PROJECT CHARTER QUỸ DỰ ÁN

PROJECT CHARTER Project charter giúp đỡ Ban quản lý dự án (QLDA) củng cố, làm rõ  Các mục tiêu  Các ràng buộc (Boundaries) Trước dự án phê duyệt công việc bắt đầu Biên soạn: TS Lưu Trường Văn PROJECT CHARTER Bao gồm nội dung sau:  Nền tảng/Các nhu cầu (Background/Needs)  Các mục tiêu (Objectives/Deliverables)  Báo cáo quy mô (Scope Statements)  Các ràng buộc (Constraints)  Các loại trừ (Exclusions)  Dự án có liên quan (Related Project)  Các giả định (Assumptions)  Ngân sách sơ (Master Budget)  Họp báo cáo tiến độ  Các rủi ro  Các giai đoạn/mốc thời gian  Tiến độ cơng tác chính/WBS  Ma trận trách nhiệm Biên soạn: TS Lưu Trường Văn PROJECT CHARTER  Các lý hình thành dự án  Đưa vướng mắc/cơ hội nhu cầu kinh doanh • Nhu cầu thị trường (Công ty xe thực dự án nhằm tiêu thụ lượng hiệu để phù hợp với thiếu hụt xăng) • Nhu cầu kinh doanh (cơng ty thực dự án đào tạo nhằm gia tăng doanh thu) • Yêu cầu khách hàng • Social need    Định rõ dự án Biện minh cho hình thành dự án cách ngắn gọn Ví dụ: Xây dựng nhà máy Pepsi miền Trung Việt nam   Nhu cầu thị trường, cạnh tranh khốc liệt gia tăng chuỗi cung ứng Dự án: chi phí lao động thấp, giảm chi phí vận chuyển Biên soạn: TS Lưu Trường Văn PROJECT CHARTER  Các mục tiêu   Cung cấp chi tiết mà dự án phải đạt tiêu chí để hồn thành dự án Cần phải bao gồm: • Chi phí • Thời gian • Đo lường chất lượng Chủ yếu Các mục tiêu Dự án Thứ yếu Biên soạn: TS Lưu Trường Văn PROJECT CHARTER  Các mục tiêu chủ yếu (Ví dụ)     Năng lực sản xuất nhà máy 40,000 tấn/năm để sản xuất sản phẩm chất lượng quốc tế nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường nội địa Năng lực sản xuất nâng lên 80,000 tấn/năm Để đạt vị trí cạnh tranh mới, chi phí dự án cần phải bé triệu đô la Mỹ Dự án nên hồn thành vịng 12 tháng bao gồm gia đoạn từ lúc thiết kế sơ đến đấu thầu Thứ cấp    Đào tạo nhân viên Cam kết an toàn Vận hành thân thiện với môi trường Biên soạn: TS Lưu Trường Văn PROJECT CHARTER  Báo cáo quy mô    Cung cấp tài liệu sở cho việc định tương lai nhằm xác nhận phát triển hiểu biết chung quy mô dự án vòng bên tham gia dự án Theo tiến trình dự án, báo cáo quy mơ cần xem xét lại hiêu chỉnh để phản ánh thay đổi phê duyệt có liên quan đến quy mô dự án Xác định quy mô bao gồm phân chi mục tiêu dự án mà định rõ báo cáo quy mô thành thành phần nhỏ hơn, dể quản lý (WBS) để:    Dể dàng phân công trách nhiệm Cải thiện xác ước lượng chi phí, thời gian hồn thành nguồn lực Định rõ sở liệu gốc cho đo lường kiểm soát thực Biên soạn: TS Lưu Trường Văn PROJECT CHARTER  Báo cáo quy mơ (tiếp theo)  Vai trị then chốt dự án phối hợp công tác khác để thiết kế thiết lập nhà máy VN Cụ thể công tác trải dài từ thiết kế chi tiết đến đấu thầu chọn nhà thầu nhà cung ứng, đến theo dõi giám sát tiến trình thực hiện, đến nghiệm thu cuối Ngồi ra, dự án cịn bao gồm việc đào tạo nhân viên suốt giai đoạn cung cấp thiết bị Biên soạn: TS Lưu Trường Văn PROJECT CHARTER  Các ràng buộc nhân tố mà giới hạn chọn lựa Ban QLDA  Thời gian • Các ngày áp đặt có liên quan đến khởi cơng hồn tất cơng tác, khơng sơm hơn, khơng muộn • Các kiện quan trọng cột mốc    Một ngân sách xác định trước: giới hạn chọn lựa Ban QLDA quy mô, nhân thời gian Một dự án thực theo hợp đồng: điều khoản hợp đồng nói chung ràng buộc Một dự án có tính xã hội, tính kinh tế, tính vững bền: có ảnh hưởng quy mơ, nhân thời gian Biên soạn: TS Lưu Trường Văn PROJECT CHARTER  Các ràng buộc (tiếp theo)  Các yêu cầu pháp lý  Khí hậu  Sự tuân theo luật lệ môi trường quyền  Địa lý  Kinh tế  Lao động có kỹ  Các nguồn lực khác: vật liệu thiết bị Biên soạn: TS Lưu Trường Văn PROJECT CHARTER  Các ràng buộc (tiếp theo) – Các ví dụ        Sự cung cấp điện, nước thông tin địa phương khơng đảm bảo 100% Vì thế, cần phải có thiết bị dự phịng Khi vị trí lựa chọn phê duyệt, kích thước hình dạng khơng thể thay đổi Tổng chi phí nhà máy không vượt triệu đô la Mỹ Phải hồn thành vịng 12 tháng Đang thiếu lao động có kỹ Yêu cầu tiêu chuẩn cao sức khỏe nghề nghiệp tiêu chuẩn an toàn (SA 8000) Các biện pháp để phịng tránh nhiễm mơi trường bao gồm rò rỉ dầu từ bồn chứa, dường ống hóa chất độc hại Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 10 PROJECT CHARTER  Các giả định:  Các giả định nhân tố mà hoạch định cân nhắc để