Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho

Tài liệu tham khảo ngành tin học Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế và sự phát triển của ngành CNTT Tin học đang và sẽ phát triển một cách mạnh mẽ không ngừng, các ứng dụng của nó đã phổ biến trong các nghành Quản lí kinh tế, Sản suất kinh doanh,Y tế và Giáo dục,… Máy tính đã trở nên quen thuộc và được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội Tin học đã thâm nhập vào bất kì một công việc nào đặc biệt là trong lĩnh vực quản lí , nó đã giúp cho các nhà Quản lí xử lí khối lượng công việc khổng lồ một cách mau lẹ và chính xác

Trong lĩnh vực kinh doanh, hoạt động Quản lí vật tư hàng hoá nếu phải thực hiện bằng phương pháp thủ công “ ghi chép bằng tay “ hoặc nếu chỉ dừng ở việc sử dụng máy tính với phần mềm Excel để làm thì rất khó khăn ,tốn nhiều thời gian và không thực sự hiệu quả

Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập “Viện Công Nghệ Thông Tin Bộ Quốc Phòng”, em nhận thấy nhu cầu về một phần mềm Quản lí vật tự

hàng hoá lưư kho là rất cần thiết cho đơn vị Được sự hỗ trợ của cơ quan nơi thực tập, được sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Bá Tiến , em đã chọn đề tài:

"Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho" để làm khoá

luận tốt nghiệp của mình, đồng thời lấy đó làm tiền đề cho công việc sau này của mình

ĐỀ TÀI BAO GỒM CÁC CHƯƠNG SAU :

+ Chương 1: Tổng quan về Viện Công Nghệ Thông Tin, Bộ Quốc Phòng.+ Chương 2: Cơ sở phương pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài + Chương 3: Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lý hàng hoá vật tư lưu kho.

Do thời gian có hạn, kinh nghiệm khảo sát, phân tích và lập trình chưa nhiều nên chắc chắn sẽ có những thiếu sót trong chương trình Em rất mong nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các Thầy cô giáo cũng như những góp ý của các bạn SV để chương trình được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn Thầy Nguyễn Bá Tiến – Giáo viên hướng dẫn, và các Thầy cô giáo trong trường ĐHDL Phương Đông đã tận tình giúp đỡ em thực hiện đề tài này.

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TINBỘ QUỐC PHÒNG

1.1 TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.1.1.Tên tổ chức khoa học công nghệ

Viện công nghệ thông tin- Trung tâm khoa học kĩ thuật và công nghệ quân sự.

1.1.2.Cơ quan ra quyết định thành lập- Bộ quốc phòng

- Quyết định số 429/QĐ-TM ngày 12/5/2003 của tổng tham mưu trưởng về việc thành lập viện công nghệ thông tin trực thuộc trung tâm khoa học kĩ thuật- Công nghệ quân sự Bộ quốc phòng.

- Viện công nghệ thông tin được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phân viện chiến tranh thông tin và Phân viện công nghệ thông tin Phân viện công nghệ thông tin tiền thân là Phân viện Toán- máy tính, sau đó là Trung tâm Toán – máy tính của Bộ quốc phòng, được chính thức đưa vào hoạt động với dàn máy tính đầu tiên từ ngày 15/4/1974 Phân viện chiến tranh thông tin được hình thành năm 2000 trên cơ sở bộ phận công nghệ thông tin của Viện KTQS2/BQP.

1.1.3.Thành phần kinh tế : Nhà nước1.1.4.Trụ sở chính thức:

- Địa chỉ 1 31 A Trần Phú- Ba Đình- Hà Nội.- ĐT: (04)846364;(069)552612

1.1.5.Họ và tên người lãnh đạo của tổ chức

- Đại tá: Nguyễn Quang Bắc.- Ngày sinh : 29/12/1952

- Chức danh : Tiến sỹ khoa học.

1.1.6.Các cơ sở giao dịch : Cơ sở phía nam

- Địa chỉ: 2 Hồng Hà - Quận Tân Bình - TPHCM- ĐT : (08)8446027 – (069)665420

1.1.7.Biên chế

- Chính nhiệm : 181 người.- Kiêm nhiệm: 0

1. 1.8 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn

Viện công nghệ thông tin có chức năng là 1 tổ chức nghiên cứu khoa học kĩ thuật và phát triển công nghệ trong các lĩnh vực thuộc ngành công nghệ thông tin phục vụ quốc phòng an ninh và kinh tế quốc dân Là đơn vị đầu ngành về công nghệ thông tin của Bộ quốc phòng, Viện công nghệ thông tin có các nhiệm vụ sau:

• Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học kĩ thuật và công nghệ theo chương trình nghiên cứu của nhà nước và Bộ quốc phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Trung tâm khoa học kĩ thuật- Công nghệ quân sự trên các lĩnh vực công nghệ thông tin và toán quân sự, tự động hoá chỉ huy, chiến tranh thông tin, số hoá và điều khiển đáp ứng yêu cầu của quốc phòng an ninh.

• Nghiên cứu thiết kế, chế tạo ra các sản phẩm phục vụ cho sản xuất, sửa chữa, cải tiến và từng bước hiện đại hoá vũ khí, trang bị quân sự kĩ thuật.

• Tham gia nghiên cứu cơ bản, phát triển khoa học kĩ thuật và công nghệ nói chung làm cơ sở cho việc xây dựng ngành công nghệ thông tin đặc thù quốc phòng.

• Ứng dụng các thành tựu, kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ vào việc tổ chức sản xuất sản phẩm công nghệ thông tin hoàn chỉnh Xây dựng quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất thử nghiệm để hoàn thiện trước khi chuyển giao công nghệ

• Tham gia tư vấn, thẩm định trong các lĩnh vực có liên quan Thực hiện nhiệm vụ của một cơ sở công nghệ thông tin phục vụ, tính toán của quân đôi.

• Xây dựng và phát triển tiềm lực khoa học của viện.

• Tham gia đào tạo thạc sỹ, tiến sĩ và tham gia đào tạo nguồn lực cho các học viện, nhà trường trong quân đội thuộc ngành công nghệ thông tin.

• Tổ chức hợp tác về khoa học công nghệ, về chuyển giao công nghệ với các cơ sở nghiên cứu trong và ngoài nước, tham gia các hoạt động kinh tế gắn với chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của viện theo quy định của nhà nước và Bộ quốc phòng.

