1043110_6. Mau Quyet dinh gian tiep

SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BỆNH VIỆN TỪ DŨ Số: 3304/QĐ - BVTD CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng năm 2012 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ Bệnh viện GIÁM ĐỐC BỆNH VIỆN Căn Quyết định số 1507/QĐ-UB ngày 08 tháng năm 2004 UBND TP.HCM việc cho phép đổi tên Bệnh viện Phụ sản TP.HCM thành Bệnh viện Từ Dũ trực thuộc Sở Y tế TP.HCM quy định chức năng, nhiệm vụ Bệnh viện Từ Dũ; Căn nội dung công văn số 1816/SYT-TCCB ngày 16 tháng năm 2000 Giám đốc Sở Y tế thẩm quyền đơn vị trực thuộc Sở Y tế TP.HCM công chức công tác đơn vị; Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Xét đề nghị Trưởng phịng Hành quản trị, QUYẾT ĐỊNH: Điều Nay ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bệnh viện (đính kèm) Điều Phịng Hành Quản trị có trách nhiệm tập huấn, hướng dẫn Khoa/Phòng cán viên chức có liên quan thực Quy chế Điều Các Ơng (Bà) Trưởng phịng Tổ chức Cán bộ, phịng Kế hoạch Tổng hợp, phịng Hành Quản trị Khoa/Phịng có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định kể từ ngày ký./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT, TCCB KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC (Đã ký) DS.CKI.Huỳnh Thị Thanh Thủy SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BỆNH VIỆN TỪ DŨ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY CHẾ Về công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 3304/QĐ-BVTD Ngày 30 tháng7 năm 2012 Giám đốc Bệnh viện Từ Dũ) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Phạm vi áp dụng: Quy chế áp dụng công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ Bệnh viện Từ Dũ Đối tượng điều chỉnh: a) Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn đến, văn đi, tài liệu khác hình thành trình hoạt động Bệnh viện, lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu b) Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động Bệnh viện Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư lưu trử Giám đốc có trách nhiệm đạo cơng tác văn thư, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Bệnh viện 2.Giám đốc giao cho Trưởng phịng Hành Quản trị trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Bệnh viện Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho phòng, khoa thuộc Bệnh viện 3.Mọi cá nhân q trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư lưu trử, phải thực nghiêm chỉnh quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư lưu trử Điều Tổ chức, nhiệm vụ văn thư, lưu trữ quan Dưới đạo Giám đốc Bệnh viện, Trưởng phịng Hành Quản trị bố trí nhân làm cơng tác văn thư lưu trữ: Văn thư quan có nhiệm vụ cụ thể sau: a) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; b) Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân sau có ý kiến người có thẩm quyền; c) Giúp Giám đốc (hoặc người ủy quyền) theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; d) Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét; duyệt, ký ban hành; đ) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; g) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn lưu; h) Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường… cho viên chức theo quy định; i) Bảo quản, sử dụng dấu Bệnh viện loại dấu khác Lưu trữ quan có nhiệm vụ cụ thể sau: a) Hướng dẫn viên chức quan lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành; b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành; c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều Cán văn thư cán lưu trữ Người bố trí làm cơng tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ dự trù dự toán ngân sách hàng năm Bệnh viện Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Bệnh viện thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước quy định Quy chế Trưởng phòng Hành quản trị có trách nhiệm quản lý văn độ “Mật”; Phân công viên chức thực công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ bảo vệ bí mật quan, bí mật Nhà nước theo luật định Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Các loại văn hành Bệnh viện ban hành thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Về thể thức kỹ thuật trình bày văn Bệnh viện thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều Soạn thảo văn Nhân viên giao thụ lý, giải hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn hành thơng thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan chịu trách nhiệm nội dung, thể thức văn Trưởng phòng, khoa sau xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung ký nháy cuối dòng nội dung văn bản, văn quan trọng phải ký nháy cuối trang Điều 10 Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phân cơng duyệt theo quy trình: Sau cá nhân dự thảo, trình Trưởng khoa, phịng có ý kiến sửa chữa, bổ sung thống trước trình Giám đốc ký; Văn phát hành Khoa, Phòng Trưởng Khoa, Phịng ký nháy vào cuối văn Trưởng phịng Hành quản trị viên chức phân cơng có nhiệm vụ rà sốt lại lần cuối thể thức văn (nếu phát sai sót, đề nghị Khoa, Phịng chỉnh sửa lại) ký nháy bên phải chức vụ người có thẩm quyền (Giám đốc…) Điều 11 Đánh máy, nhân Việc soạn thảo