Xử lý tự động công nghệ thông tin trong văn phòng

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Xử lý tự động công nghệ thông tin trong văn phòng

Chú ý:Giáo trình này được thiết lập tự động cập nhật tất cả các liên kết và mã lập trình đều ở dạng dữ liệu Việt Pháp, nên phải chỉnh dữ liệu và máy tính về dạng Việt Pháp trước khi đọc tiếp giáo trình này, nhấn phím Ctrl và nháy vào đây để đọc cách chỉnh thuộc trang .Không thực hiện sửa chữa đè lên phần nội dung có mã nền đen như thế này. Khi sửa chữa xong, bôi đen chọn toàn bộ văn bản, nhấn phím F9 để cập nhật. Không cắt hình và tiêu đề hình chuyển vị trí mà chỉ chuyển phần chữ, do các hình đều đặt BookMark liên kết, nếu không đặt lại đúng sẽ bị lỗi hàng loạt. QUÂN CHỦNG PHÒNG KHÔNG - KHÔNG QUÂNHỌC VIỆN PHÒNG KHÔNG - KHÔNG QUÂNXỬ LÝ TỰ ĐỘNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VĂN PHÒNGHÀ NỘI - 2010 QUÂN CHỦNG PHÒNG KHÔNG - KHÔNG QUÂNHỌC VIỆN PHÒNG KHÔNG - KHÔNG QUÂNXỬ LÝ TỰ ĐỘNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VĂN PHÒNG (Giáo trình dùng cho mọi đối tượng sử dụng máy vi tính của Học viện Phòng không - Không quân)HÀ NỘI - 2010 (Quyết định ban hành số……………, ngày…… , tháng… , năm 200 của Giám đốc Học viện Phòng không - Không quân)Tác giảChủ biên: KS Nguyễn Anh CườngTrưởng ban CNTT- Học viện Phòng không -Không quânTrưởng Kỹ thuật Trung tâm Tin học ABCnguyenanhcuong@ymail.com0988.529.310Người sửa chữa, hiệu đính:Nguyễn Phương ThảoGiám đốc Trung tâm Tin học ABCCửa hàng trưởng 148 Vương Thừa Vũ - Hà NộiTrang phục May sẵn Rẻ nhất Hà Nộifthaoabc@yahoo.com0912.678.515 MỤC LỤCNgười sửa chữa, hiệu đính: 4MỤC LỤC 1CHỮ VIẾT TẮT 2 LỜI NÓI ĐẦU 3 2CHỮ VIẾT TẮT↵EnterB BướcBKAV Bách Khoa AntiVirusCNTT Công nghệ thông tinCOM Component Object ModelCSDL Cơ sở dữ liệuDDE Dynamic Linking and EmbeddingIDE Integrated Development EnviromentOLE Object Linking and EmbeddingVB Visual BasicVBA Visual Basic For ApplicationVD Ví dụVSTO Visual Studio Tools for OfficeWinWord Microsoft WordXML Extensible Markup LanguageTrung tâm Tin học ABC giữ bản quyền  trungtamtinhocabc@yahoo.com 3 LỜI NÓI ĐẦUNhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong học tập, nghiên cứu và giảng dạy của Học viện luôn rất lớn. Việc sử dụng CNTT trong công tác văn phòng là việc làm thường xuyên, nhưng cách thức làm việc để đáp ứng yêu cầu nhanh chóng, hiệu quả, chính xác còn rất bất cập và nhiều hạn chế, cần được định hướng, đi sâu, nghiên cứu để khai thác hiệu quả, đặc biệt là lĩnh vực xử lý tự động. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu đó, giáo trình “Xử lý tự động công nghệ thông tin trong văn phòng” được biên soạn để phục vụ nhiệm vụ đào tạo đội ngũ nhân lực công nghệ thông tin, đồng thời làm tài liệu tham khảo cho mọi đối tượng giúp cho việc nắm rõ bản chất của vấn đề cần xử lý, tạo tiền đề xây dựng và phát triển ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.Tài liệu “Xử lý tự động công nghệ thông tin trong văn phòng” được biên soạn dựa trên cơ sở tổng hợp, thống nhất nội dung của những tài liệu dịch nguyên bản từ tiếng Anh, các tài liệu và những bài viết về bộ phần mềm Microsoft Office hiện có trên Internet và những tài liệu đã xuất bản. Nội dung chủ yếu tập trung đi sâu vào những vấn đề liên quan đến xử lý tự động văn phòng Microsoft Word, Microsoft Excel và kết nối, liên kết dữ liệu, ở version 2003, 2007 về sau đã và đang sử dụng trong Học viện, phù hợp với yêu cầu nội dung, chương trình đào tạo nhân lực công nghệ thông tin.Bố cục của tài liệu gồm 8 chương:- Chương 1: Hệ thống và cài đặt;- Chương 2: Ngôn ngữ Visual Basic cho ứng dụng;- Chương 3: Các tệp lưu giữ tuỳ biến;- Chương 4: Các xử lý chuyên biệt trong Word;- Chương 5: Xử lý hỗn hợp trong Word;- Chương 6: Các trường trong Word;- Chương 7: Các thao tác trong môi trường Excel;- Chương 8: Thiết lập các công thức cho các ô bị động Excel.Tài liệu dùng cho các lớp đào tạo nhân lực công nghệ thông tin với những học viên đã sử dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng; phục vụ cho dự án của Học viện, đồng thời cũng thích hợp cho các giáo viên, các lập trình viên, học viên làm luận án tốt nghiệp và cán bộ đang thực hiện làm những chuyên đề, giáo trình, tài liệu.Tài liệu được biên soạn lần đầu tiên, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của bạn đọc để lần tái bản sau được hoàn chỉnh hơn.Xin trân trọng cảm ơn!Tác giảBiên soạn: Nguyễn Anh Cường - Nguyễn Phương Thảo 4Chương 1:Hệ thống và cài đặtChương này trình bày cách chỉnh hệ thống theo chuẩn Việt Nam và thực hiện cài đặt để các nội dung xử lý và ví dụ của những chương sau trong tài liệu này được thực hiện đúng. Việc xác định và thiết lập các dữ liệu Việt Pháp giúp cho xử lý những vấn đề liên quan đến dữ liệu thông dụng không mắc lỗi. Việc cài đặt đầy đủ cho phép tận dụng được mọi khả năng của Microsoft Office đồng thời nắm rõ phần mềm Bách Khoa AntiVirus để tránh không làm hỏng các macro.1.1. Một số nội dung liên quan đến hệ thống1.1.1. Điều chỉnh dữ liệu về dạng Việt Phápa) Công dụngDùng để thống nhất dữ liệu trong tài liệu đúng với quy định Việt Nam. Nếu không điều chỉnh, dữ liệu sẽ được xử lý không đúng, (các ví dụ trong tài liệu này cũng không loại trừ) chính vì vậy phải là công việc cần kiểm tra đầu tiên khi sử dụng máy tính.b) Một số quy định về dữ liệu dạng Việt Pháp- Về số:+ Sử dụng dấu chấm để ngăn cách các nhóm 3 số, mô tả giá trị ngàn, triệu, tỉ .+ Sử dụng dấu phảy để ngăn cách đối với giá trị phần nguyên và phần thập phân.+ Sử dụng dấu trừ (-) làm ký hiệu số âm và được đặt ở trước phần giá trị của số.- Về tiền tệ:+ Quy định theo cách viết về số.+ Ký hiệu chỉ đơn vị tiền tệ đứng sau phần chữ số.- Về thời gian:+ Quy định viết theo thể thức ngày/tháng/năm.Bảng 1.1. Định dạng Việt Pháp và Anh MỹSốViết theo định dạngViệt Pháp Anh Mỹ1000 1/4 1.000,25 1,000.25Ngày 10 tháng 3 năm 2010 10/3/2010 3/10/201010000000 đô là 10.000.000 $ $ 10,000,000123 độ dưới 0 -123OC (123OC)Đơn vị đo theo hệ Metric (mét) U.S (inch)c) Cách điều chỉnhB0. Vào Control Panel. (Start/Control Panel)B1. Vào Regional And Language Options, hộp thoại hiện ra. (hình 1.1 trang 5) chọn nút Customize . Điều chỉnh lần lượt 4 thẻ gồm Number, Current, Time, Date, thẻ nào trước cũng được, theo quy định định dạng Việt Pháp theo các hình vẽ (từ hình 1.2 đến hình 1.5) sau đó chọn Apply và OK.Chú ý: - Khi làm việc với các phần mềm, sử dụng định dạng Việt Pháp.- Khi làm việc, lập trình bằng VBA, sử dụng cách viết và định dạng Anh Mỹ.- Khi nhập dữ liệu số, không nhập định dạng, để Office tự định dạng giúp.Trung tâm Tin học ABC giữ bản quyền  trungtamtinhocabc@yahoo.com 5Hình 1.1. Hộp thoại Regional And Language OptionsHình 1.2. Điều chỉnh hiển thị số ở Tab Numbers về dạng Việt PhápBiên soạn: Nguyễn Anh Cường - Nguyễn Phương ThảoĐiều chỉnh để đưa dữ liệu về dạng Việt Pháp 6Hình 1.3. Điều chỉnh hiển thị tiền tệ ở Tab Currency về dạng Việt PhápHình 1.4. Điều chỉnh hiển thị thời gian ở Tab Time về dạng Việt PhápTrung tâm Tin học ABC giữ bản quyền  trungtamtinhocabc@yahoo.com [...]... liệu quan trọng trong xử lý tự động liên quan đến những công việc văn phòng b) Những điều suy ra từ trục thời gian Mỗi năm có 365,25 ngày (Vì thông thường, 4 năm sẽ thêm 1 ngày thành năm nhuận nên có thêm chỉ số,25) nên muốn tính số năm (ny) từ số ngày (nd) thì có thể sử dụng công thức: ny = nd 365,25 (1.0) Vì số năm thường tính số nguyên, nên khi muốn làm tròn thành số nguyên thì sử dụng công thức: n... thuộc tính) sẽ được tự động hiển thị để người dùng chọn, sau khi bấm phím Tab, tên của thành phần này sẽ được tự động điền vào vị trí thích hợp trong dòng lệnh - Tự động hiển thị cú pháp cho chương trình con (Auto Quick