BÀI GIẢNG: QUẢN TRỊ TIỆC - QUẢN LÝ DOANH THU VÀ CHI PHÍ

CHƢƠNG QUẢN LÝ VÀ DOANH THU VÀ CHI PHÍ Sau học xong chương này, học viên có khả năng: - Hiểu công việc liên quan đến quản lý chi phí, giá doanh thu - Nhận biết biện pháp quản lý chi phí - Biết cách lập dự tốn chi phí thức ăn, đồ uống, chi phí nhân cơng cho bữa tiệc - Biết cách lập dự tốn doanh thu tính lợi nhuận hoạt động kinh doanh tiệc mang lại 3.1 Quản lý chi phí Quản lý chi phí phần chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm khơng cắt giảm chi phí mà cịn tạo ưu cạnh tranh rõ rệt thị trường Các nhà quản lý cần phải nắm thơng tin chi phí để định Tính tốn, kiểm sốt chi phí giúp doanh nghiệp kiểm sốt ngân quỹ tính giá thành sản phẩm dịch vụ Việc kiểm sốt chi phí doanh nghiệp khơng tốn giải pháp tài chính, mà giải pháp cách dùng người nhà quản trị Đây vấn đề sống cịn doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hiện nay, giải pháp thông thường mà doanh nghiệp áp dụng cắt giảm khoản chi phí, duyệt gắt gao khoản chi liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu kiểm sốt chi phí khơng đạt mong đợi doanh ngiệp nhân viên cho giám đốc “keo kiệt” Đặc biệt, vấn đề doanh nhgiệp, khách sạn, nhà hàng quy mô nhỏ, thường hay gặp phải nhầm lẫn việc kiểm sốt chi phí với cắt giảm chi phí lúng túng xây dựng ý thức tiết kiệm nhân viên 60 Sau bữa tiệc nhà quản trị phải đánh giá, phân tích báo cáo chi phí có cách ứng xử thích hợp với nhân viên việc kiểm sốt chi phí, đưa chế độ thưởng phạt hợp lý 3.1.1 Dự tốn chi phí ngun vật liệu thức ăn Chi phí thức ăn loại chi phí trực tiếp biến đổi theo mức hoạt động tăng giảm Nghĩa bữa tiệc có số lượng khách đơng có chi phí thức ăn cao ngược lại Đối với bữa tiệc, chi phí thức ăn chi phí nguyên vật liệu bao gồm chi phí thực phẩm phụ liệu để chế biến thành ăn Chi phí chiếm tỷ trọng cao tất chi phí Khách sạn, nhà hàng phải xác định tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu giá bán hay giá tiền suất ăn khách đặt cho bữa tiệc Chi phí cịn gọi chi phí tiêu chuẩn nguyên liệu Để xác định chi phí nguyên vật liệu thức ăn, cần tiến hành bước sau: Bƣớc 1: Dự toán doanh thu thức ăn bữa tiệc Doanh thu thức ăn tổng số tiền dự kiến thu từ việc cung cấp ăn cho bữa tiệc Doanh thu thức ăn = Số suất ăn x Giá suất ăn Bài tập 1: Khách đặt bữa tiệc 500 khách với giá 300.000đ/suất ăn chưa tính đồ uống Doanh thu thức ăn = 500 k x 300.000đ = 150.000.000 đ Bƣớc 2: Xây dựng chi phí tiêu chuẩn Là tỷ lệ chi phí thực phẩm xác định cho ăn , hay suất ăn phù hợp với giá bán nhằm đảm bảo định lượng chất lượng ăn Chi phí khách sạn, nhà hàng xác định phù hợp với cấp hạng khách sạn, nhà hàng Khách sạn cao cấp tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn thấp Bƣớc 3: Dự tốn chi phí ngun vật liệu Chi phí nguyên vật liệu tổng số tiền chi cho việc mua thực phẩm phụ 61 liệu để làm ăn Chi phí ngun vật liệu = Doanh thu thức ăn x Chi phí tiêu chuẩn Bài tập 1: Chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu khách sạn quy định 45% doanh thu Tính chi phí ngun liệu cho bữa tiệc 500 khách nói (ở tập) Chi phí