văn thông thường chuyên viên giao giải công việc thực Trường hợp văn lãnh đạo dự thảo viết tay giao cho phận văn thư đánh máy, việc đánh máy văn phải nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải soạn thảo lại Nhân số lượng quy định phát hành: a) Số lượng văn nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; phận soạn thảo phải liệt kê đầy đủ danh sách (có phụ lục đính kèm ) nơi nhận; b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác không thuộc phạm vi điều chỉnh liên quan đến nội dung văn Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Việc nhân văn mật lãnh đạo Bệnh viện định thực theo quy định bảo vệ bí mật Nhà nước Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành Cá nhân soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Trưởng phòng Hành quản trị viên chức phân cơng có nhiệm vụ người giao trách nhiệm giúp lãnh đạo Bệnh viện quản lý cơng tác văn thư, có trách nhiệm kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Điều 13 Ký văn Giám đốc bệnh viện có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Giám đốc giao cho Phó Giám đốc số Trưởng phịng chức ký văn thuộc lĩnh vực phân cơng phụ trách sau: - Các Phó Giám đốc Giám đốc phân công, ủy quyền cụ thể văn riêng, thẩm quyền ký ghi ký thay (KT GIÁM ĐỐC); - Trưởng phòng Hành quản trị Giám đốc giao ký số văn cụ thể văn riêng, thẩm quyền ký ghi thừa lệnh (TL GIÁM ĐỐC); - Các Trưởng Khoa, phòng thuộc Bệnh viện Giám đốc ủy quyền ký số văn cụ thể văn riêng, thẩm quyền ký ghi thừa ủy quyền (TUQ GIÁM ĐỐC); Các trường hợp ký thay, ký thừa lệnh ký thừa ủy quyền Giám đốc quy định văn cụ thể riêng Điều 14 Bản văn Các hình thức quy định Quy chế gồm y chính, trích lục Thể thức quy định sau: Hình thức sao: Sao y trích sao, lục; tên quan, tổ chức văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn bản; nơi nhận Bản y chính, trích lục thực theo quy định Quy chế có giá trị pháp lý 4 Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo thể thức quy định khoản Điều này, có giá trị thơng tin, tham khảo Khơng sao, chụp, chuyển phát ngồi quan ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến lãnh đạo ghi bên lề văn có yêu cầu cung cấp nhằm phục vụ cho việc bổ sung hồ sơ, giao dịch, trao đổi công tác phải xem xét đồng ý Trưởng Khoa, Phòng Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 15 Trình tự quản lý văn đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến Bệnh viện (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 16 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tất văn đến Bệnh viện phải quản lý tập trung, thống văn thư quan (trừ trường hợp có quy định khác) Tất loại văn bản, (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến bệnh viện gọi chung văn đến; Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn hồ sơ Bệnh viện Văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Văn đến loại thuộc diện đăng ký văn thư, chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) cần chụp lại trước đóng dấu đến, văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết in làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đến nhận Fax văn chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Những văn viên chức, chuyên viên họp mang nhận trực tiếp phải đăng ký văn thư trước xử lý theo quy định Những văn đến không đăng ký văn thư thuộc trách nhiệm viên chức cá nhân liên quan Văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Các bì văn đến văn thư khơng bóc: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký Đối với bì thư gửi đích danh lãnh đạo, văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận người phân cơng bóc gỡ bì thư lãnh đạo; sau có ý kiến lãnh đạo văn phải chuyển đến văn thư để đăng ký xử lý tiếp Đối với bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật có ghi “chỉ người có tên bóc bì”, văn thư đăng ký chuyển đến người nhận người có trách nhiệm xử lý Sau xử lý xong, văn phải chuyển cho Trưởng phịng Hành quản trị, người giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ quan có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo Bệnh viện Trưởng phịng Hành quản trị để xử lý Khi tiếp nhận văn đến, văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý bì thư có độ khẩn, mật Văn đến bị thiếu, rách, bị bóc, văn bên không với số ghi ngồi bì, nơi nhận, văn hỏa tốc hẹn mà chuyển đến muộn thời gian ghi bì trường hợp phát sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo cho Trưởng phịng Hành quản trị viên chức phân công xem xét giải quyết, cần thiết phải lập biên có chữ ký xác nhận người đưa văn đến 10 Văn đến quản lý đăng ký vào sổ đăng ký văn đến sở liệu văn đến máy vi tính Điều 17 Trình, chuyển giao văn đến Tất loại văn đến sau đăng ký vào sổ văn đến, văn thư phải trình Giám đốc đọc chuyển đến người giải Đối với loại văn đến có u cầu giải cơng việc khẩn, chuyển đến Giám đốc người phụ trách lĩnh vực để xử lý (nếu Giám đốc vắng mặt), sau chuyển lại văn thư để đăng ký Đối với loại văn đến bình thường, văn thư đăng ký chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý Căn vào ý kiến đạo giải quyết, văn thư vào sổ sở