Việc phản ánh chính xác kịp thời tình hình nhập-xuất tồn kho nguyên vật liệu là công việc rất quan trọng đòi hỏi người thủ kho phải cẩn thận, chính xác để không làm ngừng trệ sản xuất vì thiếu vật liệu.
Hàng ngày thủ kho phải ghi và phản ánh những nguyên vật liệu đã xuất-nhập trên thẻ kho.
Các chứng từ kế toán được sử dung để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu gồm:
- Phiếu nhập kho(số 01-VT) - Phiếu xuất kho(số 02-VT) - Thẻ kho (số 06-VT)
- Phiếu kiểm định chất lượng sản phẩm hàng hoá.
1.1.6.1. Kế toán chi tiết tình hình nhập-xuất kho nguyên vật liệu.
Với số lượng nguyên vật liệu nhập-xuất hàng ngày là rất lớn, do đó không thể chờ đến cuối tháng thủ kho mới ghi vào thẻ kho mà phải ghi từng ngày để biết số lượng nguyên vật liệu tồn cuối ngày là bao nhiêu, để không ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty TNHH máy móc,thiết bị và công nghệ Minh Đức sử dụng theo phương pháp thẻ song song.
a.Thủ tục nhập kho.
Theo chế độ kế toán hiện hành, nguyên vật liệu nhập từ bất kỳ nguôn nào khi về đến Công ty đều phải tiến hành kiểm nhận, làm thủ tục nhập kho , tại Công ty TNHH máy móc,thiết bị và công nghệ Minh Đức chỉ xảy ra trường hợp vật liệu nhập kho do mua ngoài. Vật liệu chuyển về phải kèm theo hoá đơn mua hàng.
Trị giá Đơn giá Số lượng
vật liệu = vật liệu X vật liệu
xuất kho nhập kho xuất kho
b. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch vật tư gửi xuống, quản đốc phân xưởng lên kế hoạch sản xuất và giao việc cho từng bộ phận trực thuộc như các tổ:khởi phẩm, tiện, bào phay, khoan, tổ lắp rắp để tiến hành sản xuất cho đúng tiến độ.
Dựa vào lệnh sản xuất tổ trưởng các tổ phân công công việc và tiến hành nhận vật tư để sản xuất. Và thủ kho cũng căn cứ vào lệnh sản xuất để xuất vật tư cho các tổ.
c. Nhiệm vụ cụ thể ở kho và ở bộ phận kế toán.
Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu số 06-VT để ghi chép tình hình nhập-xuất tồn hàng ngày, với mỗi loại vật tư thì có thẻ kho riêng, trong từng nhóm vật liệu lại có những vật liệu chi tiết và tất cả những vật liệu chi tiết đó đều được ghi ở từng thẻ kho, sau đó nó được tập hợp lại thành một nhóm.
Cách ghi thẻ kho: khi có chứng từ nhập hoặc xuất vật tư, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ tức là phải có chữ ký của những người có liên quan như phụ trách cung tiêu, người nhận, người giao hàng, thủ kho..., sau khi những chứng từ này được coi là hợp lệ chúng sẽ được thủ kho kho tập hợp vào thẻ kho. Thẻ kho ghi tình hình nhập-xuất vật liệu theo trình tự thời gian, sau mỗi nghiệp vụ thủ kho lại tính số tồn kho ngay trên thẻ kho. Và người làm thủ kho phải thường xuyên kiểm tra số lượng thực tế ở trong kho để dễ dàng phát hiện ra những trường sai xót.
Ví dụ: theo phiếu nhập kho số 52 ngày 7/4/2002 của Công ty thương mại Việt Anh về nhập 1367 kg thép U50 và cũng theo phiếu xuất kho số 101 ngày 9/4/2002 xuất 450 kg thép U50 cho tổ hàn để làm chi tiết hàn giá đỡ của 5 máy bào thẩm 40C. Cuối ngày thủ kho tính số lượng và ghi ở cột tồn cuối ngày 9/4 la 2032 kg thép U50. Cùng một số phiếu nhập-xuất khác ta có thể kho sau.
Đơn vị: Công ty MM-TB&CN MĐ Ban hành theo QĐ tên kho: sắt số 1141-TC/QĐ/CĐ ngày 1/11/1995 của bộ tài chính THẺ KHO Ngày lập thẻ tháng 4 năm 2002 Tờ số 1 Mẫu 06-VT
Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư thép U50 Đơn vị tính: kg
Ngày tháng năm
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác
nhận của kế toán Số liệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuấ t 52 101 103 128 130 7/4 9/4 11/4 17/4 20/4 27/4 Tồn đầu tháng Anh Ngọc- nhập Anh Hoàng- tổ hàn Xuất cho tổ hàn Xuất cho tổ hàn Anh ngọc – nhập Xuất cho tổ hàn 1367 300 1115 2482 2032 1432 1090 1390 1220
Cộng. 1220 Đến ngày 27/4 số lượng thép còn tồn là 1220 kg
Ở bộ phận kế toán. kế toán vật tư sử dụng số chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi tình hình nhập-xuất tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày, với mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau thì có sổ chi tiết riêng.
Cách ghi vào sổ chi tiết vật liệu cũng giống như ghi vào thẻ kho, chỉ khác một điều thẻ kho do thủ kho ghi, còn sổ chi tiết vật liệu do kế toán vật liệu ghi, căn cư vào phiếu nhập-xuất hàng ngày kế toán vật liệu có sổ ghi chi tiết sau.
Sau khi lên sổ chi tiết vật liệu song, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu sổ của mình với thẻ kho của thủ kho, nếu mọi số liệu đều khớp nhau thì cuối tháng kế toán vật tư tập hợp số liệu ở sổ chi tiết sau đó vào bảng kê nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu tháng 4. Nhìn vào bảng kê này kế toán nguyên vật liệu có thể biết được số lượng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu cuối tháng là bao nhiêu.
Số lượng vật liệu số lượng VL số lượng VL số lượng VL Tồn kho cuối kỳ = tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ - xuất kho trong kỳ
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});