Công ty Y là khách hàng mới nên kiểm toán viên cần đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ một cách chi tiết để từ đó đánh giá được các rủi ro kiểm soát. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền cần tìm hiểu các bộ phận liên quan đến nghiệp vụ này, các hợp đồng kinh tế chính của công ty phát sinh trong năm, các sản phẩm mà công ty cung cấp. Đầu tiên kiểm toán viên đánh giá công tác kế toán của công ty các thành viên công việc đảm nhiệm, thời gian làm việc tại công ty, thâm niên trong nghề. Từ đó tiến hành phỏng vấn kế toán thông qua bảng hệ thống các câu hỏi:
Bảng 2.10: Bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không
1. Các chức danh bộ máy công ty có hợp lý không? V 2. Công việc phân công, nhiệm vụ của từng nhân viên V 3. Kế toán trưởng đào tạo theo đúng chuyên ngành không? V 4. Những thay đổi trong công việc được phân công (nếu có) có được cập nhập thường xuyên không?
V 5. Kế toán tổng hợp có đào tạo đúng chuyên ngành không? V 6. Nhân viên có được thường xuyên đi đào tạo, cập nhập kiến thức nâng cao nghiệp vụ không?
V …
Nguồn: File kiểm toán công ty Y
Nhận thấy, công tác kế toán của công ty tương đối tốt, nhân viên thành thạo nghiệp vụ nên rủi ro sai sót ở mức thấp. Đối với kiểm soát về bán hàng và thu tiền công ty ghi nhận doanh thu khi hoá đơn bán hàng được giao nhận.
* Thực hiện tiêu thụ hàng hoá:
Công ty sản xuất đồ dùng gia đình chủ yếu phân phối các đại lý, siêu thị lớn hoặc xuất khẩu sang nước ngoài. Tuỳ vào khả năng sản xuất, số lượng khách hàng yêu cầu, đảm bảo tiến độ hợp đồng thì công ty Y sẽ chấp nhận đơn đặt hàng. Trước khi xuất kho hàng hóa sẽ được kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn trong hợp đồng. Khi hàng hoá vận chuyển kế toán tiến hành lập hoá đơn,
tất cả các hóa đơn đều được đánh số thứ tự trước, và được ghi chép độc lập. Nếu trong trường hợp một số lô hàng bị lỗ hoặc không đạt yêu cầu công ty phải nhận lại hàng, thủ kho kiểm nhận số hàng và ký duyệt của trưởng phòng kinh doanh.
Sau khi tìm hiểu sơ bộ về quá trình tiêu thụ, kiểm toán viên tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền.
Bảng 2.11: Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAM
Khách hàng: Công ty Y Tham chiếu:
Niên độ: 01/01/2007 đến 31/12/2007 Người thực hiện: NTT Người được phỏng vấn: Chị Hương - Kế toán tổng hợp
Ngày thực hiện: 18/3/2008
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng
1 Các chính sách bán hàng có được quy định thành
văn bản không? V
2 Có lập kế hoạch bán hàng theo tháng, quý, năm
không? V
3 Các hợp đồng bán hàng đã ký có được lưu trữ khoa học và sẵn sàng khi đến cần không? V 4 Công ty có thực hiện việc đánh số hợp đồng liên
tục theo thứ tự thời gian không? V 5 Các thông tin trong hợp đồng có được giữ gìn và
bảo mật để tránh sự xâm phạm của những người không được phép không?
V 6 Việc ghi hoá đơn bán hàng có được giao riêng cho
một người hay không? V
7 Người viết hoá đơn có đồng thời là người giao
hàng không? V
8 Các hoá đơn bán hàng bị huỷ bỏ có được lưu trữ đầy đủ các liên tại quyển hay không? V 9 Các bản báo giá, hoá đơn gửi cho khách hàng có V
được phê duyệt bởi Ban lãnh đạo trước khi gửi cho khách hàng không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
10 Có quy định bắt buộc phải có chữ ký của khách
hàng trên các hoá đơn bán hàng không? V 11 Có quy định hàng bán bị trả lại phải được lập
thành biên bản không? V
12 Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán có phải được ký duyệt trước khi thực hiện không?
V 13 Các khoản chiết khẩu thương mại, giảm giá hàng
bán có được báo cáo bằng văn bản và kiểm tra lại với các quy định của Công ty ít nhất hàng tháng không?
V
14 Công ty có hồ sơ theo dõi các lô hàng gửi bán cho tới khi nhận được thông báo chấp nhận của người mua không?
V 15 Doanh thu bán hàng có được theo dõi chi tiết cho
từng loại sản phẩm, dịch vụ, hàng hoá và phân tích các biến động tăng, giảm hàng tháng không?
V 16 Các nguyên nhân gây biến động doanh thu (đặc
biệt là biến động giảm với kế hoạch hoặc cùng kỳ) có được báo cáo ngay lập tức cho Ban lãnh đạo để có các biện pháp điều chỉnh kịp thời không?
V
17 Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu khách
hàng không? V
18 Các khoản công nợ được đối chiếu một quý một
lần V
19 Các bản đối chiếu công nợ được Ban lãnh đạo
xem xét trước khi gửi đi không? V
20 Ngoài bộ phận kế toán, có bộ phận nào khác quản lý, theo dõi và lập báo cáo về việc bán hàng không?
V
các khoản công nợ phải có tham gia vào việc bán hàng, lập hoá đơn không?
22 Các khoản công nợ có gốc là đồng tiền khác đồng tiền hạch toán có được theo dõi chi tiết theo nguyên tệ không?
V 23 Số dư các khoản phải thu có gốc là đồng tiền khác
đồng tiền hạch toán được đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không?
V 24 Công ty có quy định cụ thể về tiêu thức xác định
các khoản nợ chậm trả, nợ khó đòi, hoặc các khoản được phép xoá nợ không?
V 25 Các khoản phải thu có được theo dõi chi tiết theo
tuổi nợ để kịp thời phát hiện và quản lý thu hồi nợ không?
V 26 Việc thu hồi nợ có được giao cho một người/bộ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
phận đôn đốc thực hiện không? V 27 Công ty có các biện pháp cụ thể để thu hồi nợ
chậm trả, nợ khó đòi không? V
28 Các khoản phải thu khó đòi có được lập dự phòng
không? V
Nguồn: Hồ sơ kiểm toán công ty y ở công ty AVA
Qua đó thấy được hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty B được vận hành một cách có hiệu quả và rủi ro kiểm soát là tương đối thấp. Sau khi đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán viên sẽ tiến hành đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán. Theo đánh giá của kiểm toán viên ước lượng ban đầu về tính trọng yếu là 132.720.651 đồng. Về mức rủi ro ở công ty Y ở mức trung bình do đặc điểm sản xuất đồ dùng gia đình, khách hàng chủ yếu là khách hàng lâu năm đặt hàng với số lượng lớn, thường nhất trí hai bên về giá cả rồi tiến hành sản xuất theo lô hàng nên rủi ro tiềm tàng đối với khoản mục doanh thu là trung bình. Khách hàng chủ yếu thanh toán tiền hàng ngay khi giao hàng hoặc nợ lại rất ít.