Công ty CTGT 134 cũng hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu khi kiểm kê tương tự như các doanh nghiệp sản xuất khác và tuân theo những nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được hướng dẫn mà Bộ tài chính đã ban hành.
Do địa điểm sản xuất, thi công công trình của Công ty ở rải rác khắp nơi, thường là kho vật liệu ở gần nơi sản xuất, để ở ngoài trời nên sẽ không tránh khỏi tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí. Mặt khác, để công trình, hạng mục công trình đạt tiêu chuẩn chất lượng thì yếu tố đầu vào ( chủ yếu là nguyên vật liệu ) phải tốt về chất lượng. Do vậy, Công ty luôn luôn kiểm kê nguyên vật liệu thường xuyên, thường tiến hành theo từng bộ phận, nhóm người phụ trách quản lý ở nơi công trường thi công. Việc hạch toán kế toán kiểm kê thừa, thiếu như sau:
*Trường hợp thừa so với hoá đơn: nhân viên phụ trách cung tiêu và kế toán phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để xử lý.
- Nếu nhập toàn bộ:
+ Kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị thực tế nguyên vật liệu không thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá thanh toán
Có TK 3381: giá trị vật liệu thừa chờ xử lý + Nếu trả lại người bán: Nợ Tk 3381: Giá trị vật liệu thừa Có TK 152: Trả lại số thừa
+ Nếu đồng ý mua nốt: Nợ TK 3381: Số nguyên vật liệu thừa
Nợ TK 1331: Thuế GTGT số nguyên vật liệu thừa
Có TK 111,112,331: Tổng thanh toán số nguyên vật liệu thừa
*Nếu nhập kho thừa so với hoá đơn, số thừa giữ hộ người bán, ghi Nợ TK 002, ghi Có TK 002 “ Vật tư giữ hộ”
+ Phản ánh số thực nhập: Nợ TK152: Giá trị nguyên vật liệu thực nhập Nợ TK 1381: Nguyên vật liệu thiếu chờ xử lý Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá thanh toán
+ Người bán giao nốt số thiếu: Nợ Tk 152: Nguyên vật liệu thiếu nhập kho Có Tk 1381: Vật liệu được xử lý
*Trường hợp vật tư mua kém phẩm chất, không đản bảo như hợp đồng, Công ty trả lại người bán:
Nợ TK 111,112: Thu lại tiền hàng trả lại Nợ TK 331: Giảm nợ phải trả người bán Nợ Tk 1388:
Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu không thuế trả lại người bán Có TK 133: Thuế GTGT
*Trường hợp Công ty được người bán chấp nhận giảm giá hàng mua do vật tư mua bị kém phẩm chất, sai quy cách: Nợ TK 111,112,1388,331:
Có TK 152: Số vật tư được trả lại *Trường hợp khi kiểm tra vật tư trong kho bị hao hụt, mất mát, kế toán ghi:
Nợ TK 1381:
Có TK 152: Giá trị vật tư bị mất mát
-Xử lý số thiếu: Nợ TK 111, 331,334: Tổ chức cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632: Được tính vào giá vồn hàng bán
Có TK 1381: Tổng số vật tư bị mất mát, hao hụt.