Info): Với tùy chọn này, VBA IDE sẽ hiển thị những thông tin về tham số của một hàm hay thủ tục (đã được xây dựng từ trước) khi người dùng sử dụng nó Các thông tin này bao gồm tên của... khác biệt cơ bản ở đây là trong kiểu lớp còn có những đoạn chương trình dùng để xử lý chính những Trung tâm Tin học ABC giữ bản quyền  trungtamtinhocabc@yahoo.com 27 dữ liệu trong nó Dữ liệu bên trong lớp thường được gọi là các thuộc tính (Properties), còn những đoạn chương trình trong lớp để xử lý dữ liệu này thực chất là các Hàm/Thủ tục (Function/Sub) được định nghĩa bên trong lớp và thường được... Tools for Office) 2.1.2 Sử dụng Visual Basic For Application Mỗi công cụ lập trình luôn có những đặc điểm riêng và khó có thể phán xét cái nào hay hơn hoặc kém hơn một cách tổng quát Do đó, để lựa chọn được công cụ lập trình thích hợp khi lập trình trên ứng dụng nền, cần dựa vào mục đích cụ thể Trong lĩnh vực xử lý tự động công tác văn phòng, hầu hết các bài toán lớn và cơ bản đã được giải quyết, nhưng... chương trình diệt Virus BKAV sau khi cài Hình 1.17 Nếu không cản thận, BKAV là chương trình phá hỏng mọi Trung tâm Tin học ABC giữ bản quyền  trungtamtinhocabc@yahoo.com 13 chức năng xử lý tự động, khi chọn “Xoá tất cả Macro” Trong quá trình xử lý tự động, làm việc chủ yếu với các macro Các macro này với bất cứ phần mềm diệt virus nào cũng không có vấn đề gì, ngoại trừ phần mềm diệt virus Bách khoa... 2.6 Tự động hiển thị thông tin của các tham số trong chương trình con giúp kiểm soát được việc lập trình - Tự động hiển thị giá trị của biến (Auto Data Tips): Với tùy chọn này, trong chế độ gỡ lỗi (Break mode), giá trị của biến (được gán trong quá trình chạy của chương trình) sẽ được hiển thị khi người dùng đặt chuột tại vị trí biến Ngoài ra, nếu những tính năng trợ giúp trên chưa được kích hoạt, trong. .. ứng dụng nền trong tin học văn phòng là Word và Excel, ngoài việc phù hợp với định dạng tài liệu trong văn phòng (văn bản và bảng tính) chúng còn cho phép người dùng xây dựng các chương trình chạy cùng với mục đích bổ sung thêm các chức năng chuyên biệt Một phần mềm được gọi là ứng dụng nền khi thỏa mãn đồng thời các tiêu chí: - Cho phép một chương trình chạy bên trong và cùng với nó (tương tự như một... Office 1.2.1 Nguyên tắc khi cài đặt Microsoft Office Để làm việc với xử lý tự động, Microsoft Office phải luôn được cài đặt đầy đủ, không bỏ chức năng nào và phải chạy tất cả từ máy tính Việc cài đặt ngầm định sẽ không đáp ứng được, vì các lựa chọn sẽ thiếu, nên không phục vụ được cho xử lý tự động được Khi có các lỗi xảy ra, như hiện các thông báo “Compile error in Hidden Module” phải thực hiện tiến hành:... 365,25 (1.0) Trong đó INT là hàm dùng để chuyển kết quả trong biểu thức đối số của nó thành số nguyên Hay: n y = INT ( d 2 - d1 ) 365,25 (1.0) Trong đó d2 là ngày sau, d1 là ngày trước Ngoài ra có thể nhận được số dư của phép chia thông qua hàm MOD (trong Excel) hoặc phép tính MOD trong VBA Trong Excel sẽ viết theo hàm: ∆ = MOD(Ax; Bx) (1.0) Trong VBA sẽ viết theo khuôn dạng: ∆ = Ax MOD Bx (1.0) Trong đó:... trong chương trình VD 2: Trong chương trình giải phương trình bậc 2, các thành phần trong phương trình: y=ax2+bx+c sẽ cần thay đổi giá trị khi chương trình hoạt động Như vậy giá trị của các thông số này có nhu cầu thay đổi trong những lần hoạt động khác nhau của chương trình cũng như trong một lần hoạt động nào đó, ví dụ giá trị của y sẽ thay đổi khi thay đổi giá trị của a trong phương trình trên Chính . quả, đặc biệt là lĩnh vực xử lý tự động. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu đó, giáo trình Xử lý tự động công nghệ thông tin trong văn phòng được biên soạn để. xây dựng và phát triển ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Tài liệu Xử lý tự động công nghệ thông tin trong văn phòng được biên soạn dựa trên cơ sở