- Viện công nghệ thông tin được quyền đứng tư cách pháp nhân để:• Trực tiếp kí kết các hợp đồng về nghiên cứu khoa học công nghệ,

chế thử sản phẩm, sản xuất, dịch vụ khoa học công nghệ, chủ trì hoặc tham gia thiết kế, chỉ đạo thi công các công trình xây dựng cơ bản ở đất liền, ngoài biển, đảo và biên giới phù hợp với khả năng chuyên môn để phục vụ kịp thời các yêu cầu của quân đội và xây dựng kinh tế.

• Được liên doanh, kí kết với các đối tác trong và ngoài nước nhằm nhanh chóng tiếp thu các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến có liên quan đến sự phát triển kĩ thuật công trình quân sự trong các lĩnh vực hoạt động khoa học công nghệ đã đăng kí theo quy định của Bộ quốc phòng và nhà nước.

• Được tham gia sinh hoạt các hiệp hội khoa học kĩ thuật chuyên ngành và các học thuật khác, trao đổi, đào tạo chuyên gia, tiếp nhận đầu tư trang bị kĩ thuật, tài liệu và kinh nghiệm trong, ngoài quân đội và nhà nước để cùng hợp tác nghiên cứu, chế thử và sản xuất phát triển các sản phẩm có tính chuyên ngành theo đúng quy định của nhà nước và Bộ Quốc Phòng.

• Được dự tuyển, chủ trì hoặc tham gia thực hiện các đề tài, chương trình, đề án, dự án về nghiên cứu và triển khai khoa học kĩ thuật, công nghệ của quân đội và nhà nước trên các lĩnh vực khoa học kĩ thuật liên quan.

• Quản lý, khai thác cơ sở nghiên cứu , phòng thí nghiệm, hệ thống trang thiết bị thuộc quyền phục vụ nghiên cứu khoa học công nghệ, cung cấp các tư liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của viện Được lựa chọn cán bộ khoa học kĩ thuật - công nghệ đủ phẩm chất chính trị , có năng lực chuyên môn giỏi, đúng chuyên ngành của viện, báo cáo cơ quan có thẩm quyền điều động, bố trí Được cấp kinh phí cả ngoại tệ khi cần thiết phục vụ cho nghiên cứu khoa học và công nghệ.

• Mọi cán bộ của viện được hưởng đầy đủ các chế đồ bồi dưỡng, đào tạo, xét phong các chức danh khoa học theo chế độ của nhà nước Mọi hoạt động khoa học công nghệ và sản xuất của viện theo đúng cơ chế, chính sách, các quy định, điều lệ, pháp luật hiện hành của nhà nước và Bộ quốc phòng.

1.1.9 Đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ

- Đội ngũ cán bộ, công nhân viên của viện được thành lập và phát triển 30 năm nay Đến nay đã có một đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ tương đối mạnh, gồm 2 tiến sĩ khoa học, 5 tiến sĩ, 12 thạc sĩ, 84 kĩ sư và cử nhân, 42 nhân viên kĩ thuật.

- Cán bộ khoa học công nghệ của viện công nghệ thông tin có trình độ đại học trở lên, có khả năng thiết kế các hệ thống thông tin và viết phần mềm.

- Viện hiện có 5 phòng ban cơ quan, 15 phòng nghiên cứu.

1.1.10 Năng lực công nghệ và kinh nghiệm triển khai các hệ thống công nghệ thông tin

• Làm chủ các hướng công nghệ, Viện công nghệ thông tin đã duy trì được đội ngũ cán bộ nghiên cứu tương đối toàn diện đã làm việc với hầu hết các sản phẩm tin học mới như :

- Các hệ thống phần mềm trên UNIX ,Window NT, Linux, NetWare, - Mạng Intranet/ Internet, công nghệ Portal.

- Các phầm mềm mã nguồn mở.

- Các hệ thống Exchange, Lotus Notes, Microsoft Office.- Công nghệ Web.

• Cán bộ khoa học của Viện công nghệ thông tin có khả năng lập trình với hầu hết các ngôn ngữ hiện đại từ cấp thấp đến cấp cao, tham gia nhiều chương trình nghiên cứu cơ bản của quân đội và nhà nước.

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUYÊN MÔN ĐÃ TÌM HIỂU TẠI NƠI THỰC TẬP

Trong quá trình thực tập tại Viện công nghệ thông tin, em đã tìm hiểu và nghiên cứu được một số vấn đề liên quan đến việc quản lý hàng hoá lưu kho, các chiến lược kho bãi, hệ thống quản lý thông tin, xử lý nguyên vật liệu và hàng hoá, trong công tác quản lý hàng hoá vật tư tại viện nhằm đáp ứng các nhu cầu trong và ngoài quân đội Sau đây là một vài nội dung chính trong vấn đề quản lý hàng hoá vật tư lưu kho.

1.2.1 Quản lý hàng hoá lưu kho

Hàng hoá lưu kho là một nội dung trong công tác hậu cần và đã nhận được sự quan tâm lớn của các nhà quản lý trong các thập kỉ vừa qua Các nhà điều hành ngày nay nhận ra rằng duy trì hàng hoá quá mức sẽ rất đắt Bởi vậy rất nhiều nỗ lực đã được triển khai để loại bỏ hàng hoá lưu kho không cần thiết Tuy nhiên có vô vàn tình huống mà ở đó phải duy trì hàng hoá lưu kho, đặc biệt là khi đáp ứng nhu cầu của khách hàng bên ngoài Mục tiêu của nhà quản lý chỉ được thực hiện khi nó là cái cần thiết để thoả mãn nhu cầu khách hàng và quản lý một cách hiệu quả

Các vấn đề về hàng hoa lưu kho có liên hệ rất chặt chẽ với các nội dung của dịch vụ khách hàng Khách hàng hy vọng tìm những sản phẩm mong muốn sẵn có khi họ cần chúng Nếu các khách hàng nội bộ phải đối mặt với một giá hàng trống rỗng, quá trình sản xuất lợi ích sẽ dừng lại Các khách hàng bên ngoài, những người không thể hoàn tất một chuyến mua hàng gần như sẽ chuyển sang một đối thủ cạnh tranh.

Về thực chất quản lý hàng hoá lưu kho bao gồm việc cân bằng chi phí của việc duy trì hàng hoá lưu kho với chi phí của việc không duy trì hàng hoá lưu kho Trong trường hợp đầu, các tổ chức gánh chịu các chi phí trực tiếp liên quan đến bảo hiểm, thuế, kho bãi và sự lạc hậu cũng như các quỹ gắn với các mặt hàng đang có trong tổ chức Thêm vào đó tổng tài sản sẽ gia tăng bởi khối lượng hàng hoá lưu kho, dẫn đến kết quả đầu tư ở mức thấp hơn Việc giảm hàng hoá lưu kho có thể dẫn đến những hậu quả khác thậm chí là những chi phí cao hơn dưới dạng dịch vụ khách hàng nghèo nàn, giảm doanh thu hoặc ngưng trệ sản xuất Bởi vậy các nhà quản lý phải cân nhắc một cách thật kỹ lưỡng tất cả những chi phí liên quan trong quyết định duy trì hàng hoá lưu kho ở mức nào.

