311 Ƣu điểm
3.1.2 Khuy t điểm
3.2.2.1 Về hoạt động củ do nh nghiệp
Chính sách marketing của công ty còn chƣa đƣơc mạnh nên chƣa thực sự thu hút nhiều đối tƣợng khách hàng. Công ty chủ yếu thực hiện dịch vụ pháp lý cho ngân hàng nên chƣa thực sự khai thác đƣợc đối tƣợng khách hàng Đầu tƣ- Dự án và các khách hàng cá nhân.
Công ty có đội ngũ nhân lực trẻ, năng động có trình độ chuyên môn cao tuy nhiên chƣa biết tận dụng tối đa để phát triển hơn nữa những mảng pháp lý về dân sự giúp đem lại doanh thu cao hơn cho công ty.
Công ty chƣa áp dụng chính sách cung cấp dịch vụ một cách linh hoạt hơn nhƣ sử dụng chính sách chiết khấu thƣơng mại cho khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ từ công ty. Điều này giúp công ty tăng doanh thu, tăng lợi nhuận công ty.
3.2.2.2 Về bộ m y k to n
Đội ngũ lãnh đạo công ty còn trẻ chƣa có nhiều kinh nghiệm trong điều hành, phát triển công ty.
Bộ phận kế toán công ty còn nhỏ, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của công ty
Mô hình hoạt động của công ty không phải nhỏ tuy nhiên nhân sự phòng kế toán còn ít, chính vì vậy một ngƣời phải đảm nhận nhiều công việc cùng một lúc nên cũng không đảm bảo đƣợc tiến độ công việc và không tránh khỏi sai sót và nhầm lẫn khi hạch toán. Công ty cần xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với công ty, xác định số lƣợng nhân viên kế toán cần thiết cần trên khối lƣợng công việc kế toán.
Công ty có 3 chi nhánh tại Vĩnh Long, Cần Thơ, Hà Nội. Hằng ngày đơn vị kế toán tại mỗi đơn vị kế toán sẽ ghi sổ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau đó cuối tuần tổng hợp lại gửi báo cáo và chứng từ về phòng kế toán của công ty. Kế toán tại công ty dựa vào báo cáo của các chi nhánh đối chiếu với chứng từ đã nhận sau đó sẽ ghi sổ nghiệp vụ phát sinh trong tuần. Làm nhƣ thế mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ đƣợc ghi nhận hai lần, lần đầu tại từng chi nhánh, lần hai tại phòng kế toán công ty. Điều này sẽ làm tăng lƣợng công việc tại bộ phận kế toán công ty và khiến bộ máy kế toán công ty hoạt động đạt kết quả không cao.
3.2.2.3 Về c ng t c hạch to n doanh thu và chi phí
Phần hạch toán doanh thu công ty còn khá đơn giản chƣa thể hiện rõ tình hình hoạt động của công ty. Công ty cung cấp dịch vụ pháp lý chủ yếu cho các ngân hàng và Dự án – Đầu tƣ tuy nhiên trong tài khoản doanh thu công ty hạch toán toàn bộ vào TK 5113, nhƣ vậy khi cần biết doanh thu cung cấp dịch vụ trong tháng cho một đối tƣợng cụ thể nhƣ ngân hàng HSBC sẽ khó theo dõi. Đối với cách hạch toán nhƣ hiện nay mỗi khi muốn tổng hợp doanh thu của một ngân hàng bộ phận kế toán phải liên hệ lên các nhóm trƣởng phụ trách pháp lý cho mỗi ngân hàng sau đó báo cáo về số lƣợng hồ sơ thực hiện trong tháng cuối cùng bộ phận kế toán sẽ tổng hợp và báo cáo lại cho ban lãnh đạo và các
SVTH: PHẠM THỊ THÙY LINH MSSV:1054030880 61
đối tác. Làm nhƣ vậy rất mất thời gian không chỉ của bộ phận kế tóan mà còn gây ảnh hƣởng đến các bộ phận khác trong công ty.
Công ty tập chung hạch toán chi phí vào TK 642, không hạch toán vào TK 632 và TK 641 do đó chƣa thể hiện rõ chi phí tại các bộ phận tại công ty. Điều này sẽ dẫn đến nhà quản trị khó có thể quyết định về giá cung cấp dịch vụ cũng nhƣ chƣa có cái nhìn đúng đắn về tình hình chi tiêu của công ty để đƣa ra cách tiết kiệm chi phí cũng nhƣ các chính sách đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong công ty.
