Bài giảng Tin học cơ sở 3

Bài giảng Tin học cơ sở 3 cung cấp cho học viên những kiến thức tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu; hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access; các thao tác đối với tệp tin cơ sở dữ liệu; sử dụng ngôn ngữ visual basic for application; sử dụng đối tượng DoCmd; cấu trúc điều khiển chương trình;... Mời các bạn cùng tham khảo!

TH NG TIN V TRU HỌ VI N NG NGH N TH NG ƢU H NH VI N TH NG  I GI NG TIN HỌ Ơ SỞ HO PH TR H HOA CNTT1 H I N TS PHAN THỊ H H N i – Năm 2016 MỤC LỤC MỞ ĐẦU TỔNG QU N V H QU N TRỊ Ơ SỞ DỮ LI U 1.1 sở liệu ( SDL) 1.2 Hệ quản trị SDL H QU N TRỊ SDL ESS 2.1 Tổng quan ccess : 2.2 hởi đ ng, cửa sổ l m việc Microsoft ccess 2.2.1 Khởi động Microsoft Access 2.2.2 Các thành phần cửa sổ khởi động 2.3 ác thao tác tệp tin SDL 11 2.4 ác đối tƣợng bên tập tin SDL ccess 12 2.5 L m việc với cửa sổ liệu Microsoft ccess 13 2.6 L m việc với đối tƣợng ccess 13 2.6.1 Quy trình thiết kế CSDL 13 2.6.2 Truy vấn - Query 28 2.6.3 Biểu mẫu nhập liệu (FORM) 46 2.6.4 Báo biểu (Report) 59 SỬ D NG NG N NGỮ VISU L SI FOR PPLI TION 70 3.1 Giới thiệu chung 70 3.2 Các th nh phần b mã lệnh 70 3.2.1 Sử dụng đối tượng DoCmd (Do Command) 71 3.2.2 Các cấu trúc điều khiển chương trình 72 3.3 M t số chƣơng trình mẫu 74 Phụ lục L m việc với liệu 82 TÓM TẮT 85 H QU N TRỊ Ơ SỞ DỮ LI U ESS MỞ ĐẦU Tin học sở môn học quan trọng chương trình giáo dục đại cương bậc đại học, môn bắt buộc tất sinh viên khối kinh tế, quản lý Học Viện CNBCVT Tài liệu nhằm cung cấp cho sinh viên kiến thức tổng quan cơ sở liệu, hệ quản trị sở liệu, hệ quản trị sở liệu ACCESS Chúng biên soạn tài liệu giảng cho tất sinh viên ngành kinh tế, quản trị kinh doanh bậc đại học với mục đích giúp cho sinh viên có tài liệu học cần thiết cho môn học để đáp ứng nhu cầu ngày cao tư liệu học dạy học tin học Nội dung giảng trình bày chương, phần cuối tóm tắt giảng, câu hỏi lý thuyết tập thực hành Chương 1, Trình bày tổng quan sở liệu hệ quản trị sở liệu; Chương 2, Trình bày hệ quản trị sở liệu ACCESS; Chương 3, Giới thiệu ngôn ngữ VISUAL BASIC FOR APPLICATON TỔNG QU N V H QU N TRỊ Ơ SỞ DỮ LI U 1.1 sở liệu ( SDL) Có thể hiểu CSDL (Database) sưu tập lớn loại liệu tác nghiệp quan, xí nghiệp… tổ chức lưu trữ tập trung hay phân tán thiết bị nhớ mạng máy tính hệ ứng dụng truy xuất, khai thác theo chế dộ trực tuyến hay tương tác Cụ thể có số khái niệm hiểu sau : - CSDL kho lưu trữ có tổ chức loại liệu tác nghiệp, bao gồm loại liệu văn bản, đồ họa, âm thanh… mã hóa dạng chuỗi bit và lưu trữ nhớ máy tính CSDL phản ánh trung thực giới liệu thực khách quan - CSDL dùng chung cho nhiều người CSDL tài nguyên thông tin chung cho nhiều người sử dụng Bất kỳ người sử dụng máy tính, thiết bị đầu cuối, nguyên tắc có quyền truy nhập khai thác toàn hay phần liệu theo chế độ trực tuyến hay tương tác mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý người sử dụng với tài nguyên - CSDL hệ ứng dụng khai thác, để tìm kiếm, tra cứu, sửa đổi bổ sung hay loại bỏ liệu Tìm kiếm tra cứu thông tin chức phổ biến nhất, quan trọng hệ CSDL Hệ quản trị CSDL (DBMS - Database Management System) phần mềm điều khiển chiến lược xây dựng CSDL Khi người sử dụng đưa yêu cầu truy nhập ngôn ngữ liệu DBMS tiếp nhận, thực thao tác CSDL lưu trữ trả lại kết (nếu có) - Hiện nay, CSDL quan hệ (Relationship Database) sử dụng rộng rãi Đối tượng nghiên cứu CSDL quan hệ thực thể mối quan hệ thực thể Thực thể mối quan hệ thực thể hai đối tượng khác Mối quan hệ thực thể loại thực thể đặc biệt Trong cách tiếp cận CSDL quan hệ, người ta xây dựng sở lý thuyết đại số quan hệ xây dựng quan hệ chuẩn kết nối không tổn thất thông tin biểu diễn liệu Dữ liệu lưu trữ nhớ máy tính khơng phải tính đến yếu tố tối ưu không gian lưu tữ, mà phải đảm bảo tính khách quan, trung thực liệu thực Nghĩa phải đảm bảo tính quán liệu liệu vẹn toàn liệu 1.2 Hệ quản trị SDL a Giới thiệu Hệ quản trị CSDL hệ thống phần mềm điều khiển toàn chiến lược truy nhập CSDL Các chức hệ quản trị CSDL bao gồm - Tạo trì sở liệu - Cập nhật liệu - Lưu trữ liệu - Tìm kiếm xử lý liệu lưu trữ - Cho phép nhiều người dùng truy xuất đồng thời - Hỗ trợ tính bảo mật riêng tư - Cung cấp chế mục (index) hiệu để lấy nhanh liệu lựa chọn - Bảo vệ liệu khỏi mát trình lưu phục hồi b Phân loại hệ quản trị CSDL: Về bản, có loại hệ quản trị CSDL là:  Hệ quản trị CSDL phân cấp chứa liệu cấu trúc Hệ thiết lập quan hệ cha-con liệu Ở đỉnh cây, cịn gọi root, có số nút Các nút lại có số nút bất kỳ, v.v Các hệ CSDL phân cấp ngày lạc hậu  Hệ quản trị CSDL mạng chứa liệu dạng ghi liên kết Hệ thống cho phép nhiều quan hệ nhiều-nhiều hệ CSDL phân cấp Một hệ quản trị CSDL mạng lưu trữ có hiệu nhanh, cho phép quản lý cấu trúc liệu phức tạp Tuy nhiên, chúng lại cứng nhắc yêu cầu nặng nề thiết kế Một hệ thống đăng ký vé máy bay ví dụ loại  Hệ quản trị CSDL quan hệ (Relationship DBMS) Hệ quản trị CSDL quan hệ có lẽ hệ quản trị CSDL có cấu trúc đơn giản Trong hệ quản trị CSDL quan hệ, liệu tổ chức thành bảng Các bảng lại bao gồm ghi ghi chứa trường Mỗi trường tương ứng với mục liệu Hai hay nhiều bảng liên kết chúng có hay nhiều trường chung Hệ quản trị CSDL quan hệ sử dụng dễ dàng phát triển nhiều năm gần Hiện có số hệ quản trị CSDL quan hệ sử dụng rộng rãi thị trường Oracle, Informix, Sybase, Foxpro, Access,… Microsoft Access hệ quản trị CSDL đơn giản, dễ sử dụng, thích hợp cho ứng dụng vừa nhỏ Tài liệu trình bày khái niệm cách sử dụng cách hệ quản trị CSDL H QU N TRỊ SDL 2.1 Tổng quan ESS ccess : Về bản, Access hệ quản trị CSDL Tương tự sản phẩm khác thuộc loại này, Access lưu trữ thu thập thông tin (thường gọi liệu), hiển thị thơng tin u cầu tự động hố thao tác lặp lại (thí dụ trì tài khoản hệ thống thông tin cá nhân, thực việc kiểm soát lập bảng kiểm kê) Với Access, ta tạo biểu nhập liệu dễ sử dụng Ta hiển thị thông tin theo ý muốn tạo báo cáo phức tạp Access ứng dụng CSDL mạnh Windows, sản phẩm thiết kế để hỗ trợ người phát triển người dùng cuối Bên cạnh tính tiện dụng quán Microsoft Window, Microsoft Access bổ sung thêm tính hiệu quản lý CSDL Do Access Window sản phẩm Microsoft nên hai phối hợp với hoạt động tốt Access có khả chạy Windows95, Windows 98, Windows ME, Windows 2000 …, Access có lợi Windows Ta cắt dán, chép liệu từ ứng dụng Windows vào Access ngược lại Ta tạo thiết kế biểu mẫu Access cắt dán vào thiết kế báo cáo Khi sử dụng đối tượng OLE (Object Linking and Embedding - Liên kết nhúng đối tượng) sản phẩm Windows Microsoft Office (như Excel, Word, PowerPoint Outlook), ta mở rộng khả Access để hợp đối tượng xem sản phẩm Microsoft