(LUẬN văn THẠC sĩ) hoàn thiện công tác văn thư tại bộ nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ……/…… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HỒNG VĨNH HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƢ TẠI BỘ NỘI VỤ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI - 2019 download by : skknchat@gmail.com BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ……/…… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HỒNG VĨNH HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƢ TẠI BỘ NỘI VỤ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Văn Tất Thu HÀ NỘI, NĂM 2019 download by : skknchat@gmail.com LỜI CAM ĐOAN Đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện công tác văn thƣ Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” luận văn kết nghiên cứu, tìm hiểu sáng tạo riêng thân với hướng dẫn tận tình người hướng dẫn khoa học thầy PGS.TS Văn Tất Thu Tôi xin cam đoan, số liệu nêu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng, khơng có chép mà khơng trích nguồn tác giả Tơi xin cam đoan lời hoàn toàn thật tơi xin chịu tồn trách nhiệm lời cam đoan Học viên Nguyễn Thị Hồng Vĩnh download by : skknchat@gmail.com LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Bộ Nội vụ, Lãnh đạo Văn phịng Bộ, Hội đồng xét cử cơng chức tham gia đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tạo điều kiện để tơi cử tham gia khóa học Q trình học hồn thành luận văn này, em thầy, cô giáo, lãnh đạo đơn vị, đồng nghiệp, bạn bè tận tình giúp đỡ Em xin chân thành cảm ơn tập thể giảng viên Học viện Hành Quốc gia trang bị cho Em kiến thức trình học tập, nghiên cứu Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy PGS.TS Văn Tất Thu Nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ trực tiếp hướng dẫn, định hướng cho em q trình nghiên cứu, hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn Bộ Nội vụ, trực tiếp Phịng Văn thư - Lưu trữ Kiểm sốt Thủ tục hành chính, Văn phịng Bộ giúp tơi có trải nghiệm thực tế để tơi nghiên cứu thành công luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp động viên, góp ý kiến để tơi hồn thành luận văn Luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót định, tơi cố gắng Tơi kính mong nhận đóng góp thầy, giáo đồng nghiệp quan tâm để luận văn tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Tác giả Nguyễn Thị Hồng Vĩnh download by : skknchat@gmail.com MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Chƣơng 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Công tác Văn thư 1.1.2 Đặc điểm, vai trò, ý ngha ca cụng tỏc Văn thư hoạt động quản lý nhà nước 1.1.3 Quan điểm Đảng thể chế Nhà nước công tác văn thư 11 1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư 15 1.3 Những yêu cầu công tác văn thư 17 1.4 Nội dung công tác văn thư 18 1.5 Cải cách hành yêu cầu đặt công tác văn thư 27 Tiểu kết Chƣơng I 31 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CƠ QUAN BỘ NỘI VỤ 32 2.1 Giới thiệu khái quát Bộ Nội vụ 32 2.1.1 Vị trí chức Bộ Nội vụ 35 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nội vụ (Theo Quyết định 698/QĐ-BNV ngày 20/5/2018 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) 35 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Văn thư - Lưu trữ Kiểm sốt thủ tục hành chính, Văn phòng Bộ Nội vụ 44 2.2 Thực trạng quy định pháp lý công tác Văn thư Bộ Nội vụ 46 2.3 Thực trạng tổ chức máy nhân làm công tác Văn thư Bộ Nội vụ 47 download by : skknchat@gmail.com 2.4 Thực trạng thực nội dung (nhiệm vụ) công tác