Hệ thống ERP của VINAMILK

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTTKT & TMĐT -🙞🙜🕮🙞🙜 - BÀI THẢO LUẬN BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN -o0o - NHÓM STT 10 Họ tên Bùi Thị Ngọc An Cao Thị Phương Anh Hồ Huyền Anh Hoàng Đình Anh Hồng Thị Lan Anh Mai Vũ Tuấn Anh Nguyễn Thị Hà Anh Nguyễn Tuấn Anh Vũ Ngọc Anh Vũ Thị Anh Lớp HC K55LQ2 K56I3 K56I3 K56I5 K56I2 K55I3 K56I4 K56I2 K56I2 K56I3 Nhiệm vụ Làm nội dung Làm words Làm nội dung Làm powerpoint/Nhóm trưởng Làm nội dung Làm nội dung Làm nội dung Làm nội dung Làm nội dung Làm nội dung MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT 1.1 Tổng quan lý thuyết hệ thống ERP 1.1.1 Khái niệm ERP 1.1.2 Vai trò hệ thống ERP doanh nghiệp 1.1.3 Hoạt động ERP doanh nghiệp 1.1.4 Ưu nhược điểm HTTT ERP 1.1.5 Các công việc cần thiết để triển khai HTTT DN 1.1.6 Quy trình chung để triển khai hệ thống ERP 15 1.1.7 Các yếu tố định để triển khai ERP thành công 17 CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU HTTT ERP CỦA VINAMILK 2.1 Tổng quan công ty Vinamilk 19 19 2.1.1 Giới thiệu chung 19 2.1.2 Hoạt động công ty 19 2.1.3 Mục tiêu hoạt động 20 2.2 Tính cần thiết việc triển khai ERP hoạt động Vinamilk 21 2.2.1 Hoạt động công ty trước Vinamilk triển khai ERP 21 2.2.2 Thực trạng triển khai ERP Vinamilk 22 2.2.3 Nhận xét kết triển khai ERP Vinamilk 26 2.3 Thuận lợi khó khăn triển khai ERP 28 2.3.1 Đối với Vinamilk 28 2.3.2 Đối với DN Việt Nam nói chung 30 2.4 Kết luận 34 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, thời đại kinh tế mở cửa, cạnh tranh doanh nghiệp trời nên vô gay gắt Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến yếu tố cần thiết thiếu có cơng nghệ tăng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian, chi phí cho thấy rõ ràng hiệu công việc Nếu doanh nghiệp không tự thân tìm tịi, ứng dụng cơng nghệ vào sản xuất kinh doanh khơng thể tồn lâu dài thị trường Trong năm gần đây, khái niệm giới thiệu Việt Nam; Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) Đây phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất nguồn lực doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện tư liệu sản xuất ) Ngồi chức quản lý, ERP cịn đảm nhận ln nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu nhà quản lý Trên giới nay, có nhiều doanh nghiệp đã, triển khai sử dụng mơ hình ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, lĩnh vực chủ yếu như: sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ Vì vậy, việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp vơ hữu ích; đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam phát triển hội nhập việc triển khai hệ thống thơng tin ERP đặc thù cho doanh nghiệp lại trở nên cần thiết Để sâu tìm hiểu rõ chủ đề thảo luận “Tìm hiểu tổ chức hay doanh nghiệp đó, lựa chọn HTTT (ERP, CRM, SCM) mà bạn cho cần thiết phải xây dựng triển khai tổ chức, doanh nghiệp đó”, nhóm chọn doanh nghiệp Cơng ty CP Sữa Vinamilk với hệ thống thông tin ERP Trong thời gian làm tiểu luận, hạn chế thời gian lực nghiên cứu nên không tránh khỏi sai sót, mong sửa chữa góp ý để chúng em hoàn thiện thảo luận CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT 1.1 Tổng quan lý thuyết hệ thống ERP 1.1.1 Khái niệm ERP Ý nghĩa E, R, P thuật ngữ ERP: ● R (Resource): Tài nguyên Đó nguồn lực bên tài chính, nhân sự, cơng nghệ, giúp cho doanh nghiệp tồn phát triển Vì ứng dụng ERP phải làm cho nguồn lực trở thành tài nguyên có giá trị cao cho doanh nghiệp ● P (Planning): Hoạch định, hay kế hoạch, nguyên tắc quy trình nhằm xây dựng, bổ sung, hoàn thiện hoạt động tổ chức, doanh nghiệp Khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh ● E (Enterprise): Doanh nghiệp Đây mục đích cuối ERP, kết nối tất phận, phòng ban chức năng, nghiệp vụ doanh nghiệp vào chung hệ thống quản lý Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp – ERP (Enterprise Resource Planning) hệ thống thông tin quản lý tổng thể tài nguyên doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm sốt nguồn lực mình, từ đưa kế hoạch khai thác tài nguyên hợp lý từ quy trình nghiệp vụ xây dựng hệ thống Mục tiêu tổng quát hệ thống ERP đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Đặc điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình Các phân hệ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP: - Phân hệ quản lý nguồn lực tài (Financial Resource Management) - Phân hệ quản lý nguồn lực nhân lực (Human Resource Management - Phân hệ quản lý mối quan hệ khách hàng (Customer Relationship Resource Management) - Phân hệ quản lý nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Management) - Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng (Supple Chain Resource Management) 1.1.2 Vai trò hệ thống ERP doanh nghiệp - Tăng hiệu hoạt động kinh doanh qua việc thống sở liệu, đồng nghiệp vụ tác nghiệp hệ thống - Cung cấp thông tin trung gian hoạt động giúp nhà quản lý đưa định nhanh xác qua quyền truy cập, cập nhật thông tin ( liệu hàng hóa, liệu sản xuất…) giây phút - Giúp tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng yêu cầu khách hàng thông tin, liệu sản phẩm 1.1.3 Hoạt động ERP doanh nghiệp Hệ thống ERP doanh nghiệp bao gồm tất hệ phần mềm đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp quản lý mua – bán hàng hóa, quản lý kho, quản lý tài chính… ERP hoạt động doanh nghiệp với nhiều tính năng: - Tính quản lý bán hàng + Tạo báo giá vài giây; Gửi báo giá email in thành PDF chuyên nghiệp; Theo dõi báo giá, chuyển đổi từ báo giá thành hợp đồng bán hàng hóa/dịch vụ với lần nhấp chuột + Vận hành hoạt động bán hàng hóa & dịch vụ xuyên suốt trình từ chào giá đến xuất hóa đơn với tồn thơng tin liên quan dễ truy xuất Theo dõi hợp đồng dài hạn, tự động hóa việc xuất hóa đơn thơng báo đến nhân viên bán hàng họ có tác vụ cần phải thực + Truy cập kiểm tra lượng tồn kho hàng hóa kho khác nhau, truy cập thông tin bảng giá khách hàng đặc thù, lịch sử bán hàng khách hàng tiềm này… - Tính quản lý hệ thống điểm bán POS + Cho phép quản lý thực thi việc bán hàng chuỗi cửa hàng cách dễ dàng, nhanh chóng với giao diện hình cảm ứng dựa tảng web Nó tương thích với tất máy tính cá nhân có hình cảm ứng, máy tính bảng iPad đồng thời hỗ trợ nhiều phương thức toán khác + Giao diện điểm bán POS thân thiện, rành mạch, rõ ràng khơng cần cài đặt, chạy trực tuyến offline phần cứng đại + Tích hợp đầy đủ với phân hệ quản lý hàng tồn kho công ty phân hệ kế toán cung cấp cho DN số liệu thống kê theo thời gian thực tổng hợp tất cửa hàng mà khơng có rắc rối việc tích hợp nhiều ứng dụng - Tính quản trị kho hàng + Giảm thời gian quản lý, tự động thực nghiệp vụ kho, giảm mức hàng tồn kho nhận truy xuất nguồn gốc đầy đủ hoạt động với hệ thống kiểm kê ghi sổ kép ERP Online + Cho phép truy xuất nguồn gốc đầy đủ (từ khách hàng đến nhà cung cấp, không giới hạn địa điểm kho hàng bạn), báo cáo tiên tiến (ví dụ định giá hàng tồn kho vào sản xuất vị trí tồn kho đối ứng) giao diện người dùng đơn giản - Tính quản trị quan hệ khách hàng + Cho phép nhóm nhân viên (kinh doanh, bán hàng) quản lý tiềm (leads), hội kinh doanh (opotunities), gọi (phone call) cách thông minh hiệu + Quản lý tác vụ thơng tin liên lạc, nhận dạng khách hàng, ưu tiên hóa loại tác vụ bán hàng, phân công công việc, hướng xử lý thông báo tự động + Chịu trách nhiệm việc trả lời tự động, thực số hành động chăm sóc khách hàng tự động gửi thư cảm ơn, định tuyến thư từ từ khách hàng đến chỗ, người chuyên trách - Tính quản trị nhân + Tất hoạt động nhân Công ty quản lý dễ dàng: chia sẻ kiến thức, tuyển dụng, đánh giá, bảng chấm công, hợp đồng, điểm danh, biên chế… Hợp đồng lao động ký lại nhận thông báo cần phải gia hạn +Từng nhu cầu cung cấp ứng dụng cụ thể kích hoạt theo yêu cầu - Tính quản trị sản xuất + Cho phép lên kế hoạch, đặt hàng, lưu kho, sản xuất lắp ráp sản phẩm từ nguyên vật liệu thơ phận Nó xử lý việc tiêu thụ sản xuất sản phẩm theo hóa đơn nguyên vật liệu hoạt động cần thiết máy móc, cơng cụ hay nguồn nhân lực theo cơng đoạn sản xuất + Tồn quy trình liên quan đến hoạch định nguồn lực phục vụ sản xuất quản lý sản xuất đặt chế độ tự động bán tự động, thủ công, tùy thuộc vào thực tế yêu cầu cụ thể sở sản xuất - Tính quản trị tài kế tốn + Giao diện đẹp đầy đủ tính phù hợp cho doanh nghiệp quy mơ + Kích hoạt tính theo nhu cầu; từ phân tích tích hợp kế tốn ngân sách, tài sản nhiều cơng ty thành viên Ghi nhận giao dịch với vài cú nhấp chuột dễ dàng quản lý tất hoạt động tài nơi 1.1.4 Ưu nhược điểm HTTT ERP ❖ Ưu điểm: - Có thể quản lý liệu tốt nhất: Với ERP, doanh nghiệp quản lý liệu cách thống Tất phịng ban cơng ty, doanh nghiệp dùng chung phần mềm Do đó, nhân viên cơng ty dễ dàng xem số liệu phịng ban hay phịng ban khác Hơn nữa, sử dụng phan mem ERP cịn giúp thu thập số liệu để đưa báo cáo xác theo tiêu chuẩn - Giúp quản lý nhân dễ dàng nhất: Quản lý doanh nghiệp, công ty ngồi hàng để chấm công, theo dõi nhân thời gian làm việc Sử dụng ERP giúp quản lý giấc nhân viên làm xác Hiệu họ làm gì, đóng góp cho cơng ty sao…Bằng cách dựa vào số liệu từ phần mềm ERP Doanh nghiệp tính lương tự động cho nhân viên Giúp giảm hiệu gánh nặng chi phí quản lý việc gian lận tính lương cho nhân viên - Giúp nâng cao hiệu sản xuất: Khơng cịn đau đầu để lên kế hoạch thủ công trước Với ERP có khả tự động lên kế hoạch sản xuất từ A đến Z Loại bỏ yếu tố không cần thiết sản xuất Giúp hạn chế tối đa sai lầm dễ mắc phải Giúp tiết kiệm thời gian mang lại hiệu cao kinh doanh - Giảm thiểu rủi ro hiệu quả: Khi thiết lập phần mềm ERP, mục đích cuối kết nối tồn hệ thống quản trị doanh nghiệp vào khối thống Do đó, giúp quản lý thống tồn thông tin liệu máy doanh nghiệp Bạn khơng phải ngồi hàng để tìm lỗi sai, đối chiếu số liệu phòng ban Mà thay vào đó, kiện liên kết chặt chẽ với Giảm thiểu sai sót q trình nhập liệu… - Tăng mức độ hài lòng khách hàng: - Tiếp tục thâm nhập thị trường xuất với chiến lược chuyển đổi mơ hình xuất hàng hóa truyền thống sang hình thức hợp tác sâu với đối tác phân phối thị trường trọng điểm 2.2 Tính cần thiết việc triển khai ERP hoạt động Vinamilk 2.2.1 Hoạt động công ty trước Vinamilk triển khai ERP Trong năm cuối kỷ XX, hoạt động quản lý kinh doanh, sản xuất Vinamilk dùng phần mềm ứng dụng cũ Foxpro hay công cụ thủ công Excel để phục vụ vào công tác quản lý, ảnh hưởng cách trực tiếp đến hoạt động tổ chức - Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn thủ công, điều dẫn đến vài hậu lượng hàng hóa tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ chậm hay việc dùng máy móc cơng nhân chưa đạt hết công suất… Tất điều gây tốn trình sản xuất Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận tổ chức - Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho - Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tốn theo kiểu thủ cơng, cán quản lý Vinamilk khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, nhiều trường hợp tránh khỏi việc mát hư hại - Hệ thống thông tin phân phối Vinamilk chủ yếu thực Công ty đại lý Mọi liệu truyền trực tiếp cho bên thứ hai, không thông qua bên xử lý thứ ba Việc đem lại nhiều khó khăn độ xác thời gian - Khi cần chuyển liệu phòng ban, người sử dụng phải thực cách thủ công Việc dẫn đến suất làm việc thấp, liệu không đồng bộ, bị thất khó kiểm sốt phần mềm khơng hiểu Với mơ hình hoạt động sản xuất kinh doanh Vinamilk thời điểm đó, hệ thống nội dung quản lý cơng ty chưa đủ đáp ứng nhu cầu mang tầm chiến lược doanh nghiệp 2.2.2 Thực trạng triển khai ERP Vinamilk Để đáp ứng nhu cầu ngày cao người tiêu dùng, thời gian qua, Vinamilk không ngừng đổi công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị đại, nâng cao cơng tác quản lý chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk áp dụng 23 ... đầu tư nhóm phát triển hệ thống để xây dựng hệ thống thông tin hệ thống nghiệp vụ tổ chức Là cơng đoạn giúp hoạch định hệ thống, trình bày rõ cần hay khơng cần xây dựng hệ thống, đưa dự kiến phải... Cài đặt hệ thống Cài đặt hệ thống thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống, để người sử dụng làm việc hệ thống Việc cài đặt hệ thống phụ thuộc vào trạng thực tế 15 hệ thống, cấu hình thiết bị,... trò hệ thống ERP doanh nghiệp 1.1.3 Hoạt động ERP doanh nghiệp 1.1.4 Ưu nhược điểm HTTT ERP 1.1.5 Các công việc cần thiết để triển khai HTTT DN 1.1.6 Quy trình chung để triển khai hệ thống ERP