Những công việc mà ngời sử dụng cần nắm vững khi làm kế toán máy là:
1. Cài đặt và khởi động chơng trình
2. Xử lý nghiệp vụ
3. Nhập dữ liệu:
- Nhập các dữ liệu cố định (nhập 1 lần);
- Nhập dữ liệu phát sinh của kỳ báo cáo.
4. Xử lý dữ liệu
5. Xem/in sổ sách báo cáo.
1.6.3.1-Kế toán chi phí sản xuất
a. Xử lý nghiệp vụ
Mỗi chứng từ có một màn hình nhập dữ liệu khác nhau với các yếu tố khác nhau tuân theo hệ thống chế độ kế toán hiện hành hoặc theo yêu cầu quản lý. Muốn nhập dữ liệu 1 chứng từ gốc nào đó, ta chỉ cần lựa chọn và nhập dữ liệu vào các ô càn thiết ngầm định sẵn.
Kế toán chi phí nguyên vật liệu: sử dụng chứng từ xuất vật liệu và định khoản theo mối liên hệ đối ứng tài khoản.
Kế toán chi phí nhân công: phần mềm thờng cho phép ngời dùng tạo ra bảng l- ơng theo ý muốn và thực hiện tính lơng, điều khiển bút toán tự động.
Kế toán chi phí sản xuất chung: tơng tự nh kế toán chi phí nguyên vật liệu , chi phí nhân công.
b. Nhập dữ liệu
- Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì việc nhập các dữ liệu cố định, khai báo các thông số, nhập các dữ liệu vào các danh mục mà liên quan đến các phần hành kế toán trớc, trừ khi bổ sung, mở rộng qui mô thêm vao danh mục.
- Kế toán chi phí nhân công, sau khi lập phơng thức tính lơng chỉ cần nhập một số mục nh ngày, giờ công, lơng cơ bản, máy sẽ tự tính.
- Kế toán chi phí sản xuất chung: nhập các dữ liệu cố định nh khai báo các thông số, nhập các dữ liệu vào các chuyên mục. Nhập dữ liệu phát sinh của kỳ báo cáo.
1.6.3.2- Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cuối kỳ
Các phần mềm có thể thiết lập Menu kết chuyển cuối kỳ hoặc thiết kế 1 chứng từ để tiến hành kết chuyển từ tài khoản đầu 6 sang tài khoản 154, nếu tập hợp chi phí theo địa điểm phát sinh chi phí thì phải xây dựng danh mục phân xởng.
Để phục vụ cho việc tính giá thành theo khoản mục, phần mềm có thể xây dựng danh mục các khoản mục chi phí, kết hợp với các tài khoản chi phí để tập hợp các chi phí vào sổ sách, báo cáo theo các khoản mục. Từ đó, lấy số liệu lên bảng tính giá thành theo khoản mục hoặc tập hợp chi phí theo khoản mục. Khi nhập dữ liệu, các phát sinh phải chi ra khoản mục chi phí để chơng trình tập hợp.
1.6.3.3-Kế toán giá thành sản phẩm
Kiểm kê đánh giá sản phẩm làm dở cuối kỳ: phần mềm kế toán không thể tự xác định đợc khối lợng và mức độ hoàn thành của sản phẩm. Do vậy, kế toán phải xây dựng phơng pháp tính toán sản phẩm làm dở cuối kỳ và mức độ hoàn thành để nhập vào chơng trình.
Phơng pháp tính giá thành đợc doanh nghiệp tự xây dựng và cài đặt ngầm định phù hợp với điều kiện, tổ chức kế toán tại doanh nghiệp.