Văn thư Bộ Nội vụ 49 2.5 Thực trạng quản lý, giải văn 50 2.6 Thực trạng quản lý sử dụng dấu 53 2.7 Thực trạng lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 55 2.8 Đánh giá chung thực trạng công tác Văn thư Bộ Nội vụ 57 2.8.1 Ưu điểm 58 2.8.2 Thách thức hạn chế 58 2.8.3 Nguyên nhân hạn chế, bất cập 60 Tiểu kết Chƣơng II 61 Chƣơng 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƢ TẠI CƠ QUAN BỘ NỘI VỤ 62 3.1 Phương hướng u cầu hồn thiện cơng tác văn thư Bộ Nội vụ 62 3.1.1 Phương hướng 62 3.1.2 Yêu cầu triển khai 64 3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác Văn thư Bộ Nội vụ 65 3.2.1 Một số giải pháp chung 65 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức máy chất lượng nhân lực 66 3.2.5 Các giải pháp tích cực để thực tốt công tác Văn thư Bộ Nội vụ68 3.3 Các kiến nghị, đề xuất 79 Tiểu kết Chƣơng III 80 KẾT LUẬN 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 download by : skknchat@gmail.com MỞ U Lý chọn đề tài luận văn (tớnh cp thit ca ti luận văn) Cụng tỏc Vn thư lĩnh vực hoạt động quan trọng, thiếu quan, tổ chức nhà nước, bao gồm cơng tác tài liệu hóa hoạt động quản lý tổ chức công tác văn bản, cung cấp thông tin văn để ban hành tổ chức thực định quản lý Làm tốt cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức nhà nước Từ nhận thức đầy đủ ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư Nhà nước ban hành thể chế chế sách, tạo sở pháp lý điều kiện để xây dựng phát triển cơng tác văn thư Nhờ chế chế, sách nhà nước công tác văn thư quan, tổ chức nhà nước nói chung, Bộ Nội vụ nói riêng đạt kết đáng ghi nhận, công tác văn thư đáp ứng ngày tốt yêu cầu, nhiệm vụ quản lý, quản trị quan, tổ chức nhà nước Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt đáng ghi nhận, công tác văn thư quan, tổ chức nhà nước nói chung, Bộ Nội vụ nói riêng bộc lộ hạn chế, bất cập, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động quản lý, quản trị quan, tổ chức Nhà nước Trước yêu cầu cải cách hành đặt hạn chế, bất cập công tác văn thư cần phải nghiên cứu khắc phục hồn thiện Từ lý nêu tơi chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác Văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” làm luận văn thạc sĩ Quản lý công với mong muốn kiến nghị, đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác văn thư Bộ Nội vụ download by : skknchat@gmail.com 2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Cụng tỏc Vn th ó nhiều đề tài, luận văn thạc sĩ đề cập đến như: “Hoàn thiện QLNN văn thư, lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh xã hội”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng, 2011; “Hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ quản lý cơng, 2016 Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu cụ thể toàn diện nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư Bộ Nội vụ Luận văn đưa phân tích ưu, nhược điểm cơng tác quản lý nhà nước Văn thư Bộ Nội vụ, từ đưa giải pháp phù hợp để thực nâng cao hiệu công tác Văn thư Bộ nhằm đẩy mạnh công tác cải cách hành nhà nước nói chung, Bộ Nội vụ nói riêng Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu a) Mục đích Nghiên cứu vấn đề lý luận cơng tác văn thư, để có sở khoa học đánh giá thực trạng công tác văn thư Bộ Nội vụ đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành b) Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu vấn đề lý luận công tác văn thư; Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư Bộ Nội vụ, rõ ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Xác