mà không cần phải chép nội dung chúng dán vào Access Khả cho phép ta làm việc với liệu thực tế có sẵn sản phẩm mà không cần phải chép thông tin Bằng cách sử dụng OLE, ta thực thay đổi thông tin đối tượng biểu sở (như Excel, Word, v.v ) Với mở rộng Internet Access, ta lập biểu tương tác với liệu lấy trực tiếp từ trang Web WWW trực tiếp chuyển biểu ta lập thành trang truy cập liệu cho mạng nội hợp làm việc trực tiếp với trình duyệt Internet ta Là hệ quản trị liệu quan hệ, Access cho phép người sử dụng lúc truy nhập thơng tin từ hai bảng trở lên - chí liên kết bảng CSDL để lạo lập bảng Access làm giảm tính phức tạp liệu làm cho công việc dễ thực Có thể nối bảng Access ta với liệu máy tính lớn máy chủ - chí sử dụng bảng tạo chương trình dBase Excel Có thể dễ dàng kết hợp kết kết nối với bảng tính Excel Khả kết nối Access với liệu bên (lưu giữ dạng CSDL khác) làm cho Access trở thành chương trình thiết thực Có thể sử dụng Access môi trường mạng để liên kết với loạt bảng từ CSDL khác - vừa dạng liên kết nội (trên máy) vừa liên kết xa (thậm chí với CSDL máy tính lớn Oracle DB2) Access kết nối trực tiếp với bảng bên nhập sử dụng nội Khi kết nối nhập bảng bên về, ta tạo lập biểu báo cáo làm việc với thông tin - để thay đổi xem in thông tin 2.2 hởi đ ng, cửa sổ l m việc Microsoft ccess 2.2.1 hởi đ ng Microsoft ccess Microsoft Access hệ quản trị CSDL cài đặt môi trường Windows nên ta cài đặt khởi động Access tương tự khởi động chương trình ứng dụng khác Micrsoft Word, Excel… Có thể khởi động theo bước sau: Trên Start mở Program -> Microsoft Office -> Microsoft Access 2010, xem Hình1 Hình Khi hộp thoại xuất hình, Hình2 Hình Hộp thoại cho phép chọn hành động sau: o Blank database : Tạo hoàn toàn tập tin CSDL Access trống (tập tin phần mở rộng accdb - chưa có liệu) o Blank web database: Tạo tập tin CSDL cho website o Recent templates: Danh sách tập tin CSDL mở gần o Sample templates: Tạo tập tin CSDL từ mẫu cụ thể o My templates: Tạo mẫu CSDL o Open: Mở tập tin CSDL Access tạo trước 2.2.2 ác th nh phần cửa sổ khởi đ ng Sau khởi động Microsoft Access, cửa sổ Microsoft Access xuất Các thành phần cửa sổ gồm: a Thanh Quick Access: Hiển thị bên trái tiêu đề, mặc định Quick Access gồm nút công cụ Save, Undo,…, xem Hình Hình Bên phải Quick Access chứa nút Customize, sở liệu mở, click nút Customize xuất menu giúp bạn định nút lệnh hiển thị Quick Access, lệnh khơng có menu, bạn kích vào nút More Commands kích phải Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar Kích vào More Commands…., xem Hình Hình b Vùng làm việc: Khi khởi động Access, cửa sổ khởi động, mặc định tab File lệnh New tab File chọn, cửa sổ chia thành khung, xem hình 5: - Khung bên trái gồm lệnh tab File - Khung giữa: chứa loại tập tin sở liệu mà bạn tạo - Khung bên phải: để nhập tên chọn vị trí lưu tập tin tạo thực thi lệnh tạo sở liệu c Thanh Ribbon: Thanh Ribbon tạo nhiều tab khác nhau, truy cập vào tab bạn kích Hình Ví dụ: Để mở tập tin CSDL phải vào File chọn Open d Thanh Navigation Pane: Navigation Pane khung chứa nội dung sở liệu Từ khung Navigation Pane, bạn mở Table, Query, Form, Report, Macro, module sở liệu cách kích đúp vào tên đối tượng Bằng cách kích phải vào tên đối tượng Navigation Pane, bạn thực thao tác với đối tượng như: đổi