1.2.2. Chiến lược kho bãi

Kho bãi có thể đóng vai trò đa dạng trong hệ thống quản lý của một hãng Kho bãi có thể đóng vai trò như các cơ sở tập hợp, trung tâm dỡ hàng và trong một vai trò đa chức năng bao gồm cả hai Đối với một số tổ chức, các kho bãi đóng vai trò như một điểm thống nhất hoặc tập hợp Ví dụ những số lượng nhỏ của các hàng hoá đa dạng có thể được nhận vào kho bãi từ nhiều nhà bán lẻ qua những chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng tối đa Tại cơ sở, rất nhiều mặt hàng sau đó được kết hợp thành một loại hàng hoá dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng và được vận chuyển đến khách hàng với số lượng đủ tải trọng của phương tiện Ví dụ, một nhà sản xuất có thể mua các yếu tố từ nhiều nhà bán lẻ khác, chúng được kết hợp vào một chuyến xe tải tại kho để vận chuyển đến nhà máy lắp ráp Trong sự sắp xếp này, mục tiêu là sử dụng nhà kho như một công cụ để thiểu hoá khoảng cách mà một chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng phải được vận chuyển

Chức năng kho bãi là một nhân tố rất quan trọng của hệ thống cung ứng, không chỉ trên cơ sở hàng ngày, mà còn bởi vì các quyết định xung quanh kho bãi có các chi phí dài hạn quan trọng và việc áp dụng các dịch vụ khách hàng Kho bãi phải đuợc định vị sao cho phục vụ các khách hàng của công ty một cách

tối ưu Một khi một cơ sở được xác định, các nhà quản lý phải quyết định nó nên được quản lý như thế nào hay sử dụng một số hình thức kết hợp Những vấn đề này trở nên đặc biệt phức tạp và đa diện đối với một hãng phục vụ cho thị trường toàn cầu bởi vì các thị trường khác nhau yêu cầu các cách tiếp cận khác nhau Cùng với một số các yếu tố của hệ thống, của rất nhiều lựa chọn khác nhau về kho bãi phải được cân nhắc thận trọng để đảm bảo rằng các nhu cầu của khách hàng được đáp ứng ở mức giá thấp nhất có thể.

1.2.3 Hệ thống xử lý nguyên vật liệu và bao gói hàng hoá

Hệ thống xử lý thủ công thường yêu cầu nhiều lao động Các kho bãi sử dụng một phương thức không tự động hoá thường dựa trên một hệ thống khá đơn giản, đó là các giá và ngăn để lưu trữ hàng hoá.

Các nhân viên vận hành sắp xếp hoặc di dời hàng hoá bằng tay hoặc qua một số thiết bị được cơ giới hoá như một thiết bị nâng( xe nâng) Hệ thống thủ công yêu cầu những khoảng cách khá rộng để phù hợp với những phương tiện và bị hạn chế theo chiều thẳng đứng bởi vì tất cả các mặt hàng phải ở trong tầm với của người công nhân hoặc xe nâng, hệ thống thủ công có thể làm việc tốt nhất ở những nơi có nhu cầu hoặc rất cao hoặc rất thấp đối với những hàng hoá được dự trữ ở trong đó Chúng cung cấp một sự linh hoạt rất lớn trong việc thực hiện các đơn đặt hàng, bởi vì chúng sử dụng hệ thống xử lý linh hoạt nhất là con người.

Tuy nhiên, kho bãi có nhiều nhân công có thể có chi phí rất lớn nếu mức lương ở địa phương cao Hơn nữa, người làm việc có thể sắp xếp hàng hoá vào các vị trí không đúng, ghi chép sai về thông tin vị trí, làm hỏng hàng hoá, và lựa chọn sai đơn đặt hàng của khách hàng Rất nhiều những lỗi này có thể được loại bỏ qua sự tự động hoá của chức năng xử lý nguyên vật liệu.

1.2.4 Quản lý thông tin

Thông tin là một yếu tố chủ yếu của bất cứ một hệ thống hậu cần nào bởi vì nó đóng vai trò như keo dán hệ thống này lại với nhau Những tiến bộ trong hệ thống thông tin đang làm thay đổi cách thức quản lý Việc tự động hoá chức

năng xử lý đơn đặt hàng dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và thu thập được nhiều thông tin hơn cho những phân tích sau này Việc sử dụng ngày càng nhiều của hệ thống trợ giúp ra quyết định đang giúp các nhà quản lý cải thiện cả việc ra quyết định của họ lẫn khả năng dự toán Giao dịch dữ liệu điện tử đem lại cho các hãng một công cụ để truyền thông tin qua kênh một cách chính xác hơn và ở mức chi phí thấp hơn so với hệ thống thủ công Cuối cùng những tiến bộ về công nghệ trong rất nhiều loại của phần cứng sẽ tiếp tục tăng cường chất lượng của thông tin có thể sử dụng đối với nhà quản lý, cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm thời gian phục vụ.

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

2.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1.1 Khái niệm về dữ liệu và thông tin

Thông tin và dữ liệu là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng lẫn lộn Dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trước chưa được xử lý Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định Thông tin của quá trình xử lý này có thể trở thành dữ liệu của quá trình khác.

Để mô tả thông tin người ta thường sử dụng hai khái niệm độ cứng và độ phong phú của thông tin

Độ cứng của một thông tin là thước đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin.

Độ phong phú của thông tin diễn tả một quan niệm cho rằng thông tin đó giàu hay nghèo Nó phụ thuộc vào phương tiện thông tin liên lạc Sau đây là bảng chỉ ra độ phong phú của thông tin truyền đưa qua một số phương tiện thường dùng.

2.1.2.Hệ thống thông tin

a.Khái niệm về hệ thống thông tin

Trong bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp, xã hội, chính trị nào cũng đều tồn tại một hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, … thực hiện hoạt động thu thập dữ liệu, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.

Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng của nó cùng với các dữ kiện đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.