thực, chắn (PMBOK)  Ban QLDA thường xuyên nhận dạng, tư liệu hóa hiệu lực hóa giả định phần trình hoạch định  Ban QLDA đề giả định để nhằm đảm bảo dự án thành công Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 12 PROJECT CHARTER  Các giả định (tiếp theo) – Ví dụ  Các đặc điểm kỹ thuật khơng thay đổi chắn số thông số dự án  Nghiên cứu khả thi phân tích tài chánh thực Sở/ban ngành tương thích  Nhà tài trợ cung cấp ngân quỹ triệu la Mỹ  Vị trí phê duyện khu công nghiệp dẫn đến giả định liên quan đến đường cấp nước chủ đầu tư khu cơng nghiệp Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 13 PROJECT CHARTER  Các dự án có liên quan (Related projects): dự án khác thực mối quan hệ với tiến trình dự án Chúng quan hệ tương hỗ lẫn  Ví dụ    Đóng chai đóng hộp Giao thơng bên ngồi Đào tạo Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 14 PROJECT CHARTER    Giao tiếp Nhận dạng kênh giao tiếp sau phương pháp với nhà tài trợ, nhà thầu phụ, vòng Ban QLDA  Tần suất giao tiếp: họp báo cáo - Phân công ma trận giao tiếp – Phương pháp, nào, nào, chịu trách nhiệm, cần thông báo  Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 15 PROJECT CHARTER  Các rủi ro dự án  Danh mục rủi ro • Các nguồn lực (lao động có kỹ năng, vật liệu, thiết bị) • Các thay đổi yêu cầu khách hàng • An tồn cơng trường • Các thay đổi tổ chức • Các giao tiếp • Mơi trường • • • •   Khí hậu Địa chất Kinh tế (lạm phát) Luật (thuế, yêu cầu môi trường xã hội) Xếp hạng rủi ro theo mức độ: cao (H), trung bình (M), thấp (L) dựa khả xảy tác động Đưa chiến lược giảm nhẹ Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 16 PROJECT CHARTER  Ngân sách dự án (Project budget): giai đoạn ngân sách số gần Một số xác xác định sau hoàn thành kế hoạch dự án Phải ngân sách bao gồm:      Lao động Phần cứng, phần mềm Đào tạo Thiết bị, thiết bị văn phòng Khác (tư vấn, du lịch, bảo dưỡng) Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 17 PROJECT CHARTER Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 18 PROJECT CHARTER  Các giai đoạn  Danh mục giai đoạn kỳ vọng dự án, tức là: • • • • Nghiên cứu khả thi Kế hoạch dự án Thực kế hoạch dự án Xem xét đánh giá (Thiết kế, Cung ứng, Xây dựng, Nghiệm thu and Bảo hành)  Đưa thời điểm Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 19 PROJECT CHARTER   Work Breakdown Structure (WBS): trình chia nhỏ dự án thành công tác dể quản lý dể đo lường phương diện chi phí, thời gian khối lượng Mục đích WBS          Định rõ trách nhiệm vòng dự án Xác định nguồn nhân lực Xác định cấu trúc tổ chức dự án Trở thành phần nhỏ dể quản lý Khởi đầu q trình ước lượng chi phí ngân sách dự án Cấu trúc chi phí ngân sách Khởi đầu nhận dạng rủi ro Là sở kiểm soát Nhận dạng phối hợp mục tiêu Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 20 PROJECT CHARTER  Work Breakdown Structure (WBS) (tiếp theo): Các quy tắc cho WBS     Những mảnh lớn đến mảnh nhỏ Khơng có ưu tiên Nếu cơng tác có cơng tác phụ, không Mỗi công tác WBS phải mô tả công việc (không phải chức năng) Mỗi công tác phải có khả phân cơng cho thực (trách nhiệm) Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 21 PROJECT CHARTER Các ví dụ WBS Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 22 PROJECT CHARTER Các ví dụ WBS Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 23 Các ví dụ WBS Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 24 PROJECT CHARTER    Các trách nhiệm: Phân công cơng việc đến nhóm cá nhân     Trách nhiệm       Thông báo     Phê duyệt         Hổ trợ   Tư vấn           PIP CNS L Tổ chức/công ty Công tác TFPT CVL Biên soạn: TS Lưu Trường Văn MECH ELINS 25 PROJECT CHARTER   Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 26 ... Văn 18 PROJECT CHARTER  Các giai đoạn  Danh mục giai đoạn kỳ vọng dự án, tức là: • • • • Nghiên cứu khả thi Kế hoạch dự án Thực kế hoạch dự án Xem xét đánh giá (Thiết kế, Cung ứng, Xây dựng,... cơng nghiệp Biên soạn: TS Lưu Trường Văn 13 PROJECT CHARTER  Các dự án có liên quan (Related projects): dự án khác thực mối quan hệ với tiến trình dự án Chúng quan hệ tương hỗ lẫn  Ví dụ  ... cung ứng Dự án: chi phí lao động thấp, giảm chi phí vận chuyển Biên soạn: TS Lưu Trường Văn PROJECT CHARTER  Các mục tiêu   Cung cấp chi tiết mà dự án phải đạt tiêu chí để hồn thành dự án Cần