b. Đặc điểm tổ chức phần hành kế toán mua hàng:
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Số kế toán chi tiết bán hàng, thẻ kho, Sổ chi tiêt TK 131, TK 33311, Sổ quỹ, Sổ TGNH
Bảng tổng hợp N-X-T, Bảng ghi công nợ
Chứng từ gốc: Phiếu xuất kho Hoá đơn GTGT
Phiếu thu...
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng và định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra :
Ví dụ 1: Tiếp ví dụ về Hợp đồng nhập khẩu mặt hàng Polyester Resin trong hợp đồng ngoại ngày 12/4/2004 ký hiệu EC - 040412-1 giữa Công ty TNHH Văn Minh và Công ty hoá chất công nghiệp Enchuan (Enchuan chemical industries co., ltd). Công ty nhập lô hàng này để về bán cho Công ty TNHH An Cơ Bình Dương theo Hợp đồng nội số 1004/HĐ ký kết ngày 10/04/2004.
Ngày 10/5/04: Công ty An Cơ đã nhận được lô hàng với số lượng đảm bảo, chất lượng đầy đủ và chấp nhận thanh toán vào ngày 15/5/04. Công ty lập hoá đơn bán hàng số 41335 (biểu 29) về lô hàng bán này. Căn cứ vào hoá đơn trên kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 131-C36 : 686.389.440 Có TK 5111 : 623.990.400 Có TK 33311: 62.399.040
Ngày 15/5/2004: Công ty An Cơ thanh toán cho Công ty Văn Minh tất cả số tiền hàng bằng tiền mặt. Kế toán lập Phiếu thu số 140 (biểu 30) thu của Công ty An Cơ số tiền 686.389.440đ. Căn cứ vào Phiếu thu trên kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 5111 : 686.389.440 Có TK 131- C36 : 686.389.440
Sau khi kế toán nhập dữ liệu từ các chứng từ này thì dữ liệu sẽ tự động lập các bút toán xác định doanh thu, giá vốn, thuế GTGT, thuế NK và vào các sổ sau: Sổ chi tiết TK 131- C36 (biểu 31), Sổ Cái TK 5111 (biểu32), Sổ Cái TK 33312 (biểu 33), Sổ Cái TK 632 (biểu 34), Sổ Quỹ tiền mặt (biểu 36).
VD4: Tiếp ví dụ 2về tiêu thụ lô hàng nhập ở VD 2 từ nhà cung cấp là Công ty TNHH hoá chất Chấn Khang Thành Đô Trung Quốc (gọi tắt là Công ty Thành Đô). Mặt hàng NK là các thiết bị, dụng cụ, được mua về nhập kho sau đó tiêu thụ theo các hình thức bán buôn trực tiếp, bán lẻ.
Trường hợp 1: Đối với 2 loại Cân PT: Cân PT điện tử BS-224S (độ nhạy 0,0001g- tối đa 210g) và Cân PT diện tử BL-1500S (độ nhạy tối đa 1500g- đọ
nhạy 0,01g). Ngày 01/7 xuất bán 08 chiếc cân phân tích 2 loại cho Trường ĐH Bách khoa HCM theo hoá đơn số 42552 (biểu 38), 42553.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 42552 kế toán định khoản như sau: Nợ TK 121 – C39 : 100.799.996
Có TK 5111 : 91.636.360 Có TK 3331 : 9.163.636
Căn cứ vào Phiếu thu số ....kế toán ghi tăng tiền mặt, giảm các khoản phải thu:
Nợ TK 111: 100.799.996
Có TK 131- C39: 100.799.996
Bút toán xác định giá vốn được máy tính mặc nhiên thực hiện khi lập vào phiếu thu
Nợ TK 632: 79.990.072
Có TK 1561: 79.990.072
Trường hợp 2: Giá bình quân sau mỗi lần nhập của mặt hàng này so máy tính tự tính ra.
Trường hợp 2: Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá Ví dụ 2:
Mặt hàng bơm chân không 0,2 x z - 0,5 (0,5kw-220v) được khách hàng mua lẻ khá thường xuyên để phục vụ cho các bệnh viện trường học, đơn vị sản xuất. Đây lại là mặt hàng có giá trị khá lớn, vì vậy hoạt động bán lẻ vẫn cần hoá đơn để phản ánh giá trị hàng hoá mua vào của họ. Do vậy kế toán đã hạch toán như bán buôn.
+ Ngày 19/06: Bán cho Công ty TNHH và các công sự một chiếc đơn giá không thuế 142 857đ theo HĐ số 42358.
+ ngày 24/06: bán cho Công ty hoá chất 21 chiếc đơn giá khômg thuế 142 857đ theo HĐ số 42358.
+ Ngày 01/07: Bán cho Công ty cổ phần đầu tư phát triển CMTL 1 chiếc đơn giá không thuế 142 857đ theo HĐ số 42457.
+ Ngày 21/07 : Bán cho chị Yên – 30 Tràng Tiền Hà Nội 1 chiếc đơn giá không thuế 142 857đ theo HĐ sô 42643
Vậy trường hợp này các hàng hoá có giá trị cao và người mua lẻ cần hoá đơn thì ta cũng hạch toán tương tự bán buôn.
Trường hợp 3: Khách hàng mua lẻ 1 số hoá chất, thiết bị đồ dùng có giá trị nhỏ: nhân viên bán hàng tổng hợp ĐT theo từng ngày trên sổ theo dõi hàng bán lẻ (mẫu). Sau đó cùng ngày chuyển cho kế toán. Kế toán phân loại theo nhóm mặt hàng chịu thuế xuất khác nhau. Lập HĐ cho số hàng có cùng thuế suất để xác định doanh thu và thuế GTGT phải nộp. Đồng thời có 1 phiếu thu cho toàn bộ hàng bán lẻ trong ngày. Số hàng này kế toán theo dõi trên TK 131 –KVL01.