HOẠCH KIỂM TOÁN.
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán, nó có vai trò rất quan trọng chi phối tới chất lượng và hiệu của chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. Đây là công việc quyết định tới chất lượng kiểm toán đặc biệt là trong điều kiện Việt Nam hiện nay, hoạt động kiểm toán nói chung cũng như hoạt động kiểm toán độc lập nói riêng là những hoạt động hết sức mới mẽ. Trong khi đó hành lang pháp lý cho hoạt động kiểm toán chưa đầy đủ, nội dung, cũng như quy trình, phương pháp vận dụng trong những cuộc kiểm toán của Việt Nam mới ở giai đoạn ban đầu, nguồn tài liệu thiếu cả về số lượng, tính đồng bộ và hạn chế về mặt chất lượng. Do vậy, kế hoạch kiểm toán cần được coi trọng để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán. Lập kế hoạch giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán có thể thu được những bằng chứng kiểm toán một cách đầy đủ và có giá trị làm cơ sở để đưa ra các ý kiến xác đáng về báo cáo tài chính từ đó giúp kiểm toán viên hạn chế những sai sót, giảm thiểu trách nhiệm pháp lý nâng cao hiệu quả công việc và giữ vững uy tín nghề nghiệp đối với khách hàng.
Ở giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, kiểm toán viên thu thập bằng chứng kiểm toán chỉ với mục đích hướng tới việc đưa ra các quyết định về kiểm toán mà chưa đặt ra mục đích thu thập bằng chứng cho kết luận kiểm toán. Do vậy, nhiệm vụ thu thập bằng chứng ở giai đoạn này cần đặt ra tương ứng với mục tiêu và phạm vi kiểm toán song nói chung cần quan tâm đến chiều rộng hơn là chiều sâu. Trong khi thu thập bằng chứng cần tận dụng tối đa nguồn tài liệu đã có song trong một số trường hợp nguồn thông tin đã có chưa đủ thì kiểm toán viên tiến hành khảo sát, điều tra bổ sung.
Các bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên thu thập được trong giai đoạn này chủ yếu là các bằng chứng liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán, kiểm toán viên tiếp cận khách hàng để thu thập
những thông tin giúp cho kiểm toán viên tiến hành xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng để đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán.
Kiểm toán viên thu thập các thông tin về tính liêm chính của ban giám đốc, của khách hàng thông qua việc điều tra, quan sát các mối liên hệ của khách hàng. Kiểm toán viên tiến hành thu thập những thông tin cơ sở về ngành nghề kinh doanh của khách hàng bằng cách quan sát nhà xưởng, kho bãi. Đồng thời tạo điều kiện cho kiểm toán viên tiếp xúc với cán bộ công nhân viên then chốt của doanh nghiệp để biết được sự quản lý vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Sau đó, kiểm toán viên tiến hành gặp gỡ với kiểm toán viên tiền nhiệm để biết về những vấn đề liên quan đến việc kiểm toán để quyết định chấp nhận hợp đồng hay không. Các vấn đề này bao gồm những thông tin về tính liêm chính của ban giám đốc; những bất đồng giữa ban giám đốc với kiểm toán viên tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán hoặc các vấn đề quan trọng khác và lý do thay đổi kiểm toán viên của khách hàng. Ngoài ra kiểm toán viên có thể xem xét hồ sơ kiểm toán của kiểm toán viên tiền nhiệm để hỗ trợ cho kiểm toán viên kế tục trong việc lập kế hoạch kiểm toán.
Kiểm toán viên cần nhận diện lí do kiểm toán của công ty khách hàng. Đó là việc xác định người sử dụng, Báo cáo tài chính và mục đích sử dụng của họ. Để biết được điều đó kiểm toán viên có thể phỏng vấn trực tiếp ban giám đốc khách hàng hoặc dựa vào kinh nghiệm của cuộc kiểm toán đã thực hiện trước đó. Việc xác định người sử dụng Báo cáo tài chính và mục đích sử dụng của họ là hai yếu tố chính ảnh hưởng tới số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà kiểm toán viên đưa ra trong báo cáo kiểm toán. Cụ thể, nếu các Báo cáo tài chính cần được sử dụng rộng rãi thì mức độ trung thực, hợp lý của các thông tin trên Báo cáo tài chính được đòi hỏi càng cao và do đó số lượng bằng chứng kiểm toán cần thu thập cũng như quy mô và độ phức tạp của cuộc kiểm toán càng tăng.
II. THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TRONG GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN KIỂM TOÁN ĐỐI VỚI MỘT SỐ CHU KỲ CỤ THỂ.
1. Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán trong chu kỳ bán hàng - thu tiền.
Trong chu trình bán hàng-thu tiền, phương pháp chủ yếu để thu thập bằng chứng kiểm toán là kiểm tra, đối chiếu, quan sát.
• Đối với các nghiệp vụ bán hàng, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra: Các nghiệp vụ bán hàng ghi sổ là có thật : kiểm toán viên xem xét lại các nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết các khoản phải thu với những khoản mục có quy mô lớn và bất thường. Đối chiếu và xác nhận các bút toán bán hàng với hóa đơn, vận đơn…Đối chiếu chứng từ vận chuyển với sổ theo dõi hàng tồn kho.
Các nghiệp vụ bán hàng được ghi sổ đầy đủ:kiểm toán viên tiến hành đối chiếu vận đơn với hóa đơn, giữa hóa đơn với các bút toán hạch toán để khẳng định mọi chứng từ đều được ghi sổ.
Các nghiệp vụ bán hàng ghi sổ đã được định giá đúng: kiểm toán viên tiến hành tính toán lại các con số trên hóa đơn bán hàng, đối chiếu các bút toán trên nhật kí bán hàng, đối chiếu chi tiết các hóa đơn bán hàng với các chứng từ vận chuyển, bảng giá, đơn dặt hàng, hợp đồng kinh tế.
Các nghiệp vụ bán hàng đều được phê chuẩn đúng đắn: kiểm toán viên so sánh giá trị trên hóa đơn với bảng giá hoặc hợp đồng kinh tế.
Các nghiệp vụ bán hàng, ghi sổ đã được phân loại thích hợp: kiểm toán viên xem xét nội dung kinh tế cụ thể của từng nghiệp vụ và việc phân loại định khoản tương ứng.
Các nghiệp vụ bán hàng được ghi sổ đúng thời gian phát sinh: kiểm toán viên so sánh ngày ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng với ngày ghi trên hóa đơn,
sổ vận chuyển hàng hóa. Ngoài ra kiểm toán viên kiểm tra các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng vào sổ thu tiền và cộng dồn chính xác hay chưa.
• Đối với các nghiệp vụ thu tiền: kiểm toán viên kiểm tra các khoản thu tiền, ghi sổ thực tế đã nhận: kiểm toán viên kiểm tra nhật kí thu tiền, sổ chi tiết các khoản phải thu. Đối với nghiệp vụ thu tiền có tuy mô lớn và bất thường kiểm toán viên tiến hành đối chiếu các khoản phải thu tiền đã ghi sổ với phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng.
Các khoản chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền đã được chiết khấu và kí duyệt: kiểm toán viên tiến hành đối chiếu những khoản chiết khấu đã thanh toán với chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Đối chiếu phiếu thu với chứng từ gốc, giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ bán hàng.
Tiền mặt thu được đã ghi vào sổ quỹ và nhật kí thu tiền. Kiểm toán viên Tiến hành đối chiếu giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền nhận được với các nghiệp vụ ghi trong nhật kí thu tiền.
Các khoản tiền thu được đã ghi sổ và nộp đúng với chính sách giá bán: kiểm toán viên soát xét các chứng từ về thu tiền, đối chiếu các khoản thu được với bảng giá quy định.
Các khoản phải thu tiền đều được phân loại đúng: kiểm toán viên kiểm tra các chứng từ thu tiền và đối chiếu việc phân lọai trên tài khoản tiền.