liệu văn đến máy vi tính, chuyển ý kiến đạo lưu văn thư Việc chuyển giao văn phải đảm bảo u cầu tính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn phải ghi nhận vào chương trình quản lý văn hồ sơ cơng việc Bệnh viện (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản) Điều 18 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giám đốc có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Các Phó Giám đốc Giám đốc phân cơng trực tiếp đạo giải văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, Giám đốc, Phó Giám đốc giao cho phịng chun mơn cá nhân giải Trưởng Khoa, Phịng phân cơng cho viên chức khoa, phịng nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan Trong công tác xử lý văn đến, Giám đốc giao cho Trưởng phịng Hành quản trị chịu trách nhiệm thực cơng việc sau: a) Xem xét tồn văn đến chuyển đến Giám đốc để xem xét phân công thực b) Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải theo ý kiến Giám đốc Phó Giám đốc; c) Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải khơng q 15 ngày làm việc Điều 19 Trình tự quản lý văn Tất văn Bệnh viện phát hành phải quản lý tập trung, thống văn thư quan theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn đi; Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Điều 20 Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thơng tin nhanh Sau đó, chuyển thức đến nơi nhận Điều 21 Lưu văn Mỗi văn lưu hai bản: Bản gốc lưu văn thư quan, xếp theo thứ tự đăng ký, lưu hồ sơ giải công việc chuyển giao cho phận lưu trữ theo thời hạn quy định Văn có chế độ mật lưu văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, xếp theo số thứ tự bảo quản cặp, hộp Tuyệt đối không mang khỏi quan, trường hợp cần khai thác sử dụng phải đồng ý Lãnh đạo 3 Bản lưu văn quan trọng Bệnh viện phải in giấy tốt có độ pH trung tính in mực bền màu Mục LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 22 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nguyên tắc: Tất viên chức làm việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hành Nội dung việc lập hồ sơ hành: a) Mở hồ sơ: Hàng năm, vào danh mục hồ sơ phòng, khoa thực tế công việc giao, viên chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn liên quan đến cơng việc giải quyết, ngồi bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ Trong q trình giải cơng việc, đưa văn hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ b) Thu thập văn đưa vào hồ sơ: - Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác văn để chọn cách xếp cho thích hợp - Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng, thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập: - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị hình thành hồ sơ; - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; - Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; - Sau giải xong công việc, hồ sơ giải công việc, phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ lưu giữ văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định Trường hợp hồ sơ giai đoạn góp ý, lấy ý kiến trao đổi, phối hợp giải quyết, chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể phần ghi phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho phòng, khoa tiếp tục theo dõi, xử lý Viên chức thuộc Bệnh viện phải thực nghiêm túc quy định công tác quản lý tài liệu quan; tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác cá nhân phải xắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng theo quy định có hiệu Điều 23 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trách nhiệm phòng, khoa cá nhân quan: a) Các phòng, khoa cá nhân quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo thời hạn quy định khoản Điều b) Trường hợp phòng, khoa cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan, thời hạn giữ lại không hai năm c) Viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại toàn hồ sơ, tài liệu cho quan, cho phòng người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan làm riêng mang sang quan khác Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: a) Tài liệu hành chính, tài liệu chun mơn nghiệp vụ: sau năm kể từ năm công việc kết thúc; b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; c) Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ cơng trình tốn; d) Cơ sở liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Các phòng, khoa cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan giữ loại Điều 24 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trưởng phịng Hành quản trị chịu trách nhiệm: a) Tham mưu lập kế hoạch hàng năm để bảo đảm triển khai thực tốt công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ Bệnh viện b) Tham mưu cho Giám đốc việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành phòng, khoa trực thuộc Bệnh viện c) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Bệnh viện 2 Trưởng khoa, phòng trực thuộc Bệnh viện chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu quan vào lưu trữ hành Trách nhiệm viên chức: lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải Trách nhiệm nhân viên lưu trữ: tiếp nhận đưa