Để một hệ thống thông tin có thể được nhìn một cách trực quan người ta tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin Nhờ có việc mô hình hoá các hệ thống thông tin mà nhà quản lý có thể thực hiện một cách nhanh hơn công việc

Phong phú

Nghèo nàn nhất

Mặt đối mặt Điện thoại Tài liệu gửi đích danh

Tài liệu viết không giành cho

riêng ai

Số liệu

của mình Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ thống thông tin có một đặc thù riêng tuy nhiên nó cũng tuân theo một quy tắc nhất định.

Mô hình hoá hệ thống thông tin

Thông qua mô hình trên, ta thấy mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.

Ví dụ: Trong quản lý hàng hoá vật tư thì nguồn chính là các phiếu xuất và nhập vật tư Qua đây ta cần phải thu thập được các thông tin như hàng hoá được xuất và nhập từ kho nào, chất lượng và số lượng hàng ra sao, đơn vị nhận là đơn vị nào

Vấn đề xử lý: chương trình phải cập nhật được dữ liệu đưa vào như cập nhật được danh mục hàng hoá, vật tư, phiếu xuất, phiếu nhập, phải in ra được các báo cáo đầu ra cần thiết.

Sau khi xử lý và lưu trữ, các dữ liệu phải được đưa vào kho dữ liệu như các danh mục…

Đích chính là các đầu ra, đó là các báo cáo như báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá.

PHÂN PHÁTXỬ LÝ VÀ

LƯU GIỮ

KHO DỮ LIỆUTHU THẬP

Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức nhưng có hai cách phân loại thông dụng nhất là:

Phân loại theo mục đích của thông tin đầu ra Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định

b.Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Với cùng một hệ thống thông tin có nhiều cách mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả Ví dụ trong một chương trình quản lý vật tư hàng hoá thì người sử dụng coi chương trình này như một thực thể cấu thành từ một đầu cuối đối với những thông báo được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần thực hiện ( viết các báo cáo xuất, nhập, nhập mới các danh mục đơn vị nhập, đơn vị xuất, rồi in ra báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá…) Còn cán bộ kỹ thuật tin học thì nhìn chương trình này như một thực thể với những thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình gì và chúng tốn dung lượng là bao nhiêu.

Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.

LôgicVật lý ngoàiVật lý trong

LÔGICVẬT LÝ NGOÀIVẬT LÝ TRONG

NGUỒN TIN

LÔGICVẬT LÝ

NGOÀIVẬT LÝ TRONG

ĐÍCH TIN

LôgicVật lý ngoàiVật lý trong

Lưu trữ dữ liệu

Một hệ thống thông tin theo ba mô hình

Mô hình lô gíc ( thể hiện góc nhìn của quản lý) mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra

Mô hình này trả lời câu hỏi " Cái gì ? " và " Để làm gì ?".

Mô hình vật lý ngoài ( thể hiện góc nhìn của người sử dụng ) chú ý đến những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng Mô hình này chú ý đến mặt thời gian

hệ thống Mô hình này trả lời các câu hỏi " Cái gì?" , "Ai?", "ở đâu ?" và "Khi

Mô hình vật lý trong ( thể hiện góc nhìn kỹ thuật ) chú ý đến những thông tin liên quan loại trang bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này giải đáp câu hỏi

" Như thế nào ?"

2.1.3.Cơ sở dữ liệu

Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý là quản lý dữ liệu Dữ liệu được coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dưới dạng tiện dùng và có ích cho việc ban hành các quyết định Dù ở trong thời đại nào thì việc thu thập dữ liệu cũng rất quan trọng Khi máy tính điện tử chưa ra đời thì tất cả thông tin vẫn được thu thập, lưu trữ, xử lý và cập nhật Các dữ kiện này được ghi trong sổ sách hay ghi trong các phích bằng bìa cứng… Ngày nay nhờ sự phát triển bùng nổ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều

Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm

kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này được đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu.

Phương pháp phổ biến để thiết kế các cơ sở dữ liệu là mô hình dữ liệu Mô hình dữ liệu của một cơ sở dữ liệu là một bản phác thảo mà họ chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng Thông qua mô hình dữ liệu ta có thể biết được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu Lập mô hình dữ liệu là một phần việc chính của quá trình thiết kế một cơ sở dữ liệu Có lập mô hình dữ liệu đúng thì thiết kế cơ sở dữ liệu mới tốt được Thiết kế mô hình dữ liệu là yếu tố quan trọng làm cho cơ sở dữ liệu trở thành công cụ hữu ích cho việc ra quyết định

Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ:

Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị muốn lưu giữ thông tin về nó Một số thực thể có vẻ vật chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh viên…, còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm như tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác.

Mỗi thực thể có những đặc điểm và tính chất được gọi là thuộc tính Mỗi

thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt thường không chia nhỏ được nữa Các thuộc tính mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.

Dòng ( bản ghi ) dùng để ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là biểu hiện

riêng biệt thực thể.

Cột ( trường ) dùng để lưu trữ thông tin về từng thực thể Giao giữa một

dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của các thực thể trên dòng đó.

Bảng gồm toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin do một thực thể tạo ra một

bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường

Trong một bảng thì thường có các khóa chính Khoá chính là một kiểu chỉ mục đặc biệt Khoá chính thể hiện tính duy nhất của mẩu tin Vì vậy sẽ không có

hai mẩu tin trong cùng một bảng mà có cùng giá trị cho trường khoá chính cũng như trong trường khoá chính sẽ không có giá trị rỗng

Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin Có nhiều loại cơ sở dữ liệu Sau

đây là những khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu quan hệ, đây là cơ sở dữ liệu (quan hệ) phổ biến nhất hiện nay.

Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa các dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẩu tin, và cột còn gọi là các trường Một cơ sở dữ liệu cho phép truy vấn các tập hợp các dữ liệu con từ các bảng, cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau.

Ví dụ trong việc quản lý hàng hoá vật tư có sử dụng cơ sở dữ liệu có tên là db1.mdb.Trong này có các bảng như DM_DVN, DM_DVX, CTCHUNG, CTVT,…Trong các bảng có chứa các thông tin về đơn vị nhập, đơn vị xuất, số chứng từ, ngày viết chứng từ, tên vật tư, số lượng, đơn giá,….

Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được nhập vào cơ sơ dữ liệu thông qua việc nhập liệu Thể thức dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu không giống như thể thức dữ liệu được nhìn thấy khi nhập Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ bằng hình thức các form điền biểu hiện bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để người sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục được chọn.

- Truy vấn dữ liệu: Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn: ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structured Query Language).

- Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu: Báo cáo là những dữ liệu được kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để lấy

dữ liệu từ cơ sở dữ liệu để xử lý và đưa ra cho người sử dụng trong một thể thức sử dụng được.

