trình
2.2.1. Đặc điểm, vai trò, phân loại NVL tại Nhà Máy
Nhà máy Cơ Khí Công Trình là một công ty trực thuộc Tổng công ty ô tô Việt Nam vì vậy NVL tại công ty chiếm một tỷ trọng rất lớn, mà ta đã biết một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép, xi măng, vôi, cát, gạch … các loại vật liệu sử dụng trong quá trình thi công, chế biến, sản xuất…
Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái của sản phẩm. Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của nhà máy phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật
liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ làm xà gồ, tre, nứa…..có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lượng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lượng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu như xi măng gồm rất nhiều chủng loại như: xi măng Bỉm Sơn, hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá……. Các loại vật liệu sử dụng với khối lượng ít hơn: tre nứa, gỗ…
Do hoạt động tại địa bàn khá rộng lớn thi công các công trình dải khắp mọi nơi cho nên NVL thường được mua sắm tại chỗ phục vụ cho công tác thi công điều này giúp cho Nhà máy giảm được chi phí vận chuyển và hao hụt trong khi vận chuyển, giảm thiểu hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Tuỳ theo đặc thù của NVL mà Nhà máy phân loại chúng ra thành từng nhóm để tiện cho quá trình quản lý và công tác hạch toán NVL.
Nhà máy mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152
Nhà máy căn cứ theo vai trò của NVL mà được phân loại như sau :
Nguyên vật liệu chính : Là những NVL trực tiếp cấu thành hình thái căn bản của sản phẩm trong quá trình sản xuất. Đây là đối tượng lao động chủ yếu của Nhà máy, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà Nhà máy sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ….trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm. Ví dụ:
Xi măng: Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn
Xi măng Sông Đà PC 30 Cát vàng
Đá 1 x 2 Thép
phẩm, có tác dụng phụ làm tăng chất lượng sản phẩm bao gồm: Phụ gia Pozzolith 300 R Phụ gia Pheobuild 561 Phụ gia R4 Phụ gia P96 Mỡ
Nhiên liệu : Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất. ở nhà máy nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc xe cộ ….ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu:
- Dầu Therima - Dầu FO - Dầu diezel
Dầu cũng được phân thành nhóm: Dầu Dầu nhờn: Dầu Omala Dầu thải
Dầu phanh……
Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải… như xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, xéc măng…
Các loại vật liệu khác : Là các thiết bị đặc chủng của máy móc thi công dùng trong quá trình sửa chữa thay thế không có trong nước hoặc không phổ biến trên thị trường khó có thể mua được phải đặt nhà cung cấp.
2.2.2. Quản lý NVL tại Nhà Máy
Nhận thấy tầm quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất và kinh doanh nên Nhà máy rất chú trọng đến công tác bảo quản và cất trữ NVL. Tại các kho của Nhà máy luôn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và bảo vệ NVL và các thủ tục xuất - nhập cũng được quản lý chặt chẽ và liên hoàn
Kế toán và các phòng có liên quan theo dõi NVL chi tiết thông qua phòng vật tư.
2.2.3. Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Nhà Máy
Nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL . Theo đó việc hạch toán chi tiết nhập, xuất, tồn kho NVL được theo dõi cả ở phòng kế toán và ở kho.
Kế toán chi tiết vật lệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: _ Phiếu nhập kho –Mẫu 01- VT
_ Phiếu xuất kho _ Mẫu 02- VT
2.2.3.1.Thủ tục nhập kho NVL
Trong việc nhập kho NVL nhà máy sử dụng 2 loại chứng từ bắt buộc Hoá đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho. Hoá đơn GTGT do bên bán gửi cho Nhà máy, phiếu nhập kho do kế toán vật tư của Nhà máy lập. Ngoài ra trong trương hợp đặc biệt Nhà máy còn phải lập các chứng từ như biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản xử lý vật tư thiếu.
Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật tư khi về đến Nhà máy đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật tư được chuyển đến Nhà máy (thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư (trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán...) lên phòng vật tư.
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho:
+ Một liên do phòng vật tư giữ.
+ Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho.
+ Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán.
Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu. Công ty thường dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải.
Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc tiếp
liệu chưa mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ.
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số dư cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.
