trực thuộc Trường phân cơng cho cấp phó ký, phát hành phải gửi Ban Giám hiệu để báo cáo Văn Phó Hiệu trưởng ký phải gửi Hiệu trưởng để báo cáo Trưởng phòng Hành – Quản trị ký thừa lệnh Hiệu trưởng văn bản, ký văn đính chính, giấy mời họp số văn khác theo yêu cầu Điều 15 Trình ký văn Văn trình ký phải đảm bảo thủ tục ban hành, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày Trình tự, thủ tục trình ký a) Văn đơn vị soạn thảo phải gửi qua Văn thư, Văn thư có trách nhiệm chuyển văn tới người có thẩm quyền ký văn b) Hồ sơ trình ký bao gồm: Văn trình ký văn liên quan; cặp trình ký có ghi rõ tên đơn vị soạn thảo; tờ trình kèm theo Sau Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký, Phịng Hành – Quản trị làm thủ tục phát hành văn trả hồ sơ cho đơn vị chủ trì soạn thảo văn lưu Trường hợp Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng chưa thống nội dung văn bản, Phịng Hành – Quản trị trả hồ sơ cho đơn vị chủ trì soạn thảo văn hồn chỉnh theo đạo Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng Đơn vị trình lại Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng văn hồn chỉnh theo đạo Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, kèm theo hồ sơ trình ký lần trước có bút phê Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng Điều 16 Ký tắt phát hành văn Sau người có thẩm quyền ký văn bản, việc ký tắt phát hành văn thực sau: Thẩm quyền ký tắt phát hành văn bản: Trưởng phòng Hành – Quản trị ký tắt văn Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải ban hành Vị trí kích cỡ chữ ký tắt: Chữ ký tắt phát hành văn Trưởng phòng Hành – Quản trị ký sau dấu chấm (.) dịng cuối phần “Nơi nhận” Kích cỡ chữ ký tắt không vượt 0,3 cm2 Điều 17 Bản văn Các hình thức gồm: y chính, trích lục Thể thức kỹ thuật trình bày thực theo quy định Điều 16 Điều 17 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Việc y chính, trích lục văn Trưởng phịng Hành – Quản trị định Bản y chính, trích lục thực theo quy định Điều có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định khoản Điều có giá trị thông tin, tham khảo Không sao, chụp, chuyển phát Trường ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ghi bên lề văn cần thiết cho việc trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành Chƣơng III QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ CON DẤU MỤC QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 18 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải phải tập trung Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, cá nhân trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn “Hỏa tốc” (kể hỏa tốc hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn tất thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước quy định Trường Đại học Công nghệ Giao thơng vận tải Điều 19 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 20 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tiếp nhận văn bản: a) Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, Văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì thư, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận b) Trường hợp phát thiếu bì, tình trạng bì khơng nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư phải báo cáo với Trưởng phịng Hành – Quản trị, trường hợp cần thiết phải lập biên cụ thể c) Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, người tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Trưởng phòng Hành – Quản trị, để giải d) Đối với văn khẩn chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: a) Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại xử lý sau: - Loại bóc bì: bì văn gửi đến; - Loại khơng bóc bì: bì có ghi dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đảng, đoàn thể Trường, Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến cơng việc chung Trường cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho Văn thư để đăng ký; - Việc bóc bì văn mật thực theo quy định pháp luật Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải b) Việc bóc bì văn phải đảm bảo u cầu: - Bì có đóng