bằng đường biển:
4.1. Vai trò của công tác khai thác:
Thị trường bảo hiểm ngày càng trở nên sôi động, các doanh nghiệp bảo hiểm đang cạnh tranh nhau gay gắt để giành được nhiều thị phần bảo hiểm hơn. Vì vậy, doanh nghiệp nào cũng chú trọng vào khâu khai thác, nâng cao hiệu quả của hoạt động khai thác. Bởi lẽ, khai thác là khâu quan trọng nhất, là khâu đầu tiên của một nghiệp vụ bảo hiểm, không có khai thác thì không có các khâu tiếp theo. Khai thác có ý nghĩa quyết định đến sự thành bại của một nghiệp vụ bảo hiểm nói riêng và của toàn doanh nghiệp bảo hiểm nói chung.
Công tác khai thác thể hiện chất lượng của dịch vụ bảo hiểm, từ đó thu hút khách hàng, giới thiệu với khách hàng sản phẩm của mình. Bởi vì bảo hiểm là một sản phẩm vô hình, nếu không giải thích cặn kẽ, giới thiệu với khách hàng cụ thể và chi tiết thì khách hàng không thể hiểu, nắm bắt và có nhu cầu tham gia bảo hiểm. Mặt khác, nếu trong khâu khai thác không phân tích, đánh giá rõ ràng về các rủi ro có thể xảy ra thì rất dễ dẫn đến tranh chấp. Như vậy, khai thác không chỉ là sự “vận động tuyên truyền” mua bảo hiểm, mà còn có mối quan hệ nhân quả với các khâu tiếp theo trong nghiệp vụ bảo hiểm.
Khai thác bảo hiểm hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển an toàn hơn, các bên có liên quan an tâm hơn. Đồng thời, công tác này còn làm tăng HĐBH và từ đó tăng doanh thu cho doanh nghiệp, tăng thị phần của doanh
nghiệp, tăng nguồn thu ngoại tệ cho đất nước, đó là tiền đề của một thị trường bảo hiểm ngày càng phát triển hơn.
Tóm lại công tác khai thác có vai trò rất quan trọng đối với công ty nói riêng và với thị trường nói chung.
4.2. Nội dung công tác khai thác:
Trong bối cảnh hiện nay, khi mà Việt Nam đã gia nhập WTO, nhận thức được tầm quan trọng của khâu khai thác, các doanh nghiệp bảo hiểm luôn chú trọng đặc biệt tới khâu này, và có sửa đổi bổ sung kịp thời để hoạt động khai thác ngày một hiệu quả hơn. Mỗi một doanh nghiệp bảo hiểm có quy trình, chiến lược khai thác bảo hiểm hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển riêng, nhưng hiện nay về cơ bản thì quá trình xem xét khai thác bảo hiểm hàng hóa XNK vận chuyển bằng đường biển đều trải qua các bước sau đây:
Thu thập thông tin và tìm hiểm nhu cầu bảo hiểm của khách hàng.
Phân tích đánh giá rủi ro.
Xem xét đề nghị bảo hiểm của khách hàng.
Đàm phán và gửi bản chào phí bảo hiểm tới khách hàng.
Chấp nhận bảo hiểm.
Cấp đơn bảo hiểm.
Lưu trữ, theo dõi, gửi đơn bảo hiểm và tiếp nhận giải quyết mới.
4.2.1. Thu thập thông tin và tìm hiểu nhu cầu bảo hiểm của khách hàng:
Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình khai thác, để công tác khai thác được tốt nhất người khai thác viên phải thực sự năng động.
Theo tạp chí Nga (08/2005), khái niệm về người khai khác bảo hiểm là chuyên gia hành nghề thương nhân (cơ quan) chuyên làm về công tác này, thay mặt công ty bảo hiểm có quyền nhận hay không bảo hiểm (hoặc tái bảo hiểm) những rủi ro xin được bảo hiểm trên cơ sở những quy đình của luật bảo hiểm và các kết quả tài chính dự kiến có thể đạt được trong phạm vi thẩm quyền của mình.
Khai thác viên thông qua mối quan hệ để thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
• Khai thác viên có nhiệm vụ thường xuyên tiếp xúc khách hàng (đó là các công ty vận tải, công ty xuất khẩu, công ty nhập khẩu hoặc các chủ dự án...) nhằm kịp thời nắm bắt nhu cầu của khách hàng và giới thiệu sản phẩm bảo hiểm phù hợp.
• Khai thác viên chủ động khai thác thông tin từ tất cả các nguồn: khách hàng, cơ quan quản lý, đại lý, cộng tác viên, môi giới, cơ quan thông tin đại chúng...
• Khai thác viên tìm hiểu thêm thông tin về nguồn vốn, khả năng tham gia bảo hiểm. Ngoài ra, khai thác viên còn cần phải tìm hiểu các thông tin liên quan đến đối tượng cần được bảo hiểm.
4.2.2 Phân tích đánh giá rủi ro:
Từ những thông tin thu thập được các cán bộ khai thác phân tích và đánh giá về khả năng xảy ra rủi ro, mức độ xảy ra rủi ro trực tiếp khi tiếp xúc với đối tượng bảo hiểm. Qua số liệu thống kê về khách hàng, cán bộ khai thác tư vấn cho lãnh đạo về chính sách khách hàng. Đồng thời, kết hợp với bộ phận bồi thường tính hiệu quả bảo hiểm qua các năm, từ đó đề xuất dự kiến các điều kiện, điều khoản bảo hiểm; mức phí bảo hiểm hợp lý, đảm bảo đủ các khoản chi phí và kinh doanh có lãi.
Trong những trường hợp đặc biệt như yêu cầu kỹ thuật chuyên môn cao, có khả năng rủi ro lớn, GTBH lớn... thì công ty bảo hiểm có thể nhờ các cơ quan chuyên môn hoặc các tổ chức nước ngoài đánh giá hộ.
4.2.3 Xem xét đề nghị bảo hiểm của khách hàng:
Dựa trên các thông tin về khách hàng, hàng hóa, báo cáo đánh giá rủi ro cùng với chính sách khách hàng của công ty, người bảo hiểm đưa ra tỷ lệ phí bảo hiểm phù hợp. Sau đó, khai thác viên phải kiểm tra tính phù hợp giữa tính chất thực tế với điều kiện mà khách hàng lựa chọn để có những điều chỉnh thích
hợp. Công việc quan trọng nữa là khai thác viên phải kiểm tra tính hợp lệ của giấy yêu cầu bảo hiểm, đánh giá và kiểm tra lại các thông tin mà khách hàng ghi trong giấy bảo hiểm đã đầy đủ,chính xác chưa. Khai thác viên có thể từ chối yêu cầu bảo hiểm nếu thấy có dấu hiệu bất thường.
Trong trường hợp HĐBH có giá trị lớn, tính kỹ thuật phức tạp, khai thác viên cần đề xuất với lãnh đạo phòng, lãnh đạo công ty để có phương án đàm phán tối ưu tranh thủ được dịch vụ.
4.2.4 Đàm phán và gửi bản chào phí bảo hiểm tới khách hàng:
Khi đã xác định được mức phí bảo hiểm dự kiến rồi, khai thác viên lập một bản chào phí với lời lẽ thuyết phục gửi cho khách hàng. Nếu phải tham khảo phí bảo hiểm của thị trường tái bảo hiểm thì chỉ chào phí cho khách hàng sau khi đã nhận được thông báo phí của thị trường tái bảo hiểm.
Trong quá trình đàm phán, các yếu tố liên quan như quy tắc bảo hiểm, biểu phí, hồ sơ số liệu về khách hàng, phí của nhà tái bảo hiểm hàng đầu... đều cần được xem xét để đưa ra mức phí bảo hiểm phù hợp. Mức phí là một tiêu chuẩn mà khách hàng luôn so sánh trong quá trình lựa chọn nơi mua bảo hiểm, khách hàng thường thích những nơi có mức phí thấp. Vì vậy, khi đã chào phí mà khách hàng chưa chấp nhận thì có thể tổ chức gặp gỡ, trao đổi, đàm phán lại.
Kết thúc quá trình đàm phán, người bảo hiểm cần để cho khách hàng nhận thấy mức phí đưa ra là hợp lý với mặt bằng chung trên thị trường, thích hợp với các điều kiện mà khách hàng lựa chọn, lợi ích của khách hàng luôn được đảm bảo và ưu tiên.
4.2.5 Chấp nhận bảo hiểm:
Khi khách hàng đã chấp nhận bản chào phí, công ty bảo hiểm đề nghị khách hàng gửi Giấy yêu cầu bảo hiểm hoàn chỉnh, chính thức bằng văn bản. Sau khi các bên thống nhất với nhau về tất cả các điều khoản thì tiến hành ký kết HĐBH và cấp đơn bảo hiểm.
Trước khi cấp đơn bảo hiểm phải tiến hành lấy số đơn bảo hiểm theo quy định và phân loại nhóm, mã nghiệp vụ. Quy trình cấp đơn gồm các bước sau:
• Bước 1: Kiểm tra giấy tờ;
• Bước 2: Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn;
• Bước 3: Tính phí bảo hiểm;
• Bước 4: Thông báo thu phí bảo hiểm, sửa đổi hoặc huỷ đơn bảo hiểm.
4.2.7 Lưu trữ, theo dõi, gửi đơn bảo hiểm và tiếp nhận giải quyết mới:
Sau khi cấp đơn bảo hiểm, gửi đơn bảo hiểm cho khách hàng xong, các khai thác viên phải lưu trữ một bản phụ của đơn bảo hiểm vào hồ sơ nghiệp vụ. Đồng thời, các khai thác viên cũng phải theo dõi khai thác thống kê, theo dõi đối tượng bảo hiểm, sửa đổi bổ sung các điều kiện bảo hiểm, đối tượng bảo hiểm... theo yêu cầu của khách hàng và theo các phát sinh thực tế. Bên cạnh đó là công tác tuyên truyền, đề phòng hạn chế tổn thất... nhằm mục đích phục vụ khách hàng sau khi bán hàng và chuẩn bị nắm thông tin phục vụ các nhu cầu bảo hiểm tiếp theo của khách hàng.
Ngoài các bước cơ bản đã nêu trên, khai thác viên còn phải chú ý đến hồ sơ khai thác gồm:
• Thư chào phí;
• Bản điều tra đánh giá rủi ro, bản kiểm tra đánh giá trước khi bảo hiểm (nếu có);
• Giấy yêu cầu bảo hiểm;
• HĐBH;
• Các tài liệu liên quan khác.
Bên cạnh đó, để nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả khai thác, công ty bảo hiểm thường tiến hành các dịch vụ đi kèm với hoạt động khai thác như:
• Hội nghị công tác khách hàng hàng năm để tiếp thu ý kiến phản hồi của khách hàng;
• Thiết lập mối quan hệ với khách hàng truyền thống: gửi thư chúc mừng và tặng quà vào các dịp lễ tết;
• Tiến hành công tác đề phòng hạn chế tổn thất, tư vấn cho khách hàng các biện pháp hạn chế rủi ro...
4.3. Đánh giá kết quả và hiệu quả khai thác:
Kết quả khai thác thể hiện ở số lượng HĐBH, doanh thu mà khai thác viên khai thác được.
Hiệu quả khai thác thể hiện ở việc so sánh giữa chi phí khai thác bỏ ra và kết quả khai thác thu được,
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả khai thác:
• Số lượng HĐBH/ chi phí khai thác: cho biết 1đ chi phí bỏ ra khai thác được bao nhiêu HĐBH hay để khai thác 1 HĐBH bình quân mất bao nhiêu đồng chi phí.
• Doanh thu phí/ chi phí khai thác: cho biết 1đ chi phí bỏ ra thu được bao nhiêu đ doanh thu phí bảo hiểm.