2.2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN

Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt Phát triển một hệ thống thông tin thì bao gồm việc phân tích, thiết kế và cài đặt Phân tích một hệ thống bao gồm việc thu thập dữ liệu và sắp xếp chúng để đưa ra chẩn đoán về thực tế Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lô gic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Còn cài đặt một hệ thống tức là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.

2.2.1 Mô hình phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin

2.2.2 Các phương pháp thường dùng để phát triển một hệ thống thông tin

MỨC LOGIC

Yêu cầu mới về hệ thống

thông tin

Hệ thống thông tin hiện tại làm

cái gì

MỨCVẬT LÝ

Hệ thống thông tin mới sẽ làm

cái gìXem hệ thống

thông tin hiện tại hoạt động như

thế nào

THIẾT KẾPHÂN

Xem hệ thống thông tin mới hoạt động như

thế nào

Phương pháp 1:phương pháp nguyên mẫu (protyping)

Phương pháp 2: Phương pháp chu kỳ phát triển (system development life cycle)

Ý KIẾN NSDHIỆU CHỈNH

Thiết kế lụ gớc

Xõy dựng một số phương ỏn

Thiết kế vật lý

Thực hiện kỹ thuật

Cài đặtPhõn tớch

Xác định và làm rõ yêu cầu phát triển nhanh

2.2.3 Cỏc cụng đoạn của phỏt triển hệ thống:2.2.3.1 Đỏnh giỏ yờu cầu

Khi thấy được sự cần thiết cần thay đổi hay điều chỉnh một hệ thống thụng tin thỡ người quản lý chịu trỏch nhiệm đề đạt yờu cầu phỏt triển hệ thống tới lónh đạo bộ phận tin học hoặc đến một hóng chuyờn mụn Một dự ỏn phỏt triển hệ thống khụng tự động tiến hành ngay sau khi cú bản yờu cầu mà cần phải cú sự phõn tớch cho phộp xỏc định cơ hội và khả năng thực thi Sự phõn tớch này gọi là thẩm định yờu cầu hay nghiờn cứu khả thi và cơ hội.

Thiết kế lụ gớc

Xõy dựng một số phương ỏn

Thiết kế vật lý

Thực hiện kỹ thuật

Cài đặtPhõn tớch

Xác định và làm rõ yêu cầu phát triển nhanh

Việc đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự án Chỉ cần một sai lầm trong giai đoạn này cũng sẽ làm lùi bước trên toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước toán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho người ra quyết định.

Đánh giá yêu cầu bao gồm bốn công đoạn:

a Lập kế hoạch

Đây là công đoạn đầu tiên cho bất cứ một quá trình phát triển hệ thống nào Việc lập kế hoạch cho quá trình phát triển thông tin là việc cần làm và cần phải được làm cẩn thận.

Về cơ bản thì lập kế hoạch là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng Quy mô số lượng, độ đa dạng của nguồn thông tin này tuỳ thuộc vào mức độ phân tích của từng dự án Đối với dự án lớn thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên cũng như các phương tiện đi kèm với từng nhiệm vụ.

Khả thi về kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất, cũng như việc các thiết bị đó có tương thích với công nghệ có sẵn trong tổ chức.

Khả thi về tài chính: Cần xem xét giữa lợi ích thu được từ hệ thống so với chi phí bỏ ra để thực hiện dự án.

Khả thi về thời gian: Là xem xét các khả năng trên có thể hoàn thành đúng thời gian đã đặt ra hay không.Trong giai đoạn này phải đưa ra được bảng tiến độ thời gian.

d Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu

Báo cáo này được gửi cho người có thẩm quyền quyết định việc có thực hiện bước tiếp theo của dự án Vì thế báo cáo phải là bức tranh toàn cảnh về hệ thống mới và những kiến nghị trong những bước thực hiện tiếp theo một cách rõ ràng đầy đủ nhất

Báo cáo cần trình bày rõ các nội dung sau:

• Nhắc lại yêu cầu (tên yêu cầu, tên người yêu cầu, hệ thống thông

tin nghiên cứu, những vấn đề do người yêu cầu nêu lên)

• Phương pháp tiến hành yêu cầu ( các công cụ thu thập thông tin, những người đã gặp và làm việc )

• Mô tả khung cảnh (nêu các bộ phận, các chức năng, các vị trí công tác có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng của hệ thống nghiên cứu, nêu tên các nhà quản lý có trách nhiệm, đặc trưng về tổ chức, đặc trưng về công nghệ, khung cảnh tài chính )

• Hệ thống nghiên cứu (tên gọi và mô tả, mục đích của hệ thống)• Nêu các vấn đề (vấn đề dưới góc độ các nhà quản lý có liên quan và

2.2.3.2 Phân tích chi tiết

Mục đích chính của giai đoạn này là đưa ra được những chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là : xác định những vấn đề chính, nguyên nhân chính, mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu đã đặt ra.

a.Thu thập thông tin.

Để có thể tiến hành phân tích chi tiết trước hết ta phải thu thập thông tin Có

nhiều phương pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát.

Các thông tin thu thập được cần phải được phân loại theo các tiêu chí

- Hiện tại / tương lai:

Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về môi trường hoàn cảnh, các thông tin có lợi ích cho nghiên cứu hệ thống quản lý.

Thông tin cho tương lai được thu thập từ các mong muốn, phàn nàn, các dự kiến kế hoạch

- Tĩnh / động / biến đổi:

Các thông tin tĩnh là các thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá Ví dụ các thông tin về mã khoa, mã lớp, sinh viên, …

Các thông tin động thường là các thông tin về không gian, thời gian, …

Các thông tin biến đổi: thông tin biến đổi là do các quy tắc quản lý, các quy định của nhà nước…

- Môi trường / nội bộ: Phân biệt các thông tin của nội bộ hay môi trường có tác động tới hệ thống

b Mã hoá dữ liệu

Việc xây dựng hệ thống thông tin rất cần phải mã hóa dữ liệu Mã hoá là tên viết tắt gắn cho một đối tượng nào đó Trong mỗi đối tượng gồm nhiều thuộc tính khác nhau thì yêu cầu mã hoá cho các thuộc tính là một yêu cầu cần thiết Ngoài ra mã hoá còn là hình thức chuẩn hoá dữ liệu để phân loại dữ liệu lưu trữ và tìm kiếm có hiệu quả và bảo mật dữ liệu đặc biệt trong các hệ thống thông tin xử lý bằng máy tính.