dấu mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì (nếu có); văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận phiếu gửi phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn có thời hạn giải văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn làm chứng Đóng dấu “ CƠNG VĂN ĐẾN” a) Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “CƠNG VĂN ĐẾN”; ghi số ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn khẩn chuyển qua máy fax cần chụp lại trước đóng dấu “CƠNG VĂN ĐẾN”; văn đến chuyển phát qua mạng trường hợp cần thiết phải in giấy làm thủ tục đóng dấu “CƠNG VĂN ĐẾN”; b) Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư (văn gửi tổ chức đảng, đồn thể, cá nhân) vào sổ theo dõi số lượng giao nhận với nơi nhận (khơng phải đóng dấu “CƠNG VĂN ĐẾN”); c) Văn mật đến đăng ký theo thủ tục quy định Mục Chương III Quy định này; d) Văn thư làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi văn khơng có chữ ký, khơng có dấu; ký đóng dấu khơng thẩm quyền; khơng ghi số, không ghi ngày, tháng, năm dấu đen (trừ Fax), rách, mờ không đọc ; e) Dấu “CƠNG VĂN ĐẾN” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Đăng ký văn đến: Lập 02 Sổ đăng ký văn đến 01 Sổ đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn (trừ văn mật) 01 Sổ đăng ký văn mật đến Điều 21 Trình, chuyển giao văn đến Phân phối văn trình văn đến Sau hoàn tất thủ tục tiếp nhận đăng ký, tất văn đến trình sau: Văn thư kịp thời trình Hiệu Trưởng, Hiệu trưởng đưa ý kiến đạo giải quyết, văn đến chuyển trở lại Văn thư Đối với văn có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân cần ghi rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp thời hạn giải (nếu cần) Chuyển giao văn đến a) Căn vào ý kiến phân phối ý kiến đạo giải văn đến, Văn thư chuyển giao cho đơn vị trực thuộc Trường thông qua Trưởng đơn vị để giải Việc chuyển giao văn phải đảm bảo kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn người nhận ký nhận Trưởng đơn vị cho ý kiến đạo giải chuyển cho cá nhân trực dõi, giải quyết; c) Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “CƠNG VĂN ĐẾN”, đăng ký, lấy số đến, ngày đến theo fax, chuyển phát qua mạng chuyển cho đơn vị, cá nhân giao giải Điều 22 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn sau: a) Đối với văn khẩn, có thời hạn giải theo thời hạn ghi văn theo quy định pháp luật theo ý kiến đạo Ban Giám hiệu; b) Đối với văn khơng có u cầu thời hạn: thời hạn giải không 05 ngày làm việc văn có nội dung đơn giản; khơng q 15 ngày làm việc văn có nội dung phức tạp, liên quan đến nhiều đơn vị; c) Nếu xét thấy khơng thể hồn thành thời hạn giải văn theo quy định, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm báo cáo Ban Giám hiệu xin ý kiến kéo dài thời hạn giải Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a) Trưởng đơn vị giao giải chịu trách nhiệm việc theo dõi, đôn đốc thời hạn giải quyết; b) Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định; c) Trưởng phịng Hành – Quản trị có trách nhiệm báo cáo Hiệu trưởng việc theo dõi thời hạn giải văn bản, thừa lệnh Hiệu trưởng nhắc nhở đơn vị chậm tiến độ giải văn Điều 23 Trình tự quản lý văn Tất văn phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày tháng năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu Trường dấu mức độ mật, khẩn Làm thủ tục phát hành, chuyển theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 24 Kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày tháng năm văn Kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Văn thư tiếp nhận phát hành văn đánh máy, không sửa chữa, tẩy xóa có chữ ký người có trách nhiệm; trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 10 Ghi số ngày tháng năm ban hành văn bản: Việc đánh số văn hành thực theo quy định điểm a khoản Điều 8; việc ghi ngày, tháng, năm văn thực theo quy định điểm b khoản Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn mật đánh số đăng ký riêng Điều 25 Đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Sổ văn mật đánh số theo dõi riêng Điều 26 Nhân bản, đóng