Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan tổng cục thuế, bộ tài chính (tóm tắt)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA CAO THỊ THUẬN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH Chuyên ngành: Quản lý cơng Mã số: 34 04 03 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2020 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS VĂN TẤT THU Phản biện 1: TS Nguyễn Thị Lan Anh Học viện Hành Quốc gia Phản biện 2: PGS.TS Trần Thị Thanh Thủy Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng 204 nhà A Hội trường bảo vệ Luận văn Thạc sĩ Học viện Hành Quốc gia Số: 77, Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Thời gian: vào hồi 9h ngày 19 tháng năm 2021 Có thể tìm hiểu luận văn thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thuế đời tồn phát triển nhà nước, thuế nhà nước sử dụng công cụ quan trọng nhằm huy động nguồn thu cho ngân sách nhà nước để thực chức kinh tế xã hội Tuy nhiên, qua việc tìm hiểu thực tế công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế Bộ Tài cho thấy: Việc quản lý hoạt động quản lý hồ sơ Vụ, đơn vị chưa quan tâm mức, quản lý văn đến chưa chặt chẽ Việc xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ công việc làm chưa tốt, tài liệu lưu trữ phân tán chưa thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ tài liệu chưa phân loại xếp theo quy định Tình hình làm cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng kịp thời cho yêu cầu công việc Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác tài liệu chưa đầy đủ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư, lưu trữ cịn bất cập so với thực tế Nguyên nhân dẫn đến hạn chế nêu có nhiều, nguyên nhân thủ trưởng quan, đơn vị chưa thực quan tâm đến công tác quản lý hồ sơ; đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ nôi chung công tác quản lý hồ sơ thiếu chưa đáp ứng yêu cầu trình độ; chế độ báo cáo chậm; nội dung báo cáo sơ sài, chưa báo cáo tình hình đơn vị Nghiên cứu tình hình, thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài nhằm đánh giá, khẳng định tích cực, kết đạt được, nắm bắt hạn chế, tìm nguyên nhân đề giải pháp, kiến nghị việc làm cần thiết nhằm phát huy tác dụng công tác quản lý hồ sơ công xây dựng phát triển đất nước Với tinh thần trên, em chọn đề tài: “Công tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính”, để nghiên cứu viết luận văn tốt nghiệp chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công Học viện Hành Quốc gia Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong năm gần Việt Nam, việc tìm kiếm giải pháp công tác công tác quản lý hồ sơ quan Nhà nước nói chung quan Tổng cục Thuế nói riêng thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học, nhà quản lý nghiên cứu sinh, học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác Đến có nhiều sách, giáo trình nghiên cứu khoa học cơng tác quản lý hồ, hay số sách chuyên khảo lĩnh vực xuất cuốn: - Giáo trình Học viện Hành Quốc gia (1997), Văn quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước, Nxb Giáo dục, Hà Nội - Tác giả Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn hóa Thơng tin, Hà Nội - Tác giả Lưu Kiếm Thanh (1999), Hướng dẫn soạn thảo văn lập quy, Nxb Thống kê, Hà Nội Ngồi ra, cịn có số luận văn thạc sĩ Quản lý cơng, Quản lý hành cơng, Hành học nghiên cứu vấn đề luận văn thạc sĩ: - Tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành Quốc gia Luận văn tác giả Nguyễn Thanh Hà - Tác giả Tạ Thu Hương (2015), Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quan Thuế địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành Quốc gia - Tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên (2010) “Hoàn thiện quản lý nhà nước công tác lưu trữ ngành Thuế thành phố Hồ Chí Minh” Luận văn thạc sĩ Quản lý nhà nước chun ngành Hành cơng - TP Hồ Chí Minh - Học viện Hành Quốc gia Đây nguồn tài liệu tham khảo quan trọng quý giá cho sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học cho Bằng kiến thức học chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, hy vọng đánh giá công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài thời gian qua đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cho công tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài tốt thời gian tới Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề lý luận công tác quản lý hồ sơ quan để có sở khoa học đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liêu quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Căn vào mục đích nghiên cứu đề tài luận văn, tập trung giải nhiệm vụ sau: a, Nghiên cứu hệ thống hóa vấn đề lý luận công tác quản lý hồ sơ quan b, Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài c, Đề xuất phương hướng, giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài 4.2 Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: Cơ quan Tổng cục Thuế - Phạm vi thời gian: năm từ năm (2015 - 2019) Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn 5.1 Phương pháp luận Luận văn nghiên cứu sở phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh để nhìn nhận, phân tích, đánh giá vấn đề nghiên cứu; chủ trương, đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước công tác quản lý hồ sơ xây dựng đội ngũ cán trong giai đoạn mới; nghiên cứu quan điểm khách quan, toàn diện, lịch sử cụ thể toàn vận động chung xã hội 5.2 Phương pháp nghiên cứu Trên sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa có chọn lọc cơng trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng phương pháp như: khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ, khái quát vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm Văn phòng Tổng cục Thuế Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Về lý luận: Các kết quả, kết luận, kiến nghị đề xuất rút việc nghiên cứu đề tài luận văn có giá trị có ý nghĩa góp phần bổ sung hồn thiện vấn đề lý luận công tác quản lý hồ sơ quan nói chung, quan Tổng cục Thuế nói riêng Về thực tiễn: Kiến nghị đề xuất phương hướng giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ quan có giái trị ý nghĩa thực tiễn thiết thực góp phần hồn thiện nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài ngồi luận văn tài liệu tham khảo phụ vụ nghiên cứu, giảng dạy sở giáo dục đào tạo đại học sau đại học chuyên ngành quản lý công Kết cấu luận văn Ngoài mục lục, danh mục bảng/biểu, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, luận văn chia thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác quản lý hồ sơ quan Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chương 3: Phương hướng, giải pháp hồn thiện công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN 1.1 Các khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm quan Cơ quan quản lý nhà nước quan nhà nước hoạt động có tính chun nghiệp, có chức điều hành xã hội sở Các quan quản lý nhà nước nước ta thuộc thống quan hành nhà nước, bao gồm Chính phủ; bộ, quan ngang bộ: Uỷ ban nhân dân cấp, từ cấp tỉnh đến cấp xã Khái niệm quan Cơ quan Nhà nước phận cấu thành máy Nhà nước, tổ chức (cá nhân) mang quyền lực Nhà nước thành lập có thẩm quyền theo quy định Pháp luật nhằm thực nhiệm vụ chức Nhà nước Hồ sơ thuật ngữ dùng phổ biến cơng tác hành văn phịng cơng tác lưu trữ Khái niệm quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư Khái niệm hồ sơ quy định cụ thể Khoản 10 Điều Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ định nghĩa sau: Hồ sơ tập gồm tồn (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung thể loại tác giả hình thành tài liệu trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư “Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức” [31] 1.1.3 Khái niệm công tác quản lý hồ sơ Công tác quản lý hồ sơ khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, quản lý, bảo quản hồ sơ, cấu sử dụng hồ sơ quan, đơn vị, tổ chức (gọi chung quan) cá nhân theo quy định Pháp luật Như vậy, công tác quản lý hồ sơ lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức bao gồm nhiệm vụ: xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, quản lý, bảo quản hồ sơ, tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ mục địch khác quan, tổ chức theo quy định pháp luật Nói cách khác Cơng tác quản lý hồ sơ lĩnh vực hoạt động Bộ máy quản lý bao gồm nhiệm vụ: Xây dựng danh mục hồ sơ, lập, nộp lưu hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức theo quy định Pháp luật 1.2 Vị trí, ý nghĩa đặc điểm công tác quản lý hồ sơ quan 1.2.1 Vị trí, ý nghĩa cơng tác quản lý hồ sơ 1.2.1.1 Vị trí cơng tác quản lý hồ sơ Công tác quản lý hồ sơ thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ 1.2.1.2 Ý nghĩa công tác quản lý hồ sơ - Công tác quản lý hồ sơ thực chất công tác quản lý bảo quản liệu thơng tin có giá trị, có ý nghĩa quan phục vụ cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Hồ sơ, liệu thơng tin có hồ sơ sở, quan trọng để xây dựng thể chế, sách, chiến lược, quy hoạch, phát triển quan - Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đạo, điều hành công việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan 1.2.2 Đặc điểm công tác quản lý hồ sơ - Quản lý hồ sơ tài liệu có tính xác cao gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thông tin phản ánh có tính chân thực cao Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Trường hợp khơng có chính, gốc dùng có giá trị thay - Quản lý hồ sơ tài liệu thơng thường có đến hai Vì quản lý hồ sơ tài liệu phải quản lý, bảo quản chặt chẽ, để hư hỏng, mát khơng thay - Quản lý hồ sơ tài liệu Nhà nước thống quản lý Nó đăng ký, bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo quy định pháp luật - Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ - Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học - Là để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân - Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng 1.3 Nguyên tắc yêu cầu, quản lý hồ sơ, tài liệu quan Nguyên tắc quản lý hồ sơ, văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, quan quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng nawm2004 Chính phủ Điều Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành sau: Quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Tất văn đi, văn đến quan Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thủ tục quy định Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn 1.4 Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Trong công tác quản lý hồ sơ, lập hồ sơ tài liệu giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định thực thống văn quy phạm pháp luật như: Luật lưu trữ năm 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư, cụ thể như: “a Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp dưới” “b Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức” 1.4.1 Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) người giao trách nhiệm 1.4.2 Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức 1.4.3 Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu cá nhân quan, tổ chức 1.5 Nhiệm vụ công tác quản lý hồ sơ quan, cần tập trung nêu nội dung sau: 1.5.1 Xây dựng danh mục hồ sơ a) Khái niệm, vai trò danh mục hồ sơ b) Nội dung (nhiệm vụ) xây dựng danh mục hồ sơ c) Sử dụng danh mục hồ sơ lập lập nộp lưu hồ sơ vào văn thư quan 1.5.2 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan a) Khái niệm lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Theo khoản 11 Điều Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định” - Làm xác để giải công việc kịp thời hiệu quả; - Bảo đảm thuận lợi cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ giữ gìn bí mật; b) Nội dung nhiệm vụ nguyên tắc xác lập nộp lưu hồ sơ vào quan Lập Danh mục hồ sơ Tác dụng Danh mục hồ sơ: Căn lập Danh mục hồ sơ: Nội dung lập Danh mục hồ sơ: Tổ chức lập Danh mục hồ sơ: Mở hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ 1.5.3 Quản lý hồ sơ tài liệu thông kế, hệ thống hóa hồ sơ quan Thống kê tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng công tác lưu trữ, thực tốt nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng cho công tác báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ định kỳ hàng năm theo quy định Thống kê tài liệu lưu trữ việc thu thập, ghi chép lại số liệu định kỳ hàng năm tài liệu lưu trữ Thông qua kết thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho quan nắm số lượng, thể loại, chất lượng tài liệu lưu trữ báo cáo thống kê định kỳ theo quy định pháp luật 1.5.2.1 Đối tượng nội dung thống kê Trong phòng, kho lưu trữ, đối tượng thống kê yêu cầu nội dung cụ thể sau: a) Công tác văn thư b) Công tác lưu trữ c) Nghiên cứu khoa học công tác văn thư, lưu trữ 1.5.2.2 Phạm vi phương pháp thống kê Thống kê quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ thực phạm vi khác nhau: thống kê phạm vi kho lưu trữ; thống kê phạm vi ngành, địa phương; thống kê nhà nước văn thư, lưu trữ 10 1.6 Tổ chức máy biên chế làm công tác quản lý hồ sơ quan Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn lĩnh vực chuyên môn; thực nghiệp chuyên môn; đề xuất giải pháp Ở Việt Nam năm qua, nhà nước ta đầu tư xây dựng hệ thống tổ chức quan quản lý hồ sơ lưu trữ từ trung ương đến địa phương Đối với quan cụ thể, việc tổ chức phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ, vị trí quan 1.7 Các yếu tố ảnh hưởng công tác quản lý hồ sơ quan 1.7.1 Yếu tố ảnh hưởng đến chun mơn nghiệp vụ Trình độ chun môn nghiệp vụ yêu cầu tiên để thực cơng việc cách có hiệu Đó là: “khả vận dụng kiến thức thu nhận lĩnh vực vào cơng việc thực tế; kết hợp kiến thức chuyên môn kỹ tổ chức thực quy trình làm việc” 1.7.2 Yếu tố ảnh hưởng môi trường điều kiện làm việc đến công tác quản lý hồ sơ tài liệu 1.7.2.1 Yếu tố ảnh hưởng môi trường - Thơng thống: - Tiếng ồn: - Ánh sáng: 1.7.2.2 Yếu tố sở vật chất ảnh hưởng đến công tác quản lý hồ sơ quan Cơ sở vật chất yếu tố quan trọng, không quản lý hồ sơ mà với tất hoạt động đời sống người Hệ thống máy móc, cơng cụ làm giảm thời gian thao tác, giảm chi phí, giúp người thao thác chuẩn xác với công việc Đặc biệt bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ nay, thời gian vận chuyển, bàn giao, xử lý văn chi phí, nhân lực giao nhận văn giảm đáng kể 1.7.3 Yếu tố tuyển dụng sử dụng nhân công tác quản lý hồ sơ quan Công tác tuyển dụng công chức coi yếu tố đầu vào định hiệu hoạt động quan hành nhà nước Tuyển dụng cơng chức q trình bổ sung người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện vào máy hành nhà nước; hoạt động thường xuyên cần 12 thiết để xây dựng phát triển đội ngũ công chức Công tác tuyển dụng nhân thực công khai, minh bạch, quy định tuyển dụng đội ngũ cơng chức có chất lượng, trình độ, đáp ứng u cầu cơng cải cách hành nhà nước Tiểu kết chương Trong chương 1, luận văn hệ thống toàn lý luận chung công tác quản lý hồ sơ tài liệu như: Khái niệm, nội dung, yêu cầu, ý nghĩa, tính chất, chức năng, mục đích, mối quan hệ, yếu tố ảnh hưởng, qua phần tổng quan nghiên cứu có liên quan đến đề tài cho thấy công tác quản lý hồ sơ tài liệu vấn đề quan trọng nhà nghiên cứu quan tâm, nghiên cứu sau kế thừa nghiên cứu trước hoàn thiện dần nghiên cứu khoa học, nhằm ứng dụng cho quản lý đánh giá hiệu công tác quản lý hồ sơ tài liệu Tầm quan trọng công tác quản lý hồ sơ tài liệu đặt cho thực tiễn nghiên cứu thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu quan Tổng cục Thuế Điều cho thấy đề tài luận văn “Công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính” vấn đề cần thiết để nghiên cứu Những vấn đề lý luận vận dụng để phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài chương 13 Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH 2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài tác động đến công tác quản lý hồ sơ 2.1.1 Sơ lược trình hình thành Tổng cục Thuế Thuế đời phát triển gắn liền với hình thành phát triển nhà nước Thuế đòi hỏi khách quan tồn phát triển Nhà nước Từ nhà nước đời thuế xuất hiện, thuế sản phẩm tất yếu hình thành máy nhà nước, ngược lại thuế công cụ đảm bảo cung cấp phương tiện vật chất cần thiết cho tồn hoạt động hệ thống máy nhà nước 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Tổng cục Thuế Bộ Tài 2.1.1.1 Vị trí chức Tổng cục Thuế quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài quản lý nhà nước khoản thu nội địa phạm vi nước, bao gồm: Thuế, phí, lệ phí khoản thu khác ngân sách nhà nước 2.1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Tổng cục Thuế thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định luật thuế, quy định pháp luật khác có liên quan 2.1.2 Bộ phân chuyên trách quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài 2.1.2.1 Nhiệm vụ Văn phịng tổng cục thuế Trình Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế để trình Bộ trưởng Bộ Tài kế hoạch hoạt động năm ngành Thuế; xem xét định Quy chế làm việc, nội quy, chương trình kế hoạch cơng tác tháng, quý, năm Tổng cục Thuế; Giúp Lãnh đạo Tổng cục Thuế theo dõi đôn đốc điều phối hoạt động đơn vị thuộc Tổng cục Thuế; Hướng dẫn đạo kiểm tra thực thủ tục hành chính, quản lý công văn giấy tờ, quản lý công tác văn thư, lưu trữ cơng tác bảo vệ bí mật toàn ngành Thuế 14 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phịng cơng tác quản lý hồ sơ * Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng Phòng Hành lưu trữ Phịng Thư ký Tổng hợp Phịng Tài Vụ Phòng Quản trị (Nguồn: Tổng cục Thuế năm 2018) 2.1.2.3 Tổ chức biên chế quản lý hồ sơ chuyên trách - Về tổ chức máy: Phòng Hành - lưu trữ gồm có 03 phận là: + Bộ phận tiếp nhận quản lý văn đến; + Bộ phận quản lý giải văn đi; + Bộ phận lưu trữ - Về biên chế: + Tính đến ngày 31/12/2019 tổng số biên chế phịng 14 cơng chức: Trong có 03 phó trưởng phịng ( 01 phó phịng giao quyền phụ trách phịng) 11 cơng chức + Trình độ chun mơn: Trình độ đại học đại 93%, lại 7% trung cấp Mọi văn đi, đến tập trung phận văn thư quan Tổng cục Thuế Các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế có từ đến văn thư chuyên trách đơn vị 2.2 Thực trạng quy định pháp lý công tác quản lý hồ sơ đạo công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế 2.2.1 Thực trạng công tác đạo quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế 2.2.1.1 Các quy định soạn thảo ban hành văn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư; 15 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản; Các bước tiến hành soạn thảo, ban hành văn bản: Các văn Tổng cục Thuế đa dạng phong phú soạn thảo toàn máy vi tính quản lý file mạng LAN Tổng cục Thuế Tuy nhiên, trình soạn thảo ban hành văn tuân theo quy trình chung + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập xử lý thông tin; + Xây dựng đề cương văn viết thảo (có trường hợp hồ sơ cần phải lấy ý kiến từ Vụ, đơn vị chun mơn thẩm định); + Trình lãnh đạo Vụ, đơn vị - lãnh đạo Tổng cục - lãnh đạo Bộ Tài duyệt thảo; + Nhân văn bản; + Hoàn thiện văn để ban hành; + Ban hành văn Đối với văn đặc biệt: Dự thảo Thơng tư, cơng văn có nội dung liên quan đến xử lý sách thuế sách chưa quy định rõ ràng Luật phải lấy ý kiến Vụ, Bộ liên quan thẩm định Vụ Pháp chế Bộ Tư pháp trước duyệt thảo 2.2.1.2 Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu văn đến Căn vào chức năng, nhiệm vụ Tổng cục Thuế, Văn phòng Tổng cục Thuế ban hành Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16/11/2015 Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản lý văn đi, đến quan Tổng cục Thuế (Quyết định thay cho Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28/7/2008) Tiếp nhận quản lý tài liêu, hồ sơ văn đến: Quy trình quản lý tài liêu, hồ sơ bóc bì, đóng dấu đến, phân loại văn đến Quy trình quản lý tài liêu, hồ sơ đăng ký văn đến * Trình chuyển giao văn đến Văn trình Lãnh đạo Tổng cục: Văn chuyển Cục Thuế, Bộ Tài Văn chuyển thẳng Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế giải Văn thư Vụ, đơn vị (văn thư Vụ): 16 2.2.2 Các quy định quản lý sử dụng dấu Lãnh đạo Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu; Văn thư quan người trực tiếp giữ dấu loại thực đóng dấu vào văn có chữ ký người có thẩm quyền; Dấu đóng theo quy định nhà nước thể thức ý nghĩa việc đóng dấu: Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký bên trái; dấu treo, dấu giáp lai… 2.2.3 Quy định quản lý lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Việc lập hồ sơ quan Tổng cục Thuế phục vụ tốt cho việc tra tìm nhanh chóng để giải cơng việc cách kịp thời có hiệu Quản lý tài liệu chặt chẽ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước quan, tạo điều kiện cho việc tra tìm trước mắt lâu dài 2.2.4 Thực trạng quy định tổ chức đạo công tác quản lý hồ sơ lưu trữ Tổng cục Thuế - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001; - Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 trách nhiệm quản lý thực công tác lưu trữ; - Nghị định số:111/2004/NĐ-CP ngày 28/4/2004 Chính phủ cơng tác lưu trữ; - Thông tư số: 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 Bộ Nội vụ quy định mức kinh tế -kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy; - Tổng cục Thuế ban hành Quyết định, công văn đạo công tác văn thư, lưu trữ như: Quyết định số: 367TCT/QĐ-VP ngày 26/5/2005 Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy chế công tác lưu trữ Tổng cục Thuế; Quyết định số: 1854/QĐ-TCT ngày 20/12/2011 Tổng cục Thuế việc sửa đổi, bổ sung số điểm Quyết định số 367TCT/QĐVP ban hành quy chế công tác lưu trữ Tổng cục Thuế; 2.3 Thực trạng thực nhiệm vụ công tác quản lý hồ sơ 2.3.1 Thực trạng xây dựng danh mục hồ sơ 2.3.1.1 Đối với Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế a) Sau tiếp nhận văn từ phịng Hành chính, Vụ, đơn vị có ý kiến đạo thời gian hồn thành văn giao cho cơng chức thuộc đơn vị giải quyết; văn gấp có đóng dấu độ khẩn phải xử lý không để thời hạn quy định; 17 b) Cán bộ, công chức phân công xử lý văn đến, đọc kỹ nội dung, kiểm tra hồ sơ kèm theo (nếu có), hồ sơ chưa đủ theo quy định dự thảo văn để thủ trưởng đơn vị ký gửi đơn vị yêu cầu bổ sung kịp thời; c) Lãnh đạo Vụ, đơn vị duyệt, chỉnh sửa, hoàn thiện nội dung thảo văn bản, ký tắt cạnh dấu chấm hết (./.) 2.3.1.2 Đối với Tổng cục Thuế Văn phòng Tổng cục: Đối với Lãnh đạo Tổng cục Duyệt, sửa ký văn thuộc thẩm quyền Tổng cục, ký phiếu trình Bộ ký tắt cạnh dấu chấm hết (./.) văn dự thảo thảo thuộc thẩm quyền Bộ ký ban hành, chữ ký tắt phải nhỏ 0,5cm2 Lãnh đạo Tổng cục không ký duyệt văn Vụ, đơn vị trực tiếp trình (trừ trường hợp có quy định riêng) Phịng Thư ký - Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi văn trình lãnh đạo Tổng cục từ văn đến, trình xử lý có văn ký ban hành 2.3.1.3 Quy trình quản lý tài liêu, hồ sơ thời hạn hoàn thành việc giải văn Thời hạn hoàn thành giải văn Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu b) Phần đăng ký văn đến 2.3.1.4 Công tác quản lý văn Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Đăng ký văn Lưu văn 2.3.2 Thực trạng lập nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 2.3.2.1 Thực trạng quản lý lập hồ sơ, thành phần khối lượng tài liệu bảo quản kho lưu trữ Tổng cục Thuế * Nhóm tài liệu chung * Nhóm tài liệu ngành Thuế 2.3.2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ 2.3.2.3 Quản lý hồ sơ giao nộp vào trung tâm kho lưu trữ cố định 2.3.3 Thực trạng quản lý bảo quản hồ sơ - Công tác quản lý lập hồ sơ, bổ sung hồ sơ quy định rõ như: Tài liệu nộp vào lưu trữ sau năm phải lập thành hồ sơ hồn chỉnh, khơng giao nộp bó, cặp lộn xộn Đồng thời phải lập biên giao nhận tài liệu phải đăng ký vào sổ nhập tài liệu 18 Do vậy, công tác diễn thường xuyên định kỳ nhằm hoàn thiện khối tài liệu kho lưu trữ Mặc dù vậy, lĩnh vực Quản lý hồ sơ tài liệubảo quản tài liệu Tổng cục Thuế số tồn sau sau: - Biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu cịn thủ cơng, có trợ giúp máy móc Do vậy, ảnh hưởng đến công tác bảo quản tài liệu; - Số lượng cán (02 người) việc tra tìm tài liệu cịn thủ cơng (mục lục hồ sơ, thẻ) chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu cánbộ đến khai thác tài liệu; 2.3.4 Thực trạng tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ mục đích khác - Đối tượng mượn tài liệu: Chủ yếu cán quan Tổng cục Thuế mượn tài liệu để nghiên cứu, tra tìm, có người ngồi quan vào mượn tài liệu, người ngồi quan phải có giấy giới thiệu ý kiến đồng ý lãnh đạo Văn phịng Tổng cục Thuế - Về cơng cụ tra cứu tài liệu: Hiện nay, công cụ tra cứu khoa học kho lưu trữ Tổng cục Thuế xây dựng mục lục hồ sơ chủ yếu, bên cạnh có thẻ tra tìm tài liệu Việc tra cứu máy vi tính triển khai đưa vào sử dụng 2.4 Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài 2.4.1 Những kết đạt Công tác quản lý hồ sơ tài liệu đầu mối thông tin, hoạt động thiếu hoạt động chung quan Tổng cục Thuế Nhận thức điều với quan tâm lãnh đạo Tổng cục, lãnh đạo Văn phòng đến quản lý hồ sơ tài liệu có bước cải tiến tích cực Việc giải cơng văn giấy tờ diễn nhanh chóng, xác, hiệu Công tác quản lý hồ sơ tài liệu Tổng cục thuế thực theo phương châm “Quản lý hồ sơ tài liệu an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất tài liệu, công văn giấy tờ Tổng cục Thuế xếp bảo quản khoa học quy trình phần giúp cho lưu trữ văn tốt 2.4.2 Những hạn chế bất cập nguyên nhân hạn chế bất cập Bên cạnh kết đạt công tác quản lý hồ sơ tài liệu Tổng cục Thuế Trung ương, có số hạn chế cụ thể như: * Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu văn thư: 19 - Về thể thức - Về thẩm quyền ban hành: - Về thủ tục ký: * Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ Tiểu kết chương Qua phân tích thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ tài liệu Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chính, kết đạt mặt hạn chế quan, cho thấy thực tiễn Tổng cục Thuế chưa ứng dụng rộng rãi phần mềm quản lý văn điều hành(eDocTC) ngành Tài cho tồn ngành Thuế, triển khai quan Tổng cục Thuế số số Cục Thuế tỉnh, thành phố (Hà Nội, Hải Phòng Bắc Ninh), phần mềm lưu trữ chưa triển khai Phương thức hoạt động, quản lý công văn, giấy tờ nặng nề phương pháp truyền thống (chủ yếu giấy), gắn với sổ sách, giấy tờ thực rào cản cho phát triển quan Tổng cục thuế giai đoạn hội nhập Qua đó, thân tác giả luận văn rút kinh nghiệm công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài thực tốt thời gian tới Tại chương này, tác giả nguyên nhân, tồn nguyên nhân tồn hạn chế công tác quản lý hồ sơ tài liệu Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chính Đây sở để luận văn đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ tài liệu Tổng cục Thuế, Bộ Tài chương 20 Chương PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HỒN THIỆN VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH 3.1 Phương hướng hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ quan Tổng cuc Thuế, Bộ Tài 3.1.1 Phát huy vai trị đóng góp công tác quản lý hồ sơ liêu thông tin Để phát huy tốt vai trò tài liệu lưu trữ, việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ, tổ chức cần quan tâm đến công tác sử dụng, khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Đó cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tịi biện pháp tạo hội điều kiện tốt để độc giả thuận tiện việc tiếp cận, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào nghiệp bảo vệ phát triển đất nước giai đoạn 3.1.2 Khắc phục triệt để hạn chế bất cập công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài Trong năm qua cơng tác quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ, giấy tờ theo cách quản lý truyền thống Tổng cục Thuế Bộ Tài bộc lộ nhiều hạn chế nhiều nguyên nhân khách quan chủ quan chẳng hạn như: thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ cịn thơ sơ thủ cơng Các cơng văn đến chủ yếu lưu hồ sơ giấy theo biểu mẫu chung Mất nhiều thời gian, cơng sức kinh phí Hiệu cơng việc thấp, ảnh hướng đến môi trường 3.1.3 Đưa quản lý số vào công tác quản lý hồ sơ Quản lý Thư viện số Kho liệu số cung cấp khả quản lý tồn vịng đời tài liệu (document lifecycle), từ lúc khởi tạo, kiểm duyệt, sử dụng lúc lưu trữ đào thải, bắt buộc tuân thủ tiêu chuẩn quản lý nội dung theo quy định pháp luật tổ chức Thiết lập hệ thống để quản lý tài liệu hồ sơ xuyên suốt tổ chức, hình thành thư viện liệu chứa tài liệu điện tử tài liệu giấy (đã scan lập mục) Đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm soát tài liệu hồ sơ - yêu cầu tất hệ thống quản lý ISO (Chất Lượng, Môi trường, An ninh thơng tin ) 21 3.2 Các giải pháp hồn thiện công tác quản lý hồ sơ 3.2.1 Tuyên truyền nâng cao nhận thức công tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài Tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ củaTổng cục Thuế, Bộ Tài để tồn thể cán bộ, công chức quan nắm cách hệ thống công tác quản lý hồ sơ việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác quản lý hồ sơ vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao Rà soát lại hệ thống văn quy định công tác quản lý hồ sơ cịn có hiệu lực quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để phổ biến văn Ngoài văn Tổng cục quán triệt, yêu cầu Vụ, đơn vị thực quy chế văn thư, quy chế lưu trữ, hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn áp dụng thống toàn quan 3.2.2 Sửa đổi bổ sung hoàn thiện quy định pháp lý công tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác quản lý hồ sơ; giao chức quản lý nhà nước công tác quản lý hồ sơ thực tổ chức cụm kiểm tra chéo theo hướng dẫn Bộ Tài cjính Tổng cục thuế Kết kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho quan, tổ chức kiểm tra biết Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ, tỉnh cần tiến hành tổng kết công tác văn thư, lưu trữ phạm vi tỉnh để đánh giá kết đạt đề phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ biểu dương khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích việc thực tốt công tác văn thư, lưu trữ để ngành, cấp đến tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm 3.2.3 Hồn thiện tổ chức biên chế làm cơng tác quản lý hồ sơ Như vậy, việc xây dựng kiện toàn tổ chức máy quản lý hồ sơ chuyên trách quan, tổ chức cần phải thiết kế cho phù hợp với nội dung công việc nêu Hơn nữa, công tác quản lý hồ sơ có mối quan hệ mật thiết với cơng tác hành nằm văn phịng nên thiết kế tổ chức quản lý hồ sơ phải đặt tổ chức tổng thể công tác văn phòng mối quan hệ với tổ chức làm cơng tác hành 22 3.2.4 Nâng cao chất lượng thực nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ Hiện nay, nhận thức công tác quản lý hồ sơ cịn hạn chế nên khơng quan, tổ chức không ý đến số lượng chất lượng đội ngũ cán quản lý hồ sơ chun trách Khơng quan, tổ chức chưa bố trí đủ cán để làm cơng tác quản lý hồ sơ bố trí đủ người làm công tác quản lý hồ sơ lại không đào tạo nên hiệu cơng việc cịn nhiều hạn chế 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ Hiện nay, phát triển nhanh chóng cơng nghệ thơng tin hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin khai thác thơng tin liệu loại Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Internet người quan tâm sử dụng nhiều nhờ tính thơng dụng giao tiếp, tìm kiếm đọc thơng tin tính ưu việt phần mềm ứng dụng quản lý thuế, số hóa tài liệu Mặt khác, góc độ quản lý Nhà nước, việc bảo quản sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng kinh tế, xã hội, lịch sử quốc gia địa phương 3.2.6 Tăng cường đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ Là quan quản lý cấp nhà nước lĩnh vực Thuế, Tổng cục Thuế trang bị đầu tư kỹ lưỡng trang thiết bị văn phòng đồ dùng, văn phịng phẩm, phục vụ cơng việc cho cán bộ, cơng chức - Kinh phí đầu tư lĩnh vực văn thư, lưu trữ nói chung quản lý hồ hơ nói riêng theo hướng đại hóa, bao gồm nội dung: Giá thơng minh để tài liệu sau chỉnh lý; chỉnh lý, thu thập, sưu tầm tài liệu; xây dựng bố trí kho tàng chuyên dụng quy cách, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cán quản lý hồ sơ 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị Bộ Nội vụ - Ban hành văn quy phạm pháp luật thống hoạt động quản lý hồ sơ Bộ, ngành, quan thuộc Chính phủ, v.v… cách thống tồn quốc, phù hợp với đặc thù hoạt động đơn vị nói chung Bộ Tài (Tổng cục Thuế) nói riêng; 23 - Hướng dẫn kiểm tra, đạo trách nhiệm thực văn quy phạm pháp luật công tác quản lý hồ sơ địa phương; - Tổ chức thống lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phạm vi nước; - Đề xuất sách, tiền lương, phụ cấp trình Chính phủ cho đội ngũ cán làm công tác quản lý hồ sơ địa phương nói chung Bộ Tài (Tổng cục Thuế) nói riêng; - Hướng dẫn kiểm tra quan Nhà nước thực quy định quản lý công tác quản lý hồ sơ; - Thống quản lý thống kê quản lý hồ sơ phạm vi nước Lưu trữ thông tin số quan Nhà nước Hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành văn điện tử triển khai, thống với Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố phạm vi nước sử dụng chung hệ thống quản lý văn 3.3.2 Kiến nghị với Bộ Tài - Cơng tác văn thư, lưu trữ cần quan tâm nhân (đặc biệt ngạch lưu trữ), sở vật chất, diện tích kho, trang thiết bị, chế độ bồi dưỡng… quan tâm đến đặc điểm riêng đơn vị hệ thống để có hướng dẫn đạo phù hợp, sát thực, giảm bớt phiền hà, chồng chéo phận, đơn vị; - Hàng năm tổ chức lớp tập huấn, hội thảo công tác văn thư, lưu trữ nói chung quản lý hồ sơ nói riêng, ngành, đơn vị thuộc hệ thống Tài có trao đổi, thống để đưa công tác quản lý hồ sơ vào nề nếp thực tốt nhiệm vụ giao, đáp ứng yêu cầu công việc chung - Tăng cường kiểm tra công tác công tác quản lý hồ sơ ngành, đơn vị trực thuộc Bộ Tài kết hợp kiểm tra chéo để ngành, đơn vị thảo luận, trao đổi, học hỏi tìm cách giải phù hợp theo đặc trưng mô hình đơn vị 24 Tiểu kết Chương Cơng tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu, khai thác, sử dụng quan xã hội Bên cạnh mặt đạt cịn có hạn chế cần phải khắc phục Đồng thời, nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác quản lý hồ sơ hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, quan, tổ chức nói riêng, lãnh đạo cấp, ngành cần tạo điều kiện để đưa giải pháp nâng cao chất lượng thực cách hiệu Trong đó, cần ý đến giải pháp như: Quán triệt, phổ biến quy định, hướng dẫn Nhà nước, hoàn thiện hệ thống văn pháp luật, nâng cao trình độ cán bộ, công chức, cần đến quan tâm đội ngũ cán lãnh đạo để công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu cao Những giải pháp đòi hỏi tham gia, đồng thuận lãnh đạo Tổng cục Thuế tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phòng Tổng cục Thuế 25 KẾT LUẬN Tổng cục Thuế quan trực thuộc Bộ Tài chính, có tư cách pháp nhân, dấu có hình Quốc huy, có tài khoản riêng Kho bạc Nhà nước trụ sở làm việc thành phố Hà Nội Tổng cục Thuế thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài quản lý nhà nước khoản thu nội địa phạm vi nước, bao gồm: thuế, phí, lệ phí khoản thu khác ngân sách nhà nước (sau gọi chung thuế); tổ chức quản lý thuế theo quy định pháp luật Tài liệu Tổng cục Thuế phận quan trọng, thiếu thành phần tài liệu Nhà nước Có thể thấy cơng tác quản lý hồ sơ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan hành Nhà nước, quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Qua để thấy rằng, công tác quản lý hồ sơ công việc tập thể không riêng cá nhân nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động chung quan Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, khơng nên nhận thức chưa mà xem nhẹ cơng tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm công tác văn thư, lưu trữ Với ý nghĩa, vai trò to lớn mình, đặc biệt việc cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời, làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ lưu trữ góp phần tạo cơng vụ nói chung có hiệu quả, xây dựng hành đại Có thể nói vấn đề công tác quản lý hồ sơ quan đề cấp đề tài nghiên cứu bước đầu Nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu thời gian tới như: Xác dịnh danh mục hồ sơ, tài liệu ngành cần lưu trữ cố định Tuy nhiên, thời gian có hạn kinh nghiệm thân nên luận văn khơng tránh khỏi sai sót Tác giả mong nhận góp ý, bảo thầy đồng nghiệp để luận văn hoàn thiện 26 ... đề lý luận công tác quản lý hồ sơ quan để có sở khoa học đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liêu quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ Tổng cục. .. quản lý hồ sơ quan Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chương 3: Phương hướng, giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN... hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ tài liệu Tổng cục Thuế, Bộ Tài chương 20 Chương PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HỒN THIỆN VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH 3.1 Phương hướng hồn