Về luân chuyển chứng từ và hạch toán: Mọi chứng từ đều đƣợc luân chuyển giữa các nhân viên kế toán tuy nhiên giữa các phòng ban không có biên bản giao nhận chứng từ nên khi xảy ra mất chứng từ không biết quy trách nhiệm xử lý cho ai.
3 2 Ki n nghị
Một doanh nghiệp dù có quy mô và tiềm năng to lớn đến đâu thì cũng tồn tại những mặt ƣu và khuyết điểm nhất định. Hai mặt ƣu và khuyết sẽ thúc đẩy quá trình vận động, phát triển và từng bƣớc hoàn thiện, giúp công ty ngày càng đi lên và có vị trí trên thị trƣờng. Trong công tác kế toán cũng vậy tồn tại những khuyết điểm là điều không thể tránh khỏi, nhƣng vấn đề là phải biết nhận ra để sửa đổi tốt hơn, hoàn thiện hơn mới là quan trọng.
3.2.1 Về hoạt động củ do nh nghiệp
Công ty nên đẩy mạnh chính sách marketing nhằm thu hút nhiều đối tƣợng khách hàng hơn nữa. Điều này giúp công ty có thể tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cũng nhƣ mở rộng thêm quy mô hoạt động, giúp công ty càng khẳng định vị thế của mình hơn nữa trên thị trƣờng Việt Nam cũng nhƣ Thế Giới.
Công ty Luật TNHH Hoàng Quân có đội ngũ nhân lực trẻ, năng động. Công ty đã khai thác rất tốt khách hàng ngân hàng tuy nhiên để phát triển và nâng cao doanh thu công ty hơn nữa công ty công ty nên phát triển mảng dịch vụ pháp lý Đầu tƣ - Dự án. Đối với những khách hàng của ngân hàng, ngân hàng sẽ chủ động khai thác sau đó ủy quyền cho Hoàng Quân thực hiện dịch vụ do đó nguồn doanh thu từ khách hàng ngân hàng là không ổn định và công ty không quyết định đƣợc. Đối với khách hàng mảng dịch vụ pháp lý Đầu tƣ – Dự án là khách hàng do công ty khai thác do đó công ty có thể thu hút khách hàng nhiều hơn.
Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thƣơng mại để thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty.
Để doanh nghiệp đạt hiệu quả trong kinh doanh hơn nữa, doanh nghiệp nên giảm thiểu chi phí, chi phí của doanh nghiệp hiện nay là khá cao so với tổng doanh thu. Việc thắt chặt chi phí và nâng cao chất lƣợng phục vụ, thu hút thêm nhiều khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp có thể giảm chi phí, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận công ty.
3.2.2 Về bộ m y k to n
Do nhân sự phòng kế toán công ty còn ít nên để trách trƣờng hợp một nhân viên đảm nhận nhiều công việc công ty nên tuyển thêm ít nhất một kế toán. Hiện tại công ty
SVTH: PHẠM THỊ THÙY LINH MSSV:1054030880 62
còn treo nợ nhiều khách hàng. Công ty nên thêm một kế toán chuyên theo dõi công nợ nhƣ vậy việc thu hồi công nợ của công ty cũng tốt hơn.
Công ty có 3 chi nhánh tại Vĩnh Long, Cần Thơ, Hà Nội nhƣ hiện nay công ty có thể áp dụng phần mềm kế toán Misa online và phân quyền truy cập dữ liệu để vẫn đảm bảo tính bảo mật hơn nữa phần mềm kế toán Misa online còn có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. Dữ liệu đƣợc quản lý tập trung và luôn đƣợc cập nhật tức thời nên phù hợp cho công ty có nhiều chi nhánh tại nhiều địa phƣơng. Cho phép Thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ quản lý tiền trực tiếp trên phần mềm. Tự động đổi soát phát hiện chênh lệch giữa Sổ chi tiết tiền mặt tại quỹ của kế toán và Sổ quỹ của thủ quỹ. Tự động xử lý chênh lệch thừa, thiếu sau khi kiểm kê. Phần mềm kế toán online còn có thể dự báo dòng tiền tại một thời điểm trong tƣơng lai, có thể phân tích đƣợc dòng tiền thu, chi để tối ƣu vòng quay vốn. Phần mềm kế toán online không chỉ giúp doanh nghiệp lập tờ khai, báo cáo thuế có đầy đủ mã vạch theo đúng quy định của Tổng cục thuế, AMISS.VN còn còn giúp doanh nghiệp kê khai thuế qua mạng trực tiếp từ phần mềm thông qua dịch vụ MTAX.VN. Với tiện ích này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian và chi phí trong việc kê khai thuế hàng tháng. Phần mềm kế toán Misa online cũng cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp xem tức thời các chỉ số tài chính: ROI, ROE, ROA, ROS, hệ số nợ, khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán ngắn hạn,..
