7 Tài liệu khách hàng cung cấp và các tài liệu khác
PHẦN III NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN DFK VIỆT NAM.
HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN DFK VIỆT NAM.
3.1. Nhận xét về tổ chức và hoạt động của Công ty DFK.
Hơn 10 năm hoạt động của mình, DFK đã và đang đạt được nhiều thành công trong công việc với việc duy trì được các khách hàng cũ, không ngừng mở rộng thị trường và có thêm nhiều khách hàng mới. Đạt được thành công như vậy là nhờ những ưu điểm trong cơ tổ chức và hoạt động tại Công ty.
3.1.1. Ưu điểm về tổ chức và hoạt động của Công ty DFK.
3.1.1.1. Tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng.
Mô hình tổ chức trực tuyến chức năng phân công rõ ràng chức năng của các cấp bậc. Do đó cho phép ban lãnh đạo Công ty dễ dàng và thuận tiện trong việc theo sát và kịp thời điều chỉnh hoạt động của Công ty. Các phòng ban được phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng; từ đó hoạt động của các phòng ban được đi vào nề nếp và dễ dàng thống nhất hoạt động. Mô hình quản lý rõ ràng và chặt chẽ giúp Ban giám đốc cũng dễ dàng trong việc quan sát hoạt động của các thành viên trong Công ty từ đó có những chính sách đãi ngộ cũng như khen thưởng phù hợp.
3.1.1.2. Tổ chức đoàn kiểm toán theo mô hình phân nhiệm.
Ngoài mô hình tổ chức hoạt động phân nhiệm, mô hình tổ chức đoàn kiểm toán cũng theo mô hình này. Điều đó giúp cho công việc kiểm toán của các thành viên được diễn ra thuận lợi và không chồng chéo lên nhau. Giúp công việc được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng nhất có thể. Ngoài ra, việc phân công nhiệm vụ cụ thể theo các cấp độ trong đoàn kiểm toán là một cách làm chuyên nghiệp, giúp giao đúng người đúng việc, phù hợp giữa trình độ chuyên môn và mức độ phức tạp, rủi ro của công việc.
3.1.1.3. Kiểm soát chất lượng kiểm toán tốt.
Cơ chế kiểm soát chất lượng kiểm toán của Công ty DFK Việt Nam được xây dựng chặt chẽ và thực hiện có hiệu quả. Từ những bước nhỏ nhất như: trình bày giấy tờ làm việc, đến các bước quan trọng như họp thảo luận với khách hàng, DFK Việt Nam đều đưa ra tiêu chuẩn để các nhân viên có thể nắm được và thực hiện. Kết hợp với việc đưa ra tiêu chuẩn, Công ty cũng quy định cấp nào sẽ hướng dẫn thực hiện và giám sát đối với các công việc đó. Mọi công việc đều được giám sát và quản lý chặt chẽ nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện và chất lượng kiểm toán. Việc phân cấp, phân quyền để giám sát và đánh giá công việc tại DFK Việt Nam là một tiến bộ trong quản lý, điều này giúp bộ máy
hoạt động của Công ty đi vào nề nếp và tránh tình trạng quá tải đối với bất kỳ cấp nào trong bộ máy hoạt động.
3.1.1.4. Quy trình kiểm toán và hồ sơ kiểm toán được thiết kế khoa học.
Quy trình và hồ sơ kiểm toán của DFK Việt Nam đều đạt chuẩn của Hiệp hội VACPA. Đây là tài sản riêng của Công ty và đã, đang ngày càng được tích lũy thêm bởi các thành viên trong công ty.
Hàng năm, các thành viên trong Công ty sẽ góp ý cho Ban giám đốc về quy trình cũng như hồ sơ kiểm toán để Ban giám đốc tiếp nhận và sửa đổi để ngày càng hoàn thiện hơn “tài sản” quý giá này của DFK Việt Nam.
3.1.1.5. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm.
Sau hơn 10 năm hoạt động, với các vị trí cương lĩnh đều là các CPA với nhiều năm kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên, đặc biệt là các vị trí cấp cao như các trưởng phòng, đều là những kiểm toán viên giỏi về cả kiến thức và nghiệp vụ, đã tạo nên cho DFK Việt Nam một kho báu vô giá. Nhân viên trong DFK Việt Nam cũng rất nhiệt tình và thoải mái khi trao lại kho báu vô giá này cho các thế hệ nhân viên tiếp theo của Công ty. Điều này là rất cần thiết vì với những “tài sản” đặc biệt như chất xám hay trí tuệ, mà không được chỉ bảo và hướng dẫn tận tình thì người học sẽ khó có thể tiếp thu trọn vẹn và vận dụng linh hoạt kiến thức vào thực tế. Tại Công ty, các nhân viên rất nhiệt tình chi bảo và hướng dẫn cho cấp dưới của mình giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc mà họ băn khoăn. Chính tinh thần này đã tạo nên giá trị riêng, một điểm sáng của DFK Việt Nam.