dấu Trƣờng dấu mức độ khẩn, mật Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn khơng liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư; b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, tham khảo; c) Giữ gìn bí mật nội dung văn nhân theo thời gian quy định; d) Việc nhân văn mật phải có ý kiến Hiệu trưởng thực theo quy định hành Bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu a) Việc đóng dấu Trường thực theo quy định Điều 31 Quy định này; b) Việc đóng dấu mức độ mật, dấu “Tài liệu thu hồi” thực theo quy định điểm a, khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV; c) Việc đóng dấu mức độ khẩn thực theo quy định điểm b, khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Điều 27 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Làm thủ tục, chuyển phát văn a) Văn chuyển phát thơng qua hình thức: qua hệ thống bưu điện, qua hệ thống thư điện tử; b) Văn phải chuyển phát ngày Trường hợp nhận cuối làm việc ngày hôm trước văn nhiều trang, phát hành với số lượng lớn phát hành chậm ngày làm việc tiếp theo; 11 c) Đối với văn khẩn gửi fax, sau gửi văn bản; đ) Văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân Trường phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn đi, người nhận ký nhận vào sổ (nếu cần); trường hợp nhận trực tiếp Văn thư, người nhận phải có chứng minh thư nhân dân, xác nhận giấy giới thiệu quan, đơn vị nhận văn bản; văn mật phải có ý kiến người có thẩm quyền; e) Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn nhân viên bưu điện phải ký nhận vào sổ; g) Chuyển phát văn mật thực theo quy định pháp luật hành Bảo vệ bí mật nhà nước Theo dõi chuyển phát văn a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn (nếu có) Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định; b) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; c) Đối với bì văn gửi mà Bưu điện trả lại phải báo cáo người có thẩm quyền, kịp thời chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời cập nhật vào sổ gửi văn để theo dõi; d) Trường hợp phát văn bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người có thẩm quyền để xử lý Điều 28 Lƣu văn Mỗi văn phải lưu bản: gốc lưu Văn thư 01 lưu hồ sơ cơng việc đơn vị soạn thảo Ngoài ra, đơn vị soạn thảo phải lưu có chữ ký người có thẩm quyền khơng có dấu Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, lưu tiếng Việt phải lưu kèm theo dịch xác nội dung tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Hệ thống văn quản lý nội Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải phải đăng tải Cổng thông tin điện tử Nhà trường Trường hợp đặc biệt phải đồng ý Ban Giám hiệu có cán bộ, giảng viên, nhân viên Nhà trường có tên mật truy cập 12 Điều 29 Trách nhiệm sử dụng, quản lý văn Trách nhiệm chung cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải phạm vi, trách nhiệm phải sử dụng, quản lý văn quy định a) Khi nhận văn đến phải kiểm tra hồ sơ kèm theo, yêu cầu nơi gửi văn cung cấp thêm hồ sơ, tài liệu (nếu cần); chủ động nghiên cứu, tham mưu, đề xuất, báo cáo cụ thể việc xử lý văn với Ban Giám hiệu, Trưởng đơn vị, đảm bảo tiến độ, chất lượng, hiệu cơng việc giao; văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước Hết làm việc, văn tài liệu, hồ sơ công việc phải cất giữ cẩn thận; dịp nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu phịng làm việc; b) Khơng tự ý chép, cung cấp tài liệu cho quan người khơng có liên quan đến nội dung văn biết hồ sơ, tài liệu xử lý xử lý chưa có ý kiến người có trách nhiệm; c) Hồ sơ, tài liệu mật phải quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật Nhà nước Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải; không tự ý chụp hồ sơ, tài liệu mật; không chuyển hồ sơ, tài liệu mật fax, internet phương tiện truyền thông đại chúng khác Trường hợp cần thiết phải người có thẩm quyền định Trách nhiệm Hiệu trưởng, Trưởng đơn vị, Trưởng phòng Hành – Quản trị Văn thư Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải a) Hiệu trưởng sau duyệt cho ý kiến giải văn phải chuyển lại văn