định định hướng đề xuất số giải pháp hồn thiện cơng tác Văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư Bộ Nội vụ download by : skknchat@gmail.com Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Luận văn nghiên cứu công tác Văn thư Bộ Nội vụ - Phạm vi nghiên cứu Các sở lý luận công tác Văn thư nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư Thực trạng hiệu hoạt động công tác Văn thư Bộ Nội vụ số giải pháp khắc phục Không gian nghiên cứu: Tại Bộ Nội vụ Phƣơng pháp luận phƣơng pháp nghiên cứu luận văn - Phương pháp luận Luận văn vận dụng phép biện chứng vật Chủ nghĩa Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh làm tảng sở lý luận để xem xét, giải vấn đề - Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp tổng hợp, so sánh, phân tích, khảo sát, thống kê để rút nhận xét, kết luận Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Hệ thống hóa vấn đề lý luận cơng tác văn thư; - Hệ thống hóa sở pháp lý công tác văn thư; - Làm rõ thêm vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư cấp Bộ nói chung vai trị, ý nghĩa việc nâng cao hiệu hoạt động Văn thư Bộ Nội vụ nói riêng hoạt động quản lý nhà nước Bộ - Phân tích thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư Bộ Nội vụ - Luận văn giúp cho nhà quản lý có thêm thơng tin việc vận dụng xây dựng chiến lược phát triển, đề án, kế hoạch nâng cao hiệu download by : skknchat@gmail.com hoạt động công tác Văn thư Bộ Nội vụ, ngành Nội vụ công tác quản lý nhà nước Văn thư mà Bộ giao nhiệm vụ - Luận văn tài liệu tham khảo phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy văn thư Kết cấu luận văn Luận văn gồm phần: Phần mở đầu, nội dung kết luận; Ngồi cịn có thêm: danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục Trong đó, phần nội dung luận văn kết cấu thành chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận công tác Văn thư; Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư Bộ Nội vụ; Chương 3: Phương hướng giải pháp hồn thiện cơng tác văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành download by : skknchat@gmail.com 71 +) Nếu có từ văn gửi đến quan chúng tơi ghép vào gửi bì, có bì thư ghép đến 10 văn bản, Kinh phí gửi bì thư khoảng 30.000 đồng ghép vào tiết kiệm nhiều kinh phí Vì ngày Bộ gửi khoảng 15-30 bì ghép +) Cách gấp văn nhanh: Chúng gấp tập rẽ không gấp tờ một; Khi gấp bì: 100 bì khoảng 10 phút; Khi gấp hàng loạt: 100 bì khoảng phút +) Cách dán phong bì nhanh: Dàn thành hình dẻ quạt để quệt nước dán hàng loạt; Khi dán bì: 100 bì khoảng 10 phút; Khi dán hàng loạt: 100 bì khoảng phút +) Cách đăng ký vào sổ bưu điện nhanh: Chúng áp dụng phần mềm quản lý văn điều hành để nhập bì thư gửi đi, thay đánh đầy đủ tên quan gửi, phải đánh chữ đầu tiết kiệm nhiều thời gian thuận tiện tra tìm Nếu nhập 100 bì khoảng 10 phút Kết thực sáng kiến: Kết cụ thể phần nội dung sáng kiến nêu Tính hiệu sáng kiến: Hiệu phát hành văn nhanh gấp đến lần Số người phát hành văn có cơng chức, cơng chức đảm nhận việc lấy số, nhập nội dung vào máy, cịn cơng chức đảm nhận việc đóng dấu, làm bì gửi bưu điện xếp lưu năm khoảng 11.000 văn bản, gửi bì bưu điện khoảng 43.000 bì thư ln kịp thời, xác, khơng thất lạc văn Khả triển khai áp dụng sáng kiến: Hàng ngày sáng kiến áp dụng việc phát hành văn để tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực đạt hiệu cao download by : skknchat@gmail.com 72 GIẢI PHÁP GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ QUẢN LÝ DỮ LIỆU BÌ THƢ; IN BÌ THƢ GỬI ĐI BƢU ĐIỆN BẰNG MÁY VI TÍNH TIẾT KIỆM TỐI ĐA THỜI GIAN, NHÂN LỰC (giải pháp tăng hiệu lên gấp khoảng lần, không áp dụng giải pháp cần phải bố trí khoảng công chức làm việc đáp ứng hiệu công việc công chức áp dụng giải pháp Bộ) Tính cấp thiết: Bộ Nội vụ năm làm thủ tục phát hành khoảng 11.000 văn bản; Viết bì gửi qua bưu điện khoảng 43.000 bì thư; Đóng khoảng 300.000 dấu Hiện Phịng Hành - Văn thư - Lưu trữ bố trí 01 cơng chức đảm nhận việc đóng dấu, làm thủ tục gửi bì bưu điện, xếp lưu công việc tham mưu lĩnh vực giao Vì vậy, việc áp dụng phương pháp in bì thư gửi bưu điện hiệu quả, nhanh chóng để tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực vô cấp thiết Hơn nữa, văn Bộ Nội vụ gửi đến quan hữu quan bì thư in rõ ràng, sẽ, trang trọng bì thư viết tay Dữ liệu gửi bì thư bưu điện thường xuyên phải tra tìm, kiểm tra đối chiếu xem Bộ gửi văn đến quan chưa, gửi nên việc ứng dụng phương pháp quản lý liệu gửi bì thư phần mềm vơ cần thiết Mục tiêu: Quản lý liệu gửi bì thư bưu điện thống nhất, tra tìm nhanh chóng, xác, đầy đủ thơng tin gửi Nâng cao suất làm việc lên gấp khoảng lần, tương ứng với việc văn Bộ phát hành nhanh đáp ứng yêu cầu cải cách hành download by : skknchat@gmail.com 73 Thời gian, địa điểm triển khai ứng dụng: Hàng ngày làm việc Phịng Văn thư - Lưu trữ Kiểm sốt thủ tục hành chính, Văn phịng Bộ Nội vụ Tình trạng cơng việc chưa có sáng kiến: Đăng ký bì thư gửi bưu điện sổ, phải viết tay nhiều thời gian Tra tìm thủ cơng theo ngày tháng gửi vừa nhiều thời gian vừa không hiệu Bì thư phải viết tay nên văn gửi chậm, chữ viết vội nghuệch ngoạc có cơng chức vừa đóng dấu, vừa viết bì vừa xếp lưu Đối với văn gửi nhiều nơi phải viết nhiều nhiều thời gian Nội dung sáng kiến: Tôi đề nghị bổ sung vào phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc mục gửi bì thư bưu điện để nhập thông tin, lưu trữ thơng tin phần mềm phục vụ việc tra tìm, truy xuất ngày tháng thông tin gửi văn Khi gửi bưu điện xuất sổ để giao nhận bì thư tận dụng thơng tin nhập máy để coppy vào Exel in bì thư (đối với văn gửi quan) Như tơi tiết kiệm hồn tồn thời gian viết bì Đối với văn gửi nhiều nơi Hội đồng nhân dân, Ủy ban Nhân dân, Sở Nội vụ, Trường Chính trị; Ban Tổ chức tỉnh, thành phố; Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ tơi coppy danh sách vào máy s n để cần dùng thay số văn đặt lệnh in hàng loạt, máy in tranh thủ thời gian làm việc khác (đối với văn có nơi gửi nhiều nơi có ứng dụng tơi tiết kiệm 3/4 thời gian, cơng sức bì gửi rõ ràng, sẽ, trang trọng) download by : skknchat@gmail.com 74 Trước đây, Phịng phải bố trí riêng 01 cơng chức đảm nhận việc viết bì thư gửi bưu điện tơi có giải pháp quản lý bì thư phần mềm tận dụng thông tin để in bì thư máy khơng cần phải bố trí 01 cơng chức viết bì riêng mà 01 cơng chức vừa đảm nhận việc đóng dấu vừa viết bì xếp lưu, phục vụ tra cứu, ngồi cịn đảm nhận nhiều việc khác giao theo chức năng, nhiệm vụ Phòng làm đầu mối triển khai thực phần mềm điện tử cửa Voffice; Trục liên thông văn quốc gia; Tham mưu văn quản lý, sử dụng dấu Bộ; Hàng năm triển khai thực thu hồi, đăng ký, sử dụng điện mật Bộ… Kết thực hiện: - Tồn bì thư gửi bưu điện quản lý thống nhất, tra tìm nhanh chóng, thuận tiện, đầy đủ thơng tin gửi - Sổ gửi bì thư bưu điện in hàng ngày rõ ràng, sẽ, đầy đủ thông tin - Tồn bì thư gửi in thơng tin bì vừa nhanh chóng vừa rõ ràng, sẽ, trang trọng - Dữ liệu quản lý bì thư gửi bưu điện lưu trữ phần mềm quản lý thống theo năm Tính hiệu quả: Hiệu gửi bì bưu điện nhanh gấp khoảng lần Chỉ có 01 cơng chức vừa đóng dấu vừa gửi bì bưu điện xếp lưu năm khoảng 11.000 văn bản, gửi bì bưu điện khoảng 43.000 bì thư ln kịp thời, xác, không thất lạc văn Đảm bảo thực quy chế Bộ việc phát hành văn sau lãnh đạo ký văn phát hành vòng ngày làm việc, trừ văn gửi nhiều nơi phát hành vào ngày làm việc (Nhưng áp dụng giải pháp văn gửi nhiều nơi thường gửi ngày) download by : skknchat@gmail.com 75 Dữ liệu gửi bì thư lưu trữ theo năm máy nên việc tra tìm nhanh chóng, thuận tiện, xác Khả triển khai áp dụng: Hàng ngày áp dụng sáng kiến việc quản lý liệu bì thư gửi bưu điện; in bì thư gửi bưu điện để tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực đạt hiệu cao Giải pháp giải cách hiệu thực trạng thiếu người trầm trọng Phịng; giải phóng sức lao động tận dụng tối đa thời gian mà đạt hiệu cao để góp phần nâng cao hiệu cải cách hành Bộ ngành Nội vụ GIẢI PHÁP SÁNG KIẾN LẬP GROUP VIBER TRÊN ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG ĐỂ THÔNG TIN NHANH NHẤT ĐẾN NHỮNG NGƢỜI CẦN NHẬN (giải pháp làm tăng thêm cơng việc Phịng vốn q tải nhận thấy việc làm hiệu để chuyển thơng tin nhanh chóng, hữu ích người nhận nên công việc vô tải tơi cố gắng trì thực hiện) Tên sáng kiến: Thông tin nhanh Bộ Nội vụ sử dụng qua ứng dụng Group Viber điện thoại di động Tên Group: “Thông tin nhanh Bộ Nội vụ” Mục đích: - Chuyển thơng tin nhanh đến đồng loạt tất người cần nhận (Những thông tin khơng mật, phổ biến rộng rãi cần biết thơng tin nhanh chóng để xếp lịch làm việc cho phù hợp như: Giấy mời họp, giấy hỗn họp, thơng báo… gửi Lãnh đạo Bộ, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ); download by : skknchat@gmail.com 76 - Nhóm đối tượng: Đặc biệt hữu ích thư ký Lãnh đạo Bộ; Lãnh đạo văn thư đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ - Thông tin nhanh nhận trước văn giấy ½ đến ngày làm việc thư ký lãnh đạo Bộ, lãnh đạo văn thư đơn vị thuộc Bộ; sớm trước đến ngày làm việc lãnh đạo, văn thư đơn vị trực thuộc Bộ - Nhận thông tin lúc, nơi không phụ thuộc vào quy trình nhận - chuyển văn giấy; - Tiết kiệm thời gian, kinh phí xếp lịch làm việc phù hợp khơng bị chồng chéo - Có thể tranh thủ, tận dụng thời gian chờ đợi để giải quyết, xử lý văn bản, đạo kịp thời văn gấp chuyển tiếp văn để chuyên viên biết, thực cách nhanh chóng, tiện dụng Nơi ứng dụng: Ứng dụng Thư ký Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo văn thư đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Thời gian dự kiến ứng dụng: Bắt đầu cấp lãnh đạo cho phép đến có ứng dụng hữu ích thấy sáng kiến khơng cịn phù hợp Trên sáng kiến, giải pháp thực để nâng cao hiệu Phòng Văn thư - Lưu trữ Kiểm sốt thủ tục hành chính, Văn phịng Bộ Nội vụ góp phần đẩy mạnh cải cách hành GIẢI PHÁP LÂU DÀI Nâng cao hiệu việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản; Tận dụng triệt để ƣu điểm Trục liên thông văn quốc gia Phần mềm giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quản lý văn đáp ứng yêu cầu cải cách hành thực Chính phủ điện tử theo Nghị 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 Chính phủ download by : skknchat@gmail.com 77 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước pháp lý vơ xác đáng, theo có giải pháp đặc biệt hữu hiệu để tăng hiệu công tác văn thư đáp ứng yêu cầu cải cách hành Chính phủ điện tử Ngày 12/3/2019 Thủ tướng Chính phủ ấn nút khai trương Trục liên thơng văn quốc gia, theo 94 Bộ, ngành, địa phương liên thông trục, việc gửi, nhận văn nhanh chóng nhiều (các đơn vị nháy chuột để nhận chuyển xử lý văn không thời gian Scan lại văn giấy) Đó giải pháp