Tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán tổng hợp:
- Hình thức nhật ký - Sổ cái - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký chứng từ
Ở đây em xin trình bày hình thức Nhật ký chung là hình thức được vận dụng tại công ty em thực tập.
Hình thức kế toán nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào thẳng các sổ cái.
Theo hình thức nhật ký chung: kế toán bán hàng sử dụng các sổ sau:
+ Sổ nhật ký bán hàng: là tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền.
+ Sổ nhật ký thu tiền: dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở các doanh nghiệp bao gồm tiền mặt và cả tiền gửi ngân hàng. Sổ nhật ký thu tiền được mở cho từng tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và có thể theo dõi từng loại tiền.
+ Sổ chi tiết doanh thu bán hàng: dùng để theo dõi chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng, nhóm hàng.
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua: dùng để theo dõi chi tiết tình hình công nợ và thanh toán công nợ p hải thu ở người mua (nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh đến khi khách hàng thanh toán hết nợ.
Ưu điểm: kết hợp các ưu điểm của hai hình thức Nhật ký - sổ cái và Chứng
từ ghi sổ, với hình thức này, các mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho hiện đại hoá công tác kế toán.
Hạn chế: việc kiểm tra đối chiếu phải dồn đến cuối kỳ nên thôngn tin kế