Các khoản tiền thu được ghi đúng thời gian: kiểm toán viên so sánh ngày nộp tiền với ngày trên nhật kí thu tiền và bảng kê thu tiền của các bộ phận và các khoản thu tiần được ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái, sổ tổng hợp.
• Với các khoản phải thu của khách hàng: kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận để kiểm tra sự chênh lệch giữa thực tế và sổ sách. Nếu có chênh lệch, kiểm toán viên xác định rõ nguyên nhân chênh lệch này và đưa ra hướng xử lý.
2. Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán khi kiểm toán chu kỳ tiền lương nhân sự.
Chu trình tiền lương – nhân sự bắt đầu bằng việc tuyển dụng và thuê mướn nhân công và kết thúc bằng việc thanh toán lương cho người lao động. Do vậy phương pháp thu thập bằng chứng trong chu trình này chủ yếu là phương pháp kiểm tra, xác minh tài liệu.
Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết về tiền lương nhằm kiểm tra các khoảng tính dồn về tiền lương, các khoản trích trên lương và xác định xem các nghiệp vụ trong chu trình này có được ghi sổ đúng kỳ hạn hay không.
Để tiến hành thu thập bằng chứng kiểm toán về tiền lương, nhân sự kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết TK 334, TK 338, và các TK 622, TK 627, TK 641, Tk 642 có liên quan đến tiền lương và các khoản trích trên lương.
- Với TK 334: Kiểm toán viên tiến hành xem xét các chính sách, chế độ thanh toán tiền lương xem có nhất quán hay không, nếu nhất quán thì kiểm toán viên tiến hành tính toán lại chi phí tiền lương và các khoản đã trả để khẳng định độ tin cậy của số dư TK 334.
Với các khoản tiền thưởng tính dồn, kiểm toán viên xem xét tính kịp thời, tính chính xác trong việc ghi sổ kế toán thông qua việc đối chiếu các quyết định hoặc biên bản của ban quản lý.
Với các khoản phải trả khác như từ phúc lợi, khen thưởng, ốm đau… Kiểm toán viên xem xét tính nhất quán và tính toán lại các khoản đó và xem xét các chứng từ đi kèm.
- Với TK 338 (TK 3382, TK3383, TK3384)
Kiểm toán viên so sánh số dư của các tài khoản đó với các số liệu trên bảng trích BHXH, BHYT, KPCĐ và với các bảng kê khai phải nộp các khoản trích trên tiền lương và đối chiếu với việc thanh toán các khoản đó. Ngoài ra, kiểm toán viên cần kiểm tra thời hạn tính, trích và thanh toán các khoản đó.
- Với tài khoản chi phí tiền lương như TK622, TK627, TK641, TK642: kiểm toán viên tiến hành so sánh chi phí tiền lương giữa kỳ này với kỳ trươc nhằm phát hiện những biến động bất thường trong đó quan tâm đến việc phân bổ lương cho các đối tượng chịu chi phí hoặc hướng vào các khoản chi trả lương do làm thêm giờ, bồi dương… theo đó kiểm toán viên cần kiểm tra tổng số giờ làm ca, làm thêm giờ có phù hợp với thực tế không và tiến hành điều tra phỏng vấn nhân viên.
3. Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán khi kiểm toán chu trình mua hàng, thanh toán.
Chu trình mua hàng thanh toán bao gồm các quyết định và quá trình cần thiết để có hàng hóa, dịch vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán chủ yếu ở đây là đối chiếu, xác minh tài liệu, tính toán lại.
Chu trình mua hàng thanh toán có liên quan đến rất nhiều các khoản mục trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mục trong số đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác như kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán vốn bằng tiền…Vì vậy ở đây ta chỉ đề cập đến nợ phải trả người bán.
Để thu thập bằng chứng kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết số dư TK 331 nhằm các mục tiêu:
- Chính xác máy móc: các khỏan phải trả trong danh sách phải khớp với số liệu trên sổ hạch toán chi tiết TK 331, số tổng cộng phải cộng đúng và khớp với sổ cái. Để kiểm tra điều này, kiểm toán viên tiến hành cộng tổng danh sách các khoản phải trả, đối chiếu số tổng cộng với sổ cái, đối chiếu hoá đơn của người bán với sổ chi tiết.
- Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý: kiểm toán viên tiến hành đối chiếu các khoản phải trả với hoá đơn và bảng kê của người bán, gửi thư xác nhận các khoản phải trả trong đó quan tâm đến các khoản phải trả có số dư lớn và bất thường.
- Các khoản phải trả hiện có đều phải xuất hiện trong danh sách các khoản phải trả: kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết các khoản nợ quá hạn.
- Các khoản nợ phải trả người bán phải được ghi nhận đúng kỳ: Để kiểm tra điều này, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra các công nợ quá hạn, đối chiếu số liệu kiểm toán của chu trình hang tồn kho và xem xét hồ sơ của hàng mua đi đường.
- Tài khoản phải trả người bán phải được trình bày đúng đắn: kiểm toán viên tiến hành kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả người bán, nợ ngắn hạn và nợ dài hạn được tách riêng ra.
4. Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán khi kiểm toán chu trình tồn kho và nhập kho.
Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán ở chu trình hàng tồn kho chủ yếu là quan sát, kiểm kê vật chất tồn kho và nhập kho. Để thu thập bằng chứng khi kiểm toán chu trình này, kiểm toán viên tiến hành:
- Quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho:
Xác minh hàng tồn kho ghi trên sổ kho, thẻ kho có chứng từ hợp lý hay không thì kiểm toán viên chọn ngẫu nhiên một loại vật tư và kiểm tra việc mở sổ, thẻ kho theo dõi vật tư đó của thủ kho.
Xác định hàng tồn kho hiện có thực tế đã được kiểm kê và ghi rõ vào sổ kho, thẻ kho; kiểm toán viên tiến hành điều tra hàn tồn kho tại các nơi bảo quản xem chúng có bị bỏ sót trong quá trình kiểm kê và vào sổ không.
Xác minh hàng tồn kho hiện có và tất cả hàng tồn kho đã ghi sổ đều thuộc quyền sở hữu của đơn vị: kiểm toán viên tiến hành điều tra về hàng nhận giữ hộ, ký gửi, đại lý…
Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra tính chính xác của kiểm kê hàng tồn kho bằng cách kiểm tra lại biên bản kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu kết qủa đó với số liệu trên sổ kế toán. Kiểm toán tiến hành phỏng vấn thủ kho, công nhân sản xuất, kế toán để xem xét việc xoá sổ hàng tồn kho kém phẩm chất, hư hỏng, quá hạn sử dụng và xem xét việc lập dự phòng giảm gía hàng tồn kho. Kiểm toán viên xem xét việc phân loại hàng tồn kho trên sổ kho và thẻ kho đồng thời so sánh với hàng tồn kho dự trữ thực tế.
Để kiểm tra hàng tồn kho có được ghi sổ đúng kỳ hay không, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra lại một chuỗi các thẻ kho và các loại hàng tồn kho được ghi trong sổ kho trước và sau ngày khóa sổ kế toán. Bên cạnh đó, kiểm toán viên tiến hành xác minh các thẻ kho đều được vào sổ đầy đủ bằng cách xem xét tính liên tục của các số thứ tự trên các thẻ kho và đối chiếu việc vào sổ các thẻ kho.
- Kiểm tra việc định giá hàng tồn kho, chi phí, sản phẩm tại đơn vị: Với hàng tồn kho: Kiểm toán viên phải xem xét phương pháp định giá của đơn vị và xem xét việc áp dụng phương pháp đó có nhất quán không. Kiểm toán viên đánh giá tính hợp lý và phù hợp giữa phương pháp đánh giá hàng tồn kho mà đơn vị đang áp dụng. Đối với nguyên vật liệu mua vào, kiểm toán viên kiểm tra các hóa đơn của nhà cung cấp để xác minh về số lượng và đơn giá cũng như chi phí thu mua, hao hụt trong định mức… Còn đối với hàng tồn kho do đơn vị sản xuất ra kiểm toán viên tiến hành lấy mẫu hoặc lựa chọn