vào lưu trữ quan hồ sơ tài liệu theo quy định, sau có ý kiến Trưởng phịng Hành quản trị Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 25 Quản lý sử dụng dấu Trưởng phịng Hành quản trị giúp Giám đốc quản lý sử dụng dấu Bệnh viện theo quy định hành Nhân viên văn thư giao nhiệm vụ giữ sử dụng dấu Bệnh viện loại dấu khác (nếu có) theo quy định Nhân viên văn thư phân cơng đóng dấu, khơng mang dấu khỏi khu vực đóng dấu khơng có đạo Giám đốc Không tự ý giao dấu cho người khác sử dụng đạo Giám đốc văn Điều 26 Đóng dấu Đóng dấu chữ ký theo quy định điều 13 quy chế Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Tuyệt đối không đóng dấu khống ( Trường hợp cần thiết phải có đạo Giám đốc văn bản); Khơng đóng dấu văn ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy trưởng khoa, phịng soạn thảo văn bản; Đóng dấu vào văn có chữ ký y Giám đốc người Ban giám đốc ủy quyền áp dụng Thư mời Hội nghị, Hội thảo, Họp mặt; Các trường hợp khác phải có đạo Giám đốc văn Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Đóng dấu giáp lai lên hợp đồng, biên bản, dự tốn có nhiều trang Đối với tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật; Khơng đóng dấu vào có chữ ký khơng rõ ràng, lem luốc Chương III CƠNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 27 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm, Phòng Hành quản trị có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với phòng, khoa cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Thủ tục giao nhận thực theo khoản 3, Điều 23 Quy chế Điều 28 Chỉnh lý tài liệu Viên chức, phịng, khoa có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: a) Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu với lưu trữ hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập cơng cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu; sở liệu; đ) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy Điều 29 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm; b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Bảng thời hạn bảo quản tài liệu theo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Điều 30 Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc việc định: a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; b) Danh mục tài liệu hết giá trị 2 Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm ( thực theo Công văn số 879/VTLTNN- NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị) Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây: a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần); b) Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số tài liệu dự kiến tiêu hủy Biên họp có đủ chữ ký thành viên Hội đồng lập thành hai bản, lưu hồ sơ hủy tài liệu, đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị; c) Thông qua biên bản, trình Giám đốc định Điều 31 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Nghiêm cấm phòng, khoa, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hình thức bán tài liệu tiêu hủy thị trường tự Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lãnh đạo Bệnh viện định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ Bệnh viện sau có ý kiến thẩm định đề xuất văn Hội đồng xác định giá trị tài liệu Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin tài liệu; Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm: a) Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh; c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; d) Biên họp Hội đồng xác định giá trị; đ) Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tài liệu hết giá trị; e) Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị; g) Biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tài liệu liên quan khác Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định pháp luật hành có liên quan Điều 32 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử Trách nhiệm Bệnh viện: a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đến thời hạn giao nộp phải đồng ý văn lãnh đạo Bệnh viện; b) Giao nộp tài liệu sở hồ sơ đơn vị bảo quản thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp công cụ tra cứu kèm theo; d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp Trách nhiệm Lưu trữ lịch sử: a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu; b) Phối hợp với lưu trữ hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; c) Hướng dẫn lưu trữ hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; d) Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” lập thành hai theo mẫu thống Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn Lưu trữ Chi cục Lưu trữ lịch sử giữ loại Thành phần thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Mục THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 33 Thống kê tài liệu lưu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ viên chức làm công tác lưu trữ Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 Báo cáo thống kê thực theo quy định Bộ Nội vụ chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ Điều 34 Bảo quản tài liệu lưu trữ Nguyên tắc: a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu không thuộc