VD: Khi ta nói mã số chứng từ là 1111/PX thì chỉ có duy nhất một phiếu là có mã số đó trong số các phiếu xuất.

Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu

Nhận diện không nhầm lẫn đối tượngMô tả nhanh chóng các đối tượngNhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

c Các công cụ mô hình hoá Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng sơ đồ.

 Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin

- Xử lý:

Thủ côngGiao tác người máy

Tin học hoá hoàn toàn

- Kho lưu dữ liệu:

- Dòng thông tin

- Điều khiển

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu nguồn và đích, không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý.

 Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Nguồn hoặc đích :

Nguồn hay đích có thể là một người hay một nhóm tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống thông tin nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc trao đổi thông tin với hệ thống.

Biểu diễn: bằng hình chữ nhật có gán nhãn được xác định bằng các danh từ

TÊN NGƯỜI / BỘ PHẬN PHÁT / NHẬN TIN

VD Trong quản lý hàng hoá, vật tư thì các tổ chức cung cấp hàng hoá cho đơn vị hoặc các tổ chức,cá nhân mà đơn vị bán hàng … được coi là nguồn hay đích

Chức năng xử lý:

Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng xử lý là biến đổi thông tin, tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin,…

Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng đường tròn hay ô van, trong đó có ghi tên của chức năng Tên của chức năng là các thao tác nên nó phải là một động từ cộng với bổ ngữ.

VD Trong quản lý hàng hoá,vật tư thì có một số chức năng như: Viết phiếu xuất, viết phiếu nhập, tổng hợp tồn kho, xem thẻ kho,…

Luồng dữ liệu

Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý Luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ

TIẾN TRÌNH XỬ LÝ

QUẢN LÝ XUẤT NHẬP

QUẢN LÝ

DANH MỤCTỔNG HỢP BÁO CÁO

Biểu diễn: Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên có hướng chỉ hướng của luồng thông tin Trên đó có tên là luồng thông tin mang theo Tên là một danh từ cộng thêm tính từ (nếu cần)

VD Trong quản lý hàng hoá vật tư có các luồng dữ liệu như: phiếu xuất hàng, phiếu nhập hàng,…

Phân rã sơ đồ

Để mô tả chi tiết hệ thống thông tin người ta tiến hành phân phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh người ta phân rã thành các mức tiếp theo.

d Các công đoạn của phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm 7 công đoạn

Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết

Thành lập đội ngũ thực hiện dự án: Việc đầu tiên trong giai đoạn này đó là đưa ra được đội ngũ thực hiện dự án Để hệ thống có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu của người sử dụng thì trong quá trình xây dựng hệ thống nên có những thành viên của tổ chức tham gia trực tiếp cùng các phân tích viên Tuy nhiên điều này phụ thuộc rất nhiều vào quy mô của từng dự án, cũng như điều kiện cụ thể của từng tổ chức.

Lựa chọn phương pháp và công cụ: Trong giai đoạn phân tích chi tiết thì lập trình viên cần phải lựa chọn được phương pháp và công cụ thu thập thông tin và phân tích thông tin phù hợp, hiệu quả Công cụ thu thập thông tin thường dùng là: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát Còn công cụ phân tích hay dùng là: Sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các phích từ điển hệ thống thông tin.

Ngoài ra vấn đề xác định thời gian cũng rất cần thiết Dù hoạt động trong lĩnh vực nào, công việc nào thì khi lập kế hoạch ta không thể không đề cập tới vấn đề thời gian Trong xây dựng hệ thống cũng vậy, thời gian luôn luôn phải được đảm bảo một cách chính xác nhất tới mức có thể Đây là vấn đề cần quan tâm nhưng thường thì nó hay sai lệch so với dự kiến.

Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

Bất cứ một điều gì cũng không thể tồn tại một cách đơn lẻ, luôn luôn có các yếu tố xung quanh mà nó chịu tác động cũng như nó tác động ngược trở lại các yếu tố đó.

Môi trường bao quanh hệ thống thông tin: môi trường ngoài, môi trường tổ chức, môi trường vật lý, môi trường kỹ thuật.

- Môi trường ngoài : phải xem xét các tổ chức khác hoạt động ra sao, có

các sản phẩm, dịch vụ gì Xu thế phát triển chung của các ngành cũng như các yếu tố mang tính chất cạnh tranh biểu hiện ra sao Ngoài ra cũng cần xem xét các chính sách bộ luật mà ngành này phải tuân thủ, những nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của các tổ chức cùng ngành.

- Môi trường tổ chức : Đó chính là lý do hình thành cũng như lịch sử ra

đời của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn, các đối tác cũng như các đối thủ cạnh tranh của tổ chức Đồng thời cần chú ý đến cơ cấu tổ chức, các hoạt động chính mà tổ chức thực hiện, cũng như các vấn đề về tình trạng tài chính, đầu tư dự kiến,

- Môi trường vật lý: Việc phân bổ người sử dụng và khách hàng ra sao, tổ

chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu Bên cạnh đó là vấn đề an ninh, kiểm soát.

- Môi trường kỹ thuật: Là các phần cứng, phần mềm được dùng để xử lý

dữ liệu, cũng như các thiết bị ngoại vi khác Đồng thời luôn chú ý đến vấn đề phát triển nhân sự và mở rộng hệ thống trong tương lai.

Nghiên cứu hệ thống hiện tại:

Trước hết cần phải thu thập các thông tin về hệ thống hiện tại: - Những hoạt động chung;

- Dữ liệu vào;- Thông tin ra;

- Các vấn đề về xử lý mà tổ chức cần tập hợp;- Vấn đề cơ sở dữ liệu;

Sau đó phân tích viên cần xây dựng mô hình vật lý ngoài dựa trên các dữ liệu mô tả đã thu thập được về hệ thống Toàn bộ những thông tin này phục vụ cho việc đưa ra chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại trợ giúp cho việc xác định được mục tiêu và những yêu cầu mà hệ thống mới cần phải làm thoả mãn Mô hình vật lý chỉ có giá trị khi nó là bức tranh trung thực của hệ thống, vì vậy trong quá trình xây dựng phân tích viên phải đặt mình trong một quá trình lặp, tức là không tự đưa ra những câu trả lời, mà cần phải lấy thông tin từ người sử dụng Rồi từ đó rút ra vấn đề, nguyên nhân và làm hoàn chỉnh chúng trên các phích tài liệu vấn đề.

Cuối cùng dựa trên mô hình vật lý ngoài và các dữ liệu thu thập được mô hình lô gíc sẽ được xây dựng.