nguyên vật liệu = 150.000.000 đ x 45% = 67.500.000đ 3.1.2 Dự toán chi phí đồ uống Chi phí đồ uống số tiền dành cho việc dụng đồ uống bữa tiệc Căn vào chủng loại đồ uống số lượng loại đồ uống dự kiến sử dụng cho bữa tiệc trình bày mục 2.13 để lập dự tốn chi phí đồ uống Đồ uống sử dụng bữa tiệc chủ yếu loại rượu, bia nước giải khát chế biến sẵn Do khách sạn, nhà hàng không sản xuất loại đồ uống phí đồ uống thực chất giá vốn mua vào C= Q1xG1+Q2xG2+QnxGn Trong đó: - C: Chi phí đồ uống - Q 1: Số lượng loại đồ uống thứ - Q 2: Số lượng loại đồ uống thứ hai - Q n: Số lượng loại đồ uống thứ n - G: Giá vốn loại đồ uống - Gn: Giá vốn loại đồ uống thứ n Bài tập 4: Một bữa tiệc dự tính sử dụng loại đồ uống với giá vốn sau: 62 DỰ TỐN CHI PHÍ ĐỒ UỐNG Loại Tiệc:…………………… Chủ Tiệc:…………………… Ngày……….tháng………năm Đơn vị tính: Đồng TT Tên đồ uống ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Champagne chai 05 120.000 600.000 Vang trắng chai 10 100.000 1.000.000 Vang đỏ chai 10 100.000 1.000.000 Bia heineken thùng 05 380.000 1.900.000 Nước khoáng thùng 03 100.000 300.000 Nước thùng 03 150.000 450.000 Nước trái tươi lít 10 50.000 500.000 Cộng 5.750.000 3.1.3 Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu, hàng hóa Chi phí ngun vật liệu, hàng hóa sử dụng bữa tiệc chiếm tỷ trọng cao tất chi phí Nó vừa định hiệu quả, lợi nhuận đạt thông qua phục vụ tiệc vừa ảnh hưởng đến chất lượng ăn đồ uống Chi phí kiểm sốt nhà quản trị tuân thủ theo bước kiểm soát chi phí sau - Trước hết, phải lập định mức chi phí, cụ thể định mức chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu ăn, suất ăn Sau định mức cho khoản chi phí khác theo tiêu chuẩn gắn với hoạt động khách sạn, nhà hàng - Tham khảo chi phí bữa tiệc trước đây, đưa so sánh chuẩn vào diễn biến giá thị trường chiến lược phát triển khách sạn, nhà hàng 63 - Bước thu thập thơng tin chi phí thực tế Cơng việc khơng trách nhiệm phịng kế tốn, mà phải tham gia phận khác để khách sạn, nhà hàng chủ động việc xử lý thơng tin chi phí Các chi phí phải phân bổ thành loại cụ thể chi phí biến đổi, chi phí cố định - Ngồi ra, nhà quản lý phải phân tích biến động giá thị trường theo định kỳ, dựa thơng tin chi phí thực tế so sánh với định mức thiết lập để dễ dàng xác định khác biệt chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng nơi phát sinh chi phí biến động Sau điều tra biết nguyên nhân biến động chi phí, xác định chi phí kiểm sốt chi phí bữa tiệc - Để kiếm sốt chi phí ngun vật liệu, hàng hóa nhà quản trị cần phải chuẩn hóa cơng thức chế biến loại đồ uống pha chế ăn Cơng thức sở để nhân viên pha chế đồ uống nhân viên đầu bếp có pháp lý (quy định khách sạn, nhà hàng) thực công việc Khi xây dựng cơng thức phải cân nhắc định lượng thành phần nguyên liệu điều chỉnh cho phù hợp Từ xác định tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn phù hợp với cấp hạng khách sạn, nhà hàng - Sau bữa tiệc, sau tháng hoạt động lập báo cáo tổng hợp chi phí nguyên vật liệu so sánh tỷ lệ chi phí thực tế với tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn, đồng thời so sánh tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế với tổng chi phí nguyên vật liệu dự kiến Tổng chi phí thực phẩm thực tế Tỷ lệ chi phí thực phẩm thực tế = x 100% Tổng doanh thu ăn 64 Tổng chi phí đồ uống thực tế Tỷ lệ chi phí đồ uống thực tế = x 100% Tổng doanh thu đồ uống Chi phí thực phẩm thực tế = Tồn đầu kỳ + Mua vào - Tồn cuối kỳ Để kiểm sốt chi phí hàng hóa, nguyên vật liệu sử dụng cho bữa tiệc, có thực đơn, cần thiết phải lập bảng kê chi tiết mua hàng 3.1.4 Lập bảng kê chi tiết hàng hóa Bảng kê chi tiết hàng hóa bảng tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu đồ uống thức ăn bữa tiệc Trước lập bảng kê chi tiết hàng hóa, cần dựa vào yếu tố sau để dự tính thành phần định lượng loại: - Thực đơn bữa tiệc: Cho biết tên đồ uống, tên ăn - Bảng dự tốn chi phí đồ uống: Để biết chủng loại, số lượng giá tiền - Cơng thức chế biến ăn: Để biết thành phần thực phẩm định lượng loại - Giá thị trường loại nguyên vật liệu Bảng kê chi tiết hàng hóa giúp cho người quản lý biết được: - Những nguyên liệu cần mua, số lượng - Số tiền chi cho loại nguyên vật liệu nằm ngân sách cho phép - Chênh lệch dự toán chi tiết với dự toán ngân sách - Điều chỉnh số lượng phù hợp với ngân sách dự kiến 65 BẢNG KÊ CHI TIẾT MUA HÀNG TT Tên nguyên liệu ĐVT A Số lƣợng B C Đơn giá D Thành tiền E=CxD I Đồ uống Champagne chai 05 120.000 600.000 Vang trắng chai 10 100.000 1.000.000 Vang đỏ chai 10 100.000 1.000.000 Bia heineken thùng 05 380.000 1.900.000 Nước khoáng thùng 03 100.000 300.000 Nước thùng 03 150.000 450.000 Nước trái tươi lít 10 50.000 500.000 Cộng 5.750.000 II Đồ ăn Thăn bò kg 05 180.000 900.000 Đùi cừu kg 04 450.000 1.800.000 Tôm sú kg 03 220.000 660.000 Thịt nạc heo Sườn heo ………………… ……… ……… …………… …………… ………………… ……… ……… …………… …………… 10 Tổng cộng 73.250.000 3.1.5 Dự tốn chi phí cố định Chi phí cố định chi phí khơng thay đổi công suất hoạt động khách sạn, nhà hàng tăng giảm phạm vi thời gian định Nghĩa kỳ kinh doanh (ngày, tháng, năm) số lượng khách tăng lên hay giảm xuống, số suất ăn, đố uống bán nhiều hay tổng chi phí cố định phân bổ cho 66 kỳ tồn không thay đồi Đối với bữa tiệc việc dự tính chi phí vào tổng chi phí cố định phân bổ kỳ số lượng bữa tiệc dự kiến phục vụ f=F:Q Trong đó: - f: Chi phí cố định bữa tiệc - F Tổng chi phí cố định kỳ - Q: Số lượng bữa tiệc phục vụ kỳ Thơng thường bữa tiệc có số lượng khách quy mơ khác nhau, nên tính chi phí cố định cho bữa tiệc khác Một bữa tiệc đông khách hơn, sử dụng nhiều chi phí nhân cơng, chi phí thiết bị phải chịu chi phí cố định cao Bài tập 5: Tổng ci phí cố định phân bổ bình quân tháng cho phận tiệc 120.000.000 đồng rong tháng khách sạn dự kiến phục vụ 12 bữa tiệc Tính chi phí cố định bình qn bữa tiệc f = 120.000.000 đ : 12 tiệc = 10.000.000 đ 3.1.6 Kiểm sốt chi phí nhân cơng Chi phí nhân cơng chi phí lao động trực tiếp: Là tiền lương khoản liên quan trả cho cơng nhân lao động trực tiếp mà chúng phân bổ toàn theo lượng thời gian sử dụng để tạo đơn vị sản phẩm để cung cấp dịch vụ cụ thể Để kiểm sốt chi phí nhân cơng, nhà quản trị cần thực số tiêu sau đây: - Xây dựng đơn giá tiền lương thích hợp - Xây dựng quỹ lương dựa doanh thu - Xây dựng tiêu tiền lương - So sánh quỹ lương thực tế với quỹ lương kế hoạch 67 - So sánh quỹ lương thực tế với quỹ lương năm ngoái - So sánh tỷ lệ tiền lương thực tế với dự tóan - Xây dựng xác kế hoạch nhân - Xây dựng quy chuẩn công việc, định mức thời gian hồn thành cơng việc Bài tập 2: Tình hình phận tiệc khách sạn tháng 10 sau: - Tổng doanh thu: 250.000 USD - Tỷ trọng chi phí nhân cơng doanh thu: 22% - Số lao động cố định bình quân sử dụng: 20 người - Ngày công định mức tháng theo hợp đồng: 26 cơng/lao động Tính tiêu tiền lương tháng 10! Giải: - Quỹ lương kế hoạch = 25.000 USD x 22% = 5.500 USD - 50 công nhật thời vụ tương đương lao động/tháng - Tổng số lao động bình quân: 20 + = 22 người - Chỉ tiêu lương bình quân lao động = 5.500 USD : 22 người = 250 USD 3.2 Quản lý doanh thu tiệc 3.2.1 Khái niệm doanh thu Tiêu thụ sản phẩm trình nhà hàng, khách sạn bán nhận tiền bán, phục vụ bữa tiệc theo hợp đồng thỏa thuận nhà hàng, khách sạn cung cấp dịch vụ tiệc khách hàng đặt tiệc Kết thúc trình tổ chức ohục vụ tiệc nhà hàng, khách sạn có doanh thu bán hàng Doanh thu hay cịn gọi thu nhập tồn số tiền thu tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ nhà hàng, khách sạn Doanh thu tiệc bao gồm doanh thu bán hàng: Món ăn, đồ uống doanh thu từ cung cấp dịch vụ khác kèm theo dàn nhạc, quay phim, chụp hình, vv… 68 3.2.2 Ý nghĩa tiêu doanh thu - Doanh thu bán hàng phản ánh quy mô trình chế biến, phục vụ, phản ánh trình độ tổ chức đạo sản xuất kinh doanh nhà hàng, khách sạn Có doanh thu chứng tỏ nhà hàng, khách sạn cung cấp dịch vụ, sản phẩm người tiêu dùng chấp nhận mặt khối lượng, giá trị sử dụng, chất lượng giá phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng - Doanh thu bán hàng nguồn vốn để nhà hàng, khách sạn trang trải khoản chi phí trình hoạt động kinh doanh, trả lương, trả thưởng, trích BHXH, nộp thuế theo luật định - Thực doanh thu bán hàng kết thúc giai đoạn cuối trình luân chuyển vốn, tạo điều kiện thuận lợi cho trình sản xuất sau 3.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu tiệc Doanh thu từ dịch vụ tiệc chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố khách quan chủ quan Trong có yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như: - Số lượng khách hàng dự tiệc, số ăn tiêu thụ lao vụ, dịch vụ kèm theo cung ứng cho bữa tiệc - Kết cấu thực đơn, cách thức phục vụ phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng doanh thu cao - Chất lượng sản phẩm : sản phẩm có chất lượng cao giá bán cao Nâng cao chất lượng sản phẩm chất lượng cung cấp dịch vụ tăng thêm giá trị sản phẩm giá trị dịch vụ tạo điều kiện tiêu thụ dễ dàng, nhanh chóng thu tiền bán hàng, tăng doanh thu bán hàng - Giá bán sản phẩm : Khi định giá bán sản phẩm giá cung ứng dịch vụ phải cân nhắc cho giá bán phải bù phần nguyên liệu, vật chất tiêu hao, đủ trả lương cho người lao động có lợi nhuận để thực tái đầu tư Thông thường giá bán bữa tiệc quan hệ cung cầu thị trường định 69 3.2.4 Các biện pháp kiểm soát doanh thu