diện nộp lưu trữ hành viên chức phòng, khoa bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu đó; b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản kho lưu trữ Bệnh viện Kho lưu trữ trang bị đầy đủ trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Trưởng phịng Hành quản trị, có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện đạo tổ chức thực quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; b) Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lưu trữ; đ) Thực biện pháp phịng, chống trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ; e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng; g) Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Viên chức phụ trách công tác lưu trữ chuyên trách kiêm nhiệm có trách nhiệm: a) Thực quy định Nhà nước Bệnh viện bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu kho lưu trữ; b) Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu sở có kế hoạch bảo quản tu bổ phục chế Áp dụng theo tiêu chuẩn loại kho lưu trữ Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Mục TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 35 Đối tượng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hành: - Cơng chức, viên chức ngồi Bệnh viện đến nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ để thực nhiệm vụ giao - Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hành: - Các đối tượng người thuộc Bệnh viện phải có ý kiến Lãnh đạo quan cho phép nghiên cứu, sử dụng tài liệu có liên quan - Các đối tượng khơng phải người thuộc Bệnh viện đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu quan, đơn vị quản lý Nếu công dân Việt Nam phải có chứng minh nhân dân (hoặc giấy giới thiệu quyền nơi cư trú) - Tất đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu Điều 36 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Nhân viên phụ trách công tác lưu trữ phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Mượn tài liệu nghiên cứu chỗ: Sau nghiên cứu văn xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu Nhân viên phụ trách công tác lưu trữ phải giám sát trình mượn kiểm tra tài liệu sau hoàn trả Mượn tài liệu nơi làm việc: Trường hợp đặc biệt nhu cầu công tác viên chức thuộc Bệnh viện cần sử dụng hồ sơ, tài liệu ngồi kho phải Trưởng phịng Hành quản trị đồng ý Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu trả hạn Sao, chụp tài liệu lưu trữ: Người đến khai thác cần chụp tài liệu phải thực đầy đủ thủ tục khai thác có giấy xin chụp tài liệu, đồng thời phải đồng ý người có thẩm quyền phép chụp Việc chụp tài liệu lưu trữ phải nhân viên lưu trữ thực Đối với tài liệu mật thực theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thông tin phải giữ gìn bảo đảm an tồn tài liệu Điều 37 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Thẩm quyền định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hành (riêng hồ sơ, tài liệu thuộc Kho Lưu trữ chuyên dụng có quy chế riêng) Bệnh viện sau: Giám đốc cho phép việc sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức, cá nhân Bệnh viện; cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật; Phó Giám đốc, Trưởng phịng Hành quản trị cho phép việc sử dụng sao, điện tử tài liệu lưu trữ công chức, viên chức thuộc Bệnh viện; Nhân viên phụ trách lưu trữ quan cho phép sử dụng tài liệu đồng ý người có thẩm quyền Việc chụp tài liệu lưu trữ phải ý kiến phê duyệt Lãnh đạo Điều 38 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quản lý công cụ sau: Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ; Sổ giao nhận tài liệu Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 39 Khen thưởng xử lý vi phạm Việc thực nội dung Quy chế tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng tập thể phòng, khoa cá nhân viên chức; sở đánh giá, nhận xét, phân loại viên chức xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch viên chức Viên chức vi phạm quy định Quy chế tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu hình thức kỷ luật theo quy định pháp luật Trường hợp viên chức vi phạm quy định Quy chế mà gây thiệt hại vật chất cho quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật hành Điều 40 Tổ chức thực Trưởng phòng Hành quản trị, Trưởng phịng, khoa có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực Quy chế đến toàn thể viên chức phạm vi quản lý Phịng Hành quản trị có trách nhiệm đơn đốc, theo dõi việc thực Trong trình thực hiện, phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, Trưởng phịng Hành quản trị kịp thời đề xuất lãnh đạo Bệnh viện điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp tình hình thực tế./ PHÓ GIÁM ĐỐC (Đã ký) DS.CKI.Huỳnh Thị Thanh Thủy ... điều chỉnh liên quan đến nội dung văn Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Việc nhân văn mật lãnh đạo Bệnh viện định thực theo quy định bảo vệ bí mật Nhà nước... rách, bị bóc, văn bên khơng với số ghi ngồi bì, nơi nhận, văn hỏa tốc hẹn mà chuyển đến muộn thời gian ghi ngồi bì trường hợp phát sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo cho... theo tiêu chuẩn quy định; b) Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo