Chuyên đề 1 Vì sao quản trị cần thiết trong mọi tổ chức

1. Các khái niệm cơ bản: Quản trị và Tổ chức Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn. (Theo Robert Kreiner). Trong đó, tổ chức được hiểu là một thực thể có mục đích riêng biệt, gồm các thành viên và được xây dựng theo một cơ cấu chặt chẽ có tính hệ thống.

Nhóm 10 –CH Đêm 6 K21 Chuyên đề 1 (câu 1) Vì sao quản trị cần thiết trong mọi tổ chức? 1. Các khái niệm cơ bản: Quản trị và Tổ chức Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn. (Theo Robert Kreiner). Trong đó, tổ chức được hiểu là một thực thể có mục đích riêng biệt, gồm các thành viên và được xây dựng theo một cơ cấu chặt chẽ có tính hệ thống. 2. Vai trò của hoạt động quản trị đối với tổ chức Ngay trong khái niệm của Robert Kreiner, chúng ta đã có thể thấy rằng, quản trị là hoạt động tất yếu phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành một tập thể/tổ chức để cùng hoàn thành mục tiêu chung. Trong một định nghĩa khác, các tác giả Koontz và O’Donnell cũng đã khẳng định: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản trị, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường thuận lợi mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.” Vai trò của hoạt động quản trị đối với tổ chức được thể hiện ở những mặt sau: • Quản trị quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Không có các hoạt động quản trị, mọi người trong tập thể sẽ không biết phải làm gì, làm lúc nào và công việc sẽ diễn ra một cách lộn xộn. • Bằng cách hoạch định công việc, hướng mọi người phối hợp hoạt động, cùng hướng về mục tiêu chung, quản trị giúp tổ chức hoạt động “hiệu quả”, đạt được mục tiêu đề ra. Trang 1 Nhóm 10 –CH Đêm 6 K21 • Bên cạnh đó, hoạt động quản trị còn giúp tổ chức, điều khiển và kiểm soát quá trình thực hiện, tạo ra hệ thống, quy trình phối hợp hợp lí nhằm đạt tối đa hóa "hiệu suất", giúp tổ chức sử dụng tốt các nguồn lực để duy trì hoạt động và đạt được mục tiêu với mức chi phí thấp nhất. Trong cùng hoàn cảnh như nhau, nhưng người nào biết tổ chức các hoạt động quản trị tốt hơn, khoa học hơn, thì khả năng đạt kết quả sẽ cao hơn và chắc chắn hơn. Nhìn lại quá trình phát triển của loài người, chúng ta có thể thấy rằng từ ngàn xưa cho đến hiện nay, quản trị đã là một hoạt động có vai trò quan trọng đối với các tổ chức và với toàn xã hội, dù có thể người ta gọi nó với các tên gọi khác nhau và mức độ bài bản của hoạt động quản trị có thể khác nhau trong từng trường hợp. VD: Những công trình vĩ đại lưu lại đến ngày nay như Vạn Lý Trường Thành ở Trung Quốc hoặc Kim Tự Tháp ở Ai Cập đều đòi hỏi rất nhiều người chung tay thực hiện trong suốt một thời gian dài. Để hoàn thành được công trình, tất yếu đòi hỏi phải có hoạt động quản trị. Đó là sự dự kiến công việc phải làm, tổ chức nhân sự, nguyên vật liệu để làm, điều khiển những người phu và áp đặt sự kiểm tra, kiểm soát để bảo đảm công việc được thực hiện đúng như dự định. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, yêu cầu đặt ra cho các tổ chức không phải chỉ là đạt được mục tiêu mà phải luôn tìm cách hạn chế chi phí và gia tăng hiệu năng. Do đó, hoạt động quản trị càng trở nên cần thiết. Khi bàn đến vai trò của quản trị, chúng ta cần lưu ý một số điểm sau đây:  Có phải chỉ các doanh nghiệp mới cần đến quản trị hay không?  Vai trò của quản trị thể hiện rất rõ trong trường hợp tổ chức là doanh nghiệp. Khi nói đến nguyên nhân sự phá sản của các doanh nghiệp thì có thể có nhiều nguyên nhân, nhưng nguyên nhân hàng đầu thường vẫn là quản trị kém hiệu quả, hay nhà quản trị thiếu khả năng.  Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là chỉ có các doanh nghiệp mới cần đến quản trị. Trên thực tế, quản trị là yêu cầu tất yếu đặt ra cho bất kì một tổ chức nào. Ngay trong hình thức sơ đẳng nhất của trò chơi đồng đội, các cá nhân tham gia trò chơi đều có những mục đích rõ ràng của nhóm cũng như những mục đích riêng, họ được giao phó một vị trí, họ chấp nhận các qui Trang 2 Nhóm 10 –CH Đêm 6 K21 tắc/luật lệ của trò chơi và thừa nhận một người nào đó khởi xướng trò chơi và tuân thủ các hướng dẫn của người đó. Điều này có thể nói lên rằng quản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức.  Ngay cả khi chỉ có một mình, thì quản trị cũng rất quan trọng, bởi lẽ mỗi người đều phải sắp xếp và tổ chức các nguồn lực của mình hướng về mục tiêu cuối cùng để đạt đến kết quả tốt nhất.  Khi nguồn lực không bị giới hạn thì có cần đến quản trị nữa hay không?  