tiệc Tuy hầu hết bữa tiệc lớn ký hợp đồng Song doanh thu bữa tiệc không đơn xác dư tốn ghi hợp đồng Những bữa tiêc đặt theo giá bàn ăn, suất ăn cuối bữa tiệc tính số bàn, số suất để biết doanh thu Để đánh giá xác nhằm tránh thất thu cho khách sạn, tránh tăng thêm chí phí cho khách hàng, cần thực biện pháp kiểm soát sau đây: - Chuẩn bị ăn thực đơn chọn, thống khách hàng khách sạn nhà hàng - Chuẩn bị thức uống chủng loại số lượng khách hàng đặt công thêm tỷ lệ dự phịng khoảng 10% - Khi có khoản phát sinh thêm bàn ăn, khách ăn, thêm đồ uống ngồi dự kiến phải xin ý kiến chủ tiệc cung cấp, tránh phiền phức sau kết thúc bữa tiệc - Cập nhật khoản thu phát sinh chủ tiệc đồng ý - Kiểm tra lại sản phẩm, dịch vụ khách sử dụng trước lập hóa đơn tổng hợp - Áp dụng phần mềm điện tử vào quản lý - Lập báo cáo doanh thu bán hàng sau bữa tiệc có đầy đủ chữ ký 3.2.5 Dự tốn doanh thu 3.2.5.1 Dự toán doanh thu theo đơn đặt hàng khách hàng Phương pháp vào hợp đồng đặt tiệc khách hàng để lập kế hoạch doanh thu bán hàng cung cấp lao vụ, dịch vụ nhà hàng, khách sạn Lợi phương pháp đảm bảo dịch vụ, sản phẩm doanh nghiệp tạo tiêu thụ hết Tuy nhiên phương pháp khó thực khơng có đơn đặt hàng trước khách hàng Tổng doanh thu + Doanh thu hợp đồng số 01 70 + Doanh thu hợp đồng số 02 + Doanh thu hợp đồng số 03 + Doanh thu hợp đồng số 04 + Doanh thu hợp đồng số 05 + Doanh thu hợp đồng số n Doanh thu hợp đồng số tiền ghi đó, bao gồm số lượng khách dự tiệc giá tiền suất ăn tiệc Hằng tuần thư ký theo dõi tập hợp doanh thu hợp đồng tiệc cuối tháng lập báo cáo trình ban giám đốc Các báo cáo trở thành để lập dự toán doanh thu cho tháng 3.2.5.2 Dự toán doanh thu theo kế hoạch phục vụ Căn vào sổ đặt tiệc, kế hoạch phục vụ tiệc tháng để biết số lượng khách giá tiền khách ăn để dự tốn doanh tiệc tháng S=Qxe Trong đó: S: Doanh thu e: Giá suất ăn Bài tập 3: Một tháng khách hàng nhận 10 hợp đồng đặt tiệc với số lượng khách dự tiệc 5000 người Giá tiền bình quân khách ăn 20 USD Doanh thu từ đồ uống theo kinh nghiệp dự tính 30% doanh thu thức ăn Hãy dự toán doanh thu dịch vụ tiệc tháng đó! - Doanh thu thức ăn: S thức ăn = 5000 khách x 20 USD/khách = 100.000 USD - Doanh thu đồ uống: S đồ uống = 100.000 USD x 30% = 30.000 USD 71 Tổng doanh thu: S = 100.000 USD + 30.000 USD = 130.000 USD 3.3 Dự tốn lợi nhuận 3.3.1 Khái niệm Lợi nhuận hay cịn gọi lãi bữa tiệc số chênh lệch doanh thu với giá trị vốn hàng bán, chi phí tiêu thụ, chi phí quản lý Nói cách khác lợi nhuận số chênh lệch doanh thu với giá thành toàn sản phẩm (bữa tiệc) tiêu thụ đông 3.3.2 Ý nghĩa tiêu lợi nhuận - Lợi nhuận tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh kết tài cuối hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đối với bữa tiệc lợi nhuận hiệu kinh doanh phục vụ tiệc mang lại - Lợi nhuận nguồn vốn để tái đầu tư hoạt động khách sạn, nhà hàng - Lợi nhuận địn bẩy tài hữu hiệu thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh khách sạn, nhà hàng 3.3.3 Phương pháp xác định lợi nhuận Phương pháp phổ biến thường dùng để tính lợi nhuận phương pháp trực tiếp Cơng thức tính sau: P = S - G – Thuế GTGT Trong : P : lợi nhuận tiêu thụ hay gọi lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nhgiệp (lợi nhuận chịu thuế) S: doanh thu bán tiệc G: giá thành tồn tiệc tiêu thụ kỳ Trong đó: G = C + Ct + PQ 72 C: chi phí làm ăn, đồ uống Ct: chi phí tiêu thụ (chi phí bán hàng) Cq : chi phí quản lý Bài tập 4: Doanh thu tiệc tháng hoạt động 130.000 USD Chi phí trực tiếp nguyên vật liệu 40%.; chi phí hỗ trợ tiêu thụ 10%; chi phí quản lý 30% doanh thu Tính lợi nhuận! Doanh thu - Doanh thu sau trừ thuế GTGT = + thuế suất VAT 130.000 USD - Thuế = = 118.181 USD + 10% - Chi phí nguyên vật liệu C = 130.000 USD x 40% = 52.000 USD - Chi phí hỗ trợ tiêu thụ Ct = 130.000 USD x 10% = 13.000 USD - Chi phí quản lý Cq = 130.000 USD x 30% = 39.000 USD - Giá thành G = 52.000 USD + 13.000 USD + 39.000 USD = 104.000 USD - Lãi = 130.000 USD – 104.000 USD = 26.000 USD 26.000 USD - Tỷ lệ lãi (tỷ suất lợi nhuận) = x 100% = 20% 130.000 USD 3.4 Quản lý điều hành bữa tiệc 3.4.1 Tổ chức thực hiện, giám sát công việc Quản lý điều hành nhân viên suốt trình chuẩn bị diễn bữa tiệc góp phần định đến thành cơng chất lượng bữa tiệc 73 Mục đích quản lý điều hành làm cho nhân viên biết họ phải làm gì? Làm nào? Kết phải đạt mức độ nào? Để quản lý điều hành nhân viên thực tốt quy trình phục vụ tiệc, nhà quản trị phải: - Thiết lập mục tiêu cụ thể công việc Trước hết nhân viên phải bố trí cơng việc phù hợp, cụ thể - Người quản lý phải đưa dẫn, động viên để thúc đẩy nhân viên thực cơng việc có hiệu - Mỗi tổ, nhóm hay cá nhân phải giao trách nhiệm rõ ràng thực nhiệm vụ Các nhà quản trị phải có phương pháp quản lý hợp lý cá nhân nhiệm vụ khác - Bộ phận quản lý tiệc phải ghi nhớ thông tin liên quan bữa tiệc, lập bảng kiểm tra dựa kế hoạch tổ chức tiệc - Tổ chức buổi họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin cho nhân viên - Tổ chức việc thực theo yêu cầu, thị Tổng quản lý - Trước bữa tiệc diễn phải kiểm việc chuẩn bị thức ăn đồ uống - Đối chiếu tình hình hoạt động với mục tiêu đề đánh giá kết - Kiểm tra số lượng khách thực tế = Tổng số khách theo hợp đồng – Số ghế trống - Xác định thời gian phục vụ loại thức uống thức ăn - Giám sát quy trình phục vụ theo kế hoạch - Theo dõi, đạo diễn biến kế hoạch - Lưu ý số khách đến muộn - Giải việc phát sinh liên quan cách kịp thời - Phối hợp với phận khác thực công việc 3.4.2 Giải vấn đề phát sinh Trong bữa tiệc tránh khỏi vấn đề phát sinh kế hoạch Điều gây rắc rối cho nhân viên phục vụ, cho người quản lý tiệc chí cho 74 khách hàng Một số vấn đề thường phát sinh là: - Số lượng khách tăng dự kiến - Khách đến muộn không đến - Thiếu thức ăn, đồ uống - Khách ăn kiêng - Thời gian kéo dài - Khách khơng hài lịng với chất lượng phục vụ - Và vấn đề khác Khi có vấn đề phát sinh ý muốn, phận quản lý tiệc phải nắm xác thơng tin từ nhân viên, từ khách hàng để có hình thức xử lý phù hợp Có vấn đề cần trao đổi, xin ý kiến chủ tiệc Như khách đến muộn hay có khách ăn kiêng chẳng hạn 3.5 Hệ thống báo cáo thu ngân Hệ thống báo cáo hình thức quản lý khách sạn, nhà hàng quy định