tên, chép, xóa, import, export đối 10 Bonus = salary * 0.1 Case 2, Bonus = salary * 0.09 Case To Bonus = salary * 0.07 Case Is > Bonus = 100 Case Else Bonus = End Select c Cấu trúc Do While Loop  Do while Loop  Do Loop while Có thể thay While Until  While Wend Chú ý: While Until có tác dụng ngược nhau: While dừng điều kiện sai, Until lại dừng điều kiện d Cấu trúc For Next  For = To [bước nhảy] [Exit for] Next [biến]  For Each In [Exit for] Next [phần tử] e Thoát khỏi thủ tục, vòng lặp Exit Sub, Exit Function, Exit Do, Exit For 73 3.3 M t số chƣơng trình mẫu Lập trình ccess Giống ngơn ngữ C số ngôn ngữ cấp cao khác, Access công việc thực thông qua hàm (Function) thủ tục (Procedure) Bên ngồi hàm có lệnh khai báo, khơng có lệnh loại khác phép gán chẳng hạn a Khai báo biến Ví dụ khai báo biến: Dim ws As Workspace Dim db As Database Dim tbl As TableDef Dim tdf as QueryDef Dim rst as Recordset Dim fld As Field Dim tblname As String Dim mm as Single Dim n as integer Dim a as Double b Thủ tục hàm Có hai loại thủ tục: Thủ tục kiện, thủ tục gắn liền với kiện đó, Ví dụ command1_click() thủ tục thực ta nhắp chuột vào nút lệnh có tên Command1 Thủ tục có tên khơng gắn với kiện, thí dụ hàm msgbox chẳng hạn Lúc muốn gọi hàm thủ tục ta phải ghi rõ tên hàm tham số, ví dụ msgbox "Chao ban" Các ví dụ khác thủ tục hàm không gắn với kiện: Public Sub Databases() Dim ws As Workspace Dim db As Database Dim db1 As Database Dim db2 As Database Set ws = DBEngine(0) Set db1 = CurrentDb Set db2 = ws.OpenDatabase("d:\hoc_acc\qlsv1.mdb") For Each db In ws.Databases MsgBox db.Name Next db End Sub 74 Public Sub Open_Report(strReportName As String) DoCmd.OpenReport strReportName, acViewPreview End Sub Public Sub Print_Report(strReportName As String) 'Print specified report DoCmd.OpenReport strReportName, acViewNormal End Sub c Tạo thủ tục kiện Chúng ta làm việc chủ yếu với thủ tục kiện Để tạo thủ tục kiện cho đối tượng hay điều khiển đó, ví dụ tạo thủ tục tương ứng với nút lệnh, ta làm sau:  Trước hết ta chọn đối tượng, sau nhắp chuột vào "đũa thần" Nếu chương trình có sẵn hình cửa sổ soạn thảo Nếu chưa có chương trình ta thấy hộp thoại sau: Ta chọn Code Builder thấy xuất cửa sổ soạn thảo, ví dụ: Hộp Combo bên trái chứa đối tượng, hộp Combo bên phải chứa kiện Ta chọn đối tượng từ cửa sổ bên trái, sau nhắp vào hộp combo bên phải để chọn kiện: Sau chọn xong tên thủ tục tự động tạo ta việc gõ dòng lệnh vào Ví dụ Ta tạo bảng chọn, sau tạo nút lệnh mở Form, đóng form, mở report, đóng report, Windows, thoát Access sau: 75 Mở Form DoCmd.OpenForm Ví dụ DoCmd.OpenForm "[Danh Sach]" Đóng Form Ví dụ DoCmd.Close acForm, "NhanSu", acSaveYes Mở Report Ví dụ Mở để xem DoCmd.OpenReport strReportName, acViewPreview In Report DoCmd.OpenReport strReportName, acViewNormal d Các hàm Form "NhanSu" Option Compare Database Option Explicit Private Sub MAH_GotFocus() Dim db As Database, qdf As QueryDef Dim strSQL As String, strName As String strName = "HUYENLookUp Query" strSQL = "SELECT MAH,TenHUYEN FROM HUYEN WHERE MAT= '" & Me.MAT & "'" Set db = CurrentDb db.QueryDefs.Refresh For Each qdf In db.QueryDefs If qdf.Name = strName Then db.QueryDefs.Delete qdf.Name End If Next qdf Set qdf = db.CreateQueryDef(strName, strSQL) 'qdf.Close 'Set db = Nothing Me.MAH.RowSource = strName End Sub Private Sub Luong_AfterUpdate() Me.ThuNhap = Val(Me.Luong) + Val(Me.PhuCap) End Sub 76 Private Sub PhuCap_AfterUpdate() Me.ThuNhap = Val(Me.Luong) + Val(Me.PhuCap) End Sub Private Sub cmdClose_Click() DoCmd.Close acForm, "NhanSu", acSaveYes End Sub ==================================== Private Sub cmdMakeTblQuery_Click() Dim strName As String, strSQL As String strName = "NhanSu vut" strSQL = "SELECT NhanSu.Hoten, NhanSu.Dantoc, TINH.TenTinh " & _ "INTO [" & strName & "]" & _ "FROM TINH INNER JOIN NhanSu ON TINH.MAT = NhanSu.MAT " & _ "WHERE (((NhanSu.Luong)400))" Dim db As Database, tdf As TableDef Set db = CurrentDb db.TableDefs.Refresh For Each tdf In db.TableDefs If tdf.Name = strName Then db.TableDefs.Delete tdf.Name End If Next tdf CurrentDb.Execute strSQL MsgBox "Query " & strName & " da duoc tao" End Sub Private Sub cmdUpDateQuery_Click() Dim strSQL As String strSQL = "UPDATE NhanSu SET NhanSu.Luong = 100 WHERE(([PhuCap]=10) and [DanToc]='Kinh')" CurrentDb.Execute strSQL MsgBox "Table NhanSu da duoc cap nhat" End Sub Private Sub cmdDeleteQuery_Click() Dim strSQL As String strSQL = "DELETE * from NhanSu WHERE(([PhuCap]=10) and [DanToc]='Kinh')" CurrentDb.Execute strSQL MsgBox "Mot so ban ghi da bi xoa tu Table NhanSu" End Sub 77 Private Sub cmdCrosstabQuery_Click() Dim db As Database, qdf As QueryDef Dim strSQL As String, strName As String strName = "Cross Query vut" strSQL = "TRANSFORM Max(NhanSu.Luong) AS MaxOfLuong " & _ "SELECT NhanSu.Dantoc " & _ "FROM NhanSu " & _ "GROUP BY NhanSu.Dantoc " & _ "PIVOT NhanSu.MAT" Set db = CurrentDb db.QueryDefs.Refresh For Each qdf In db.QueryDefs If qdf.Name = strName Then db.QueryDefs.Delete qdf.Name End If Next qdf Set qdf = db.CreateQueryDef(strName, strSQL) MsgBox "Query " & strName & " da duoc tao" ' Khong the su dung: CurrentDb.Execute strSQL End Sub ====================================== Private Sub Form_Load() Me.OrderBy = "[MAKHOA],[HO],[TEN]" Me.OrderByOn = True End Sub Private Sub gofirst_Click() Dim rst As Recordset Set rst = Me.RecordsetClone rst.MoveFirst Me.Bookmark = rst.Bookmark End Sub Private Sub golast_Click() Me.RecordsetClone.MoveLast Me.Bookmark = Me.RecordsetClone.Bookmark 78 End Sub Private Sub goprev_Click() Me.RecordsetClone.MovePrevious If Me.RecordsetClone.BOF Then Me.RecordsetClone.MoveFirst End If Me.Bookmark = Me.RecordsetClone.Bookmark End Sub Private Sub gonext_Click() Me.RecordsetClone.MoveNext If Me.RecordsetClone.EOF Then Me.RecordsetClone.MoveLast End If Me.Bookmark = Me.RecordsetClone.Bookmark End Sub Private Sub mah_GotFocus() Dim strSQL As String, strName As String strName = "HUYENLookUp Query" strSQL = "SELECT MAH,TenHUYEN FROM HUYEN WHERE MAT= '" & Me.MAT & "'" NewQuery strName, strSQL Me.MAH.RowSource = strName End Sub Private Sub Timkiem_Click() Dim strMsg As String, strInput As String ' Prompt user for input strInput = InputBox("Hay nhap ma sinh vien can tim:") If strInput = "" Then 'user chose "cancel" Exit Sub End If Dim rst As Recordset Set rst = Me.RecordsetClone rst.FindFirst "MASV = '" & strInput & "'" If rst.NoMatch Then MsgBox "khong tim thay ma sinh vien " & strInput, vbInformation Else Me.Bookmark = rst.Bookmark End If End Sub 79 Private Sub Them_Click() Dim strMsg As String, strInput As String strInput = InputBox("Hay nhap ma sinh vien can them:") If strInput = "" Then 'user chose "cancel" Exit Sub End If Dim rst As Recordset Set rst = Me.RecordsetClone rst.FindFirst "MASV = '" & strInput & "'" If Not rst.NoMatch Then MsgBox "Ma sinh vien " & strInput & " da co, khong them duoc!", vbExclamation Exit Sub End If With rst AddNew ' Add new record !MASV = strInput ' Add data !DIEMVT = 22 Update ' Save changes End With rst.MoveLast Me.Bookmark = rst.Bookmark 'DoCmd.GoToRecord , , acNewRec End Sub Private Sub Dong_Click() DoCmd.Close acForm, "sinhvien", acSaveYes End Sub Private Sub viewdatasheet_Click() DoCmd.OpenQuery "SINHVIEN Query", acViewNormal End Sub Private Sub Xoa_Click() Dim strMsg As String, strInput As String ' Prompt user for input strInput = InputBox("Hay nhap ma sinh vien can xoa:") If strInput = "" Then 'user chose "cancel" Exit Sub End If Dim rst As Recordset Set rst = Me.RecordsetClone rst.FindFirst "MASV = '" & strInput & "'" If rst.NoMatch Then MsgBox "khong tim thay ma khoa " & strInput, vbInformation 80 Exit Sub Else Me.Bookmark = rst.Bookmark End If strMsg = "Ban xoa sinh vien co ma " & strInput & "?" If MsgBox(strMsg, vbYesNo, "Chu y!") = vbNo Then Exit Sub Else rst.Delete If Not rst.BOF Then rst.MovePrevious End If If Not Me.RecordsetClone.BOF Then Me.Bookmark = rst.Bookmark End If End If End Sub Public Function ExitMicrosoftAccess() As Integer Dim strMsg As String strMsg = "Thoat khoi Access va tro ve Windows?" If MsgBox(strMsg, vbYesNo, "Chu y!") = vbNo Then Exit Function End If 'Exit Microsoft Access DoCmd.Quit End Function Public Function DisplayDatabaseWindow() As Integer Dim strDocName As String strDocName = "Main Switchboard" ' Close Main Switchboard form DoCmd.Close ' Give focus to Database window; select "Main Switchboard" form DoCmd.SelectObject acForm, strDocName, True End Function 81 Phụ lục L m việc với liệu Sử dụng b xây dựng biểu thức – Expression Builder Khi xây dựng query hay form, report, ta thường xuyên phải sử dụng đến xây dựng công thức Expression builder Sử dụng cơng cụ này, nhanh chóng xây dựng cơng thức tham chiếu đến đối tượng c sở liệu cách chuẩn xác mà cần sử dụng chuột Bộ xây dựng biểu thức có ba khu vực:  cơng thức: Khu vực phía giao diện ô nơi ta xây dựng biểu thức Ta trực tiếp nhập vào từ bàn phím biểu thức; sử dụng danh sách ô phía – cách nhấn đúp chuột vào tên đối tượng, toán tử –để dán chúng vào ô biểu thức từ tạo nên biểu thức  Nút Toán tử: Tại khu vực giao diện nút nhấn cho toán thử thường sử dụng Nhấn chuột vào nút Expression Builder chèn tốn tử vào cơng thức Muốn có danh sách đầy đủ tốn tử, nhấn chuột vào Operators phía bên trái nhóm tốn tử thích hợp Ơ bên phaỉ hiển thị tất tốn tử nhóm chọn  ác phần tử có ba nửa dƣới giao diện: Ơ phía trái thư mục bảng, query, form, report, hàm tính(functions), số – constants), tóan tử – operators  Ô liệt kê đối tượng cụ thể nhóm đối tượng thành phần mục chọn bên trái Ví dụ, nhấn chuột vào Built-In Functions ô bên trái, loại hàm Microsoft Access liệt kê   Ô bên phải liệt kê giá trị, có, phần tử chọn hai ô đầu Tìm kiếm v thay liệu Có nhiều cách để tìm kiếm thay liệu mà ta muốn, dù liệu giá trị định, ghi hay nhóm ghi Tìm ghi cách dùng cuộn lưới liệu Datasheet biểu mẫu Form, đánh số thứ tự ghi vào ô Record number di chuyển  Sử dụng hộp thoại Tìm kiếm – Find, để định vị ghi tìm kiếm giá trị định trường liệu Nếu muốn thay giá trị giá trị khác, sử dụng hộp thoại Thay – Replace  Sử dụng lọc – Filter, ta tạm thời cô lập hiển thị tập hợp ghi cụ thể để xử lý Form lưới liệu – Datasheet  Sử dụng truy vấn query, ta làm việc với tập hợp cụ thể ghi trích từ nhiều bảng khác nhau, thỏa mãn tiêu chuẩn ban đầu  82 Sử dụng ký tự đại diện để tìm kiếm giá trị Khi cần tìm tập hợp giá trị mà ta biết phần giá trị (ví dụ tìm người có tên bắt đầu chữ H kết thúc chữ ng), ta sử dụng ký tự đại diện để thay vào vị trí ký tự chưa biết Ký tự đại diện sử dụng hộp thoại Tìm kiếm – Find, hộp thoại Thay – Replace, truy vấn – query, biểu thức – expression Trong ACCESS, ta sử dụng ký tự đại diện hộp thoại Tìm kiếm, Thay thế, truy vấn query, biểu thức để tìm giá trị, ghi, tệp ý tự Sử dụng Ví dụ * Tương đương với nhóm chữ Nó wh* tìm what, white, sử dụng đầu cuối chuỗi tìm kiếm why ? Tương đương chữ [] Tương đương với chữ B[ae]ll tìm ball ngoặc vng bell khơng tìm bill Loại trừ chữ ngoặc vuông ! B?ll tìm ball, bell, bill b[!ae]ll tìm bill khơng tìm bell,ball Tìm chữ khoảng hai chữ cho b[a-c]d tìm bad, trước (theo thứ tự tăng dần: A đến Z, không bbd, bcd từ Z đến A) - Tương đương số # 1#3 tìm 103, 113, 123,… Lưu ý:  Ký tự đại diện sử dụng cho liệu kiểu chữ, nhiên đơi sử dụng thành công với kiểu liệu khác, kiểu ngày tháng  Khi sử dụng ký tự đại diện để tìm kiếm dấu hoa thị (*), dấu hỏi (?), ký hiệu số (#), dấu ngoặc vuông mở ([), dấu nối (–), ta phải cho dấu vào ngoặc vng Ví dụ để tìm dấu hỏi, ta phi nhập vào [?] hộp thoại Tìm kiếm – Find Nếu tìm kiếm dấu cảm thán (!), dấu ngoặc vng đóng (]) khơng cần phi cho vào ngoặc  Muốn tìm kiếm lúc cặp ngoặc vng ta phi nhập vào “[[ ]] “ hộp tìm kiếm – Find Tìm kiếm giá trị cụ thể m t trƣờng - field Trên Biểu mẫu – Form lưới liệu – Datasheet, chọn cột trường – field mà ta muốn tìm kiếm (nếu muốn tìm kiếm liệu tất trường khơng cần phải chọn) Nhấn nút lệnh Find công cụ 83 Trên dịng Find What (tìm gì), đánh vào giḠtrị muốn tìm Lựa chọn tuỳ chọn (options) tìm kiếm Nhấn Find Next Thay giá trị m t trƣờng field Trên Biểu mẫu – Form lưới liệu – Datasheet, chọn cột trường – field mà ta muốn tìm kiếm (nếu muốn tìm kiếm liệu tất trường không cần phải chọn) Chọn Replace menu Edit Đánh vào giá trị cần tìm dịng Find What, đánh vào giá trị thay giá trị cũ vào dòng Replace With Thiết lập tuỳ chọn cần thiết Để thay tất các giá trị cũ giá trị mới, chọn Replace All Để thay số giá trị cũ giá trị mới, chọn Find next, sau nhấn Replace Để bỏ qua khơng thay mà chuyển tiếp đến lần xuất giá trị đó, nhấn Find Next Sắp xếp liệu Trong khung nhìn Form View Datasheet View, nhấn chuột chọn trường cần xếp Muốn xếp ghi SubDatasheet, nhấn chuột vào dấu + để mở rộng khung nhìn, sau chọn trường Làm thao tác sau:  Để xếp tăng dần, chọn Sort Ascending  Để xếp tăng dần, chọn Sort Descending Nếu ta chọn nhiều cột (trường) lúc để xếp ACCESS xếp cột từ trái qua phải 84 TÓM TẮT Tổng quan hệ quản trị SDL Hệ quản trị CSDL hệ thống phần mềm điều khiển toàn chiến lược truy nhập CSDL Các chức hệ quản trị CSDL bao gồm - Tạo trì cấu trúc liệu Cập nhật liệu Lưu trữ liệu Tìm kiếm xử lý liệu lưu trữ Cho phép nhiều người dùng truy xuất đồng thời Hỗ trợ tính bảo mật