Một trong những nguyên nhân khiến hoạt động quản trị trở nên quan trọng là do nguồn lực hữu hạn. Do đó, mỗi cá nhân và tổ chức phải biết cách hoạch định-tổ chức-điều khiển và kiểm soát để đạt được hiệu suất cao trong công việc.  Thế nhưng, ngay cả khi những nguồn lực rất dồi dào đến mức gần như không giới hạn thì quản trị vẫn có vai trò của nó. Khi đó, nó giúp tổ chức đi đúng hướng để có thể đạt đến mục tiêu. Ví như, khi ta muốn đi lên mặt trăng thì phải biết hướng về quỹ đạo mặt trăng, còn nếu cứ chạy quanh trên mặt đất thì dù nguồn lực là vô hạn cũng chẳng bao giờ chạm được đích đến đã định. 3.Vai trò của nhà quản trị đối với tổ chức Để đánh giá chi tiết hơn về vai trò của quản trị, tiếp theo đây, chúng ta sẽ tập trung phân tích vai trò, chức năng của nhà quản trị trong tổ chức. Nhà quản trị là những người nắm vị trí đặc biệt trong một tổ chức, được giao quyền hạn và trách nhiệm điều khiển và giám sát công việc của những người khác, nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức đó. Trên thực tế, nhà quản trị phải làm rất nhiều công việc khác nhau, có liên quan đến cấp trên, cấp dưới, khách hàng và xã hội… Tuy nhiên, khái quát những công việc mà nhà quản trị phải đảm nhận, Henry Mintzberg cho rằng nhà quản trị phải đảm đương 10 vai trò, chia thành 3 nhóm sau đây:  Vai trò quan hệ với con người: Trang 3 Nhóm 10 –CH Đêm 6 K21  Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong tổ chức. Là biểu tượng cho tập thể, có tính chất lễ nghi trong tổ chức.  Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới; Tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên.  Vai trò liên lạc: Quan hệ kết nối các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức để hoàn thành công việc.  Vai trò thông tin: Thông tin là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản lý thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị.  Vai trò thu thập và xử lí các thông tin: Nhà quản trị có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt động của tổ chức.  Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ.  Vai trò cung cấp thông tin: Thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho doanh nghiệp. Đồng thời sử dụng thông tin để ảnh hưởng tích cực đến mọi người trong tổ chức khi có những phản ứng xảy ra.  Vai trò quyết định:  Vai trò doanh nhân: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị đưa ra một quyết định hoặc một ý tưởng mới nhằm cải tiến hoạt động của tổ chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.  Vai trò giải quyết xáo trộn: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định.  Vai trò người phân phối tài nguyên: Cân nhắc để sử dụng hợp lí nguồn tài nguyên giới hạn. Phân phối tài nguyên hợp lý giữa các bộ phận nhằm đạt hiệu quả cao. Các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn, trang bị hay vật liệu.  Vai trò đàm phán: Thay mặt tổ chức để thương thuyết với những đơn vị khác cũng như với xã hội bên ngoài. Trang 4 Nhóm 10 –CH Đêm 6 K21 Không thể phủ nhận vai trò của nhà quản trị trong kết quả hoạt động của tổ chức bởi mọi sự thành công hay thất bại của một công ty đều bắt nguồn từ hoạt động quản trị. Nhiệm vụ của nhà quản trị là hướng các thành viên của tổ chức đến mục tiêu chung vì lợi ích của doanh nghiệp; duy trì, xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa con người với con người. Nhà quản trị sử dụng tất cả những nguồn lực của tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất và thông tin cũng như nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu. Trong những nguồn lực trên, nguồn lực con người là quan trọng nhất và cũng khó khăn nhất để quản lý. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Quản trị học. Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh. Khoa Quản trị kinh doanh. Nhà xuất bản Phương Đông. 2011 2. Quản trị học. Nguyễn Hải Sản. Nhà xuất bản Thống kê. 2003 3. Kiến Thức Nền Tảng - MBA Cơ Bản. Tom Gorman. Trần Thị Thái Hà (Dịch giả). Nhà xuất bản Lao động Xã hội. 2009. 4. Quản trị học – Những vấn đề cơ bản. TS. Hà Văn Hội. NXB Thông Tin Truyền Thông. 2009 5. Quản trị học căn bản. Donnelly, James H, Ja. Nhà xuất bản Lao động - Xã hội. 2008. 6. Tài liệu Quản trị học: www.sch.vn/jquery /46b2c08405ea53d646add260dcc2797c.pdf Trang 5 . Nhóm 10 –CH Đêm 6 K 21 Chuyên đề 1 (câu 1) Vì sao quản trị cần thiết trong mọi tổ chức? 1. Các khái niệm cơ bản: Quản trị và Tổ chức Quản trị là tiến. việc quản trị, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường thuận lợi mà trong