3.1.2. Tồn tại về tổ chức và hoạt động của Công ty DFK Việt Nam.
Tuy có rất nhiều ưu điểm nhưng hiện nay, DFK Việt Nam vẫn còn tồn tại khá nhiều những nhược điểm, mà đây sẽ là rào cản, không chỉ với riêng DFK Việt Nam mà bất kỳ công ty kiểm toán nào cũng có thể mắc phải.
3.1.2.1. Tổ chức đoàn kiểm toán còn nhiều hạn chế.
Những hạn chế này chủ yếu là số lượng nhân lực. Khối lượng công việc tương đối nhiều nhưng số lượng nhân viên của DFK còn hạn chế. Do đó đôi khi dẫn đến việc quá tải cho nhân viên. Ngoài ra, mùa kiểm toán bắt đầu từ tháng 1 đến hết tháng 3, yêu cầu của khách hàng là phát hành báo cáo kiểm toán trước 31 tháng 3, do đó, lịch đi kiểm toán của các nhóm, phòng khá dày. Thông thường các kiểm toán viên cần làm thêm rất nhiều thời gian mới có thể đáp ứng được tiến độ công việc. Vấn đề hạn chế về nguồn nhân lực Nguyễn Thị Quỳnh Anh Page 36
như vậy sẽ khiến gia tăng áp lực cho các kiểm toán viên, ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán của Công ty và đôi khi, việc không sắp xếp được đoàn kiểm toán phù hợp cũng khiến cho Công ty bị mất khách hàng.
Ngoài ra, chi phí chi cho các đoàn kiểm toán để đi lại cũng như phụ cấp cho các kiểm toán viên khi đi kiểm toán ở các tỉnh xa đã được công ty chú ý quan tâm, tuy nhiên giá trị được chi ra vẫn còn hết sức hạn chế.
3.1.2.2. Hoạt động đào tạo còn hạn chế.
Mặc dù đã Công ty giữ đều đặn hoạt động đào tạo nhân viên, tuy nhiên hoạt động này vẫn còn rất hạn chế. Nguyên nhân là do khối lượng công việc đặt lên các trưởng phòng, trưởng nhóm vẫn còn khá nặng nề, do đó thời gian để sắp xếp cho các buổi đào tạo nội bộ trong Công ty còn hạn chế. Ngoài ra việc đào tạo dài hạn như cấp học bổng để học ACCA hoặc đến các công ty trong tập đoàn Quốc Tế DFK để trau dồi nghiệp vụ vẫn còn nhiều hạn chế. Nguyên nhân là Công ty chưa có nguồn tài chính nhiều để thực hiện. Hơn nữa, do khối lượng công việc nhiều khiến các KTV không có nhiều thời gian để tham gia các hoạt động đào tạo, quá trình luân chuyển lao động ở Công ty cũng diễn ra nhanh, thay đổi nhân sự nhiều cũng là những lý do khiến cho hoạt động đào tạo tại DFK Việt Nam còn nhiều hạn chế.
3.1.2.3. Hiện tượng chảy máu chất xám.
Đây là hiện tượng thường thấy tại các công ty kiểm toán. Mặc dù chế độ đãi ngộ khá tốt nhưng hiện tượng thay đổi nhân sự vẫn xảy ra hàng năm ở Công ty, đặc biệt đối với đội ngũ các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán. Nguyên nhân khách quan từ phía người lao động là do: đội ngũ các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán là những người còn khá trẻ, họ muốn thay đổi môi trường làm việc và chuyển vị trí công tác để có thêm nhiều kinh nghiệm. Nguyên nhân chủ quan từ phía công ty đó là: các chính sách đào tạo còn hạn chế, chế độ đãi ngộ khá tốt nhưng còn chưa thực sự hấp dẫn. Tất cả các nguyên nhân trên dẫn đến việc nhân viên sau khi được công ty đào tạo bài bản về kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ lại chuyển sang công ty khác. Đó chính là hiện tượng chảy máu chất xám thường thấy ở các công ty kiểm toán, DFK Việt Nam cũng không ngoại lệ.
