D. Thanh toán L/C
Chương IV: NGHIỆP VỤ KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN L/C
Điều 1: Bảo lãnh nhận hàng không có vận tải đơn gốc theo L/C do MSB mở
1.1. Chi nhánh MSB có thể lập bảo lãnh nhận hàng không có vận tải đơn gốc khi thỏa mãn các điều kiện sau:
- Khách hàng xuất trình đơn xin bảo lãnh, thông báo nhận hàng của hãng tàu/đại lý, bản sao vận đơn, bản sao hóa đơn thương mại đã ký
- Khách hàng có văn bản do chủ tài khoản và kế toán trưởng (nếu có) ký, cam kết vô điều kiện sẽ thanh toán L/C bất kể tình trạng thực tế của bộ chứng từ xuất trình có phù hợp hay không
- Khách hàng đã chuyển đủ 100% trị giá bộ chứng từ về tài khoản ký quỹ tại MSB - Bộ phận cấp tín dụng đã thẩm định theo quy định hiện hành của MSB về bảo đảm, bảo lãnh và có sự chấp thuận của cấp có thẩm quyền (nếu khách hàng chưa chuyển đủ 100% trị giá bộ chứng từ)
1.2. Riêng đối với các L/C mà khách vay vốn MSB để thanh toán ngoài các điều kiện trên cần bổ sung các điều kiện sau:
- Có bản sao bản lược khai hàng hóa (Cargo manifest) của người chuyên chở đã hoàn thành thủ tục hải quan Việt Nam
- Hàng hóa phù hợp với quy định trong hợp đồng tín dụng đã ký hoặc người yêu cầu mở L/C chấp nhận hàng hóa đã về đến Việt Nam
- Khách hàng hoàn thành thủ tục vay của MSB
1.3. Chi nhánh MSB cần lưu lại bản sao Bảo lãnh nhận hàng không có vận đơn gốc và bản sao các chứng từ do khách hàng xuất trình theo quy định tại khoản 16.2
1.4. Sau khi nhận được bộ chứng từ L/C chi nhánh tiến hành việc kiểm tra chứng từ và thông báo cho khách hàng theo quy định tại điều 12 và 13. Đồng thời phải ghi vào bộ vận tải đơn gốc “ Ngân hàng đã phát hành bảo lãnh nhận hàng không có vận tải đơn gốc số....ngày...” và lưu 01 bản gốc vào hố sơ nghiệp vụ và chuyển 01 bản cho người
hưởng lưọi trong thư bảo lãnh nhận hàng không có vận đơn gốc trong trường hợp bảo lãnh có cam kết giao bản gốc vận tải đơn khi nhận được.
Điều 2: Ủy quyền thanh toán L/C nhập khẩu
2.1. Chi nhánh chỉ được ký thỏa thuận yêu cầu ngân hàng nước ngoài làm dịch vụ hoàn trả L/C do MSB mở sau khi có sự chấp thuận bằng văn bản của tổng giám đốc 2.2. Trường hợp khách hàng yêu cầu chỉ định ngân hàng hoàn trả nagy khi mở L/C, chi nhánh MSB xem xét từng trường hợp cụ thể để quyết định trên cơ sở hội đủ các điều kiện sau:
- Khách hàng không vay vốn của MSB để thanh toán L/C
- L/C phải hạn chế thanh toán tại một ngân hàng thương lượng (Negotiating bank) có tín nhiệm với MSB và trị giá tối đa L/C theo quy định của tổng giám đốc
- Ngân hàng được chỉ định hoàn trả là ngân hàng nơi MSB mở tài khoản thanh toán của ngoại tệ tương ứng
- L/C phải dẫn chiếu hoàn trả giữa các ngân hàng tuân thủ theo “ Các quy tắc thống nhất về hoàn trả tiền giữa các ngân hàng” hiện hành của ICC và phải nêu rõ Ngân hàng đòi tiền (Claiming bank) phải thông báo việc đòi tiền trước 04 ngày làm việc của ngày hiệu lực thanh toán. Đối với L/C cho phép tự động ghi Nợ, trong nội dung L/C phải quy định rõ: Phải thông báo nợ trước 03 ngày làm việc của ngày hiệu lực thanh toán.
2.3. Sau khi mở L/C chi nhánh tiến hành lập ủy quyền hoàn trả gửi ngân hàng hoàn trả bằng Swift (MT 740) hoặc bằng Telex có mã khóa. Trường hợp cần sửa đổi hoặc hủy việc ủy quyền thanh toán chi nhánh phải thông báo ngay cho ngân hàng đuợc ủy quyền bằng Swift theo mẫu MT 747 hoặc bằng Telex có mã khóa.
Điều 3: Giải quyết tranh chấp với nước ngoài
3.1. Đối với L/C nhập khẩu cho phép đòi tiền bằng điện
- Sau khi nhận và kiểm tra chứng từ nếu chi nhánh MSB phát hiện có điểm không phù hợp mà trước đó điện của ngân hàng nước ngoài chưa đề cập đến thì phải lập điện yêu cầu họ phải chịu trách nhiệm về những thiếu sót này nếu có phát sinh tranh chấp từ phía khách hàng.
- Trường hợp người yêu cầu mở L/C không chấp nhận bộ chứng từ vì các bất hợp lệ chưa được ngân hàng nước ngoài thông báo chi nhánh MSB cần gửi điện truy đòi ngân hàng chuyển chứng từ khoản tiền đã thanh toán và ghi rõ “ Chúng tôi đang giữ chứng từ và chờ sự định đoạt của quý ngân hàng” (We are holding documents at your disposal) 3.2. Khi ngân hàng nước ngoài từ chối thanh toán chứng từ L/C xuất khẩu chi nhánh phải xác minh lý do ngân hàng nước ngoài từ chối thanh tóan hoặc từ chối chấp nhận
thanh toán đồng thời thông báo ngay cho khách hàng. Mặt khác phải điện phản đối việc từ chối của ngân hàng nước ngoài nếu lý do từ chối thanh toán hoặc từ chối chấp nhận thanh toán không xác đáng.
3.3. Khi việc thương lượng chứng minh giải thích không đem lại kết quả như MSB yêu cầu chi nhánh MSB tiến hành khởi kiện.
Điều 4: Lưu trữ hồ sơ và báo cáo
4.1. Việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ được thực hiện dưới hình thức văn bản và trên máy tính một cách chính xác và kịp thời. Chi nhánh MSB phải có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của từng L/C một cách cẩn thận, đầy đủ và chính xác.
Hồ sơ nghiệp vụ được lưu trữ bao gồm các văn bản trong giao dịch mà MSB phải lưu trữu, bản sao các bút toán thu phí, chứng từ, văn bản, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu và điện báo có liên quan mà MSB không được giữu bản chính hoặc bản chính đã lưu ở hồ sơ khác, bản liệt kê các tài liệu lưu giữ.
4.2. Các L/C đang trong quá trình thực hiện thì hồ sơ nghiệp vụ L/C được bảo quản tại bộ phận cấp dịch vụ. Đối với L/C đã hoàn thành thì hồ sơ nghiệp vụ L/C phải lưu trữ tại kho lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành của MSB.
4.3. Chi nhánh MSB có trách nhiệm cung cấp kịp thời các báo cáo liên quan đến hoạt động dịch vụ L/C bằng văn bản hoặc trên mạng máy tính theo yêu cầu của trụ sở chính và các cơ quan quản lý khác.
Điều 5: Kiểm tra, kiểm soát nội bộ
5.1. Kiểm soát nội bộ của chi nhánh MSB có trách nhiệm theo dõi thường xuyên và định kỳ kiểm tra việc thực hiện hướng dẫn này của các phòng nghiệp vụ tại chi nhánh mình. Hàng quý kiểm soát nội bộ của chi nhánh MSB phải có báo cáo kiểm tra nghiệp vụ L/C tại chi nhánh mình cho giám đốc và phòng kiểm soát nội bộ trụ sở chính theo quy định hiện hành của MSB.
5.2. Phòng kiểm soát nội bộ trụ sở chính có trách nhiệm kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với việc thực hiện nghiệp vụ L/C tại chi nhánh MSB và kiến nghị chỉnh sửa các tồn tại đồng thời đề xuất xử lý các vi phạm trong qua trình thực hiện của chi nhánh MSB