3 2 3 Về c ng t c hạch to n k to n doanh thu và chi phí
Công ty nên thƣờng xuyên cập nhật các thông tƣ, chuẩn mực kế toán và từng bƣớc thay đổi, áp dụng cho phù hợp với các chuẩn mực đó theo quy định của pháp luật. Có nhƣ vậy thì việc tổ chức hạch toán tại công ty mới ngày càng đạt hiệu quả cao hơn và tốt hơn nữa.
Công ty nên thay đổi cách hạch toán doanh thu và chi phí nhằm hoàn thiện hơn công tác kế tóan giúp bộ phận kế tóan cũng nhƣ lãnh đạo công ty có cái nhìn toàn diện hơn về doanh thu, chi phí phát sinh và hƣớng phát triển của công ty trong tƣơng lai.
3.2.3.1 Hoàn thiện c ng t c hạch to n k to n do nh thu dịch vụ tại c ng ty Luật TNHH Hoàng Quân
Nhƣ phần thực trạng đã phản ánh tất cả doanh thu của công ty đều đƣợc ghi nhận vào tài khoản 5113: Doanh thu doanh cung cấp dịch vụ. Hiện tại doanh thu của công ty thu đƣợc chủ yếu là việc thực hiện dịch vụ pháp lý cho các ngân hàng nhƣ NH HSBC, ANZ, Commonwelth, HLO,.. và thu nhập từ việc cung cấp dịch vụ cho các Dự án – Đầu tƣ. Nếu nhà đầu tƣ, nhà quản trị muốn biết thực tế việc cung cấp dịch vụ cho NH HSBC, ANZ, Commonwelth, HLO,.. tháng này là bao nhiêu? Liệu tháng này có tăng hay giảm so với tháng trƣớc hay không? Điều này sẽ gây khó.
Tại phòng nghiệp vụ công ty cũng chia ra thành các nhóm nhỏ. Mỗi nhóm quản lý một ngân hàng nếu không theo dõi đƣợc tình hình doanh thu của từng ngân hàng thì sẽ không biết thực tế từng nhóm hoạt động có hiệu quả hay không? Nhà quản trị sẽ không
SVTH: PHẠM THỊ THÙY LINH MSSV:1054030880 63
đánh giá khách quan về tình hình thực hiện dịch vụ của từng nhóm để đƣa ra chiến lƣợc hoạt động, cách thức đầu tƣ vào từng ngân hàng.
Để nhà quản trị, nhà đầu tƣ có cái nhìn cụ thể, chi tiết vào tình hình kinh doanh của công ty cũng nhƣ giúp kế toán đỡ mất thời gian trong việc tổng hợp doanh thu của từng ngân hàng. Khi hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ kế toán nên phân chia thành nhiều tài khoản chi tiết. Theo tôi công ty có thể phân thành những tài khoản chi tiết nhƣ sau: TK 51131: Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho NH HSBC
TK 51132: Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho NH ANZ
TK 51133: Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho NH Commonwelth TK 51134: Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho NH Hongleong TK 51135: Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho các Dự án – Đầu tƣ TK 51136: Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho các dịch vụ khác
Nhƣ vậy trong trƣờng hợp phản ánh một nghiệp vụ cụ thể tại công ty, công ty sẽ căn cứ vào hợp đồng dịch vụ pháp lý xem khách hàng đang ghi nhận doanh thu là khách hàng của ngân hàng nào để ghi hạch toán.
Giả dụ:
Công ty CP Thƣơng mại xuất nhập khẩu Thủ Đức là khách hàng của ngân hàng HSBC. Căn cứ vào hoá đơn số 0000713 ngày 28/11/2013, phải thu tiền của công ty CP Thƣơng mại xuất nhập khẩu Thủ Đức số tiền là 2.750.000đ. Kế toán phản ánh
Nợ TK 1311 2.750.000 Có TK 51131 2.500.000 Có TK 3331 250.000
Căn cứ vào hoá đơn số 0000145 ngày 05/06/2013, phải thu tiền của Ngân hàng một thành viên ANZ số tiền là 26.258.000đ
Nợ TK 1311 26.358.000 Có TK 51132 23.961.818 Có TK 3331 2.396.182
3.2.3.2 Hoàn thiện c ng t c k to n hạch to n chi t khấu thƣơng mại tại c ng ty Luật TNHH Hoàng Quân
Thực chất chiết khấu thƣơng mại là khoản tiền mà doanh nghiệp thƣởng cho khách hàng do khách hàng đã sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp nhiều lần. Đây cũng là một biện pháp kích thích khách hàng sử dụng dịch vụ đạt hiệu quả cao nên theo tôi Công ty Luật TNHH Hoàng Quân nên xây dựng một chính sách cho biện pháp này. Đối với những khách hàng thực hiện dịch vụ tại công ty Luật TNHH Hoàng Quân từ lần thứ ba trở đi nên áp dụng chiết khấu thƣơng mại giảm 30% cho khách hàng.
Để hạch toán khoản chiết khấu thƣơng mại, Công ty cần thêm vào hệ thống tài khoản của mình tài khoản 521 – Chiết khấu thƣơng mại. Kết cấu tài khoản này nhƣ sau:
SVTH: PHẠM THỊ THÙY LINH MSSV:1054030880 64
Bên Có: Kết chuyển toàn bộ chiết khấu thƣơng mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán.
Phản ánh số chiết khấu thƣơng mại thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 521: Số chiết khấu thƣơng mại chấp nhận thanh toán cho khách hàng
Có TK 111, 112..: Nếu thanh toán cho khách bằng tiền Có TK 131: Nếu trừ vào khoản phải thu của khách hàng
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thƣơng mại đã chấp thuận cho ngƣời mua sang tài khoản doanh thu:
Nợ TK 511:
Có TK 521: Kết chuyển chiết khấu thƣơng mại trong kỳ
Giả dụ: Ngân hàng HSBC muốn sao y hồ sơ nhân viên tại ngân hàng. Khi ngân hàng sao y 79 hồ sơ cùng một lúc (hình thức thanh toán chuyển khoản sau). Mỗi hồ sơ sao y giá 220.000đ. Do sao y số lƣợng nhiều nên công ty áp dụng chính sách chiết khấu 30% trên giá cung cấp dịch vụ. Kế toán phản ánh nhƣ sau:
- Phản ánh số chiết khấu thƣơng mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 521: 5.214.000đ Nợ TK 3331 – 521.400đ Có TK 131: 5.738.400đ - Phản ảnh doanh thu Nợ TK 131: 19.11800đ Có TK 511: 17.380.000đ Có TK 3331: 1.738.000đ
3.2.3.3 Hoàn thiện c ng t c hạch toán giá vốn b n hàng
Nhằm đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý chi phí và cung cấp số liệu tính giá thành sản xuất các sản phẩm, dịch vụ công ty nên phân loại chi phí sản xuất và dịch vụ theo nội dung kinh tế, theo từng khoản mục và đối tƣơng hạch toán. Do áp dụng hạch toán theo quyết định 15 nên tất cả các chi phí phát sinh sẽ đƣợc tập hợp trên TK loại 62 sau đó tổng hợp tài khoản 154, cuối kỳ kế toán sẽ kết chuyển sang tài khoản 632. Căn cứ các bảng phân bổ vật liệu, tiền lƣơng, khấu hao và các chứng từ chi phí để phân loại chi phí theo nội dung kinh tế và theo khoản mục
TK 622: Phản ánh lƣơng nhân viên trực tiếp sản xuất, cung cấp dịch vụ: nhân viên bộ phận kinh doanh, bộ phận nghiệp vụ, bộ phận pháp lý,…
TK 6273: Chi phí văn phòng phẩm tại bộ phận cung cấp dịch vụ.
TK 6277: Điện, nƣớc, photo, internet, …. Tại bộ phận cung cấp dịch vụ. TK 6278: Chi công tác phí cho bộ phận cung cấp dịch vụ.
Theo tình hình hoạt động của công ty bộ phận quản lý doanh nghiệp và bộ phận cung cấp dịch vụ sử dụng chi phí văn phòng với số lƣợng ngang nhau nên theo tôi chi phí sử dụng văn phòng phẩm nên đƣợc phân bổ đều cho bộ phận quản lý doanh nghiệp và bộ phận cung cấp dịch vụ theo tỷ lệ 50/50.
SVTH: PHẠM THỊ THÙY LINH MSSV:1054030880 65
Nhân viên công ty tại bộ phận cung cấp dịch vụ thực hiện tƣ vấn, hƣớng dẫn, soạn thảo hồ sơ cho khách hàng chủ yếu qua điện thoại và email do đó chi phí nhƣ tiền điện, điện thoại, internet,… thƣờng nhiều hơn bộ phận quản lý doanh nghiệp. Theo tôi công ty nên chia theo tỷ lệ 80/20. 80% chi phí phát sinh liên quan đến tiền điện, điện thoại, internet sẽ đƣợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung sản xuất sản phẩm 20% chi phí còn