bản, cốt lõi để nâng cao hiệu cơng tác Văn thư đáp ứng u cầu Chính phủ điện tử, cải cách hành Bám sát Căn quy định Đảng pháp luật Nhà nƣớc để triển khai công tác Văn thƣ Bộ Nội vụ - Nghị số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 Bộ Chính trị đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế; - Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011- 2020; - Nghị số 36ª/NQ-CP ngày 14/10/2015 Chính phủ quy định Chính phủ điện tử; - Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 Chính phủ quy định việc thực chế cửa, cửa liên thông giải thủ tục hành chính; - Quyết định số 80/2014/QĐ-TTg ngày 30/12/2014 Thủ tướng Chính phủ quy định thí điểm thuê dịch vụ công nghệ thông tin quan nhà nước; download by : skknchat@gmail.com 78 - Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 16/10/2015 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình quốc gia ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020; - Quyết định số 1142/QĐ-BNV ngày 10/5/2016 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Kế hoạch ứng dụng Công nghệ thông tin hoạt động Bộ Nội vụ giai đoạn 2016 - 2020; - Quyết định số 409/QĐ-BNV ngày 17/3/2016 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Kế hoạch hành động triển khai thực Nghị số 36a/NQCP Chính phủ Chính phủ điện tử Bộ Nội vụ - Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; - Quyết định 02/QĐ-BNV ngày 01/01/2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành quy chế quản lý, sử dụng văn điện tử, chữ ký số Bộ Nội vụ - Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức - Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Quy trình quản lý văn phải 01 ngày làm việc văn đến chuyển đến đầu đơn vị để xử lý, văn phải sau 01 ngày làm việc bắt đầu gửi qua đường bưu điện Thời gian kéo dài thêm thiếu nhân đảm nhận Như vậy, giải pháp tối ưu, lâu dài thực quản lý văn mơi trường điện tử Bởi vì, xử lý văn đến môi trường điện tử vài đồng hồ, chí download by : skknchat@gmail.com 79 Như vậy, để đáp ứng yêu cầu cải cách hành Chính phủ điện tử theo quy định hành việc xây dựng hệ thống quản lý văn điện tử Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu xử lý văn môi trường mạng kết nối liên thông với trục liên thông quốc gia tối cần thiết vô thiết thực 3.3 Các kiến nghị, đề xuất Từ ngày 01/10/2018 Bộ Nội vụ ứng dụng phần mềm quản lý văn điện tử cửa Voffice, ngày 01/01/2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 02/QĐ-BNV ban hành quy chế quản lý, sử dụng văn điện tử chữ ký số Bộ Nội vụ theo đó, Bộ Nội vụ áp dụng song song việc tiếp nhận văn đến, phát hành văn văn giấy văn điện tử Qua thời gian thực hiện, tác giả luận văn thấy cần phải có thêm văn để cụ thể loại văn sử dụng hoàn toàn văn điện tử, loại văn gửi song song văn điện tử văn giấy, đơn vị nhận giấy điện tử, đơn vị nhận điện tử Trên sở để có thực làm giảm văn giấy Bộ Từ yêu cầu thực tiễn trên, tác giả luận văn thấy cần thiết phải có văn quản lý việc sử dụng văn điện tử, giảm văn giấy nên xây dựng: Dự thảo định sử dụng văn điện tử, giảm văn giấy (Dự thảo văn theo phụ lục IV kèm theo) download by : skknchat@gmail.com 80 TIỂU KẾT CHƢƠNG Trên sở đánh giá khái quát thuận lợi khó khăn cơng tác Văn thư Bộ Nội vụ, tác giả đưa giải pháp lâu dài để nâng cao hiệu công tác văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, Chính phủ điện tử Các giải pháp tác giả đưa thực Bộ Nội vụ góp phần nâng cao suất lao động lên gấp đến lần Hiện phịng có biên chế cơng chức trực tiếp làm công tác văn thư đảm nhận công