+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.
+ Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản)
+ Kết hợp rộng rải việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
+ Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Trong 4 hình thức trên, hình thức Nhật kys- chứng từ là hình thức chặt chẽ hơn cả, có ưu điểm là tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các sổ kế toán và thuận lợi chi việc phân công lao động kế toán, do đó thường áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu quản lý cao.
Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký - chứng từ (Sơ đồ *)
4.Công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật tư ở các kho. Kiểm kê nguyên vật liệu là nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại vật liệu hiện có của doanh nghiệp , kiểm tra tình hình bảo quản, nhập xuất và sử dụng vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời những vật liệu hao hụt, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí vật tư, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện tượng tiêu cực, nhằm chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán vật tư của doanh nghiệp .
Đánh giá lại vật tư thường được thực hiện trong trường hợp Nhà nước quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả và đem vật tư góp vốn liên doanh. Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê vật liệu có thể được thực
SƠ ĐỒ *:TỔ CHỨC SỔ TỔNG HỢP VÀ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN
Chứng từ gốc về vật tư
NKCT 1,2Sổ chi tiết thanh toán Sổ chi tiết thanh toán
Bảng phân bổ số 2NKCT số5 NKCT số5 Bảng kê số 3 Bảng kê 4 NKCT số 7 Sổ cái TK152 BCKQKD
hiện trong pham vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị, kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê bất thường.
Khi kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hoặc Ban kiểm kê phải có thành phần đại diện ban lãnh đạo, những người chịu trách nhiệm vật chất về bảo quản NVL, phòng kế toán và cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp. Khi kiểm kê phải thực hiện việc đong, đo, đếm và phải lập Biên bản kiểm kê(Mẫu 08\VT). xác định chênh lệch giữa số liệu kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kế toán, đề xuất ý kiến xử lý chênh lệch(nếu có).
4.2. Hạch toán kết quả kiểm kê
Việc hạch toán cụ thể kết quả kiểm kê, đánh giá NVL tồn kho trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX như sau:
Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại kho, kế toán ghi: - Trường hợp phát hiện thiếu NVL:
Nợ TK 138(1381): Giá trị vật liệu thiếu chờ xử lý Có TK 152 : Giá trị vật liệu thiếu(chi tiết vật liệu) - Trường hợp phát hiện thừa NVL:
Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa(chi tiết vật liệu) Có TK 3381:Giá trị vật liệu thừa chờ xử lý
Ghi h ng ng y:à àGhi cuối tháng: Ghi cuối tháng:
Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi: - Xử lý số thiếu:
+ Nếu thiếu hụt, tổn thất định mức: Nợ TK642:Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK138 (1381):Giá trị thiếu chờ xử lý
+ Nếu số vật thiếu, người chịu trách nhiệm vật chất phải bồi thường: Nợ TK 138(1388):Phải thu cá nhân làm mất mát hư hỏng
Nợ TK334,111,112:Cá nhân bồi thường trừ vào lương hoặc thu bằng tiền Có TK 138(1381):Giá trị thiếu đã xử lý
+ Nếu số vật liệu thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan:
Nợ TK 811:Chi phí khác
Có TK138(1381): Giá trị thiếu đã xử lý - Xử lý số thừa:
+ Nếu số vật liệu xác định là của doanh nghiệp : Nợ TK338(3381):Giá trị thừa đã xử lý
Có TK 711:Thu nhập khác
+ Nếu số NVL thừa xác định do bên bán vật liệu giao nhầm, nếu giao lại cho bên bán, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002: Vật tư, hàng hoá, giữ hộ, nhận gia công, nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết họ gửi hoá đơn bổ sung cho doanh nghiệp . Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi:
Nợ TK 338(3381):Giá trị thừa đã xử lý
Có TK 111,112,331: Số thanh toán theo hóa đơn
Căn cứ vào kết quả xử lý khoản chênh lệch đánh giá NVL tồn kho, nếu được phép ghi tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi:
- Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh: Nợ TK411
Có TK 412
Nợ TK412 Có TK 411
5.Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Trong kinh doanh, đê hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan doanh nghiệp cần thực hiện chính sách dự phòng giảm giá. Đối với hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng, luôn luôn có sự biến động giữa giá gốc và giá thị trường. Do đó, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng như lập dự phòng giảm giá NVL là nghiệp vụ không thể thiếu trong công tác hạch toán nói chung.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được biểu hiện là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật liệu tồn kho có thể xẩy ra trong năm kế hoạch. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết qủa kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc( ghi trên sổ kế toán)với giá thị trường của từng loại hàng tồn kho. Chỉ trích lập dự phòng giảm giá đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trường hiện tại giảm xuống só với giá gốc.
Công thức xác định mức trích dự phòng giảm giá của từng loại hàng tồn kho nói chung cũng như từng loại NVL nói riêng như sau( giả thiết loại NVL cần lập dự phòng có tên là A): Mức dự phòng cần lập cho loại NVL A = Sốlượng tồn kho của NVL A * Giá gốc của 1 đơn vị NVL A - Giá thị trường của 1 đơn vị NVL A
Để hạch toán dự phòng giảm giá NVL, kế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” với kết cấu và nội dung như sau:
Bên nợ:Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của niên độ trước Bên có: Trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở cuối niên độ này Số dư bên có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa hoàn nhập
Tài khoản này được chi tiết cho từng loại hàng tồn kho được trích lập dự phòng giảm giá. Phương pháp hạch toán như sau:
- Cuối niên độ N, kế toán phải hoàn nhập toàn bộ mức dự phòng giảm giá NVL đã trích ở cuối năm N-1:
Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng
Có TK 711: Tính vào thu nhập khác của năm N
- Khi xác định được mức trích dự phòng giảmgiá NVL ở cuối năm N( trích lập cho năm N+1), kế toán ghi:
Nợ TK 642(6426):Chi phí dự phòng Có TK159: Trích dự phòng