riêng tư Cung cấp chế mục (index) hiệu để lấy nhanh liệu lựa chọn Bảo vệ liệu khỏi mát trình lưu (backup) phục hồi (recovery) Hiện có số hệ quản trị CSDL quan hệ sử dụng rộng rãi thị trường Oracle, Informix, Sybase, Foxpro, Access,… Hệ quản trị SDL ccess Access hệ quản trị CSDL,vì bạn dùng M.ACCES để quản lý thơng tin CSDL Trong file Access, liệu chia vào bảng riêng biệt, gọi bảng; Việc xem, thêm hay cập nhật liệu thực cửa sổ nhập liệu, gọi biểu mẫu - form; Việc tìm kiếm xử lý thơng tin có chọn lọc thực truy vấn query; Việc phân tích in liệu theo khuôn mẫu thiết kế trước sử dụng đến báo biểu – report; phép người dùng xem, sửa, phân tích thơng tin c sở liệu từ Internet Intranet trang truy cập liệu, data access pages Quy trình thiết kế m t SDL Trước bắt tay vào xây dựng bảng, biểu mẫu, báo biểu thành phần khác CSDL, ta cần phải bỏ thời gian thiết kế chi tiết ác bƣớc để thiết kế m t SDL l Xác định mục đích CSDL: CSDL dùng để lưu trữ thơng tin gì, cần rút thơng tin từ CSDL Xác định bảng liệu – bảng - cần có CSDL: Bảng khơng chứa liệu trùng lặp, thông tin không nên để bị trùng lặp bảng Mỗi bảng nên chứa thông tin liên quan đến chủ đề Xác định trường liệu – field - cần có bảng liệu: Mỗi bảng chứa thơng tin chủ thể, field bảng lại chứa thông tin riêng biệt 85 chủ thể Ta nên ghi nhận thơng tin cần thiết từ thực tế, khơng nên có trường tính tốn – calculated field Lưu trữ thơng tin dạng chi tiết (ví dụ: Họ, Tên không nên Họ Tên) Xác định trường chứa giá trị ghi: Để Access kết nối thông tin lưu trữ bảng riêng biệt ví dụ: kết nối khách hàng với đơn đặt hàng người Mỗi bảng cần phi có trường nhóm trường chứa giá trị dùng để phân biệt ghi bảng Một trường gọi trường khoá - Primary key Xác định mối quan hệ bảng: Ta cho Access cách để tìm kiếm đưa thông tin liên quan lại tập hợp với Tinh chỉnh thiết kế: Sau thiết kế, ta cần vận hành thử nghiệm CSDL để đảm bảo chức cần có thực sn sẻ mong đợi Nếu phát thông tin khơng cần thiết ta nên loại bỏ để tránh cồng kềnh Nhập liệu tạo đối tượng CSDL: Khi hài lòng với cấu trúc bảng biểu mối liên kết lúc phi nhập liệu Dựa liệu nhập ta dễ dàng xây dựng biểu mẫu, báo biểu, truy vấn để phục vụ công tác xử lý đầu vào đầu thông tin Sử dụng cơng cụ phân tích Access: Access cung cấp công cụ Bảng Analyzer Wizard giúp người dùng phân tích thiết kế có chỉnh sửa chúng 86 T I LI U TH M H O [1] Phạm Văn Ất, Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access- Nhà xuất khoa học kỹ thuật, 1997 [2] Nguyễn Thiện Tâm, Giáo trình Microsoft Access 2000 - Nhà xuất Đại Học Quốc Gia TP.HCM, 2003 [3] Phạm Thế Quế, Giáo trình Cơ sở liệu- Nhà xuất Bưu Điện, 2004 [4] Microsoft Access 2000: Buiding Application with Form and Report 87 ... giúp cho sinh viên có tài liệu học cần thiết cho môn học để đáp ứng nhu cầu ngày cao tư liệu học dạy học tin học Nội dung giảng trình bày chương, phần cuối tóm tắt giảng, câu hỏi lý thuyết tập... 85 H QU N TRỊ Ơ SỞ DỮ LI U ESS MỞ ĐẦU Tin học sở môn học quan trọng chương trình giáo dục đại cương bậc đại học, môn bắt buộc tất sinh viên khối kinh tế, quản lý Học Viện CNBCVT Tài liệu... kiến thức tổng quan cơ sở liệu, hệ quản trị sở liệu, hệ quản trị sở liệu ACCESS Chúng biên soạn tài liệu giảng cho tất sinh viên ngành kinh tế, quản trị kinh doanh bậc đại học với mục đích giúp