việc theo vị trí việc làm 10 biên chế Trong thời gian tới thực giải pháp ứng dụng phần mềm quản lý văn điện tử mới, toàn văn khơng có mức độ mật xử lý mơi trường mạng chắn hiệu cịn cao nữa, số cải cách hành Bộ Nội vụ nhận định tăng lên tốp gần đầu (năm 2017 Chỉ số cải cách hành Bộ Nội vụ đứng thứ 13) Việc hồn thiện cơng tác văn thư Bộ Nội vụ việc lớn, có tác động đến tồn thể Bộ Nội vụ hành nhà nước, vậy, cơng tác cần đặc biệt coi trọng download by : skknchat@gmail.com 81 KẾT LUẬN Để góp phần vào tiến trình cải cách hành chính, qua việc đánh giá, phân tích đặc điểm, thực trạng công tác Văn thư Bộ Nội vụ, luận văn làm rõ sở khoa học việc hoàn thiện công tác văn thư Bộ Nội vụ quan hành nhà nước; sâu phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn thư Bộ Nội vụ đưa giải pháp tối ưu cho lâu dài công tác văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nước Trong khn khổ luận văn, học viên vận dụng kiến thức lý luận tiếp thu từ tài liệu, nhà trường đồng thời sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích thực tiễn công tác văn thư Bộ Nội vụ để đưa giải pháp hữu hiệu cho tương lai nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, Chính phủ điện tử đặt ngày cấp thiết Quản lý công tác văn thư Bộ Nội vụ công việc tương đối phức tạp Hơn Bộ Nội vụ lại quan quản lý lĩnh vực chất lượng hiệu làm việc phận văn thư có ý nghĩa lớn khơng riêng Bộ mà cịn có ảnh hưởng tới Bộ, ban, ngành quan khác, làm tốt cơng tác văn thư góp phần cải cách hành cách thiết thực, hiệu theo tinh thần Nghị 30c ban hành chương trình tổng thể cải cách hành giai đoạn 2010-2020./ download by : skknchat@gmail.com 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Chính trị, Nghị số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế; Bộ Công an, Thông tư 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 hướng dẫn thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Bộ Nội vụ, Quyết định 2615/QĐ-BNV ngày 30/11/2018 việc trao giải thưởng thi “Tìm hiểu cải cách hành năm 2018” Bộ Nội vụ, Quyết định 2621/QĐ-BNV ngày 04/12/2018 công nhận sáng kiến cấp sở năm 2018 Bộ Nội vụ, Quyết định số 02/QĐ-BNV ngày 01/01/2019 ban hành quy chế quản lý, sử dụng văn điện tử chữ ký số Bộ Nội vụ, Quyết định số 1028/QĐ-BNV ngày 06/7/2009 ban hành Danh mục Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ, Quyết định số 1142/QĐ-BNV ngày 10 tháng năm 2016 ban hành kế hoạch Công nghệ thông tin hoạt động Bộ Nội vụ Giai đoạn 2016-2020; Bộ Nội vụ, Quyết định số 1475/QĐ-BNV ngày 21 tháng năm 2017 ban hành quy chế làm việc Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ, Quyết định số 2096/QĐ-BNV ngày 12/9/2018 phê duyệt Đề án hệ thống quản lý văn cửa điện tử Bộ Nội vụ 10 Bộ Nội vụ, Quyết định số 2912/QĐ-BNV ngày 25/12/2017 việc công nhận sáng kiến cấp sở năm 2017 11 Bộ Nội vụ, Quyết định số 394/QĐ-BNV ngày 20/5/2015 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ download by : skknchat@gmail.com 83 12 Bộ Nội vụ, Quyết định số 409/QĐ-BNV ngày 17/3/2016 ban hành Kế hoạch hành động triển khai thực Nghị số 36a/NQ-CP Chính phủ Chính phủ điện tử Bộ Nội vụ 13 Bộ Nội vụ, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 14 Bộ Nội vụ, Thơng tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý cơng việc quan, tổ chức 15 Bộ Nội vụ, Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử 16 Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 17 Bộ Tư pháp, Quyết định số 1857/QĐ-BTP ngày 26/6/2012 việc đính Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch 18 Bộ Tư pháp, Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch 19 Chính phủ, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư 20 Chính phủ, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư download by : skknchat@gmail.com 84 21 Chính phủ, Nghị định số 142/CP năm 1963 ban hành Điều lệ công văn giấy tờ 22 Chính phủ, Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 quy định việc thực chế cửa, cửa liên thơng giải thủ tục hành chính; 23 Chính phủ, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quản lý sử dụng dấu 24 Chính phủ, Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011- 2020; 25 Chính phủ, Nghị số 36ª/NQ-CP ngày 14/10/2015 quy định Chính phủ điện tử; 26 Đào Thị Thiên Hương, “Hoàn thiện QLNN văn thư, lưu trữ Bộ Lao động - Thương binh xã hội”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng, 2011; 27 Lưu Kiếm Thanh, Vũ Văn Thành, Nguyễn Văn Hậu “Giáo trình văn phịng, văn thư lưu trữ quan nhà nước” (2010) NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 28 Nguyễn Thanh Hà, “Hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ quản lý công, 2016 29 Quốc hội, Luật số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 30 Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử 31 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 16/10/2015 phê duyệt chương trình quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020; download by : skknchat@gmail.com 85 32 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước 33 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; 34 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 80/2014/QĐ-TTg ngày 30/12/2014 quy định thí điểm thuê dịch vụ công nghệ thông tin quan nhà nước; 35 Văn phịng Chính phủ, Cơng văn số 282/VPCP-KSTT ngày 10/01/2019 triển khai Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ 36 Văn phịng Chính phủ, Cơng văn số 8665/VPCP-HC ngày 06/12/2011 việc gửi file điện tử, hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ 37 Văn phịng Chính phủ, Văn số 10143/VPCP-KSTT ngày 18/10/2018 thử nghiệm kết nối, liên thông, gửi, nhận văn điện tử theo; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ; kèm theo hướng dẫn cụ thể yêu cầu nghiệp vụ cần đáp ứng Hệ thống quản lý văn Điều hành (QLVB&ĐH), Trục liên thông văn 38 Văn Tất Thu, (2010) Vị trí, vai trị, yêu cầu, nguyên tắc công tác tham mưu văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ - Tạp chí tổ chức nhà nước, số 01 39 Văn Tất Thu, “Đổi nhận thức vị trí, vai trị chức nhiệm vụ văn phịng Bộ, quan ngang Bộ” Tạp chí tổ chức nhà nước, số - 2003 40 Văn Tất Thu, “Tổ chức công sở yêu cầu tổ chức cơng sở đại” - Tạp chí Quan lý nhà nước, số 1-1998” 41 Văn Tất Thu, “Tổ chức hoạt động văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ” (2011), NXB trị Quốc gia, Hà Nội download by : skknchat@gmail.com ... trạng công tác văn thư Bộ Nội vụ đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành b) Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu vấn đề lý luận công tác văn thư; Khảo... cơng tác văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành download by : skknchat@gmail.com 32 Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CƠ QUAN BỘ NỘI VỤ 2.1 Giới thiệu khái quát Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ. .. vấn đề lý luận công tác Văn thư; Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư Bộ Nội vụ; Chương 3: Phương hướng giải pháp hồn thiện cơng tác văn thư Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành download by