3.2. Các đề xuất hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Công ty DFK.
Để khắc phục các nhược điểm và phát huy các ưu điểm để thêm lớn mạnh hơn nữa, DFK nên xem xét một số đề xuất sau:
Hạn chế lớn nhất của đoàn kiểm toán là số lượng thành viên. Các thành viên thường thực hiện nhiều công việc trong 1 giai đoạn ngắn. Biện pháp đưa ra là:
Thứ nhất, đối với những khách hàng lớn, phức tạp, Công ty có thể thực hiện các cuộc soát xét, kiểm toán tạm thời vào thời gian giữa kỳ, giữa năm để xem xét sổ sách các tháng đầu năm. Điều này giúp cho công việc kiểm toán cuối năm sẽ giảm tải (vì có 1 số tháng, quý đã được kiểm toán, soát xét trước đó rồi). Đây cũng là biện pháp mà DFK Việt Nam đã và đang thực hiện đối với một số khách hàng lớn của mình. Biện pháp này phát huy hiệu quả rất tốt và đang tiếp tục được thực hiện. Tuy nhiên, những kiểm toán viên thực hiện kiểm toán trong giai đoạn cuối năm vẫn cần hết sức thận trọng đối với kết quả của cuộc kiểm toán giai đoạn giữa năm vì rất có thể có sự thay đổi trong sổ sách kế toán sau khi kết thúc cuộc kiểm toán giai đoạn giữa năm.
Thứ hai, các trưởng phòng nên lên kế hoạch sắp xếp nhóm kiểm toán ngay từ đầu kỳ, thảo luận với các trưởng nhóm để sắp xếp nhân sự một cách hợp lý nhất, tránh tình trạng quá tải cho các nhân viên. Điều này hết sức quan trọng vì các kiểm toán viên chính là những người trực tiếp thực hiện công việc kiểm toán, do đó họ trực tiếp tạo nên chất lượng kiểm toán. Các trưởng phòng nên quan tâm đến việc sắp xếp các nhóm cho phù hợp năng lực và chuyên môn. Nếu thực hiện được điều này, sẽ giúp nâng cao chất lượng kiểm toán và giảm tải áp lực cho các kiểm toán viên. Tuy nhiên, việc nhận định chủ quan của trưởng phòng về quy mô cuộc kiểm toán và quyết định số lượng nhóm kiểm toán tham gia sẽ ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán. Do vậy, cần thận trọng và bổ sung hoặc thay thế nhân sự kịp thời để đáp ứng được tiến độ và chất lượng kiểm toán. Nếu thực hiện được biện pháp này, công việc sẽ được sắp xếp ổn thỏa và các kiểm toán viên sẽ chủ động trong công việc của mình. Từ đó, nâng cao chất lượng kiểm toán.
Thứ ba, để giảm bớt áp lực làm việc cho các kiểm toán viên, Công ty nên xem xét mở rộng quy mô đồng thời giữa nhân sự ở mức phù hợp nhất. Về vấn đề này, hàng năm, DFK Việt Nam vẫn thường xuyên tuyển dụng thêm các nhân viên mới. Tuy nhiên, việc thuê thêm nhân viên chỉ là biện pháp hạn chế. Công ty nên tích cực áp dụng nhiều biện pháp để lôi kéo và giữ được những nhân viên cũ tiếp tục làm việc cho công ty. Lý do vì: Những nhân viên làm việc lâu năm tại Công ty, họ am hiểu về Công ty, am hiểu về khách hàng và họ đã được đào tạo những kiến thức nghiệp vụ của DFK. Hơn nữa, khi tuyển dụng nhân viên mới, Công ty lại mất thời gian và công sức để đào tạo lại. Điều này sẽ gây đến nhiều thiệt hại và tổn thất cho Công ty. Nếu thực hiện được biện pháp trên, các kiểm toán viên sẽ được làm việc thoải mái hơn do áp lực công việc được giảm tải, từ đó, công việc kiểm toán được thực hiện suôn sẻ hơn với chất lượng cao hơn.
3.2.2. Tích cực hơn trong việc tổ chức các chương trình đào tạo.
Mặc dù đã có tổ chức các chương trình đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên của mình, nhưng việc này còn rất hạn chế tại DFK Việt Nam. Do đó, Công ty cần tích cực mở rộng hơn nữa các chương trình đào tạo. Bằng cách: Tạo nhiều chương trình đào tạo nghiệp vụ rải đều vào các tháng 4 đến tháng 12 – khoảng thời gian ngoài mùa kiểm toán. Ngoài ra, Công ty cần khuyến khích nhân viên học tập để trau dồi nghiệp vụ; có nhiều học bổng hơn nữa để khuyến khích nhân viên phấn đấu; đồng thời trao các học bổng này cho người xứng đáng để những nhân viên tài năng có thể có cơ hội trau dồi thêm kiến thức và quay lại xây dựng thêm giá trị cho Công ty. Biện pháp này có hiệu quả rất cao tuy nhiên, việc thực hiện nó lại yêu cầu quyết định từ phía Ban giám đốc và cũng phụ thuộc vào phần không nhỏ, bản thân những nhân viên tại đây.
3.2.3. Thực hiện chính sách đãi ngộ phù hợp.
Chính sách đãi ngộ luôn là một phần vô cùng quan trọng trong bất kỳ công ty nào. Chính sách đãi ngộ bao gồm các chính sách lương, thưởng, các chính sách phúc lợi, chính sách thăng tiến cũng như các quy chế xử phạt trong một công ty. Chính sách đãi ngộ phải được xây dựng một cách hợp lý để vừa có tính răn đe, vừa có tính khuyến khích, đặc biệt là tạo động lực cho người lao động. Đối với công việc lao động trí não như kiểm toán, các chính sách đãi ngộ luôn là động lực để khuyến khích nhân viên cố gắng và cống hiến chất xám của mình cho công ty. Để tránh tình trạng chảy máu chất xám, DFK Việt Nam nên xây dựng cho mình chính sách đãi ngộ tốt hơn, phù hợp hơn với từng vị trí nhân viên để khuyến khích được việc người lao động tham gia vào công ty và ở lại công ty để phấn đấu và cống hiến. Tuy nhiên, đưa ra chính sách đãi ngộ hợp lý luôn là thách thức lớn đối với ban giám đốc, đặc biệt đối với công ty có nguồn vốn hạn chế như DFK. Nếu thực hiện được biện pháp này, DFK Việt Nam sẽ tạo được niềm tin ổn định trong người lao động, nhân sự của công ty sẽ ít thay đổi, công việc kiểm toán sẽ diễn ra thuận lợi hơn. 3.2.4. Tạo môi trường văn hóa DFK Việt Nam.
Văn hóa doanh nghiệp là khái niệm rất quen thuộc đối với các công ty hiện nay. Với ngành nghề cần đạo đức nghề nghiệp cao như kiểm toán thì văn hóa doanh nghiệp mang tầm quan trọng rất cao và chính là chìa khóa vàng để các công ty kiểm toán ghi đậm dấu ấn của mình trên thị trường, tạo niềm tin cho khách hàng và duy trì lòng tin của người lao động.
Là một doanh nghiệp kiểm toán với hơn 10 năm hoạt động, DFK Việt Nam cũng ít nhiều gây dựng được cho mình một môi trường văn hóa riêng và cũng đang tiếp tục duy trì những điểm tốt đẹp trong môi trường của mình. Tuy nhiên, Ban giám đốc Công ty, nên
quan tâm nhiều hơn nữa đến việc tạo dựng môi trường văn hóa trong doanh nghiệp và gây dựng môi trường này một cách bài bản và có định hướng nhiều hơn nữa.
Đây không chỉ là biện pháp tạm thời mà là cả một chiến lược dài hạn đối với Công ty. Nếu thực hiện tốt việc xây dựng môi trường văn hóa, DFK Việt Nam sẽ tạo nên giá trị riêng cho mình và giá trị này sẽ tồn tại lâu dài, tạo nên chỗ đứng của Công ty trên thị trường.
KẾT LUẬN
11 năm hoạt động là khoảng thời gian chưa dài nhưng cũng không ngắn để DFK Việt Nam tạo nên những nét riêng biệt của mình. Những thành tựu ban đầu mà công ty đạt được là công sức cống hiến không nhỏ của tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Thời gian được thực tập tại Công ty đã cho em phần nào cảm nhận được cách làm việc của công ty, cách tổ chức đoàn kiểm toán và cách các kiểm toán viên tham gia cuộc kiểm toán như thế nào.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các anh chị Phòng nghiệp vụ 3, đặc biệt là các anh chị trong nhóm chị Thu Hương đã nhiệt tình giúp em thực hiện bài báo