2.2.3.2. Thủ tục xuất kho NVL
NVL tại Nhà máy Cơ Khí Công Trình xuất kho để sản xuất, thi công , cho vay, trả lại . Khi nhận được giấy tờ hợp lệ thủ kho làm thủ tục xuất kho NVL theo yêu cầu, rồi chuyển các chứng từ về cho kế toán vật tư, kế toán vật tư phân loại theo từng đối tượng cuối quý định khoản và lập chứng từ ghi sổ.
2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu.
Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất, vật liệu.
Nhằm tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại Nhà máy, để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu đã chọn phương pháp ghi thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này ở công ty được tiến hành như sau:
+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi.
Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lượng.
+ ở phòng kế toán: Định kỳ 10-15 ngày một 1 lần kế toán vật liệu đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Đồng thời kế toán sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu kế toán chi tiết vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật
tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại vật liệu được tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã được phân bổ.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật tư được xác định theo đơn giá bình quân gia quyền.
- Cuối tháng kế toán tính ra giá trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Sổ chi tiết vật tư được mở cho từng loại vật liệu.
Cuối kỳ, sau khi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại vật tư. Sau đó kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật tư, nếu thấy số liệu chính xác thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho công việc tiếp theo là kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn được lập cho tất cả các loại vật tư, mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng của bảng này. Từ sổ kế toán chi tiết vật tư, kế toán tính ra số tổng nhập tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật tư để đưa lên một dòng của bảng nhập, xuất, tồn. Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật liệu trong tháng của doanh nghiệp một cách rõ ràng đầy đủ.
Từ đó cho thấy công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lần chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lượng...tuỳ theo yêu cầu quản lý của Nhà máy. Và thực tế cho thấy công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy cũng được thực hiện rất đầy đủ và khoa học.
2.2.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà Máy Cơ Khí Công Trình
Kế toán chi tiết vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng, bên cạnh đó kế toán tổng hợp vật liệu cũng là công cụ quan trọng không thể thiếu được và rất có ảnh hưởng trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ở nhà máy hiện nay, tổ chức công tác kế toán vật liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên.
toán tổng hợp phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu như giá trị thực tế vật liệu nhập kho, giá trị xuất kho theo từng đối tượng sử dụng...nhằm cung cấp số liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu thông tin kinh tế cũng như phân tích hoạt động kinh tế, đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ việc thanh toán với người bán...
2.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Trong công tác kế toán nhập vật liệu, kế toán Nhà máy căn cứ vào các chứng từ sau.
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu tiền của người bán. - Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu.
- Phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, séc chuyển khoản.
Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp nhập vật liệu, Nhà máy sử dụng một số tài khoản sau:
- Tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”.
Và mở các tài khoản cấp 2: 1521 nguyên vật liệu chính. 1522 vật liệu phụ
1523 nhiên liệu.
1524 phụ tùng thay thế. 1528 vật liệu khác.
- TK 331 “ phải trả cho người bán” và được mở chi tiết cho từng người bán. - TK 111, 112 tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- TK 133 ( 1331) thuế GTGT được khấu trừ.
Kế toán tổng hợp nhập vật liệu tại Nhà máy được tiến hành như sau:
Căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, kế toán vào bảng kê chi tiết chứng từ gốc, từ đó lên chứng từ ghi sổ và vào sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan.
Bên cạnh đó, để theo dõi tình hình thanh toán với từng người bán, Nhà máy sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331, sổ này được mở cho từng người bán và theo dõi cho từng tháng. Định kỳ vào đầu mỗi tháng kế toán theo dõi sổ chi tiết thanh toán với người bán tài khoản 331 lấy số dư cuối tháng trước của từng người bán theo từng loại vật liệu để ghi vào cột số dư đầu tháng này theo 2 cột, số dư nợ và số dư có.
gốc tên của đơn vị bán từng loại vật liệu ghi trên phiếu nhập vật tư, kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331 của đơn vị đó vào các cột tương ứng. Mỗi phiếu nhập vật tư được ghi trên một dòng trong sổ chi tiết.
Việc ghi có TK 331, ghi nợ TK liên quan được tiến hành như sau:
Nếu vật liệu mua ngoài là nguyên vật liệu chính như sắt, gang, thép...kế toán phản ánh giá mua thực tế ghi nợ TK 152 (1521) theo giá mua chưa có thuế GTGT.
Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ: Kế toán ghi nợ TK 133 ( 1331).
2.2.5.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Quản lý vật liệu không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vât liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu được xác định là một trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm vì vậy kế toán vật liệu ngoài việc xác định theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính toán phân bổ giá trị của vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng.