II. Công tác khai thác Bảo hiểm nhân thọ.
2. Quy trình khai thác BHNT.
2.3. Các biện pháp hỗ trợ khai thác.
Sau khi lập kế hoạch khai thác, công ty cần chuẩn bị các biện pháp hỗ trợ cho khâu khai thác nh: thực hiện các hoạt động xúc hỗn hợp. Xúc tiến hỗn hợp là một trong những nhóm công cụ chủ yếu mà các doanh nghiệp bảo hiểm có thể sử
dụng để tác động vào thị trờng mục tiêu nhằm đạt đợc mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp bảo hiểm. Bản chất của xúc tiến hỗn hợp là truyền tin về sản phẩm và doanh nghiệp tới khách hàng để thuyết phục họ mua sản phẩm cho doanh nghiệp. Hoạt động xúc tiến hỗn hợp đợc coi là không thể thiếu đợc đối với mỗi doanh nghiệp bảo hiểm nhằm tăng cờng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chiến lợc xúc tiến hỗn hợp của doanh nghiệp bảo hiểm thờng sử dụng một số dạng chủ yếu sau:
2.3.1. Quảng cáo.
Quảng cáo là công cụ truyền thông cá phi nhân phải trả tiền, truyền thông đó có thể là về doanh nghiệp hay sản phẩm nhằm thông tin tới công chúng để thuyết phục họ mua sản phẩm cho công ty của mình. Trong lĩnh vực bảo hỉêm nhân thọ, quảng cáo đợc coi là một trong những biện pháp quan trọng nhất, nó là một biện pháp hữu hiệu truyền tin nhằm gửi các thông điệp của doanh nghiệp bảo hiểm đến khách hàng, nhằm định hớng và kích thích việc mua bảo hiểm cho công ty của họ. Quảng cáo có nhiều loại hình, có thể quảng cáo về sản phẩm nh: hình thức quảng cáo nhằm truyền thông về một sản phẩm cụ thể và có thể bao gồm các dạng nh sau:
+ Quảng cáo phản hồi trực tiếp + Quảng cáo nhận biết về sản phẩm
Bên cạnh đó có thể dùng hình thức quảng cáo về doanh nghiệp. Loại hình quảng cáo này tập trung truyền thông về các yếu tố nh:
+ Quảng cáo mang tính xây dựng hình ảnh + Quảng cáo mang tính biện hộ tích cực + Quảng cáo về tổ chức mang tính thông tin + Quảng cáo về tổ chức mang tính cạnh tranh
Ngoài ra nếu theo phạm vi thì có thể chia quảng cáo trong phạm vi địa phơng hay khu vực: quảng cáo trong phạm vi quốc gia, quảng cáo trên phạm vi thế giới... Việc lựa chọn phơng thức truyền tin để đăng tải thông tin quảng cáo là bớc rất quan trọng, quyết định lựa chọn này phụ thuộc vào đặc điểm sản phẩm, ngân sách
quảng cáo, phạm vi, tần xuất và tác động của quảng cáo. Trong bảo hiểm, các ph- ơng tiện và hình thức quảng cáo rất đa dạng, phong phú. Song có thể chia làm hai loại chủ yếu là quảng cáo qua các phơng tiện thông tin đại chúng và quảng cáo ngoài các phơng tiện thông tin đại chúng.
Quảng cáo qua các phơng tiện thông tin đại chúng : Là hình thức quảng cáo phổ biến. Doanh nghiệp bảo hiểm có thể sử dụng các phơng tiện nh: báo chí, phát thanh, truyền hình, phim ảnh, panô, áp phích để truyền tin. Mỗi phơng tiện quảng cáo nh trên đều có những u điểm, nhợc điểm riêng . Doanh nghiệp bảo hiểm phải lựa chọn phơng tiện quảng cáo cho phù hợp, đồng thời kết hợp các phơng tiện bổ sung, hỗ trợ nhau, nâng cao hiệu quả quảng cáo.
Quảng cáo ngoài các phơng tiện thông tin đại chúng: Bao gồm quảng cáo trực tiếp, quảng cáo tại nơi bán, quảng cáo qua sản phẩm và đặc biệt là quảng cáo truyền miệng.
2.3.2. Quan hệ với công chúng.
Quan hệ với công chúng bao gồm các hoạt động nhằm duy trì mối quan hệ giữa doanh nghiệp bảo hiểm với các giới công chúng thông qua các hoạt động tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, đợc tổ chức thờng xuyên, có hệ thống nhằm tranh thủ sự ủng hộ của họ để nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trờng.
Các hoạt động quan hệ với công chúng của doanh nghiệp bảo hiểm rất phong phú đa dạng, đợc thực hiện dới các hình thức nh: hội nghị khách hàng, hội nghị các trung gian phân phối( đại lý, cộng tác viên), gặp gỡ định kỳ các nhà báo, với hiệp hội ngời tiều dùng, xuất bản các bản tin, tạp chí về doanh nghiệp, thăm hỏi khách hàng ( ốm đau, bệnh tật...), tài trợ cho khách hàng các hoạt động xã hội... Nói tóm lại, xúc tiến hỗn hợp là một trong những công cụ marketting không thể thiếu đối với doanh nghiệp bảo hiểm, đặc biệt trong điều kiện kinh tế thị trờng cạnh tranh nh hiện nay thì xúc tiến hỗn hợp không chỉ thúc đẩy việc bán bảo hiểm mà còn góp phần nâng cao uy tín về vị thế của công ty trên thị trờng.
2.4. Tiến hành khai thác sản phẩm bảo hiểm nhân thọ.
Sau khi nghiên cứu thị trờng và lập đợc kế hoạch khai thác, tuyển dụng và đạo tạo đại lý, thực hiện các biện pháp hỗ trợ thì công ty tiến hành khai thác thông qua
các đại lý BHNT. Đại lý BHNT tìm kiếm khách hàng, giới thiệu và t vấn bảo hiểm cho khách hàng, làm nảy sinh nhu cầu bảo hiểm của họ và đa ra quyết định yêu cầu bảo hiểm. Công tác này kết thúc khi Công ty ra quyết định cuối cùng đối với yêu cầu bảo hiểm của khách hàng ( chấp nhận hoặc từ chối bảo hiểm).
Khâu khai thác sản phẩm bao gồm các bớc:
Bớc 1: Xác định khách hàng tiềm năng, tiếp cận, giới thiệu và t vấn bảo hiểm.
Trong quy trình khai thác BHNT đây là khâu quan trọng nhất. Đại lý BHNT phải xác định đợc nhóm đối tợng khách hàng tiềm năng của mình để có thể giới thiệu BHNT, t vấn cho khách hàng cũng nh kích thích tâm lý để khách hàng đa ra quyết định mua bảo hiểm.
Các chỉ tiêu quan trọng để xác định khách hàng tiềm năng là: - Thuộc đối tợng đợc bảo hiểm.
- Có đủ sức khoẻ.
- Có khả năng tài chính. - Có thể tiếp xúc đợc.
- Có nhu cầu về bảo hiểm ( nhu cầu bảo hiểm có thể chỉ mới phát sinh khi tiếp xúc).
Quá trình t vấn bảo hiểm gồm các hoạt động: đề xuất, minh hoạ, giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm bảo hiểm phù hợp về :
- Loại hình bảo hiểm. - STBH
- Mức phí bảo hiểm. - Thời hạn bảo hiểm. - Thời hạn nộp phí...
Chính sự lựa chọn sản phẩm BHNT của khách hàng có phù hợp hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đên khả năng kuy trì hiệu lực hợp đồng của khách hàng.
Bớc 2: Kê khai :" phiếu thông tin khách hàng", in mô tả quyền lợi bảo hiểm.
Phiếu thông tin khách hàng gồm nhiều tiêu thức : tên tuổi, giới tính, thu nhập, nhu cầu bảo hiểm. Loại hình bảo hiểm dự kiến tham gia, các hợp đồng BHNT đang có hiệu lực... Phiếu này do đại lý kê khai. Sau đó, trên cơ sở phiếu thông tin khách hàng này tuỳ theo yêu cầu của khách hàng, công ty sẽ in hoặc không in ra " bản miêu tả quyền lợi bảo hiểm" bao gồm: thông tin về khách hàng, STBH, phí bảo hiểm, số phí nộp mỗi năm, GTGƯ, STBH. giảm của các năm hợp đồng...để làm cơ sở cho khách hàng tìm hiểu quyền lợi bảo hiểm trớc khi tham gia.
Bớc 3: Kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm, báo cáo đại lý:
Sau khi giải thích đầy đủ về quyền lợi cho khách hàng, khi khách hàng có quyết định mua bảo hiểm thì đại lý hớng dẫn khách hàng kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm. Đây chính là cơ sở để công ty bảo hiểm xác định đợc ngời tham gia bảo hiểm, các điều kiện về sức khoẻ, tài chính có thoả mãn các yêu cầu khi nhận bảo hiểm hay không. Sau này, giấy yêu cầu bảo hiểm là một bộ phận quan trọng của hợp đồng bảo hiểm, đợc lu cùng bản hợp đồng để làm căn cứ giải quyết các quyền lợi bảo hiểm.
Về phần mình, các đại lý có nhiệm vụ kê khai :" báo cáo đại lý". Đây là ph- ơng tiện trao đổi các thông tin liên quan đến khách hàng giữa đại lý và công ty bảo hiểm, cụ thể là bộ phận đánh giá rủi ro. Nó cũng chính là sự xác nhận lại ý kiến đánh giá của đại lý về những điều kiện đợc nhận bảo hiểm đối với khách hàng, mục đích tham gia bảo hiểm.
Đồng thời thông qua các báo cáo đại lý, đại lý có thể yêu cầu bộ phận đánh giá rủi ro kiểm tra lại sức khoẻ của khách hàng trong trờng hợp xuất hiện những trờng hợp bất thờng của khách hàng nằm ngoài khả năng dự đoán của đại lý.
Bớc 4: Thu phí bảo hiểm tạm thời.
Đại lý sẽ thu phí bảo hiểm thạm thời tính trên giấy yêu cầu bảo hiểm bằng biên lai thu phí bảo hiểm tạm thời và giao cho khách hàng liền hai biên lai đỏ( đồng thời là giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời). Sau đó, phí bảo hiểm tạm thu đợc phải nộp cho bộ phận kế toán ngay trong ngày hoặc chậm nhất không quá 24 giờ Bớc 5: Chuyển hồ sơ yêu cầu bảo hiểm về công ty để đánh gia rủi ro. Hồ sơ yêu cầu bảo hiểm bao gồm:
- Giấy yêu cầu bảo hiểm - Báo cáo đại lý.
- Biên lai thu phí bảo hiểm tạm thời.
- Đề nghị bổ sung ngày sinh ( nếu CMT hoặc hộ khẩu thiếu ngày tháng năm sinh) - Bản thoả thuận( Nếu NTGBH không phải bố mẹ của trẻ em dới 18 tuổi).
- Bản trả lời bổ sung sức khoẻ ( trong trờng hợp khách hàng đã phẩu thuật hoặc có bệnh)
- Các giấy tờ y tế cần thiết khác( sổ y bạ, giấy ra viện, phiếu mổ...) Bớc 6: Đánh giá rủi ro.
Trong bớc này, bộ phận đánh giá rủi ro của công ty bảo hiểm phải xem xét, cân nhắc về khả năng nhận bảo hiểm trên cơ sở các thông tin đợc cung cấp trong hồ sơ yêu cầu bảo hiểm. Nếu giấy yêu cầu còn thiếu thông tin hoặc khi biện pháp đánh giá rủi ro cần tìm hiểu, thu nhập thêm thông tin liên quan đến khách hàng thì cán bộ khai thác phải bổ sung những thông tin còn thiếu.
Sau khi nhận đủ thông tin cần thiết, bộ phận đánh giá rủi ro sẽ đa ra một trong các quyết định sau: Nếu khách hàng tham gia bảo hiểm có đầy đủ điều kiện về sức khoẻ, khả năng tài chính, mục đích tham gia bảo hiểm không phải là trục lợi bảo hiểm, nghề nghiệp phù hợp. Công ty bảo hiểm sẽ chấp nhận bảo hiểm. Nếu không đủ điều kiện thì công ty sẽ từ chối bảo hiểm cho khách hàng hoặc tạm thời từ chối bảo hiểm trong trờng hợp khách hàng đang trong thời gian chữa bệnh, cha đủ khả năng về tài chính...