phù hợp với chế ngyên tắc quản lý Tuy nhiên tất nhà quản lý khách sạn cần có thơng tin cụ thể, chi tiết xác tình hình kinh doanh tiệc để có sách đắn chiến lược hoạt động Hệ thống báo cáo gồm: - Báo cáo đặt tiệc: Báo cáo tiệc khách đặt tuần, tháng để có kế hoạch chuẩn bị - Báo cáo tiệc đặt cọc lần 1: Để biết tiệc chắn tổ chức - Báo cáo tiệc đặt cọc lần 2: Để biết tiệc tổ chức - Báo cáo tiệc đến ngày thực hiện: Để phận phục vụ chuẩn bị - Báo cáo tiệc thực hiện: Để biết thời giam phòng tiệc trống, chuẩn bị cho tiệc 75 - Báo cáo tiệc có bàn mang về: Có bữa tiệc khách có đặt thêm để mang về, nên công tác chuẩn bị phải chu đáo, không để khách phải chờ đợi sau tiệc kết thúc - Báo cáo doanh thu lễ tiệc theo loại tiệc: Để biết doanh thu loại tiệc, làm sở cho việc tính tốn giá khai thác tiềm - Báo cáo phân tích lễ tiệc: Để rút kinh nghiệm cho bữa tiệc sau - Báo cáo tiệc huỷ: Để biết thời gian phòng tiệc trống - Báo cáo cuối ca thu ngân: Báo cáo tình hình thu, chi sau cá phục vụ tiệc - Báo cáo doanh thu tiệc theo chứng từ: Là báo cáo doanh thu thực tế theo chứng từ toán khách - Báo cáo doanh thu tiệc theo sản phẩm: Là báo cáo doanh thu có từ loại thực phẩm, đồ uống để từ biết lợi nhuận nguyê liệu, hàng hóa mang lại - Báo cáo cơng nợ lễ tiệc: Để nắm số tiền khách chưa toán Tùy theo quy định khách sạn, nhà hàng để lập loại báo cáo hoạt động kinh doanh tiệc Câu hỏi thảo luận tập 1.Làm đề kiểm sốt tốt chi phí nguyên vật liệu bữa tiệc? Chí tiêu doanh thu, lợi nhuận có ý nghĩa hoạt động kinh doanh tiệc? Trình bày nội dung tổ chức thực giám sát công việc bữa tiệc? Chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu khách sạn quy định 40% doanh thu Tính chi phí nguyên liệu cho bữa tiệc 500 khách với giá tiền 300.000 đ/khách? Một tháng khách sạn nhận 18 hợp đồng đặt tiệc với số lượng khách dự tiệc 6.000 người Giá bán suất ăn bình quân cho khách 400.000đ Doanh thu từ đồ uống dự tính 30% doanh thu ăn Hãy dự toán doanh thu dịch vụ tiệc tháng đó? 76 CHƢƠNG TỔ CHỨC PHỤC CÁC LOẠI VỤ TIỆC Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Tiếp thu kiến thức loại hình kinh doanh tiệc; - Phân biệt khác loại tiệc - Mô tả nguyên tắc hình thức tổ chức loại tiệc - Giải thích lợi hạn chế loại tiệc; - Biết cách tổ chức loại tiệc ngồi, tiệc đứng, tiệc Cocktail, tiệc trời, Quốc yến loại tiệc khách 4.1.Tổ chức phục vụ tiệc Buffet 4.1.1 Giới thiệu tiệc Buffet Tiệc theo kiểu Buffet, tiếng bình dân gọi "ăn bao bụng" lạ Việt Nam Ngày nay, tiệc Buffet trở nên phổ biến ưa chuộng, dịp họp mặt đông đủ Lịch sử ẩm thực công nhận nước Pháp nơi phát minh kiểu tiệc buffet từ khoảng kỷ 18, sau lan Anh toàn châu Âu bắt đầu làm quen với kiểu phục vụ thức ăn Trước đó, thức ăn thường dọn bàn với đầy đủ dao nĩa người phục vụ dọn theo trình tự cố định Kiểu trang trọng khơng thích hợp với bữa tiệc có số lượng lớn khách tham dự cần nhiều nhân viên phục vụ nhiều thực khách, ăn làm với số lượng lớn giữ nóng liên tục suốt bữa tiệc Với thực khách sành ăn, Buffer lựa chọn số họ cho ăn tiệc buffer không chăm chút kỹ lưỡng cách nêm nếm trình bày Tuy nhiên, ăn tiệc Buffet lựa chọn tốt cho dịp họp mặt vui, thích hợp với nhóm đơng, khơng khí ồn náo nhiệt, đủ thành phần già trẻ dễ dàng thưởng thức ăn khối mà khơng bị gị bó vào thực đơn Đối với nước Tây phương, văn hóa ăn tiệc Buffet tơn trọng thái độ xếp hàng vào lấy ăn cho vào đĩa vừa đủ, khơng 77 tranh giành hay bỏ thừa mứa thức ăn Dự bữa tiệc Buffet không đơn giản đến ăn, mà cịn thể văn hóa thưởng thức người tham dự Ở Việt Nam, tiệc Buffet loại tiệc kết hợp tiệc đứng tiệc ngồi, nhiều người gọi tiệc Buffet tiệc tự chọn (tự phục vụ) Thực khách tự lại phòng tiệc để chọn thức ăn theo ý thích trở chỗ có bàn ghế ngồi ăn đàng hồng tiệc ngồi Loại hình tiệc đứng thường tổ chức khách sạn lớn theo tiêu chuẩn quốc Tế Trong số trường hợp, có số lượng khách lớn đòi hỏi phục vụ thời gian ngắn phục vụ kiểu tiệc đứng thích hợp Tiệc đứng ngày khách ưa thích tổ chức chiêu đãi, xuất phát từ điều kiện khách sạn, nhà hàng tiết kiệm diện tích phòng tiệc; lượng khách quốc tế tới Việt Nam ngày nhiều; kiện lớn nhỏ tổ chức thường xuyên; nhu cầu ăn uống khách hàng ngày đa dạng với yêu cầu tự lựa chọn theo vị sở thích mình; lại thoải mái, tự tiếp xúc, quan hệ trao đổi với lĩnh vực v.v 4.1.2 Lợi ích tiệc Buffet Như trình bày trên, việc tổ chức tiệc Buffet phong phú hình thức, đa dạng thức ăn đồ uống Mỗi nhà hàng, khách sạn lựa chọn hình thức tổ 78 chức phù hợp với yêu cầu thực khách Điều quan trọng người quản lý tổ chức phục vụ tiệc Buffet cần phải nhận thức thuận lợi để lập kế hoạch chi tiết, phân công phận theo chức công việc Có vậy, cơng tác tổ chức phục vụ tiệc Buffet diễn liên hoàn gây nhiều hiệu ứng tốt Việc tổ chức phục vụ tiệc Buffet có thuận lợi sau: - Tiết kiệm chi phí nhân cơng: Do tổ chức phục vụ tiệc Buffet theo hình thức tập trung với đồ ăn, thức uống, số lượng khách xác định trước khách tự phục vụ (tự lấy thức ăn đồ uống cho theo sở thích, vị) nên điều kiện thuận tiện để Nhà hàng, khách sạn giảm số lượng nhân viên phục vụ bữa tiệc Từ giảm chi phí nhân cơng - Tạo ấn tượng tốt đạp hình ảnh khách sạn, nhà hàng: Tiệc Buffet thường trọng, nhấn mạnh đến yếu tố văn hóa, yếu tố đẹp nên yêu cầu cách bố trí bữa tiệc phải gọn gàng, giới thiệu ăn, thức uống theo cách riêng hấp dẫn ngoạn mục yêu cầu tiên Bên cạnh đó, việc đầu tư trang trí phịng tiệc, trí ăn, đồ uống cần phải công phu, hấp dẫn Những vấn đề nêu tạo ấn tượng khách hàng Hệ giúp nhà hàng quảng bá thương hiệu mình, thực phương châm biến “khách hàng thành khách hàng quen, khách hàng quen kéo theo khách hàng mới” - Khách dễ giao lưu: Do tiệc Buffet khơng bố trí chỗ ngồi cố định nên khách tham dự lại giao lưu với thuận tiệc - Lợi nhuận cao: Cách thức tổ chức hấp dẫn, trang trí cầu kỳ thực đơn phong phú dễ dàng cho phép khách sạn, nhà hàng đưa mức giá cao loại tiệc khác dễ chấp thuận khách từ thu lợi nhuận cao - Phương pháp phục vụ đơn giản: Các đối tượng khách dù khác quốc tịch, ngôn ngữ, tinh cách v.v việc phục vụ theo motip có quy ước định sẵn cách ăn, hướng lấy thức ăn v.v Do đặc điểm khách tự phục vụ nên nhiệm vụ nhân viên phục vụ tiệc Buffet chủ yếu rót đồ uống 79