Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng.
Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc.
Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau trong 4 loại sau:
a. Hình thức nhật ký- sổ cái
Theo hình thức này,c ác nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển gọi là nhật ký- sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi vào một dòng của Nhật ký- sổ cái.
Hình thức này áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, yêu cầu quản lý không cao, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, số lượng tài khoản sử dụng ít, trình độ nhân viên kế toán không cao hoặc công việc ghi sổ kế toán bằng tay.
b. Hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức này áp dụng trong những doanh nghiệp nhỏ và vừa, yêu cầu quản lý không cao, số lượng tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao hoặc áp dụng kế toán bằng máy.
Sổ sách trong hình thức này gồm: - Sổ cái
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối tài khoản - Các sổ và thẻ kế toán chi tiết
c. Hình thức nhật ký chứng từ
Hình thức thích hợp trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, số lượng tài khoản sử dụng lớn, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao, đồng đều và được sử dụng trong những doanh nghiệp làm kế toán bằng tay là chủ yếu.
Sổ sách trong hình thức này gồm: - Sổ nhật ký chứng từ - Sổ cái - Bảng kê - Bảng phân bổ - Sổ chi tiết d. Hình thức Nhật ký chung
Hình thức này được áp dụng trong những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, yêu cầu quản lý cao, số lượng tài khoản sử dụng nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao, thường áp dụng ở doanh nghiệp tự động hoá công tác kế toán.
Sổ sách của hình thức này gồm:
- Sổ nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt - Sổ cái