Công ty sẽ yêu cầu kiểm tra sức khoẻ đối với NĐBH( NTGBH), nếu NĐBH ( NTGBH ) có độ tuổi cao hoặc quá thấp, công ty cũng thờng xuyên kiểm tra xác suất một số khách hàng để đánh giá rủi ro. Và trong mọi trờng hợp, chi phí kiểm tra sức khoẻ sẽ do công ty thanh toán trừ khi khách hàng từ chối tham gia bảo hiểm sau khi đã đợc chấp nhận bảo hiểm trong vòng 14 ngày( còn gọi là thời gian cân nhắc) và hoàn lại phí bảo hiểm tạm thời.
Các quyết định đợc lập thành văn bản và gửi cho khách hàng thông qua các cán bộ khai thác.
Bớc 7: Phát hành hợp đồng bảo hiểm, thu phí bảo hiểm chính thức.
Sau khi có sự thoả thuận của hai bên, công ty bảo hiểm sẽ có thông báo chấp nhận bảo hiểm đối với những trờng hợp yêu cầu. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận đợc giấy thông báo chấp nhận bảo hiểm, ngời tham gia bảo hiểm phải nộp phí bảo hiểm đầu tiên, nếu không giấy thông báo sẽ không có hiệu lực.
Khi ngời tham gia bảo hiểm chấp nhận nộp phí bảo hiểm; công ty phát hành hợp đồng; hóa đơn thu phí bảo hiểm đầu tiên gửi khách hàng. Hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực tính từ ngày thu phí bảo hiểm tạm thời. Và mọi rủi ro xảy ra trớc ngày phát hành hợp đồng sẽ đợc giải quyết quyền lợi theo quy định trong giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời.
Trớc khi giao hợp đồng, cần kiểm tra lại các chứng từ cơ sở của hợp đồng xem còn thiếu hoặc nhầm gì không. Nên hẹn với khách hàng và trao tận tay khách hàng.
2.5. Đánh giá kết quả khai thác.
Khai thác là một khâu hết sức quan trọng, nó quyết định sự thành bại của công ty BHNT, đặc biệt trong điều kiện kinh tế thị trờng cạnh tranh mạnh mẽ nh ngày nay, để đạt đợc kết quả cao trong công tác khai thác không chỉ đòi hỏi sự cố gằng của một bộ phận hay làm tốt một khâu nào đó, mà đòi hỏi sự nỗ lực, cố gắng của toàn bộ cán bộ, nhân viên quản lý, cán bộ khai thác và cộng tác viên trong toàn công ty, phải thực hiện tốt tất cả các khâu của công tác khai thác để có thể dành đợc kết quả cao nhất.
Đánh giá kết quả khai thác để từ đó rút ra bài học kinh nghiệm là rất quan trọng, bởi khi đánh giá đợc kết quả khai thác kinh doanh bằng cách so sánh các chỉ tiêu thực hiện với các chỉ tiêu kế hoạch( thể hiện về doanh thu phí, số hợp đồng khai thác mới, doanh thu khai thác mới, tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng) và các chỉ tiêu so sánh đợc phân chia theo từng loại sản phẩm BHNT hoặc từng nhóm khách hàng, từng khu vực địa lý. Đánh giá kết quả khai thác rút ra kinh nghiệm giữa các đại lý trong phòng cần đợc tiến hành thờng xuyên hơn, cuối tuần mỗi buổi làm các đại lý trong một phòng nên danh thời gian ngồi lại với nhau để đánh gía lại
kết quả khai thác của ngày hôm đó, trao đổi kinh nghiệm, nêu ra những vớng mắc để cùng đề ra phơng hớng giải quyết.
Đánh giá kết quả công tác khai thác có ý nghĩa vô cùng to lớn, nó giám sát đợc tiến độ thực hiện kế hoạch của công ty để có các quyết định tơng ứng để điều chỉnh, kích thích hợp lý mà còn có tác động lớn đến tinh thần của các đại lý giúp cho họ có những hớng phấn đấu để hoàn thành kế hoạch của mình cũng nh của công ty đề ra.