Hai mô hình cho chúng ta hai cảnh sắc khác nhau của cùng một hệ thống đang nghiên cứu Tài liệu lúc này sẽ là sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển dữ liệu Cũng như mô hình vật lý, mô hình lô-gíc cho phép nhà phân tích hợp lệ hoá sự hiểu biết của mình về hệ thống với người sử dụng và là công cụ để xác định một số vấn đề của hệ thống cũng như các nguyên nhân của chúng Đồng thời mô hình này cũng được dùng cho việc đưa ra các chẩn đoán cho hệ thống thực tại và xác định mục tiêu, các nhu cầu của hệ thống mới.

Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề

Trong thực tế thì ba nhiệm vụ chẩn đoán, xác định mục tiêu, xác định các yếu tố của giải pháp được thực hiện cũng một lúc, tuy nhiên khi trình bày thì các nhiệm vụ này được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia.

- Đưa ra chẩn đoán là "xác định bản chất của căn bệnh trên cơ sở các triệu chứng" Vì vậy lúc này phân tích viên sẽ sử dụng các phích tài liệu, kỹ thuật phân tích nguyên nhân, để từ đó tìm ra một số nguyên nhân của những vấn đề đã được chỉ ra Lúc này nhiệm vụ chính của phân tích viên không phải là sửa chữa các lỗi được chỉ ra, mà quan trọng hơn cả là phân tích viên phải tìm và báo sớm nhất những nguyên nhân gây ra sai lầm mà thôi.

Dựa trên các kết quả đã có, trong giai đoạn tiếp theo, hai mục tiêu chính sẽ được xây dựng: để hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống mới và để đánh giá hệ thống mới sau khi nó được cái đặt Có hai nguyên tắc cần tuân thủ đối với hai mục tiêu là: phải đo được và phải có giá trị bằng số cần đạt được

Như ta đã biết, các mục tiêu của hệ thống mới luôn gắn chặt với các vấn đề của hệ thống, còn các yếu tố giải pháp lại gắn chặt với nguyên nhân của các vấn đề Vì thế khi thời gian trả lời của hệ thống quá lâu vì năng lực của máy tính thì yếu tố giải pháp trước tiên là phải nâng cao năng lực đó.

Đánh giá lại tính khả thi

Vào lúc này, một khối lượng lớn thông tin về hệ thống và môi trường của nó, cùng với các nguyên nhân và giải pháp đã được làm sáng tỏ thì việc đánh giá khả thi có phần chính xác hơn Tuy nhiên ta cần phải có thông tin về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt ở giai đoạn tiếp theo, vì vậy việc đánh giá tính khả thi sẽ không chỉ dừng lại vào thời điểm này, mà nó còn tiếp tục đi theo cho mãi tới khi kết thúc dự án Và tất nhiên nó vẫn phải đảm bảo xem xét với các ràng buộc về: tổ chức, kỹ thuật, tài chính, thời gian.

Sửa đổi đề xuất của dự án

Qua các thông tin mới thu thập được và qua báo cáo đánh giá tính khả thi, đề xuất của dự án mới sẽ được xem xét và sửa đổi, sao cho: người ra quyết định sẽ được cung cấp một bức tranh rõ hơn về dự án, về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Mỗi báo cáo ở cuối mỗi kỳ đều rất quan trọng, vì nó phục vụ cho việc ra quyết định tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Vì thế, báo cáo vừa chứa đựng những thông tin tổng quát nhất mà phân tích viên đã tìm thấy (có thể đính kèm phụ lục mô tả chi tiết), đồng thời không đưa quá nhiều các thông tin chi tiết cho những người ra quyết định Ví dụ : không nên đưa ra các bảng DCI, DFD, từ điển dữ liệu, trong bảng báo cáo.

Đề cương báo cáo phân tích chi tiết

1 Trình bày lại yêu cầu

2 Mô tả phương pháp phân tích

Trình bày về các thu thập thông tin được dùngTrình bày các công cụ xây dựng tài liệu hệ thống3 Mô tả về môi trường

4 Mô tả về hệ thống thông tin đang tồn tại

5 Chẩn đoán về hệ thống thông tin và xác định các yếu tố giải pháp6 Đánh giá tính khả thi

7 Đề xuất của dự án

2.2.3.3 Thiết kế lô gíc

Thiết kế lô gíc nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác cái gì mà hệ thống thông tin mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường.

Xây dựng mô hình lô gíc cho hệ thống thông tin mới là một quá trình vô cùng phức tạp, các sản phẩm phải đưa ra được trong giai đoạn này là sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu lô gíc của từ điển hệ thống

a Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gíc từ thông tin đầu ra

Bước 1 Xác định các thông tin đầu ra

- Liệt kê toàn bộ thông tin đầu ra

- Nội dung khối lượng tần xuất và nơi nhận chúng

VD: Quản lý hàng hoá vật tư có thể có các thông tin đầu ra là: các phiếu xuất, phiếu nhập vật tư, thông tin về tồn kho,…

Bước 2 Xác định các tệp cần để cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra các

thông tin đầu ra theo yêu cầu.

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra thành một danh sách các thuộc tính, đánh dấu các thuộc tính lặp (ký hiệu R), đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) - thuộc tính được sinh ra từ các thuộc tính khác, sau đó loại bỏ chúng ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.

Các mức chuẩn hoá dữ liệu

- Chuẩn hoá mức 1 (1NF): Trong một danh sách không được chứa những

thuộc tính lặp Cần tách các thuộc tính lặp này ra một danh sách con, có ý nghĩa

dưới góc độ quản lý Cần gắn cho danh sách mới một cái tên, và tìm thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc Trong một số trường hợp nếu có thuộc tính ít ý nghĩa thì cũng có thể bỏ đi.

- Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ

thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc này thì cần phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.

Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đồng thời đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

- Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Trong danh sách không cho phép có sự phụ thuộc

bắc cầu giữa các thuộc tính Ví dụ : Z=f(Y) và Y=g(X), vì thế cần phải tách ra hai danh sách chứa quan hệ Z với Y và Y với X

Mô tả các tệp

Sau khi chuẩn hoá xong mức 3, mỗi danh sách tương ứng trong mức 3 sẽ cho ta một tệp cơ sở dữ liệu Mỗi một thuộc tính trong danh sách tương ứng là một thuộc tính trong tệp.

Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thành một tệp duy nhất

cho thực thể đó

Bước 4: Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ

liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá

Để thiết kế bằng phương pháp nàyngười ta đưa ra một số phương pháp sau:

VD Thực thể "Đơn vị nhập hàng" hàm ý mô tả tập hợp các đơn vị nhận hàng hoá

Biểu diễn thực thể: Thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật trong đó

có ghi tên thực thểVD

Liên kết:

Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một ràng buộc.

Kiểu liên kết: là tập hợp các liên kết cùng bản chất Giữa các thực thể có

thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất.

Các dạng kiểu liên kết:

- Liên kết một - một (1 - 1) giữa hai thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại Trong thực tế liên kết này ít xảy ra, thông thường liên kết này mang đặc trưng bảo mật hoặc cần tách bạch một kiểu thực thể phức tạp thành kiểu thực thể nhỏ hơn.

ĐƠN VỊ NHẬN HÀNG

ĐƠN VỊ XUẤT HÀNG

g

- Liên kết một nhiều (1 - N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có 1 thực thể trong A

- Liên kết nhiều nhiều (N - N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thựcthể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A

Ví dụ: Thực thể kho và danh mục vật tư có quan hệ nhiều nhiều Một kho có thể có nhiều vật tư, đồng thời 1 vật tư có thể thuộc nhiều kho

- Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể

Ví dụ: Mã đơn vị nhập, tên đơn vị xuất, mã kho, ngày hết hạn,…

- Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ.

b Thiết kế logic xử lý

Các sơ đồ logic của xử lý làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm đến những yếu tố mang tính chất tổ chức Thiết kế xử lý logíc được thực hiện thông qua phân tích tra cứu và phân tích cập nhật.

Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu Kết quả của việc phân tích sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống.

Phân tích cập nhật: Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được thường xuyên cập nhật để đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh được tình trạng dữ liệu mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý

Phân tích cập nhật phải thông qua các bước sau:

- Lập bảng sự kiện cập nhật

- Xác định cách thức hợp lệ hoá dữ liệu cập nhật

Tính toán số lượng xử lý, tra cứu và cập nhật: Một xử lý trên sơ đồ con

logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật Để tính khối lượng cho chúng, ta phải quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị.

2.2.3.4 Đề xuất các phương án của giải pháp:

Mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác hoạ cho mô hình vật lý, tạo ra sự mềm dẻo cho dự án, đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý, đánh giá lựa chọn phương án tối ưu, tạo ra cơ hội để nhà thiết kế trình bày ý tưởng khác nhau của mình.

Trong giai đoạn này, cần phải làm các công việc sau:

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Các nguyên tắc cơ bản khi thiết kế vật lý ngoài

- Đảm bảo người sử dụng kiểm soát được hoạt động của hệ thống

- Xem xét và thiết kế bề ngoài của hệ thống theo thói quen, kinh nghiệm của người sử dụng

- Sử dụng thuật ngữ, các dạng thức và các thủ tục

- Che khuất toàn bộ yếu tố bên trong của phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống

- Hệ thống cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình.

- Giảm tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng hệ thống phải nhớ trong khi sử dụng.

- Chấp nhận các quy tắc chung

2.2.3.6 Triển khai hệ thống thông tin

Giai đoạn này có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi và các chương trình máy tính khác cấu thành nên hệ thống thông tin

Thiết kế vật lý trong: Thiết kế cơ sở dữ liệu nhằm mục đích tìm cách tiếp

cận với dữ liệu nhanh và hiệu quả nhất.

Thiết kế vật lý trong các xử lý Để có thể thiết kế được tốt cần phải chú ý

các khái niệm sau:

- Sự kiện: là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện của một xử lý nào đó.

Ví dụ: Sau khi viết phiếu nhập hay phiếu xuất xong thì sự việc này là khởi điểm để in các phiếu xuất, nhập, hay xem tồn kho,…

- Công việc: là một dãy xử lý có chung một sự kiện khởi sinh

Ví dụ: Sau khi viết phiếu xong thì các công việc sau sẽ được thực hiện:+ Tính tồn kho.

+ Xem lại các phiếu xuất, nhập đã viết, có thể chỉnh sửa.+ In ấn các phiếu.

+Xem thẻ kho.

- Tiến trình: là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm trong một lĩnh vực nghiệp vụ

- Nhiệm vụ: là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về mặt tổ chức

- Pha xử lý: là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu.

- Modul xử lý: là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu.

2.2.3.7 Cài đặt bảo trì hệ thống

Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, tức là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng.

Bảo trì hệ thống là nhằm tiến triển hệ thống về mặt chức năng để cho hệ thống có những thay đổi yêu cầu về mặt nghiệp vụ tốt hơn.

2.3 GIỚI THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS VÀ NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC

2.3.1 Giới thiệu về Microsoft Access

Microsoft Access là một phần mềm do hãng Microsoft phát hành nằm trong bộ Microsoft Office Microsoft Access có một giao diện tinh xảo dễ dùng để tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu Vì vậy Microsoft Access được sử dụng rất phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên thế giới Dữ liệu trên Microsoft Access được tổ chức trên một File duy nhất *.mdb.Trên file dữ liệu được tổ chức thành bảng có quan

hệ với nhau và ta có thể thao tác với cơ sở dữ liệu thông qua câu truy vấn Một câu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy về các mẩu tin Sử dụng các câu truy vấn ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong một hay nhiều bảng.

2.3.2 G iới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đến việc thành công của chương trình Các ngôn ngữ được đánh giá bởi các tiêu thức như: Mức độ hỗ trợ cho người lập trình, khả năng trong việc thiết kế giao diện, sự đáp ứng yêu cầu trong trong quản lý cơ sở dữ liệu, yêu cầu về phần cứng, tính thông dụng.

Ngôn ngữ Visual Basic có nhiều ưu điểm thể hiện qua những chức năng ưu việt sau:

- Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện người dùng đồ họa (GUI), tức là khi thiết kế chương trình người dùng được nhìn ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so với ngôn ngữ lập trình khác Visual Basic cho phép chỉnh sửa đơn giản nhanh chóng hình dáng kích thước, mầu sắc của các đối tượng có mặt trong ứng dụng

- Visual Basic có khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động DDL( Dinammic link liblary) Nó có thể dễ dàng sử dụng các chức năng sẵn có của Windows mà không cần mất công thiết kế lại như nó có thể sử dụng các hộp thoại dùng chung với Windows, truy xuất tới các thư viện liên kết động.

- Visual Basic có thể liên lạc với các ứng dụng khác chạy trong Windows thông qua công nghệ OLE (Object Linking and Embedding) của Microsoft.

- Phương pháp lập trình sự kiện của Visual Basic làm cho việc xây dựng chương trình đơn giản rất nhiều.