cho Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ Đăng ký văn đến (trong ghi rõ thời gian giải văn bản) chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân; b) Trưởng phịng Hành – Quản trị giúp Hiệu trưởng quản lý văn đến, văn việc in văn đơn vị; đôn đốc theo dõi việc xử lý văn bản; báo cáo tổng hợp kết giải văn buổi giao ban định kỳ; thực ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản; c) Trưởng phòng trực thuộc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng kết giải văn bản; định kỳ báo cáo thống kê kết giải văn gửi Phịng Hành – Quản trị; d) Văn thư có trách nhiệm quản lý văn đến, văn quản lý dấu theo quy định quy định quy định pháp luật có liên quan; theo dõi, tổng hợp số liệu văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải quyết; đôn đốc việc giải văn đến đơn vị, định kỳ báo cáo Trưởng phòng 13 MỤC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 30 Quản lý dấu Trưởng phòng Hành – Quản trị chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý, sử dụng dấu Nhà Trường Con dấu giao cho Văn thư quản lý sử dụng Người giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật Việc quản lý dấu thực sau: a) Con dấu phải bảo quản phịng làm việc; khơng giao dấu cho người khác, không đưa dấu khỏi Trường chưa phép văn Hiệu trường Con dấu phải bảo quản tuyệt đối an toàn ngồi làm việc; b) Khi đóng dấu xong, dấu cất vào tủ, ngồi phịng làm việc phải khóa tủ dấu; người giao giữ dấu giữ chìa khóa Con dấu sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng, có thay đổi tổ chức, đổi tên phải thực thủ tục đăng ký lại mẫu dấu, nộp lại dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cấp trước cho quan ký Trường hợp dấu bị mất, thời hạn 02 ngày Trưởng phịng Hành – Quản trị báo cho quan công an nơi xảy dấu quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; lập biên báo cáo Hiệu trưởng, đồng thời phải thông báo hủy dấu bị Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bị phải thực thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trường hợp bị hỏng phải thực thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cấp trước cho quan đăng ký mẫu dấu Khi có định thu hồi dấu, nộp lại dấu cho quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu làm thủ tục xin khắc dấu Điều 31 Sử dụng dấu Người giao sử dụng, bảo quản dấu phải tự tay đóng dấu vào văn Trường a) Chỉ đóng dấu vào văn văn có chữ ký người có thẩm quyền; b) Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền 14 Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định Đóng dấu văn thức a) Văn thư đóng dấu văn thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký người có thẩm quyền ký văn bản; b) Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; c) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối đa 05 trang văn bản; d) Khi đóng dấu văn bản, tài liệu hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận Văn thư phải lập sổ theo dõi riêng lưu 01 Đóng dấu vào phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Trường, đơn vị tên phụ lục Trường hợp đóng dấu nhầm khơng đóng chồng lên dấu cũ mà phải hủy văn làm lại văn Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN MẬT Điều 32 Gửi tài liệu mật Vào sổ: Tài liệu mật trước gửi nơi thiết phải vào sổ "Tài liệu mật" riêng để theo dõi Sổ "Tài liệu mật đi" phải ghi đầy đủ cột mục: Số thứ tự (đồng thời số tài liệu gửi đi) ngày tháng năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi (ghi văn kèm theo có) Trường hợp tài liệu "Tuyệt mật", người chuẩn bị văn phải lấy số đăng ký theo cột mục sổ, riêng cột trích yếu nội dung bỏ trống (ghi sau người có thẩm quyền đồng ý) cho vào bì dán kín làm yêu cầu bảo mật trước đưa đến văn thư để làm bì gửi Lập phiếu gửi: Tài liệu mật gửi phải kèm theo phiếu bỏ chung với tài liệu Phiếu gửi ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số, ký hiệu tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn theo độ mật, độ khẩn tài liệu vào góc phải phía tờ phiếu Nơi nhận nhận tài liệu mật phải hoàn lại phiếu gửi cho nơi gửi Làm bì: Tài liệu mật gửi khơng gửi chung bì với tài liệu thường Giấy làm bì phải loại giấy dai, khó bóc, khơng thấm nước, khơng nhìn thấu qua được; gấp bì theo mối chéo; hồ dán phải dính, khó bóc Tài liệu độ "Mật" ngồi bì đóng dấu ký hiệu chữ "C" in hoa nét đậm (khơng đóng dấu "Mật") 15 Tài liệu "Tuyệt mật", "Tối mật" gửi hai bì: - Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu tài liệu, tên người nhận, đóng dấu mật theo độ mật tài liệu Nếu tài liệu "Tuyệt mật" gửi đích danh cho người có trách nhiệm giải quyết, đóng dấu "chỉ người có tên bóc phong bì" - Bì ngồi: Ghi gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu độ mật chữ "A" in hoa nét đậm "Tuyệt mật", chữ "B" in hoa nét đậm "Tối mật" (khơng đóng dấu "Tuyệt mật", "Tối mật") Niêm phong: Tài liệu "Tuyệt mật", "Tối mật" gửi đi, bì sau dán hồ, phải dán băng keo đè lên mép dán hồ niêm phong si giấy thật mỏng khó bóc, niêm phong lên giao điểm mối chéo phía sau bì, dấu niêm phong góc giấy niêm, nửa giấy niêm, nửa giấy bì Mực niêm phong dùng loại mực màu đỏ tươi Điều 33 Nhận tài liệu mật đến Mọi tài liệu mật từ nguồn gửi đến phải qua Văn thư vào sổ "Tài liệu mật đến" riêng để theo dõi, chuyển đến người có trách nhiệm giải Những bì thuộc loại mật ghi “chỉ người có tên bóc bì”, Văn thư đóng dấu đến vào bì, đăng ký vào “Sổ đăng ký văn mật đến” chuyển giao cho người có thẩm quyền người có tên bì giải Người nhận tùy tính chất, mức độ quan trọng văn chuyển Văn thư để đăng ký văn đến lưu lại đơn vị lập sổ theo dõi riêng; Đối với điện mật, Văn thư trình người có thẩm quyền sau tiếp nhận; sau có ý kiến giải quyết, Văn thư chuyển cho đơn vị liên quan xử lý Khi xử lý xong, đơn vị giao chủ trì phải chuyển cho Văn thư để làm thủ tục hoàn trả theo chế độ bảo mật nhà nước quy định Tài liệu mật gửi đến không đủ thủ tục theo quy định, mặt chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, mặt nhanh chóng tìm cách hỏi lại rút kinh nghiệm với nơi gửi Điều 34 Thu hồi tài liệu mật Văn thư phải theo dõi, thu hồi trả lại nơi gửi kỳ hạn tài liệu mật có đóng dấu thu hồi Khi nhận trả phải kiểm tra, đối chiếu xoá sổ Điều 35 Giao nhận tài liệu mật Mọi trường hợp giao nhận tài liệu mật khâu (người dự thảo, đánh máy, in, văn thư, giao thơng viên, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ bảo quản ) phải vào sổ có ký nhận hai bên giao nhận, giao nhận trực tiếp, phòng làm việc theo quy định Hiệu trưởng Hiệu trưởng quy định việc lưu giữ tài liệu mật 16 Điều 36 Vận chuyển tài liệu mật Mọi trường hợp vận chuyển tài liệu mật phải có phương tiện mang giữ tốt (hịm sắt, cặp có khố chắn) không buộc sau xe đạp, mô tô, không giao cho người khơng có trách nhiệm giữ hộ, không để nơi mà người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận Chƣơng IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 37 Hiệu lực thi hành Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành Điều 38 Tổ chức thực Mọi hoạt động công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn quản lý dấu đơn vị thuộc Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải phải thực theo quy định hành pháp luật Bộ Giao thơng vận tải bảo vệ bí mật nhà nước Trưởng đơn vị trực thuộc Trường Đại học Cơng nghệ Giao thơng vận tải có trách nhiệm phổ biến Quy định đến viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý; triển khai thực nghiêm túc Quy định quy định hành Nhà nước soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn quản lý dấu Trưởng phịng Hành – Quản trị giúp Hiệu trưởng đôn đốc kiểm tra, theo dõi, quản lý giám sát việc thực công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn quản lý dấu Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải; hướng dẫn nghiệp vụ công tác đơn vị trực thuộc Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải; thường xuyên báo cáo Hiệu trưởng việc thực Quy định đề xuất sửa đổi, bổ sung cho phù hợp Cán bộ, giảng viên nhân viên toàn Trường có trách nhiệm thực nghiêm túc Quy định quy định hành Nhà nước công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn quản lý dấu./ HIỆU TRƢỞNG (Đã ký) PGS.TS Đào Văn Đông 17